Within the page user adminstration you can manage your users and their rights to use the portal functionalities.

Summary

Preconditions

You need to have administrative rights for your company within the YellowFox portal to set the rights. To use the multiuser functions or add new user you'll need booked tariff options Business or Profi.

Hints

Changes in user right settings wil become active after next login of changed user.

Default 

Default Portal Users are allowed to use the Yellowfox portal without any constraints except limitations by their user rights.

Overview - User 

At this table all users of an company are listed. You can figure out, who's administrator or mainuser, as well as the status of an account is active or locked. In this way, you can quickly see, who's able to login and who is not. Additionally you can reach all user specific functions. To get an better overview use the filter, by entering parts of username or loginname. To filter mainuser, administrators or by account status use one of the prefix "main:", "admin:" or "account:" followed by the values "active" or "inactive". Using "account:active" means you see only users with an active account in the table, "main:active" shows you your mainuser.

User specific functions

User specific functions are functions related to this specific user.

User data 

User data are all common data of an user as:

• last name
• first name
• login name - this one has to be unique in your company
• password 
• email address

You can change these data here. Some of them have constraints, as length constraints which are checked, when you save. If you miss one, you'll get an appropriate message.

Portal rights

You can grant global rights and vehicle rights to users. Global rights are permissions for special actions in the portal, e.g. the right to delete position data. Vehicle rights are permissions to view and edit vehicles.

To learn more about the meanings of rights have a look in the document right details in Yellowfox portal. Pls be aware that the companys main user owns everytime adminstrator rights.

Vehicle rights

Each user can own individual rights per vehicle. Use the userlist to grant or revoke rights for vehicles to an specific user by check or uncheck the boxes. An checked box means the user owns this right. Don't forget to save after you made changes.

Pls be aware, some portal functions belong to the appropriate vehicle rights. More details you can find in the document right details in Yellowfox portal.

User overview

To get a total overview over the current set portal and vehicle rights, of your user, click at the appropriate user at the entry user overview. Only granted rights and vehicles are listed. To search for an specific vehicle use the filter.

Ban / Unban

You can ban or unban user accounts. A banned / locked user is not able to log into the Yellowfox portal. It's always possible to unlock an user.

Delete

You can delete user accounts. A deleted user is not able to log into the Yellowfox portal and cannot be undeleted, the deleted username is available for future users.

Reload 

Click here to reload this table.

Add new user 

To add a new user to the portal click on the button "new user". An assistent will guide you through all steps to ensure all needed data are entered. In first step you enter personal data of your new user, then the portal rights and finish by his vehicle rights. You're always able to go back one step by clicking "back". Already entered data are kept in all steps.

Set vehicle rights for selected users 

You can set the same vehicle rights for more than one user in one step. Choose the user you want to set the rights for. Click on the button and a page is opened where you can choose an existing user as template. The currently set vehicle rights of this user are displayed when you choose him from the dropdown box. If you don't want to use a template and start with a blank mask, choose "don't use a template".

Click on "next" and the mask with the rights is opened. If you choosen an template, the rights are already checked, otherwise everything is blank. Set the rights as you need and click on save.

If you decide to choose another template, you can go back to previous page by click on "back".

Ban selected users 

You can ban or unban user accounts. A banned / locked user is not able to log into the Yellowfox portal. It's always possible to unlock an user.

To ban more than one user in one step, choose the appropriate users in the overview and click on "ban selected users". To unban a user, you have to choose the option "unban" from the user specific functions.

Delete selected users 

You can delete user accounts. A deleted user is not able to log into the Yellowfox portal and cannot be undeleted, the deleted username is available for future users.

To delete more than one user in one step, choose the appropriate users in the overview and click on "delete selected users"

Overview - Vehicles 

In the overview "vehicles" you see all vehicles of your company and the users having rights granted to them. For each user 3 symbols mark the granted rights:

right	icon active	icon inactive
See vehicle data
Request vehicle data
Change settings data

By clicking an icon you can granted or revoke rights to an user.

Users revoked all rights, will not be listed anymore after next table reload.

Vehicle specific functions 

Vehicle rights

Mit den Fahrzeugrechten erhalten Sie einen Überblick welcher User, welchen Zugriff auf das aktuelle Fahrzeug hat. Hier können Sie auch weiteren Benutzer Rechte gewähren oder entziehen.

On the page vehicle rights, you get an overview, who got granted rights to this vehicle. Here you can grant or revoke rights to all standard users of your company.

Time limited portal users

Time limited portal users get access to the Yellowfox portal in a limited date range. In this way you can enable third persons - as customers - to access data of your vehicles or positions.

Choose the option "Time limited portal users" in navigation on the upper side to manage your limited users.

