Mittels der Dateiablage können Sie Ihre Anhänge verwalten. Sie benötigen das Portalrecht Dateiablage um dieses Modul zu nutzen. Sie müssen Anhänge mindestens sehen können, um auf die globale Ablage zugreifen zu können.

Beschreibung

Die Dateiablage ermöglicht es Ihnen Dateien bei YellowFox hochzuladen, zu verwalten und auf diese an verschiedenen Stellen des Portals zuzugreifen. Dies ist zum Beispiel nützlich, um einem Fahrer zusätzliche Informationen zukommen zu lassen. Über die Dateiablage können beliebig viele Dateien verwaltet werden. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung steht. Dieser ist abhängig von den Ihnen gebuchten Tarifoptionen.

Der Funktionsumfang ist abhängig von Ihrer Rechtestufe für das Portalrecht Dateiablage. Mit der Stufe sehen können Sie lediglich die Verzeichnisstruktur öffnen. Sie benötigen die Stufe versenden, um die Dateien in anderen Modulen anhängen zu können. Erst mit der Stufe verwalten sind Sie in der Lage selbst Dateien hochzuladen und Änderungen an bestehenden Dateien und Verzeichnissen vorzunehmen.

Verwaltung

Die Verwaltung ist über das Hauptmenü Kommunikation → Dateiablage → Verwaltung erreichbar. Hier können Sie Dateien hoch- und runterladen, sowie Ihre Verzeichnisstruktur verwalten. 

Verzeichnisstruktur

Standardmäßig besteht Ihre Dateiablage aus einem Startverzeichnis und den Ordnern Papierkorb, Temporäre Dateien und Uploads. Diese Ordner können Sie umbenennen, aber nicht löschen. Sie können jedoch weitere Ordner hinzufügen. Fahren Sie dazu mit der Maus über das Haus-Symbol links oben und wählen Verzeichnis hinzufügen. Es wird ein neuer Ordner im aktuellen Verzeichnis angelegt. Dieser heißt standardmäßig Neuer Ordner. Sie können den Dateinamen unmittelbar editieren. 

Um in Ihrer Verzeichnisstruktur zu navigieren, klicken Sie einen Ordner an. Um zur höheren Ebene zurückzugehen, klicken Sie die gewünschte Ebene im oben angezeigten Dateipfad an oder kehren Sie über das Haus-Symbol in das Startverzeichnis zurück. Benutzerdefinierte Ordner können umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den gesamten Ordner als ZIP-Datei zu exportieren. Diese Aktionen sind über das Aktionsmenü rechts des jeweiligen Ordners erreichbar.

Über die Aktion Änderungshistorie sind alle Änderungen die bisher an diesem Verzeichnis getan wurden einsehbar.

Dateien

Hochladen 

Um eine neue Datei hochzuladen, fahren Sie mit der Maus über das Haus-Symbol links oben und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü Dateien hochladen aus. Es öffnet sich die Dateiverwaltung Ihres Computers. Wählen Sie hier die Dateien aus, welche Sie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die folgenden Dateitypen unterstützt werden:

• PNG
• JPG
• GIF
• MS Word
• MS Excel
• PDF

Dateien können maximal 41.5MB groß sein.

Den Status Ihres Uploads erkennen Sie in der Hauptmenüleiste. Die neuen Dateien landen automatisch im aktuell geöffneten Ordner der Dateiablage.

Wenn Sie gerade in Begriff sind, eine neue Nachricht oder einen neuen Auftrag über die entsprechenden Module anzulegen, haben Sie weiterhin die Möglichkeit direkt von dort aus Dateien anzufügen. Diese werden automatisch der Dateiablage hinzugefügt und landen im Ordner Temporäre Dateien.

Verwalten

Existierende Dateien können umbenannt, verschoben, gelöscht oder heruntergeladen werden. Diese Aktionen sind über das Aktionsmenü rechts der jeweiligen Datei erreichbar. Über die Aktion Änderungshistorie sind außerdem alle Änderungen die bisher an dieser Datei getan wurden einsehbar.

Eine gelöschte Datei landet zunächst im Papierkorb. Nach 30 Tagen wird sie endgültig gelöscht. Vorher haben Sie die Möglichkeit die Datei über das Aktionsmenü wiederherzustellen. Geschieht das nicht und die 30 Tage sind abgelaufen, ist diese Datei endgültig nicht mehr verfügbar. Wurde diese Datei einmal angehangen, so werden Sie an der entsprechenden Stelle im Portal immer noch den Dateinamen sehen können. Sie können die Datei jedoch nicht mehr öffnen oder herunterladen.

Um manuell eine Datei unwiderruflich aus dem Papierkorb zu löschen, steht Ihnen für die entsprechenden Dateien die zusätzliche Funktion unwiderruflich löschen zur Verfügung. Alternativ können Sie über das Haus-Symbol oben links den gesamten Papierkorb leeren.

Dateien nutzen

Hochgeladene Dateien können an Nachrichten und Aufträge angehangen werden. Es können jeweils maximal 6 Dateien mit insgesamt maximal 9MB angehangen werden. Über die Eingabemasken Auftrag erstellen bzw. Nachricht senden kann jeweils die Dateiablage erreicht und Dateien ausgewählt werden. Per Drag-and-Drop können außerdem neue Dateien hinzugefügt werden.

Weiterhin ist es auch möglich aus dem Portal Chat bestehende Dateien anzuhängen. Klicken Sie dazu auf das Büroklammer-Symbol in der Nachrichtenleiste. 

In der Nachrichten- und Auftragsverwaltung können Sie sich optional die angehangenen Dateien als eigene Spalte anzeigen lassen. Klicken Sie auf einen Dateinamen um eine Datei herunterzuladen. Für Bilddateien öffnet sich zunächst ein Vorschaufenster.

Beachten Sie, dass ausschließlich Displays mit einer kompatiblen Fleet App Version Dateianhänge empfangen können.