Spesensatz bearbeiten

Spesensatz bearbeiten

Ist eine manuelle Änderung der Angaben Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.

Die Abwesenheitsart bestimmt den gesetzlichen Pauschbetrag, welcher für die Berechnung der Steueranteile auf die Verpflegungskosten herangezogen wird.

Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.

Firmenweite Anpassung

Exportieren der

Reisekosten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.

Länderanpassung

Alternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen.

Übersicht

In der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung.

Funktionen für Listen:

FunktionBedeutungBemerkungenListenwerte anzeigenÖffnet die Einstellungsseite für diese Listevergangene Listen können nicht editiert werden, bei Änderungen an der aktuellen Liste wird diese beendet und eine neue Liste erstelltListe beendenEin Ende für diese Liste setzendas Ende einer Liste kann zwischen dem Beginn der Liste und dem Beginn der nächsten Liste liegen, entstehen zeitliche Lücken, werden diese automatisch mit einer gesetztlichen Liste gefülltListe löschenLöschen einer Listenur für zukünftige Listen verfügbarNeue Liste anlegenÖffnet die Einstellungsseite für eine neue ListeBasis einer neuen Liste ist immer die aktuell gültige

Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland

Abwesenheitsarten

Steuerthematik

Die gesetzlichen Spesen sind steuerfrei. D.h. erhält der Arbeitnehmer (AN) zB bei einer Abwesenheit von über 8 Stunden 14 EUR muss weder der AN noch der Arbeitgeber (AG) darauf Steuern bezahlen. Gibt es im Betrieb aber individuelle Spesensätze, die über den gesetzlichen Werten liegen, sind diese zu versteuern. Für Verpflegungsmehraufwände bis zum doppelten steuerfreien Verpflegungsmehraufwand gilt eine Pauschalversteuerung von 25 Prozent. Alles was darüber hinausgeht, muss regulär versteuert werden.  

Image Added

Gesamterstattungsverfahren

Der AN erhält i.d.R. nicht nach jeder Fahrt seinen Spesensatz, sondern es werden monatlich die Fahrten betrachtet, d.h. die Spesen addiert und dann ausgezahlt. Ob Steuern anfallen und wenn ja wie hoch, bezieht sich demnach auf die Summe der gezahlten Spesen. Man rechnet somit die gesetzlichen Pauschalen zusammen und zieht sie in den Vergleich mit den individuellen Spesensätzen. Erst wenn die Summe der individuellen Spesensätze die Summe der gesetzlichen Pauschalen übersteigt, fallen Steuern an. In welcher Höhe entscheiden die verbleibenden Beträge. D.h. steuerfreie bzw. pauschal zu versteuernde Überbeträge werden über den Betrachtungszeitraum aufgehoben und verfallen nicht. Dies nennt man Gesamterstattungsverfahren. 

Als Beispiel ein AN erhält für eine 3-tägige Reise für jeden Tag 30,00 €, also insgesamt 90,00 €. Hinzu kommt eine Auszahlung für eine Abwesenheit unter 8 Stunden, d.h. diese fällt nicht unter die Gesetzlichkeiten der Spesen. Diese Auszahlung ist grundlegend steuerpflichtig.

Einstellungen

Jede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.

Einstellung "Listenumfang"

Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.

Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.

Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.

Einstellungen ändern

Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das Image Removed

Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.

Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.

Alle Änderungen werden rot markiert.

Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion Image RemovedDamit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion Image Removed

Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen. 

Exportieren der Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland

 

RegelErläuterung

Abwesenheit

bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Desweiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten.

Voller Spesensatz

wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.

Reduzierter Spesensatz

wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.

MitternachtsregelungWenn die Auswärtstätigkeit nach 16.00 Uhr beginnt und vor 8.00 Uhr des nachfolgenden Kalendertages endet und KEINE Übernachtung stattfindet. Diese Abwesenheit ist dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit hinzuzurechnen.

