Nutzen Sie die Formularrecherche wenn Sie Daten zu benutzerdefinierten Formularen suchen.

Formularrecherche

In der Formularrecherche haben Sie die Möglichkeit bereits ausgefüllte und übermittelte Formulare anzuzeigen und innerhalb dieser zu recherchieren.

Rechercheansichten

Sie haben die Auswahl zwischen drei verschiedenen Ansichten:

• Zusammenfassung
• Vollständige Ansicht
• Scrollbare Ansicht

Die Ansichten unterscheiden sich dabei darin, in welcher Form die Formulardaten angezeigt werden sollen.

In der Zusammenfassung werden alle Formulardaten in einer gemeinsamen Spalte zusammengefasst.

Die Vollständige Ansicht legt pro Formularfeld eine eigene Spalte an. Je nach Größe Ihres Formulars, kann dadurch eine horizontale Verschiebung nötig werden um alle Einträge zu betrachten. Sie haben daher die Möglichkeit innerhalb der Tabelle horizontal zu scrollen.

Die Scrollbare Ansicht erweitert die Vollständige Ansicht um statische Tabellenspalten. Wenn Sie nun innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, bleiben dabei alle Spalten, die keine Einträge zu Formulardaten enthalten, statisch an ihrer Bildschirmposition stehen und Sie scrollen ausschließlich durch die Formulardaten-Einträge.

Ihre präferierte Ansicht, die bei Aufruf des Moduls angezeigt werden soll, können Sie unter Einstellungen festlegen. Hier können Sie ebenfalls festlegen, wie viele Tabelleneinträge Sie pro Seite angezeigt haben möchten.

Andere Bedienelemente bleiben von der Auswahl der Ansicht unverändert. 

Die Formularrecherche verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:

Schaltflächen der Quickbar
	Export	Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet.
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Recherche nach auswählbaren Suchkriterien

Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen Klartext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.

Ale Suchkriterien lassen sich über ein logisches UND miteinander verknüpfen.

Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte.  Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. An dieser Stelle werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.

Negativrecherche

Exporte

Sie haben die Möglichkeit, Formulare zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:

• PDF
• Excel
• CSV

Um alle Formulare zu exportieren, nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche der Quickbar. Dabei werden alle Filterkriterien angewandt, die Sie derzeit aktiviert haben.

Um ein einzelnes Formular zu Exportieren, wählen Sie die entsprechende Aktion in der Aktionsspalte aus. Für einzelne Formulare ist kein CSV Export möglich.

Funktionen für einzelne Formulare

Sie haben verschiedene Möglichkeiten mit einzelnen Formularen zu interagieren. Öffnen Sie dazu das Aktionsmenü in der Aktionsspalte des Formulares, auf welches sie zugreifen wollen. Es stehen Ihnen dabei folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktionen:
	Formulardetails anzeigen	Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulares
	Auf Karte anzeigen	Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt, so ist keine Position verfügbar.
	Formular bearbeiten	Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunk, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen.
	Statistik anzeigen	Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor.
	Formular als PDF exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als PDF.
	Formular als Excel exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei.
	Formular löschen	Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung.

Formular über Portal erfassen

Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Formular hinzufügen.  Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein ausgefülltes Formular erfasst werden.

Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden.

Formulare, die über das Portal angelegt wurden, werden in der Tabellenansicht mit einem  und dem Namen des erstellenden Portalnutzers hinter dem Formularnamen markiert.

Formularverwaltung

Übersichts Ansichten

Formularentwurf anlegen

Formularansicht

Fahrzeugansicht

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Funktionen

Recherche nach auswählbaren Suchkriterien

Alle nachfolgend genannten Suchkriterien sind logisch mit UND verknüpft, sobald diese genutzt werden.

