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Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.
GrundlegendesSpesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet. Die Spesensätze werden unterteilt in:
Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern. EinrichtungUm Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte Ihres Personals in der Personalverwaltung für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Dazu bearbeiten Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Zum Aktivieren der Spesen klicken Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung für diese Person aktivieren'. Danach legen Sie die Positionen fest und machen eine Angabe, ab wann die entsprechende Position gültig istwählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt. Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten. SpeseneditorNach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt. Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:
Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt. Bei Einträgen welche mit *2 versehen sind, wurde an diesem spesenberechtigten Tag kein Fahrzeug genutzt Bei Einträgen welche mit *3 versehen sind, bezieht sich die Berechnung zu den Steueranteilen nicht auf einen ganzen Monat. Bei Einträgen welche mit *4 versehen sind, liegt der Auswertungszeitraum vor der Möglichkeit sich die Steueranteile ausgeben zu lassen (ab 01.01.2023). Aktionen
Spesensatz bearbeitenIst eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten. Die Abwesenheitsart bestimmt den gesetzlichen Pauschbetrag, welcher für die Berechnung der Steueranteile auf die Verpflegungskosten herangezogen wird. Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde. Firmenweite Anpassung der ReisekostenUnter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen. LänderanpassungAlternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen. ÜbersichtIn der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung. Funktionen für Listen:
EinstellungenJede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können. Einstellung "Listenumfang"Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben. Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung. Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste. Einstellungen ändernSie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker. Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst. Alle Änderungen werden rot markiert. Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen. Exportieren der SpesenIm Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren. Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden. Gesetzliche Regelungen für Deutschland
TätigkeitsstättenUnter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten.
Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
Tätigkeitsstätten können nachträglich bearbeitet werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf die Spesenberechnung der zugewiesenen Fahrer aus. Alle Änderungen kann man in einer Historie einsehen. Auf der Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt. Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben. Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt. RegelungenDie Ausnahmeregelungen finden Sie unter den Einstellungen des Spesenmodules.
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This modul uses position data of the cars to determine expenses for your employees.
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A log book documenting the periods with a vehicle routes and the reason for the trip. There are (distance traveled) and the purpose of travel registered place of departure, place of birth, driver, mileage at the beginning and end of the ride. It can be used for submission to the police, the tax office or in company.
UnderstandingA logbook is always retroactively created for a specific period of time. Select the vehicle you want and you get to the main menu of the logbook. At the beginning is created, no vehicle a logbook. Therefore, you must follow the vehicle selection to create a new log book first. Click on the button "New logbook for vehicle XY". If you have only one vehicle in your vehicle pool, this is automatically selected. A logbook can be carried out only up to the time of the last mileage synchronization. Create a new logbookIn the first step you will see the last known milage value from the portal and the last date of odometer synchronization. You can now continue with a new synchronization ("adjust mileage") or continoue without any milage setting ("continue without odometer synchronization"). If you want to continue without synchronization, you only able to go on, if the end date of the created logbook is before the last date of synchronization. If you continue with a synchronization, please enter the current odometer value of the vehicle, to synchronize the vehicle and the portal. Click on "adjust mileage". Please wait a moment, you will see a info, that the connection to vehicle will be evaluated and the synchronization is in progress. Immediately the box acknowleged the milage setting you are able to continue with step 2. This procedure can take a few minutes. In the second step you have to select the timeframe for the logbook. To create a logbook for the month march for example you have to enter from 1.3.200X to 31.3.200X. The ending date has to be at least one day in the past. Logbooks can only be created up to "yesterday". It's also posible to hide short stops which undecut a selected maximum stop duration. On the other hand you have the opportunity to hide trips with a driven distance of 0 km. If all information are correct, the logbook will now be created and displayed. Driver nameIf there was a driver in the car authentificated at the moment of "ignition off", the name of the driver will be preallocated. Trip typeDepending on the switch/ state that was sended, the trip type will be preallocated correspondingly. Existing trip type states:
Priority is: private trip, home trip, 2custom logbook trip types and the rest is preallocated as officially trip! For the purpose custom types in the PDF edition no sums are formed! Edit a logbookPlease choice a vehicle in main view, to display all logbook parts of this vehicle. If you never create a logbook before, you have to do this first. Click on "edit logbook" to open an existing logbook. The portal will check every logbook of errors as soon as you open it. Errors will be displayed by an message and the corrsesponding entries will appear in red colour. A possible error is for example a difference between the end milage of a tript and the start milage of the next trip. In this case you have to adapt the milage manually. Another error occurs when the portal regocnizes that the average velocity for a trip is below 5 kilmeter per hour. In this case it is in all probability that the vehicle submited insufficient data and the logbook could not create a valid entry. Which information can be edited?