Tätigkeitsstätten

Unter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten. Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
Desweiteren stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Tätigkeitsstätten können nachträglich bearbeitet werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf die Spesenberechnung der zugewiesenen Fahrer aus. Alle Änderungen kann man in einer Historie einsehen.

Auf der  Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt.

Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.

Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.

 

Ausnahmeregelungen

Vorgabewerte für neue Tätigkeitsstätten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können Sie unter Tätigkeitsstätten Werte definieren, welche bei der Erstellung von Tätigkeitsstätten als Grundwert vergeben werden soll

Die Ausnahmeregelungen finden Sie unter den Einstellungen des Spesenmodules

.

Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der SpesensatzReist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.Vorgabewert für den Radius einer TätigkeitsstätteDer Radius der Tätigkeitsstätte legt fest, in welchem Umkreis um die festgelegte Position eine Unterbrechung der Abwesenheit im Sinne der Spesen
Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum

Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:

1. Durch Zündung und Stillstand
   In diesem Modus beginnt und endet die Zeit der Abwesenheit mit dem Zündungssignal oder beim Erkennen eines Fahrzeug Stillstandes. Diese Einstellung kann nützlich sein bei Verladevorgängen innerhalb einer Tätigkeitsstätte mit eingeschalteter Zündung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Fahrzeug über einen Autokran verfügt.
2. Durch Zündung
   Die Zeit der Abwesenheit beginnt mit dem Einschalten der Zündung innerhalb der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Ausschalten der Zündung nach dem Befahren dieses Gebietes.

Spesenprofile

Spesenprofile ermöglichen individuelle Spesensätze und Regelungen in einem Profil festzulegen. Alle Fahrer benötigen für die Spesenberechnung zwingend ein Profil. 

Übersicht

Im ModulSpesen befindet sich unter Einstellungen der Reiter Spesenprofile. Dort erhalten Sie einen Überblick über alle bestehenden Profile.

Folgendes Profil steht immer zur Verfügung:

• Profil „§ gesetzliches Standardprofil“
  • In diesem Profil sind alle gesetzlichen Vorgaben hinterlegt. Es kann nicht verändert werden.

Bestandskunden, deren Einstellung bisher Firmenweit war, erhalten ein weiteres Profil:

• Profil „individuelle Regelungen“
  • Alle bisherigen Einstellungen wurden in dieses Profil übertragen.
  • Alle Fahrer Ihrer Firma sind diesem Profil zugeordnet.
  • Wenn Sie weiterhin nur dieses eine Spesenprofil nutzen wollen, muss nichts weiter vorgenommen werden.

Image Added

Aktionen

Über das Aktionsmenü können Sie folgende Optionen für das Profil treffen:

• Bearbeiten: Öffnet eine Maske zum Ändern eines bestimmten Spesenprofiles -> siehe Spesenprofil erstellen/bearbeiten
• Personalzuordnung: Bietet eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zuzuordnen. Spesenprofile können alternativ auch über die Personalverwaltung einer Person zugewiesen werden.
• Profildetails anzeigen: Öffnet eine Ansicht, mit den zuletzt gültigen Regelungen und einer Historie der Spesensätze.
• Löschen: Das Profil wird deaktiviert. Beim Löschen eines Profils werden alle aktuellen Personalzuweisungen zum Tag vor dem Löschen beendet. Ab dem Tag des Löschens werden diese Zuweisungen automatisch dem „§ gesetzlichen Standardprofil“ zugeordnet.
• Neues Profil anlegen: Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Spesenprofiles -> siehe Neues Profil erstellen/Profil bearbeiten

Spesenprofil erstellen/bearbeiten

Falls Sie zusätzliche Profile anlegen möchten, können Sie dies ebenfalls im Reiter Spesenprofile über die Schaltfläche Neues Profil anlegen vornehmen.