Rechercheformular

Schaltflächen der Quickbar:
	Export	Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet.
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Recherchergebnisse

Die recherchierten, gefundenen Daten werden tabellarisch angezeigt. Die Formularrecherche wird initial mit den Suchergebnissen des aktuellen Monats für alle Fahrer und alle Fahrzeuge geöffnet. Die Suche kann jederzeit über die „Suchen“-Schaltfläche ausgelöst werden. Wenn kein spezieller Formulartyp ausgewählt ist, werden alle Formulare mit den gewählten Suchparametern angezeigt. Jeder Block eines Formulartyps wird mit einer Informationszeile mit Formularnamen und Eintrags-/ Feldbezeichnern begonnen. Folgende Spalten werden bei den Ergebnissen immer angezeigt:

Alle weiteren Tabellenspalten richten sich nach den Formularfeldern, die im jeweilig assozierten Formularentwurf festgelegt sind.

Aktionsspalte

In der Aktionsspalte gibt es über ein Auswahlmenü die Möglichkeit verschiedene Aktionen, die ein einzelnes Formular betreffen, durchzuführen. Standardmäßig wird als erster möglicher Punkt „Position auf Karte anzeigen“ als Schnellwahlfeld angeboten. Sollten durch Funktionsprobleme keine Koordinaten mit dem Formular übertragen worden, so ist „Formular anzeigen“ zur Schnellauswahl verfügbar.

Position auf Karte anzeigen

Bei dieser Auswahl wird eine Box geöffnet, in der die Position angezeigt wird, an der das Formular abgeschickt wurde. Daraus ist auch die genaue Adresse als Text abrufbar.

Formular anzeigen

Über diesen Menüpunkt wird eine Anzeigebox aufgerufen, in der alle Einzelheiten eines Formulars angezeigt werden. Ebenso sind dort alle Details zum zugehörigen Auftrag aufgelistet, sollte das Formular einem zugeordnet sein. Es ist ebenso in dieser Ansicht möglich die Formulardetails als PDF zu exportieren.

Formular als PDF exportieren

Es ist möglich alle Formulardetails, die auch über „Formular anzeigen“ aufgerufen werden können, als PDF zu exportieren.

Formular bearbeiten

Jeder recherchierte Datensatz kann über diese Schaltfläche editiert werden. Der Formularname, das Erstellungsdatum, das Fahrzeug und der Fahrer eines Formulardatensatzes können nicht verändert werden.

Lediglich die Daten/Werte die in die Formularfelder selbst eingegeben wurden sind bearbeitbar. Allerdings gibt es auch hier eine Ausnahme. Die Unterschrift ist generell nicht mehr änderbar.

Formular löschen

Jeder recherchierte Datensatz kann über diese Schaltfläche gelöscht werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die erst noch bestätigt werden muss, um ein versehentliches Löschen zu vermeiden. Ist ein Datensatz gelöscht, kann er über die Formularrecherche nicht mehr gefunden werden.

Zugehörigen Auftrag anzeigen

Ebenso wie der Klick auf den Auftragsbezeichner öffnet dieser Menüpunkt eine Anzeigebox mit allen Auftragsdetails.

Sortierung

Die Sortierung in der Tabelle wird über die Pfeile in den Spaltenköpfen eingestellt. Als Standard wird die Tabelle mit einer absteigenden Sortierreihenfolge nach dem Zeitpunkt dargestellt.

Mehrere Formulartypen in den Rechercheergebnissen

Sollten mehrere Formulartypen gleichzeitig in der Tabelle erscheinen, so ist eine Sortierung nur nach den Feldern möglich, die alle Formulare gleich haben. Eine Sortierung der Eintragsinhalte wird dann nicht angeboten. Dies wird dann auch mit einer Hinweisbox angezeigt, über die auch direkt die Auswahl eines einzelnen Formulartyps möglich ist. Wird die Box mit „Auf Auswahl eingrenzen“ geschlossen, so wird der Formulartyp aus der Auswahlbox geöffnet und wenn keine Änderung gewünscht ist, so muss die Box mit einem Klick auf das „X“ oder mit „Abbrechen“ geschlossen werden.

