Änderungen von Dokument Spesen

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -48,39 +48,43 @@
48	48	Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
49	49	Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
50	50	Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.
	51	+= Firmenweite Anpassung der Reisekosten =
	52	+Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.
	53	+== Länderanpassung ==
	54	+Alternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen.
	55	+=== Übersicht ===
	56	+In der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung.
	57	+Funktionen für Listen:
	58	+|=Funktion|=Bedeutung|=Bemerkungen
	59	+|Listenwerte anzeigen|Öffnet die Einstellungsseite für diese Liste|vergangene Listen können nicht editiert werden, bei Änderungen an der aktuellen Liste wird diese beendet und eine neue Liste erstellt
	60	+|Liste beenden|Ein Ende für diese Liste setzen|das Ende einer Liste kann zwischen dem Beginn der Liste und dem Beginn der nächsten Liste liegen, entstehen zeitliche Lücken, werden diese automatisch mit einer gesetztlichen Liste gefüllt
	61	+|Liste löschen|Löschen einer Liste|nur für zukünftige Listen verfügbar
	62	+|Neue Liste anlegen|Öffnet die Einstellungsseite für eine neue Liste|Basis einer neuen Liste ist immer die aktuell gültige
51	51
	64	+=== Einstellungen ===
	65	+Jede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.
	66	+==== Einstellung "Listenumfang" ====
	67	+Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.
	68	+Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.
	69	+Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.
	70	+==== Einstellungen ändern ====
	71	+Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das [[image:cross.png]]
	72	+Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.
	73	+Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.
	74	+Alle Änderungen werden rot markiert.
	75	+Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion [[image:reset.png]]Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion [[image:legal.png]]
	76	+Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen.
52	52	= Exportieren der Spesen =
53	53	Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.
54	54	Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden.
55		-
56	56	= Gesetzliche Regelungen für Deutschland =
57		-== Abwesenheitsarten ==
	81	+
58	58	|=Regel|=Erläuterung
59	59	|Abwesenheit|bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Desweiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten.
60		-|Voller Spesensatz/
61		-24 Stunden Abwesenheiten|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.
62		-|Reduzierter Spesensatz/
63		-> 8 Stunden bzw. An-/Abeise|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
	84	+|Voller Spesensatz|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.
	85	+|Reduzierter Spesensatz|wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
64	64	|Mitternachtsregelung|Wenn eine Auswärtstätigkeit über Mitternacht erfolgt und max. 16 Stunden lang ist. Diese Abwesenheit ist dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit hinzuzurechnen.
65	65
66		-== Steuerthematik ==
67		-Die **gesetzlichen Spesen sind** **steuerfrei**. D.h. erhält der Arbeitnehmer (AN) zB bei einer Abwesenheit von über 8 Stunden 14 EUR muss weder der AN noch der Arbeitgeber (AG) darauf Steuern bezahlen. Gibt es im Betrieb aber individuelle Spesensätze, die über den gesetzlichen Werten liegen, sind diese zu versteuern. Für Verpflegungsmehraufwände bis zum doppelten steuerfreien Verpflegungsmehraufwand gilt eine **Pauschalversteuerung von 25 Prozent**. Alles was darüber hinausgeht, muss **regulär versteuert** werden.
68		-[[image:image2022-10-4_10-56-45.png]]
69		-=== Gesamterstattungsverfahren ===
70		-Der AN erhält i.d.R. nicht nach jeder Fahrt seinen Spesensatz, sondern es werden monatlich die Fahrten betrachtet, d.h. die Spesen addiert und dann ausgezahlt. Ob Steuern anfallen und wenn ja wie hoch, bezieht sich demnach auf die Summe der gezahlten Spesen. Man rechnet somit die gesetzlichen Pauschalen zusammen und zieht sie in den Vergleich mit den individuellen Spesensätzen. Erst wenn die Summe der individuellen Spesensätze die Summe der gesetzlichen Pauschalen übersteigt, fallen Steuern an. In welcher Höhe entscheiden die verbleibenden Beträge. D.h. steuerfreie bzw. pauschal zu versteuernde Überbeträge werden über den Betrachtungszeitraum aufgehoben und verfallen nicht. Dies nennt man Gesamterstattungsverfahren.
71		-
72		-Als Beispiel ein AN erhält für eine 3-tägige Reise für jeden Tag 30,00 €, also insgesamt 90,00 €. Hinzu kommt eine Auszahlung für eine Abwesenheit unter 8 Stunden, d.h. diese fällt nicht unter die Gesetzlichkeiten der Spesen. Diese Auszahlung ist grundlegend steuerpflichtig.