Dabei können Sie → Regelungen zur Beurteilung von Abwesenheiten festlegen und definieren Ihre → Spesensätze über die Auswahlfelder Prozent, fester Betrag oder Länderanpassung. Sollte der Wunsch bestehen, weitere Ländersätze zu definieren, kann dies über den Reiter „Ländersätze“ vorgenommen werden.

Wird ein Profil bearbeitet, kann definiert werden, zu  welchem Zeitpunkt die Anpassungen gelten sollen. Eine rückwirkende Änderung kann bis zu drei Monate, jeweils zum 1. des Monats, vorgenommen werden. Dabei werden bereits berechnete Spesen für die aktuell zugeordneten Personen zu diesem Profil gelöscht. Eine Neuberechnung erfolgt zeitnah.

Image Added

Regelungen

Folgende Regelungen können Sie zur Bewertung einer Abwesenheit festlegen:

Spesensätze festlegen

Im Bereich Anpassung der Spesensätze können Sie individuelle Spesensätze festlegen nach:

• Prozent: die Geldwerte basieren prozentual auf den gesetzlichen Pauschbeträgen. Wird beispielsweise für eine Abwesenheit „> 8 Stunden“ 50% eingestellt, wird diese Abwesenheit mit 7 € für Deutschland (Stand: 2025) ausgewiesen.
• Fester Betrag: die Geldwerte für über 8 Stunden, einer 24 Stunden Abwesenheit und einer Übernachtung können fix und für jedes Land gleichgesetzt werden.
• Länderanpassung: Hier haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Länderliste zu auszuwählen. Die Einstellung einer Länderliste finden Sie unter dem Reiter: Ländersätze -> siehe Ländersätze.

Personalzuordnung

Um Personen einem Profil zuzuweisen, gibt es eine eigene Aktion. Unter „Neue Zuweisung“ erfolgt die entsprechende Zuordnung. Über die Gruppenauswahl können Sie auch direkt mehrere Personen auswählen. In dem Bereich „Bestehende Zuweisungen“ erhalten Sie einen Überblick, welche Fahrer bereits diesem Profil zugewiesen sind.

Ländersätze

Es besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt Ländersätze pro Land/Region eigene Spesensätze zu definieren.

Übersicht

In der Übersicht erhalten alle erstellten Listen für diese Ländersätze. Für die letzten 4 Jahre werden die gesetzlichen Vorgaben mit ausgewiesen.

Funktionen für Listen:

Einstellungen

Jede Liste besteht aus einem Bezeichner. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.

Einstellung "Listenumfang"

Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.

Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.

Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.

Einstellungen anpassen

Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das Image Added

Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.

Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.

Alle Änderungen werden rot markiert.

Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion Image AddedDamit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion Image Added

Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen. 

 The absence in the sense of the expenses begins with the leaving of the area of the place of work and ends with the driving of this area.   The user can choose between the following two modes:

By ignition and standstill
In this mode, the time of absence begins and ends with the ignition signal or upon detection of a vehicle stall. This setting may be useful during loading operations within a site with the ignition on. This is the case, for example, if the vehicle has a mobile crane.

By ignition
The period of absence begins when the ignition is switched on within the workplace and ends with the ignition being switched off after driving in this area

.