On the one hand you can edit a logbook directly by a click on the explicit value. On the other hand you press the edit button to switch the trip into the edit-mode. On edit-mode you could change all available input fields. Every change will be logged by the system. By any change you find a submenu "further actions" with the following points:
History of changesAny change that is made in the logbook may be automatically logged. For more information please call with confidence to our office staff. ExportTo finish a logbook, click in the main view on the "export logbook" button. Please select a year of issue and take a choice of the different options. Generate the PDF on pressing the "create PDF" button. Logbook monitoringThe logbook monitoring gives a greaphically overview about the time period until last logbook entry. The length of a bar, means how much time the last logbook entry was ago. CommonExpenses will be payed if an employee must work outside of his working place. Also he cannot be at his principal residence. This time calls absence. The legislator published on yearly base lists with legal costs rates for each country. These rates are the basis of expenses calculation. For calculation are needed information about first working place or the principal residence for each employee. Expenses are divided in:
Expenses will be calculated according German law for companies which are located in Germany. The calculation runs over night and it calculates expenses until day before yesterday. ConfigurationYou have to assign a first working place and a principal residence for your personnel to get calculated expenses automatically. In addition you can define further working places to interrupt absence. Create and provide of working place will be explained in chapter 'working places'. You have to edit personnel data to activate expenses. Click on 'Activate expenses calculation for this person'. Choose an already defined working place and assign a validation. Expenses will be calculated from now on. There is a possibility to assign working place for several employees in one step. Check these employees under personnel. An assistant will pop up by clicking on this symbol to assign working places. Expenses editorAfter selection of a driver and a time period expenses will be shown in a table. Each row contains expenses for a day. Days without expenses will be shown gray.
Entries with *1 have a period which could be used for expenses. Hover shows detail information for this period. Entries with *2 have an expenses day but no vehicle was used. Entries with *3 means the tax data include a pro rata calendar month. Entries with *4 means the calculation and output of tax data is a new function and is only supported for data from 01.01.2023. Actions
Edit entryManually changes can be made with inline editor. There can be added comments to the comment field. The type of absence determines the legal standard amount according to the selected country or region. Table will be updated after saving this entry. Modification of legal requirementsLegal requirements can be adapted for this company in settings. It can be set a fixed amount or a value in precent. All countries and regions are affected by these changes. Country adaptionAnother posibility is to set your own sets per country/region in the setpoint "country adaption". You can use your own, differing from legal ones, points of time as well as own values for your expenses. OverviewAt the overview you get a timebased overview about your managed settings. Timeranges are not covered by your own settings are filled by legal ones. Functions for lists:
SettingsEach list consist of a description and a start date. For new lists, it is possible to define the coverage of a list. Here you can choose between all countries or just changed ones. As standard view you get a limited set of countries, you made changes to and are differing from legal settings. You can switch to a full list, where you can see and edit all countries. Settings "list coverage"The difference if a list contains all countries or only the changed ones maybe trivial for the first time, but can have an great impact later. If your list contains only the changed countries, for all unchanged the legal values are used. These are managed by YellowFox. Is a validity period of a list over the years and there are changes to to legal for the new year these values are used automatically. A list containing all values do not use these changes, all values keep stable no matter if a legal value changed. Change settingsYou can set your own point of time you want to pay expenses for, for each country or region. Point on the timeline and just click on the point of time to set a new marker or you click on a marker and move it to left or right. To delete a marker you can click on it (all other are faded out) and click on the . To deselect a marker, click a second time on it. Now all other markers are faded in again. To change a value, click on it and fix it. If you change the value for the 24h marker, the value for "full day expenses" are set too. Changes are marked red. If you want to reset your changes, click on the action All your data for this country/region are set back to point of your last save. To go back to the legal settings, use the action After saving the data, these settings are used for all calculations. Export of expensesIt can be exported the current view from expenses editor as PDF, Excel or CSV. The report center gives you possiblity to generate series and export them as HTML, PDF, Excel or CSV. Legal regulations for Germany
Working placesUnder this point you can create and manage workplaces. When creating a new working place, you can give it a suitable name.
Working places can be edited at any time. Changes will be applyied immediately. There is a history where you can see your changes. On page "map" are shown all working places with their defined radius. Working places can be assigned to a single driver or several drivers on page "assigments". Assigments can be done at personnel tab as well. There you choose a working place from a select box and set a validation. Principal residence can be created there as well. Expenses SettingsExpenses settings are in settings of this module.
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