Overview - users

In the overview all time limited portal users of your company are listed. Additionally you can see directly an account is active or inactive, an user can login or his login is denied. An inactive account can be caused by the time range, as well as by a ban. You can also see here the count of logins, the date and time of latest successful login and the valid time range of this account. The user specific functions are reachable by the dropdown box in the actions column.

To get an better overview you can use the filter by searching for users name, dates or the account status. To filter directly by the status use the prefix "account:" and one of the values "active" or "inactive". For instance the term "account:inactive" lists all the inactive time limited users of your company.

User specific functions

User specific functions are functions related to this specific user.

Logindaten versenden

Ein Klick auf diese Funktion generiert eine Mail mit den Zugangsdaten für den Benutzer. Diese wird im Hintergrund durch den Mailserver versandt. Bitte beachten Sie, dass es keine Rückmeldung über einen erfolgreichen Versand der Mail gibt.

Hallo Herr Meier,

hiermit erhalten Sie ihr Login für das YellowFox Ortungsportal.

Gültig ab: 26.08.2008, 00:00

Gültig bis: 27.08.2008, 23:59

Login-Link: <http://map.yellowfox.de/gprsv2/index.asp?subaction=setlang&amp;language=deu&amp;action=login&amp;tmpuser=XYZ>

Dieser Link wurde Ihnen gesendet von:

Firma: YellowFox GmbH

Person: Mustermann, Max

Strasse: Zum Tälchen 3

PLZ, Ort: 01723,Kesselsdorf

Telefon: 000000

Email: max.mustermann@yellowfox.de

Über den Login-Link in der Mail wird der Kunde automatisch am Portal angemeldet und besitzt die Rechte, welche Sie für Ihn festlegt haben.

Benutzerdaten

Unter Benutzerdaten können Sie die allgemeinen Daten eines Benutzers anpassen. Dazu zählen:

• Nachname
• Vorname
• Email-Adresse - diese dient als Loginname
• Gültigszeitraum für den Zugang: je ein Datum und Zeitangabe ab und bis

Portalrechte

Sie können für jeden Benutzer weiterführende, „globale“ Rechte zuweisen. Wählen Sie dazu in der bei dem ensprechenden Benutzer den Punkt Portalrechte. Welche Portalfunktionen mit welchem Recht freigeschaltet werden können Sie Dokument Details zu Rechten im Yellowfox-Portal entnehmen. Die folgenden Rechte können für befristete Benutzer nicht gesetzt werden:

• Administrator
• Alarmmanager
• Positionsdaten löschen
• Anzeige Rechnungsinformationen 

Fahrzeugrechte

Für jeden Benutzer können individuelle Rechte je Fahrzeug vergeben werden. Klicken Sie dazu in der Nutzerliste bei dem entsprechenden Benutzer auf Fahrzeugrechte und setzen Sie Häkchen, wenn der Benutzer für das Fahrzeug ein Recht erhalten soll oder löschen Sie Häkchen, wenn dem Nutzer das Recht entzogen werden soll. Klicken Sie danach am Ende der Fahrzeugliste auf Speichern. 

Befristeten Benutzern kann das Recht "Einstellungen ändern" nicht gewährt werden.

Bitte beachten Sie das für einige YellowFox Funktionen auch bestimmte Fahrzeugrechte erforderlich sind. Details hierzu erfahren Sie im Dokument Details zu Rechten im Yellowfox-Portal

Benutzerübersicht

Um einen allumfassenden Überblick über die aktuellen Portal- und Fahrzeugrechte eines Nutzers zu erhalten, klicken Sie bei dem entsprechenden Benutzer auf Benutzerübersicht. Es werden nur aktive Rechte angezeigt, die der Portalnutzer zugewiesen bekommen hat. Auch bei Fahrzeugen werden nur diejenigen angezeigt, für welche der Portalnutzer Rechte hat. Über die Suche nach einem Fahrzeug/Kennzeichen, kann diese Liste gefiltert werden.

Sperren / Entsperren

Benutzerkonten können gesperrt, bzw. entsperrt werden. Eine Sperrung bewirkt, dass sich der Benutzer selbst in einem aktuell gültigem Zeitraum nicht mehr im Portal anmelden kann. Sperrungen können jederzeit rückgängig gemacht werden. 

Löschen

Benutzerkonten können gelöscht werden. Löschungen können nicht rückgängig gemacht werden, der gelöschte Benutzername ist für das Anlegen neuer Benutzer wieder verfügbar. 

Neu laden 

Klicken Sie hier, um die aktuelle Tabelle neu zu laden.