Sv translation
language en
This modul uses position data of the cars to determine expenses for your employees. Panel title Inhaltsverzeichnis Table of Contents maxLevel 3 indent 20px Common Expenses will be payed if an employee must work outside of his working place. Also he cannot be at his principal residence. This time calls absence. The legislator published on yearly base lists with legal costs rates for each country. These rates are the basis of expenses calculation. For calculation are needed information about first working place or the principal residence for each employee. Expenses are divided in: Absence over 8 hours (arrival and departure) Absence of 24 hours over night Expenses will be calculated according German law for companies which are located in Germany. The calculation runs over night and it calculates expenses until day before yesterday. Configuration You have to assign a first wrking place and a principal residence for your personnel to get calculated expenses automatically. In addition you can define further working places to interrupt absence. Create and provide of working place will be explained in chapter 'working places'. You have to edit personnel data to activate expenses. Click on 'Activate expenses calculation for this person'. Choose an already defined working place and assign a validation. Expenses will be calculated from now on. There is a possibility to assign working place for several employees in one step. Check these employees under personnel. An assistant will pop up by clicking on this symbol Image Added to assign working places. Expenses editor After selection of a driver and a time period  expenses will be shown in a table. Each row contains expenses for a day. Days without expenses will be shown gray. This table shows the follow: day of expensesstart and end of longest absences period of this day duration of absence cars which were used in this period expenses region, by click on this symbol Image Added it opens an overview with border crossings of this day expenses for meals and accommodation proportionally taxation rates  (tax free, tax flat rate and taxable) of expenses for meals calculation base by settings field for comments Entries with *1 have a period which could be used for expenses. Hover shows detail information for this period. Entries with *2 have an expenses day but no vehicle was used. Entries with *3 means the tax data include a pro rata calendar month. Entries with *4 means the calculation and output of tax data is a new function and is only supported for data from 01.01.2023. Actions Icon Action Image Added Manual edit of this expense entry Image Added Delete this entry Image Added Daily based presentation of driven route. Blue parts are related to expenses. Image Added Shows manually changes of this entry Image Added List absence times   + Add absence (in terms of absence management). Edit entry Manually changes can be made with inline editor. There can be added comments to the comment field. The type of absence determines the legal standard amount according to the selected country or region. Table will be updated after saving this entry. Export of expenses It can be exported the current view from expenses editor as PDF, Excel or CSV. The report center gives you possiblity to generate series and export them as HTML, PDF, Excel or CSV. A generated report contains a conclusion of costs divided in total costs, meal and accommodation for the selected period. Furthermore you will get a list of all days with expenses. Over a checkbox you can additional show taxation values. Legal Regulations for Germany Types of Absences Rule Explanation Absence The employer assigns a task to the employee, which requires them to leave their primary workplace and not stay at their private residence. Full Expense Rate (24-Hour Absences) Paid when the absence is 24 hours. Reduced Expense Rate (> 8 hours or Arrival/Departure) Paid when the absence exceeds 8 hours or during travel days (arrival/departure), regardless of absence duration. Midnight Rule When an out-of-office task spans midnight and lasts a maximum of 16 hours, the absence is assigned to the calendar day with the predominant absence period. Tax Information The legal expenses are tax-free. For example, if an employee receives €14 for an absence of over 8 hours, neither the employee nor the employer is required to pay taxes on this amount. However, if the company's expense rates exceed the legal rates, the excess is subject to taxation. For additional subsistence allowances up to twice the tax-free rate, a 25% flat tax applies. Anything exceeding this is fully taxable. Total Reimbursement Procedure Expenses are typically evaluated monthly, and the tax implications depend on the total expenses reimbursed over the period. Legal flat rates are compared to individual company rates, and any excess beyond the total legal allowance is taxable. Example: Day Expense Tax-free Max tax-free 25% taxed Taxable Day 1 - Travel €30.00 €14.00 €14.00 €14.00 €2.00 Day 2 - 24h €30.00 €28.00 €28.00 €2.00 €0.00 Day 3 - Return €30.00 €14.00 €14.00 €14.00 €0.00 Day 4 (< 8h) €30.00 €0.00 €0.00 €0.00 €30.00 SUM €120.00 €56.00 €56.00 €34.00 €32.00 Working places Under this point you can create and manage workplaces. When creating a new working place, you can give it a suitable name. Furthermore, the following options are available: option description Radius Defines the size of the sphere of this working place. Interruption of absence