The time recording allows the control, evaluation and management of working time bookings of your personnel.

Summary

What do i use the time recording for?

The time recording module gives you access to your personnel's working time bookings and evaluates them based on various criteria. Furthermore, you have the opportunity to view the history of existing bookings, can add, correct and delete time bookings. Under the tab cost centers you have an overview of all current active cost centers of your company as well as the totals of the booked times, grouped by activities.

Users who have enabled the time recording on their displays can make time bookings. In addition, the user also has the option to assign a new booking to an existing cost center or, if desired, to create a new cost center.

General basics of the module

To any time booking belongs always an activity that on the one hand fundamentally describes whether a time booking is part of working hours and on the other hand, a way to group time bookings. A time booking can also be assigned to a cost center. The duration of an activity is the time between this and another activity. In other words, each activity ends the previous activity. The standard activity "Go" or "End of work" ends the current activity and automatically starts a break or rest period.

Requirements

Access to the time recording module can be booked as an option. From this point of time on you can grant access to time recording to each of your users.

Functions of time recording

Bookings

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt.

Mittels Button zum Umschalten der Darstellung  kann zwischen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden.
Aus den Ansichten heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann bei der kalendarischen Ansicht entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein. Bei der Auswertung nach Schichttagen sind die möglichen Zeiträume entweder eine einzelne Schicht oder der gesamte Zeitraum.

Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt die aktuelle Ansicht neu

Kostenstellen

Die Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt.

Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden.

Über das Aktionsmenü  haben Sie die Möglichkeit die Detailansicht der gebuchten Tätigkeiten zu dieser Kostenstelle einzusehen (mehr zu dieser Ansicht unter dem Punkt Kostenstellenbuchungen anzeigen). Außerdem können Sie hier bereits getroffene Einstellungen einer Kostenstellen ändern. Unter anderem können Sie einstellen nur bestimmte Tätigkeiten oder Personen für eine Kostenstelle zuzulassen.
Möchten Sie eine Kostenstelle schließen bzw. beenden damit künftig keine neuen Buchungen mehr getätigt werden können, dann finden Sie die entsprechende Funktion dafür im gleichen Aktionsmenü. 

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt Kostenstellenübersicht neu
	neue Kostenstelle anlegen	Öffnet den Assistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Schritte, um eine neue Kostenstelle anzulegen

Neue Kostenstelle anlegen

Sie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Daten bearbeiten

Ändern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle wie: Name, Gültigkeit oder geplante Dauer

Tätigkeiten bearbeiten

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Haben Sie hier keine Einschränkung getroffen, sind automatisch alle aktiven Tätigkeiten buchbar.
Es ist auch möglich bestimmte Tätigkeiten mit einer geplanten Dauer festzulegen und gleichzeitig dennoch alle anderen aktiven Tätigkeiten zu zulassen. Hierfür haben Sie nach dem Zuweisen der 1. Tätigkeit ein Kontrollkästchen unterhalb der Zuweisungstabelle.

Personal bearbeiten

Wenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. 

Kostenstelle beenden

Beendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Kostenstellenbuchungen anzeigen

Gibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
Die Zeit-Buchungen einer Kostenstelle werden gruppiert nach Tätigkeiten und Buchungstagen dargestellt. Dieser Aufbau der Übersichtstabelle ist bei jeder Kostenstelle gleich. 

Schaltflächen:
	zurück zur Kostenstellen-Übersicht	Öffnet die Kostenstellen-Übersicht mit allen aktiven Kostenstellen
	Neuladen	Lädt die Kostenstellenbuchungen-Ansicht neu
	neue Zeitbuchung erstellen	Öffnet einen Dialog zum schnellen Anlegen einer Buchung zu dieser Kostenstelle

Einstellungen

Arbeitszeitprofile

Jede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft.
Ein Arbeitszeitprofil ist die Vorgabe für eine Person wie z.B. Überstunden berechnet werden, wann eine Arbeitszeit als Nachtarbeit gilt oder von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt.
Jedes Profil, welches Sie anlegen oder angelegt wurde, hat immer eine Gültigkeit. Bei aktiven, noch gültigen, Profilen ist das Enddatum entweder frei (unendlich gültig) oder es liegt in der Zukunft. Inaktive Profile haben immer ein Enddatum, welches in der Vergangenheit liegt.

In der Übersichtstabelle für die aktuell vorhanden Profile haben Sie folgende mögliche Aktionen:

• Bearbeiten = Öffnet einen Dialog zum Ändern eines bestimmten Arbeitszeitprofiles
• Personalzuordnung = Biete eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zu zuordnen
• Löschen = Deaktiviert ein Profil durch das Setzen eines neuen Enddatums für die Gültigkeit
• Neues Profil anlegen = Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Arbeitszeitprofiles

Unterhalb der Tabelle mit den aktuell vorhanden Profilen befindet sich eine Auflistung mit allen Personen die aktuell kein gültiges Profil besitzen.

Tätigkeiten

Alle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Tätigkeiten zu ändern, zu löschen oder neue Tätigkeiten anzulegen. Jede Tätigkeit besteht immer aus einem Namen und der Einstellung ob diese zur Arbeitszeit zählt oder nicht. Zusätzlich ist es optional möglich eine Farbe für eine Tätigkeit festzulegen. Diese wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.

Personal

Für die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Bezeichner

Bestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Jeder Bezeichner wird nach einer Änderung ab sofort an allen Stellen ersetzt. Bereits erstellte Berichte werden nicht geändert.

Display

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten auf einem geeigneten Display angezeigt werden sollen. Die ersten 2 Tätigkeiten sind fest vergeben und können nicht in der Reihenfolge geändert werden. Um die Bezeichnung für diese zu ändern, ändern Sie hierzu die betreffende Tätigkeit bzw. den Bezeichner. 
Um eine geänderte Konfiguration an das passende Display zu schicken, nutzen Sie dafür bitte die Funktion "Verwaltung > Fahrzeugbezogene Einstellungen > Display > Zeiterfassung Display einrichten"
Die tatsächliche Anzahl von angezeigten Tätigkeiten hängt vom Display-Typ ab.
Die Fleet App synchronisiert selbständig automatisch alle aktiven Tätigkeiten. Eine Änderung ist für die App an dieser Stelle nicht nötig.