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Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Es werden Abfahrtsort, -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen. Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.
QuickBar"Gehe zu" Verknüpfung Wählen Sie das Fahrzeug aus, für das Sie die Fahrtenbuchfunktion nutzen möchten. Aktionen
GrundlegendesEin Fahrtenbuch wird immer rückwirkend für einen bestimmten Zeitraum erstellt. WählenWählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und Sie gelangen in das Hauptmenü des Fahrtenbuchs. ZuZu Beginn ist für kein Fahrzeug ein Fahrtenbuch angelegt. Daher müssen Sie nach der Fahrzeugauswahl zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neues Fahrtenbuch für Fahrzeug XY"hinzufügen". Sollten Sie nur 1 Fahrzeug in Ihrem Fahrzeugpool haben, wird dieses automatisch ausgewählt. Ein Fahrtenbuch kann nur bis zu dem Zeitpunkt des letzten Kilometerstandsabgleiches durchgeführt werden. Ein neues Fahrtenbuch erstellenIm ersten Schritt wird Ihnen der aktuell im Portal bekannte Kilometerstand und das Datum des letzten Kilometerstandsetzens angezeigt. Sie haben die Möglichkeit mit einem neuen Abgleich fortzufahren (" WeiterKilometerstand angleichen") oder ohne einen neuen Abgleich (" Weiterweiter ohne Abgleich"). Kilometerstand angleichen". . Dies kann ein paar Minuten dauern. Im zweiten Schritt wählen Sie bitte den Zeitraum aus den das Fahrtenbuch umfassen soll, um den Monat März als Fahrtenbuch zu erstellen z.B. vom 1.3. 200X20XX bis 31.3. 200X20XX. Das Enddatum muss mindestens einen Tag in der Vergangenheit liegen, Fahrtenbücher können nur bis "gestern" erstellt werden. Der dritte Schritt ermöglicht die Ausblendung kurzer Stopps in dem sie eine Maximalstanddauer angeben könnenHinzukommend können Sie kurze Stopps automatisch ausblenden, indem Sie die Maximalzeitspanne eines auszublendenden Stopps angeben. Alternativ können Sie auch Fahrten mit 0km Distanz ausblenden lassen. Wenn Sie alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben haben wird nun das Fahrtenbuch für den gewählten Zeitraum erstellt und im Anschluss zur Überprüfung angezeigt. FahrernameWar zum Zeitpunkt des "Zündung aus" Signales ein Fahrer am Fahrzeug angemeldet, wird der Fahrername vorbelegt. FahrtzweckJe nachdem welcher Schalter/ welcher Status gesendet wurde wird dieser bei Erstellung des Fahrtenbuches vorbelegt.
Vorrang hat die Privatfahrt vor der Heimfahrt, danach die Dienstfahrt, anschließend die beiden benutzerdefinierten Arten! Fahrtenbuch anzeigenKlicken Sie auf "Fahrtenbücher anzeigen für Fahrzeug XY"Bei den benutzerdefinierten Zweckarten werden in der PDF Ausgabe keine Summen gebildet! Fahrtenbuch bearbeitenWählen Sie ein Fahrzeug um eine Liste aller Fahrtenbücher dieses Fahrzeuges zu erhalten. Falls hier keine Fahrtenbücher angezeigt werden, müssen Sie zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie auf " öffnenFahrtenbuch bearbeiten/prüfen" um ein bereits erstelltes Fahrtenbuch zu laden. Das YellowFox Portal prüft bei öffnenbeim Öffnen eines Fahrtenbuches automatisch auf inhaltliche Fehler und signalisiert diese zum einen durch eine Meldung, zum anderen durch rotes markieren der betreffenden Einträge. Ein möglicher Fehler ist z.B. eine Abweichung zwischemzwischen dem End-Kilometerstand einer Fahrt und dem Anfangskilometerstand der nächsten. Hier müssen sie manuell die Kilometerstände angleichen. dass die Durchschnittsgeschwindigkeit für eine Fahrt bei weniger als 5 km/h lag. In diesem Fall ist davon auszugehen das hier mehrere Fahrten oder auch eine Standzeit vorlag und das Portal durch unzureichende Daten keinen sinnvollen Fahrtenbucheintrag erzeugen konnte. Welche Daten können bearbeitet werden? Fahrten die keine Inhaltlichen Fehler aufweisen:
Welche Funktionen haben die einzelnen Links?
Denken Sie daran, Änderungen am Fahrtenbuch immer mit "speichern" zu bestätigen.