immediately, 30 minutes, 1 hour…  Determines how long the vehicle may stay in the workplace without interrupting the absence in terms of expenses. Type of working place Type of working place is determined. ( principal residence, first working place, further working place ) Working places can be edited at any time. Changes will be applyied immediately. There is a history where you can see your changes. On page "map" are shown all working places with their defined radius. Working places can be assigned to a single driver or several drivers on page "assigments". Assigments can be done at personnel tab as well. There you choose a working place from a select box and set a validation. Principal residence can be created there as well. Default Values for New Work Locations In the settings of the expense module, you can define values under "Work Locations" that will be assigned as default values when creating new work locations. Setting Description Default Value for the Radius of a Work Location The radius of a work location determines the area around the specified position where an interruption of absence, in terms of expenses, takes place. If the vehicle enters or passes through this area, the expense time will be interrupted. The longest absence period of a day is evaluated. Interruption of Absence After A maximum stay duration can be defined for a work location. During this time, a vehicle can remain within the respective work location without the absence time, in terms of expenses, being interrupted. Each time the work location is entered, the full interruption time is available again Expense Profiles Overview In the Expense module, you will find the tab Expense Profiles under Settings. This section provides an overview of all existing profiles. The following profile is always available: Profile "§ gesetzliches Standardprofil" This profile contains all the statutory regulations and cannot be modified. Customers who previously had company-wide settings will receive an additional profile: Profile "individuelle Regelungen" All previous settings have been transferred to this profile. All drivers in your company have been assigned to this profile. If you wish to continue using only this single expense profile, no further action is required. Actions Using the action menu, you can perform the following options for the profile: Edit: Opens a dialog to modify a specific expense profile -> see Create/Edit Expense Profile. Assign Employees: Provides a direct way to assign a profile to multiple people simultaneously. Alternatively, expense profiles can also be assigned to an individual via personnel management. View Profile Details: Opens a view displaying the latest applicable regulations and a history of the expense rates. Delete: The profile is deactivated. When deleting a profile, all current employee assignments will end on the day before deletion. From the day of deletion onward, these assignments will automatically be reallocated to the "§ Legal Standard Profile." Create New Profile: Opens a dialog to create a new expense profile -> see Create/Edit Profile. Creating/Editing an Expense Profile If you would like to create additional profiles, this can be done in the Expense Profiles tab by clicking on the Create New Profile button. During the process, you can: Define rules for evaluating absences. Specify your expense rates using the selection fields: percentage, fixed amount, or country adjustments. If you wish to define additional country-specific rates, this can be done in the "Country Rates" tab. When editing a profile, you can define the effective date for the changes. Retroactive adjustments can be applied up to three months back, always starting on the 1st of the month. Any expenses already calculated for individuals currently assigned to this profile will be deleted, and a recalculation will occur promptly. Regulations Expenses settings are in settings of this module. rule description For one-day trips abroad, which start and end in a place of work, should be the expense If the employee travels abroad from one country to another within one day and back home again, the employer can always refund the lump sum for the non-resident state in which your employee last stopped. With this setting, you can specify whether the lump sum for the last foreign state or the rate of compensation of the place of work is used for the calculation. Recognition start expense relevant period  The absence in the sense of the expenses begins with the leaving of the area of the place of work and ends with the driving of this area.   The user can choose between the following two modes: By ignition and standstill In this mode, the time of absence begins and ends with the ignition signal or upon detection of a vehicle stall. This setting may be useful during loading operations within a site with the ignition on. This is the case, for example, if the vehicle has a mobile crane. By ignition The period of absence begins when the ignition is switched on within the workplace and ends with the ignition being switched off after driving in this area. Trip assignment In order to identify which trips are counted for the driver, the user can choose between the following two modes: 1 1. Exact trip assignment: With exact trip allocation, only those parts of the trip for which the driver was registered are assigned to the driver. 