Spesen
Inhaltsverzeichnis
- Grundlegendes
- Einrichtung
- Speseneditor
- Firmenweite Anpassung der Reisekosten
- Exportieren der Spesen
- Gesetzliche Regelungen für Deutschland
- Tätigkeitsstätten
- Regelungen
Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.
Grundlegendes
Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.
Die Spesensätze werden unterteilt in:
- Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
- Abwesenheit von 24 Stunden
- Übernachtung
Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.
Einrichtung
Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.
Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles 
öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.
Speseneditor
Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt. Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:
- Tag des Spesensatzes
- Begin und Ende der längsten Abwesenheit des Tages
- die Dauer dieses Zeitraumes
- die in diesem Zeitraum verwendeten Fahrzeuge
- die Region für welche der Mitarbeiter Spesen erhält, durch Anklicken des Symboles
erhält man eine Übersicht über alle Grenzübertritte des Tages - Kosten für Verpflegung und Übernachtung
- die anteiligen Steuersätze (steuerfrei, pauschalversteuert und steuerpflichtig) auf die Verpflegungskosten
- Berechnungsbasis nach Einstellung
- Freifeld ( zB für einen manuell einzutragenden Übernachtungsbeleg)
Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt.
Bei Einträgen welche mit *2 versehen sind, wurde an diesem spesenberechtigten Tag kein Fahrzeug genutzt
Bei Einträgen welche mit *3 versehen sind, bezieht sich die Berechnung zu den Steueranteilen nicht auf einen ganzen Monat.
Bei Einträgen welche mit *4 versehen sind, liegt der Auswertungszeitraum vor der Möglichkeit sich die Steueranteile ausgeben zu lassen (ab 01.01.2023).
Aktionen
| Icon | Aktion |
|---|---|
 | Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor |
 | Löschen des Spesensatzes |
 | Tageweise Darstellung der Tagesroute des Fahrers in der Karte. Dabei wird der spesenrelevante Teil in blau angezeigt. |
 | Anzeigen aller manuell durchgeführten Änderungen |
| Abwesenheitszeiten listen |
| + | Abwesenheit (im Sinne des Abwesenheitsmanagements) hinzufügen |
Spesensatz bearbeiten
Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.
Die Abwesenheitsart bestimmt den gesetzlichen Pauschbetrag, welcher für die Berechnung der Steueranteile auf die Verpflegungskosten herangezogen wird.
Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.
Firmenweite Anpassung der Reisekosten
Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.
Länderanpassung
Alternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen.
Übersicht
In der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung.
Funktionen für Listen:
| Funktion | Bedeutung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Listenwerte anzeigen | Öffnet die Einstellungsseite für diese Liste | vergangene Listen können nicht editiert werden, bei Änderungen an der aktuellen Liste wird diese beendet und eine neue Liste erstellt |
| Liste beenden | Ein Ende für diese Liste setzen | das Ende einer Liste kann zwischen dem Beginn der Liste und dem Beginn der nächsten Liste liegen, entstehen zeitliche Lücken, werden diese automatisch mit einer gesetztlichen Liste gefüllt |
| Liste löschen | Löschen einer Liste | nur für zukünftige Listen verfügbar |
| Neue Liste anlegen | Öffnet die Einstellungsseite für eine neue Liste | Basis einer neuen Liste ist immer die aktuell gültige |
Einstellungen
Jede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.
Einstellung "Listenumfang"
Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.
Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.
Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.
Einstellungen ändern
Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das
Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.
Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.
Alle Änderungen werden rot markiert.
Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion 
Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion 
Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen.
Exportieren der Spesen
Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.
Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden.
Gesetzliche Regelungen für Deutschland
| Regel | Erläuterung |
|---|---|
| Abwesenheit | bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Desweiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. |
| Voller Spesensatz | wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt. |
| Reduzierter Spesensatz | wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit. |
| Mitternachtsregelung | Wenn eine Auswärtstätigkeit über Mitternacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist. Diese Abwesenheit ist dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit hinzuzurechnen. |
Tätigkeitsstätten
Unter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten. Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
Desweiteren stehen folgende Optionen zur Verfügung:
| Option | Erläuterung |
|---|---|
| Radius | Legt die Größe des Wirkungskreises dieser Tätigkeitsstätte fest. |
| Unterbrechung der Abwesenheit ab | sofort, 30 Minuten, 1 Stunde… Legt fest, wie lange sich das Fahrzeug in der Tätigkeitsstätte aufhalten darf, ohne das die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. |
| Art der Tätigkeitsstätte | Es wird die Art der Tätigkeitsstätte festgelegt. ( Hauptwohnsitz, Erste Tätigkeitsstätte, Weitere Tätigkeitsstätte ) |
Tätigkeitsstätten können nachträglich bearbeitet werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf die Spesenberechnung der zugewiesenen Fahrer aus. Alle Änderungen kann man in einer Historie einsehen.
Auf der Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt.
Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.
Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.
Regelungen
Die Ausnahmeregelungen finden Sie unter den Einstellungen des Spesenmodules.
| Regel | Erläuterung |
|---|---|
| Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz | Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird. |
| Vorgabewert für den Radius einer Tätigkeitsstätte | Der Radius der Tätigkeitsstätte legt fest, in welchem Umkreis um die festgelegte Position eine Unterbrechung der Abwesenheit im Sinne der Spesen stattfindet. Befährt oder durchfährt das Fahrzeug diesen Bereich, wird die Spesenzeit unterbrochen. Ausgewertet wird der längste Abwesenheitszeitraum eines Tages. |
| Unterbrechung der Abwesenheit ab | Es kann eine maximale Aufenthaltszeit für eine Tätigkeitsstätte festgelegt werden. In dieser Zeitspanne kann sich ein Fahrzeug somit in der jeweiligen Tätigkeitsstätte aufhalten, ohne dass die Abwesenheitszeit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Bei jedem Befahren der Tätigkeitsstätte steht die komplette Unterbrechungszeit zur Verfügung. |
| Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum | Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes. Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
|
| Fahreranmeldung | Um zu erkennen, welche Fahrten für den Fahrer gewertet werden, kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
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| Mehrere Abwesenheitszeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten aufaddieren | Eine Abwesenheitszeit beginnt mit dem Verlassen der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes. Mehrere Abwesenheitszeiten können in Bezug auf eine eintägige Auswärtstätigkeit wie folgt behandelt werden:
|
| Mitternachtsregelung | Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Abwesenheit über Nacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist. Zur Bewertung einer Mitternacht können 2 Modi gewählt werden:
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