Ein Formulartyp in den Rechercheergebnissen

Sollte nur ein Formulartyp über die Suchkriterien ausgewählt sein oder durch die Suchparameter ein Rechercheergebnis erzielt werden, welches nur einen Formulartypen enthält, so ist eine Sortierung über alle Spalteninhalte möglich.

Berechnungs- und Statistikfunktionen

Jeder Formulartyp bietet Berechnungs- und Statistikfunktionen an. Diese sind über die Informationszeile zum Formulartyp erreichbar. Dazu muss auf den Spaltenkopf mit dem Eintragsbezeichner und dem Graphen Symbol geklickt werden. Dann wird eine Box geöffnet, in der alle Berechnungen und Statistiken zum gewählten Feld eines Formulartyps angezeigt werden. Diese Ausgabe bezieht sich auf alle Formulare eines Typs, die mit den gewählten Suchparametern gefunden wurden.

Datum

Die Anzeige für ein Datumsfeld beinhaltet das Minimum und Maximum an eingegebenen Daten und wie viele Formulare zu diesem Typ mit eingetragenen Werten gefunden wurden.

Zeit

Die Anzeige für ein Zeitfeld beinhaltet das Minimum und Maximum an eingegebenen Daten und wie viele Formulare mit Werten in dieser Spalte gefunden wurden. Dazu kommt der Durchschnittswert unter allen Formularen.

Ganzzahl und Fließkommazahl

Die Anzeige für ein Zahlenfeld beinhaltet das Minimum und Maximum an eingegebenen Daten und wie viele Formulare mit Werten in dieser Spalte gefunden wurden. Dazu kommt der Durchschnittswert unter allen Formularen sowie den Summenwert unter allen Daten.

Text

Die Anzeige für ein Textfeld beinhaltet wie viele Formulare es gibt sowie die Anzahl dieses Feldes mit und ohne Daten an dieser Stelle.

Auswahlbox

Die Anzeige für eine Auswahlbox beinhaltet welche Auswahloption wie oft angewählt wurde und wie viele Formulare Daten enthalten in diesem Feld.

Ja-Nein-Auswahlfeld

Die Anzeige für eine Ja-Nein-Auswahlbox beinhaltet wie viele Formulare es gibt und wie viele zu diesem Typ als auswählte Antwort ein „Ja“ und wie viele ein „Nein“ enthalten.

Unterschritft

Die Anzeige für ein Unterschriftsfeld beinhaltet wie viele Formulare zu diesem Typ für dieses Feld Daten enthalten und wie viele nicht ausgefüllt wurden an dieser Stelle sowie die Gesamtzahl der Formulare dieses Typs.

Formular über Portal erfassen

Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich eine Erstellungs-Schaltfläche.

Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein Formular erfasst werden.

Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden.

Einstellungen

Unter dem „Einstellungen“-Reiter kann die Formularrecherche auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Allgemeine Einstellungen

Unter den „Allgemeinen Einstellungen“ kann die Standardlänge der Tabelle ausgewählt werden. Damit wird die Anzahl der Formulareinträge festgelegt, die nach einer Suche auf einer Seite initial angezeigt werden.

Spezialfunktionen einzelner Spalten

Einige Eintragstypen werden in der Übersichtstabelle in einer gesonderten Form dargestellt und besitzen dann eine zusätzliche Funktionalität.

Lange Texte

Lange Texte werden initial in abgeschnittener Form dargestellt. Über die Schaltfläche  kann der Text ausgeklappt werden und ebenso darüber wieder eingeklappt werden. Dabei vergrößert und verkleinert sich die Zeile automatisch.

Unterschriften

Unterschriften werden in komprimierter Form in der Tabelle dargestellt. Die Unterschrift kann angeklickt werden und öffnet sich dann in einer größeren Variante in einer Anzeigebox. Darüber ist die Unterschrift auch als PNG-Datei exportierbar.