2. Tolerant trip assignment: With tolerant trip assignment, the entire trip is assigned to the driver even if the driver logs in late or logs out early. Adding up multiple absence periods for single-day external activity. An absence period begins when leaving the workplace and ends upon re-entering the location. Multiple absence periods related to a single-day business trip can be handled as follows: Absence periods should be aggregated, as permitted by the BMF directive. Several absence periods within a day are summed up and included in the expense calculation. For overnight trips (crossing midnight), there is a special rule: portions can be split and allocated to individual calendar days. In an optimal calculation check, YellowFox determines which allocation is more expense-relevant. Typically, overnight trips are taken into account unless the absence periods for a single calendar day more frequently fall below the legal flat-rate amount for a single-day absence. If an optimal calculation check is pending for a certain period, this will be indicated in the expense editor. Only the longest absence period is considered as the relevant business activity. Midnight Regulation The midnight rule applies when an absence spans overnight and lasts a maximum of 16 hours. Two modes can be chosen for evaluating an overnight absence: According to the legal evaluation, where the absence is split across 2 calendar days (in accordance with §9 Abs.4a Nr.3 EStG), Or the absence falls within the time frame between 4:00 PM and 8:00 AM the following day. Set Expense Rates In the "Customization of Expense Rates" section, you can define individual expense rates based on: Percentage: The monetary values are based on a percentage of the statutory flat rates. For example, if "more than 8 hours of absence" is set to 50%, this absence is recorded with €7 for Germany (as of 2025). Fixed Amount: The monetary values for absences over 8 hours, 24-hour absences, and overnight stays can be set as fixed amounts and made uniform for all countries. Country Adjustments: Here, you can select a custom country list. You can find the setting for a country list under the tab "Country Rates" -> see Country Rates. Personnel Assignment There is a specific action to assign persons to a profile. The assignment is made under "New Assignment." You can also select multiple people directly via the group selection. In the "Existing Assignments" section, you get an overview of which drivers have already been assigned to this profile. Country Rates There is an option to define individual expense rates for each country/region via the "Country Rates" settings section. Overview The overview displays all created lists for these country rates. For the past four years, the statutory guidelines are also shown. Functions for Lists: Show List Values Opens the settings page for this list. Past lists cannot be edited. If changes are made to the current list, it will be copied (and deleted if necessary). Copy List Copies a list along with all its values. Delete List Deletes a list. Create New List Opens the settings page for a new list. The basis for a new list is always the statutory flat rates of the respective year and countries. Settings Each list consists of an identifier. When creating a new list, there is also the option to define whether it should cover all countries or only the modified ones. By default, you will receive a limited list with all countries whose settings deviate from the statutory rates. However, you can switch to a full view in which all countries/regions are listed and can be edited. Settings "list coverage" The difference if a list contains all countries or only the changed ones maybe trivial for the first time, but can have an great impact later. If your list contains only the changed countries, for all unchanged the legal values are used. These are managed by YellowFox. Is a validity period of a list over the years and there are changes to to legal for the new year these values are used automatically. A list containing all values do not use these changes, all values keep stable no matter if a legal value changed. Change settings You can set your own point of time you want to pay expenses for, for each country or region. Point on the timeline and just click on the point of time to set a new marker or you click on a marker and move it to left or right. To delete a marker you can click on it (all other are faded out) and click on the Image Added. To deselect a marker, click a second time on it. Now all other markers are faded in again. To change a value, click on it and fix it. If you change the value for the 24h marker, the value for "full day expenses" are set too. Changes are marked red. If you want to reset your changes, click on the action Image AddedAll your data for this country/region are set back to point of your last save. To go back to the legal settings, use the action Image Added After saving the data, these settings are used for all calculations
Sv translation
language en