73		-||**Verpflegungskosten**|**steuerfrei**|**max. steuerfrei**
74		-**möglich**|**25% pauschal**|**max. pauschal**
75		-**möglich**|**steuer-**
76		-**pflichtig**
77		-|**1. Tag Anreise**|30,00|14,00|14,00|14,00|14,00|2,00
78		-|**2. Tag 24h**|30,00|28,00|28,00|2,00|28,00|0,00
79		-|**3. Tag Abreise**|30,00|14,00|14,00|14,00|14,00|0,00
80		-|**4. Tag 6h abwesend**|30,00|0,00|0,00|0,00|0,00|30,00
81		-|Summe||56,00|56,00|30,00|56,00|32,00
82		-|**Gesamterstattung**|120,00| (% colspan="2" %)56,00| (% colspan="2" %)34,00|32,00
83		-
84	84	= Tätigkeitsstätten =
85	85	Unter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten. Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
86	86	Desweiteren stehen folgende Optionen zur Verfügung:
...	...	@@ -95,57 +95,13 @@
95	95	Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.
96	96	Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.
97	97
98		-== Vorgabewerte für neue Tätigkeitsstätten ==
99		-Unter **Einstellungen **im Spesenmodul können Sie unter Tätigkeitsstätten Werte definieren, welche bei der Erstellung von Tätigkeitsstätten als Grundwert vergeben werden soll.
	102	+= Regelungen =
	103	+Die Ausnahmeregelungen finden Sie unter den Einstellungen des Spesenmodules.
100	100	|=Regel|=Erläuterung
	105	+|Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz|Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
101	101	|Vorgabewert für den Radius einer Tätigkeitsstätte|Der Radius der Tätigkeitsstätte legt fest, in welchem Umkreis um die festgelegte Position eine Unterbrechung der Abwesenheit im Sinne der Spesen stattfindet. Befährt oder durchfährt das Fahrzeug diesen Bereich, wird die Spesenzeit unterbrochen. Ausgewertet wird der längste Abwesenheitszeitraum eines Tages.
102	102	|Unterbrechung der Abwesenheit ab|Es kann eine maximale Aufenthaltszeit für eine Tätigkeitsstätte festgelegt werden. In dieser Zeitspanne kann sich ein Fahrzeug somit in der jeweiligen Tätigkeitsstätte aufhalten, ohne dass die Abwesenheitszeit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Bei jedem Befahren der Tätigkeitsstätte steht die komplette Unterbrechungszeit zur Verfügung.**
103	103	**
104		-
105		-= Spesenprofile =
106		-Spesenprofile ermöglichen individuelle Spesensätze und Regelungen in einem Profil festzulegen. Alle Fahrer benötigen für die Spesenberechnung zwingend ein Profil.
107		-
108		-== Übersicht ==
109		-Im Modul **Spesen** befindet sich unter Einstellungen der Reiter **Spesenprofile.** Dort erhalten Sie einen Überblick über alle bestehenden Profile.
110		-
111		-Folgendes Profil steht immer zur Verfügung:
112		-(((
113		-* **Profil **„**§ gesetzliches Standardprofil**“(((
114		-* In diesem Profil sind alle gesetzlichen Vorgaben hinterlegt. Es kann nicht verändert werden.
115		-)))
116		-)))
117		-Bestandskunden, deren Einstellung bisher Firmenweit war, erhalten ein weiteres Profil:
118		-(((
119		-* **Profil „individuelle Regelungen**“(((
120		-* Alle bisherigen Einstellungen wurden in dieses Profil übertragen.
121		-* Alle Fahrer Ihrer Firma sind diesem Profil zugeordnet.
122		-* Wenn Sie weiterhin nur dieses eine Spesenprofil nutzen wollen, muss nichts weiter vorgenommen werden.
123		-)))
124		-)))
125		-
126		-[[image:image-2025-2-12_14-15-34.png]]
127		-
128		-== Aktionen ==
129		-Über das Aktionsmenü können Sie folgende Optionen für das Profil treffen:
130		-(((
131		-* **Bearbeiten**: Öffnet eine Maske zum Ändern eines bestimmten Spesenprofiles -> siehe Spesenprofil erstellen/bearbeiten
132		-* **Personalzuordnung**: Bietet eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zuzuordnen. Spesenprofile können alternativ auch über die Personalverwaltung einer Person zugewiesen werden.
133		-* **Profildetails anzeigen**: Öffnet eine Ansicht, mit den zuletzt gültigen Regelungen und einer Historie der Spesensätze.
134		-* **Löschen**: Das Profil wird deaktiviert. Beim Löschen eines Profils werden alle aktuellen Personalzuweisungen zum Tag vor dem Löschen beendet. Ab dem Tag des Löschens werden diese Zuweisungen automatisch dem „§ gesetzlichen Standardprofil“ zugeordnet.
