Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der FahrzeugeThis modul uses position data of the cars tio determine expenses for your employees.

Grundlegendes

Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
Der Gesetzgeber veröffentlicht jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätgkeitsstätte und die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.

Die Spesensätze werden unterteilt in:

1. Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
2. Abwesenheit von 24 Stunden
3. Übernachtung

Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.

Einrichtung

Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.

Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles Image Removed öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.

Speseneditor

Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt.  Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:

• Tag des Spesensatzes
• Begin und Ende der längsten Abwesenheit des Tages
• die Dauer dieses Zeitraumes
• die in diesem Zeitraum verwendeten Fahrzeuge
• die Region für welche der Mitarbeiter Spesen erhält, durch Anklicken des Symboles Image Removed erhält man eine Übersicht über alle Grenzübertritte des Tages
• Kosten für Verpflegung und Übernachtung
• Freifeld für einen manuell einzutragenden Übernachtungsbeleg

Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt.

Aktionen

Icon	Aktion
Image Removed	Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor
Image Removed	Löschen des Spesensatzes
Image Removed	Tageweise Darstellung der Tagesroute des Fahrers in der Karte. Dabei wird der spesenrelevante Teil in blau angezeigt.
Image Removed	Anzeigen aller manuell durchgeführten Änderungen

Spesensatz bearbeiten

Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.
Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.

Firmenweite Anpassung der Reisekosten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.

Exportieren der Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland

Common

Expenses will be payed if an employee must work outside of his working place. Also he cannot be at his principal residence. This time calls absence. The legislator published on yearly base lists with legal costs rates for each country. These rates are basis of expenses calculation. For calculation are needed information about first working place and principal residence for each employee.

Expenses are divided in:

1. Absence over 8 hours (arrival and departure)
2. Absence of 24 hours
3. over night

Expenses will be calculated according German law for companies which are located in Germany. The calculation runs over night and it calculates expenses until day before yesterday.

Configuration

You have to assign a first working place and a principal residence for your personnel to get calculated expenses automatically. In addition you can define further working places to interrupt absence. Create and provide of working place will be explained in chapter 'working places'. You have to edit personnel data to activate expenses. Click on 'Activate expenses calculation for this person'. Choose an already defined working place and assign a validation. Expenses will be calculated from now on.

There is a possibility to assign working place for several employees in one step. Check these employees under personnel. An assistant will pop up by clicking on this symbol Image Added to assign working places.

Expenses editor

After selection of driver and time period  expenses will be shown in a table. Each row contains expenses for a day. Days without expenses will be shown gray.
This table shows the follow:

• day of expenses
• start and end of longest absences period of this day
• duration of absence
• cars which were used in this period
• expenses region, by click on this symbol it opens an overview with border crossings of this day
• expenses for meals and over night
• field for comments

Entries with * have a period which could be used for expenses. Hover shows detail information for this period.

Actions

Icon	Action
Image Added	Manual edit of this expense entry
Image Added	Delete this entry
Image Added	Daily based presentation of driven route. Blue parts are related to expenses.
Image Added	Shows manually changes of this entry

Edit entry

Manually changes can be made with inline editor. There can be added comments to the comment field. Table will be updated after saving this entry.

Modification of expenses

Legal requirements can be adapted for this company in settings. It can be set a fixed amount or a value in precent. All countries and regions are affected by these changes..

Export of expenses

It can be exported current view from expenses editor as PDF, Excel or CSV. The report center gives you possiblity to generate series and export them as HTML, PDF, Excel or CSV.
A generate report contains a conclusion of costs divided in total costs, meal and accommodation for selected period. Furthermore you will get a list of all days with expenses.

Legal regulations for Germany

means that the employee has been instructed by the employer to carry out an activity in which he is staying outside the first place of work. Furthermore, the employee must not be at his private address.

For one-day trips abroad, which start and end in a place of work, should be the expense