This modul uses position data of the cars to determine expenses for your employees. Panel title Inhaltsverzeichnis Table of Contents maxLevel 3 indent 20px Common Expenses will be payed if an employee must work outside of his working place. Also he cannot be at his principal residence. This time calls absence. The legislator published on yearly base lists with legal costs rates for each country. These rates are the basis of expenses calculation. For calculation are needed information about first working place and principal residence for each employee. Expenses are divided in: Absence over 8 hours (arrival and departure) Absence of 24 hours over night Expenses will be calculated according German law for companies which are located in Germany. The calculation runs over night and it calculates expenses until day before yesterday. Configuration You have to assign a first working place and a principal residence for your personnel to get calculated expenses automatically. In addition you can define further working places to interrupt absence. Create and provide of working place will be explained in chapter 'working places'. You have to edit personnel data to activate expenses. Click on 'Activate expenses calculation for this person'. Choose an already defined working place and assign a validation. Expenses will be calculated from now on. There is a possibility to assign working place for several employees in one step. Check these employees under personnel. An assistant will pop up by clicking on this symbol Image Removed to assign working places. Expenses editor After selection of a driver and a time period  expenses will be shown in a table. Each row contains expenses for a day. Days without expenses will be shown gray. This table shows the follow: day of expenses start and end of longest absences period of this day duration of absence cars which were used in this period expenses region, by click on this symbol Image Removed it opens an overview with border crossings of this day expenses for meals and accommodation field for comments Entries with * have a period which could be used for expenses. Hover shows detail information for this period.   Actions Icon Action Image Removed Manual edit of this expense entry Image Removed Delete this entry Image Removed Daily based presentation of driven route. Blue parts are related to expenses. Image Removed Shows manually changes of this entry Edit entry Manually changes can be made with inline editor. There can be added comments to the comment field. Table will be updated after saving this entry. Modification of legal requirements Legal requirements can be adapted for this company in settings. It can be set a fixed amount or a value in precent. All countries and regions are affected by these changes. Export of expenses It can be exported the current view from expenses editor as PDF, Excel or CSV. The report center gives you possiblity to generate series and export them as HTML, PDF, Excel or CSV. A generated report contains a conclusion of costs divided in total costs, meal and accommodation for the selected period. Furthermore you will get a list of all days with expenses. Legal regulations for Germany   rule description Absence means that the employee has been instructed by the employer to carry out a work in which he is staying outside the first place of work. Furthermore, the employee must not be at his private address. Full expenses will be payed, if absence is 24 hours. Reduced expenses will be payed, if absence is larger than 8 hours. Furthermore at days of arrival and departure. These are days before or after a whole day absence. midnight rule If the work starts after 4 pm and ends before 8 am on the following calendar day and there is NO overnight stay. This absence is to be added to the calendar day with the predominant absence. Working places Under this point you can create and manage workplaces. When creating a new working place, you can give it a suitable name. Furthermore, the following options are available: option description Radius Defines the size of the sphere of this working place. Interruption of absence immediately, 30 minutes, 1 hour…  Determines how long the vehicle may stay in the workplace without interrupting the absence in terms of expenses. Type of working place Type of working place is determined. ( principal residence, first working place, further working place ) Working places can be edited at any time. Changes will be applyied immediately. There is a history where you can see your changes. On page "map" are shown all working places with their defined radius. Working places can be assigned to a single driver or several drivers on page "assigments". Assigments can be done at personnel tab as well. There you choose a working place from a select box and set a validation. Principal residence can be created there as well. Expenses Settings Expenses settings are in settings of this module.
rule	description
For one-day trips abroad, which start and end in a place of work, should be the expense	If the employee travels abroad from one country to another within one day and back home again, the employer can always refund the lump sum for the non-resident state in which your employee last stopped. With this setting, you can specify whether the lump sum for the last foreign state or the rate of compensation of the place of work is used for the calculation.
Default value for the radius of a working place	The radius of the working place determines in which area around the fixed position an interruption of the absence takes place in the sense of the expenses. If the vehicle drives or passes through this area, the expense time will be interrupted. The longest absence period of a day is evaluated.
Interruption of absence	It is possible to set a maximum residence time for a place of work. In this period, a vehicle can thus be in the respective place of work, without the absence time in terms of expenses is interrupted. Each time you drive to the place of work, the complete break time is available.
Recognition start expense relevant period