135		-* **Neues Profil anlegen**: Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Spesenprofiles -> siehe Neues Profil erstellen/Profil bearbeiten
136		-)))
137		-
138		-== Spesenprofil erstellen/bearbeiten ==
139		-Falls Sie zusätzliche Profile anlegen möchten, können Sie dies ebenfalls im Reiter //Spesenprofile// über die Schaltfläche **Neues Profil anlegen** vornehmen.
140		-Dabei können Sie → Regelungen zur Beurteilung von Abwesenheiten festlegen und definieren Ihre → Spesensätze über die Auswahlfelder Prozent, fester Betrag oder Länderanpassung. Sollte der Wunsch bestehen, weitere Ländersätze zu definieren, kann dies über den Reiter //„Ländersätze“// vorgenommen werden.
141		-Wird ein Profil bearbeitet, kann definiert werden, zu  welchem Zeitpunkt die Anpassungen gelten sollen. Eine rückwirkende Änderung kann bis zu drei Monate, jeweils zum 1. des Monats, vorgenommen werden. Dabei werden bereits berechnete Spesen für die aktuell zugeordneten Personen zu diesem Profil gelöscht. Eine Neuberechnung erfolgt zeitnah.
142		-
143		-[[image:image-2025-2-12_14-16-22.png]]
144		-
145		-=== Regelungen ===
146		-Folgende Regelungen können Sie zur Bewertung einer Abwesenheit festlegen:
147		-|=Regel|=Erläuterung
148		-|Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz|Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
149	149	|Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum|Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes.
150	150	Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen:
151	151	(((
...	...	@@ -180,39 +180,4 @@
180	180	* nach der gesetzlichen Bewertung, dass die Abwesenheit sich auf 2 Kalendertage verteilt (gemäß §9 Abs.4a Nr.3 EStG)
181	181	* oder die Abwesenheit liegt in einem Zeitbereich zwischen 16 Uhr und 8 Uhr des Folgetages
182	182	)))
183		-
184		-=== Spesensätze festlegen ===
185		-Im Bereich** Anpassung der Spesensätze **können Sie individuelle Spesensätze festlegen nach:
186		-(((
187		-* **Prozent**: die Geldwerte basieren prozentual auf den gesetzlichen Pauschbeträgen. Wird beispielsweise für eine Abwesenheit „> 8 Stunden“ 50% eingestellt, wird diese Abwesenheit mit 7 € für Deutschland (Stand: 2025) ausgewiesen.
188		-* **Fester Betrag**: die Geldwerte für über 8 Stunden, einer 24 Stunden Abwesenheit und einer Übernachtung können fix und für jedes Land gleichgesetzt werden.
189		-* **Länderanpassung**: Hier haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Länderliste zu auszuwählen. Die Einstellung einer Länderliste finden Sie unter dem Reiter: Ländersätze -> siehe Ländersätze.
190		-)))
191		-
192		-== Personalzuordnung ==
193		-Um Personen einem Profil zuzuweisen, gibt es eine eigene Aktion. Unter „Neue Zuweisung“ erfolgt die entsprechende Zuordnung. Über die Gruppenauswahl können Sie auch direkt mehrere Personen auswählen. In dem Bereich „Bestehende Zuweisungen“ erhalten Sie einen Überblick, welche Fahrer bereits diesem Profil zugewiesen sind.
194		-
195		-= Ländersätze =
196		-Es besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt **Ländersätze **pro Land/Region eigene Spesensätze zu definieren.
197		-=== Übersicht ===
198		-In der Übersicht erhalten alle erstellten Listen für diese Ländersätze. Für die letzten 4 Jahre werden die gesetzlichen Vorgaben mit ausgewiesen.
199		-Funktionen für Listen:
200		-|=Funktion|=Bedeutung|=Bemerkungen
201		-|Listenwerte anzeigen|Öffnet die Einstellungsseite für diese Liste|vergangene Listen können nicht editiert werden, bei Änderungen an der aktuellen Liste wird diese kopiert (und ggf. gelöscht)
202		-|Liste kopieren|Kopiert eine Liste mit all ihren Werten|
203		-|Liste löschen|Löschen einer Liste|
204		-|Neue Liste anlegen|Öffnet die Einstellungsseite für eine neue Liste|Basis einer neuen Liste sind immer die gesetzlichen Pauschbeträge des jeweiligen Jahres der jeweiligen Länder
205		-
206		-=== Einstellungen ===
207		-Jede Liste besteht aus einem Bezeichner. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.
208		-==== Einstellung "Listenumfang" ====
209		-Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.
210		-Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.
211		-Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.
212		-==== Einstellungen anpassen ====
213		-Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das [[image:cross.png]]
214		-Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.
215		-Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.
216		-Alle Änderungen werden rot markiert.
217		-Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion [[image:reset.png]]Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion [[image:legal.png]]
218		-Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen.
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