Die Fahrtenbucheinträge können direkt durch Anklicken oder durch einen Klick auf das "bearbeiten"-Symbol am Ende einer Zeile bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus können Sie alle Felder eine Fahrt ändern und speichern. Jede Änderung wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben protokolliert. Hinzukommen können Sie unter der Auswahl "weitere Aktionen" die folgenden Schritte vornehmen
ÄnderungshistorieJede Änderung, die im Fahrtenbuch durchgeführt wird, kann automatisch mitgeschrieben werden. Für mehr Informationen wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an unseren Support. Fahrtenbuch exportierenUm ein Fahrtenbuch Druckfertig zu machen, klicken Sie bitte in der Fahrtenbuchübersicht auf "Fahrtenbuch exportieren". Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie ein Auswertungsjahr und Ausgabedetails individuell konfigurieren können. Klicken Sie auf "PDF erstellen" um sich eine PDF generieren zu lassen. Des weiteren besteht die Möglichkeit das Fahrtenbuch für internen Gebrauch als Excel zu exportieren. FahrtenbuchüberwachungDie Fahrtenbuchüberwachung gibt in grafischer Form einen Überblick über die Erstellungsfristen von Fahrtenbucheinträgen. Je länger die dargestellte Balken, desto länger wurde keine Fahrtenbuch für das angezeigte Fahrzeug erstellt.
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A log book documenting the periods with a vehicle routes and the reason for the trip. There are (distance traveled) and the purpose of travel registered place of departure, place of birth, driver, mileage at the beginning and end of the ride. It can be used for submission to the police, the tax office or in company.
UnderstandingA logbook is always retroactively created for a specific period of time. Select the vehicle you want and you get to the main menu of the logbook. At the beginning is created, no vehicle a logbook. Therefore, you must follow the vehicle selection to create a new log book first. Click | ||||||||||||||||||||||||
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A logbook is always created repercussive and for a special time frame. At the beginning there is no logbook created for any vehicle. The first thing you need to do after selecting the vehicle is to create a new logbook. Therefore clickon the button "New logbook for vehicle XY".
QuickBarselect object Select the object, for what you would like to use the logbook functionality. actionsIf you have only one vehicle in your vehicle pool, this is automatically selected. A logbook can be carried out only up to the time of the last mileage synchronization. Create a new logbook
create a new logbookIn the first step you will see the last known milage value from the portal and the last date of odometer synchronization. You can now continue with a new synchronization ("nextadjust mileage") or continoue without any milage setting ("next continue without odometer synchronization"). If you want to continue without synchronization, you only able to go on, if the end date of the created logbook is before the last date of synchronization. If you continue with a synchronization, please enter the current odometer value of the vehicle, to synchronize the vehicle and the portal. Click on "nextadjust mileage". Please wait a moment, you will see a info, that the connection to vehicle will be evaluated and the synchronization is in progress. Immediately the box acknowleged the milage setting you are able to continue with step 2. This procedure can take a few minutes. In the second step you have to select the timeframe for the logbook. To create a logbook for the month march for example you have to enter from 1.3.200X to 31.3.200X. The ending date has to be at least one day in the past. Logbooks can only be created up to "yesterday". Click on "next" and wait a moment.In the third step you can It's also posible to hide short stops by entering which undecut a selected maximum stop duration. Click on "next" and wait a momentOn the other hand you have the opportunity to hide trips with a driven distance of 0 km. If all information are correct, the logbook will now be created and displayed. driverDriver nameIf there was a driver in the car authentificated at the moment of "ignition off", the name of the driver will be preallocated. tripTrip typeDepending on the switch/ state that was sended, the trip type will be preallocated correspondingly. Existing trip type states:
Priority is: prvate trpprivate trip, home trip, 2custom logbook trip types and the rest is preallocated as officially trip! For the purpose custom types in the PDF edition no sums are formed! displayEdit a logbookClick on "show logbooks for vehicle xy" to see a list of all logbooks of the vehicle. If no logbooks are displayed you have to create logbooks Please choice a vehicle in main view, to display all logbook parts of this vehicle. If you never create a logbook before, you have to do this first. Click on "openedit logbook" to show a open an existing logbook. The portal will check every logbook of errors as soon as you open it. Errors will be displayed by an message and the corrsesponding entries will appear in red colour. A possible error is for example a difference between the end milage of a tript and the start milage of the next trip. In this case you have to adapt the milage manually. Another error occurs when the portal regocnizes that the average velocity for a trip is below 5 kilmeter per hour. In this case it is in all probability that the vehicle submited insufficient data and the logbook could not create a valid entry. Which information can be edited?Trips without errors:
Trips with errors:
What is the purpose of the links?
On the one hand you can edit a logbook directly by a click on the explicit value. On the other hand you press the edit button to switch the trip into the edit-mode. On edit-mode you could change all available input fields. Every change will be logged by the system. By any change you find a submenu "further actions" with the following points:
History of changesAny change that is made in the logbook may be automatically logged. For more information please call with confidence to our office staff. ExportTo finish a logbook, click in the main view on the "export logbook" button. Please select a year of issue and take a choice of the different options. Generate the PDF on pressing the "create PDF" button. Furthermore, it is possible to export the logbook for internal use as Excel. Logbook monitoringThe logbook monitoring gives a greaphically overview about the time period until last logbook entry. The length of a bar, means how much time the last logbook entry was ago.
HINT: Don't forget to save your changes after you edited the logbook. |