Neuen Nutzer anlegen 

Um einen neuen Nutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neuer Nutzer". Sie werden nun durch einen Assistenten schrittweise geführt, damit alle notwendigen Daten erfasst werden. Sie erfassen zuerst die persönlichen Daten des neuen Benutzers, anschließend seine Portalrechte und abschließend seine Fahrzeugrechte. Dabei können Sie jederzeit über "Zurück" zur vorhergehenden Erfassungsmaske zurückkehren, bereits erfasste Daten bleiben dabei erhalten.

Am Ende der Erfassung wird ihr Benutzer gespeichert und eine Mail mit Logindaten an die angegebene Email-Adresse versandt. Sie erhalten nun die Möglichkeit einen weiteren Benutzer anzulegen. Dazu können Sie die Portal- und Fahrzeugrechte des gerade angelegten Nutzers übernehmen, oder mit komplett leeren Masken starten. Oder Sie beenden die Erfassung kehren zur Übersicht zurück.

Ausgewählte Benutzer sperren 

Benutzerkonten können gesperrt werden. Eine Sperrung bewirkt, dass sich der Befristete Benutzer nicht mehr im Portal anmelden kann, selbst wenn der Login im momentan gültigen Zeitraum liegt. Sperrungen können jederzeit rückgängig gemacht werden.

Um mehrere Benutzer in einem Schritt zu sperren, wählen Sie die entsprechenden Benutzer in der Benutzerübersicht aus und klicken Sie auf "Mehrere Benutzer sperren". Um einen Benutzer wieder zu entsperren, wählen Sie die Option "Entsperren" unter den benutzerspezifischen Funktionen des betreffenden Benutzers.

Ausgewählte Benutzer löschen 

Um mehrere Benutzer in einem Schritt zu löschen, wählen Sie die entsprechenden Benutzer in der Benutzerübersicht aus und klicken Sie auf "Mehrere Benutzer löschen".

Löschungen können nicht rückgängig gemacht werden, der gelöschte Benutzername ist für das Anlegen neuer Benutzer wieder verfügbar.

PDF-Export mit einer Benutzerübersicht

Mit dem PDF-Export können Sie eine PDF erstellen, in der alle Ihre Standard-Benutzer mit ihren aktuell vergebenen Portal- und Fahrzeugrechten erfasst sind.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie allgemeine persönliche Einstellungen und Präferenzen für das Modul der Benutzerverwaltung setzen. Setzen Sie hier über Anzahl der Tabelleneinträge, wieviele Einträge in ihrer Tabelle angezeigt werden sollen. Diese Einstellung gilt für alle Tabellen in der Benutzerverwaltung, kann  aber jederzeit über die Auswahlbox direkt über einer Tabelle geändert werden. Dort ist diese Einstellung aber nur temporär und nur für diese Tabelle gültig.

Quickbar

Icon	Bezeichnung	Inhalt
	PDF-Export	generiert einen PDF-Export mit einer Benutzerübersicht
	QuickLink	erstellen Sie QuickLinks zu dieser Seite
	Hilfe	Leitet Sie auf diese Seite

Details zu den einzelnen Portal - u. Fahrzeugrechten finden sie hier:Dokumente

Add new user

To add a new user, click on the appropriate symbol in the Benutzerverwaltungv2. Enter the name of the user, and an email address, where to send the registration mail. To avoid mistakes you have to  onfirm the email address. Additionally the date range for your new users has to be entered. Out of this range the user is not possible to access the Yellowfox portal.

Registration Mail

Click send on registration mail for the user you want to send the registration data, and confirm the action. The user receives an mail with following content:

Hallo Herr Meier,

hiermit erhalten Sie ihr Login für das YellowFox Ortungsportal.

Gültig ab: 26.08.2008, 00:00

Gültig bis: 27.08.2008, 23:59

Login-Link: <http://map.yellowfox.de/gprsv2/index.asp?subaction=setlang&amp;language=deu&amp;action=login&amp;tmpuser=XYZ>

Dieser Link wurde Ihnen gesendet von:

Firma: YellowFox GmbH

Person: Mustermann, Max

Strasse: Zum Tälchen 3

PLZ, Ort: 01723,Kesselsdorf

Telefon: 000000

Email: max.mustermann@yellowfox.de

Your user can now access the Yellowfox portal by following the provided Login-Link.

Portal rights

It is possible to grant rights for limited users similiar to standard users, except the following rights, you cannot grant:

• is administrator
• alert manager
• delete positiondata
• view invoice information

Vehicle rights

It is possible to grant rights for limited users similiar to standard users, except the following rights, you cannot grant:

• change settings

Change user settings

By clicking on settings for an limited user, you are able to change emailaddress and the date range for access. Additionally you can lock or unlock a limited user immediately.

Pls be aware, unlocked users can access the Yellowfox portal still in the given date range.

Documents

Details to portal rights and vehicle rights you can find here: