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Mittels der Dateiablage können Sie Ihre Anhänge verwalten. Sie benötigen das Portalrecht Dateiablage um dieses Modul zu nutzen. Sie müssen Anhänge mindestens sehen können, um auf die globale Ablage zugreifen zu können.
BeschreibungDie Dateiablage ermöglicht es Ihnen Dateien bei YellowFox hochzuladen, zu verwalten und auf diese an verschiedenen Stellen des Portals zuzugreifen. Dies ist zum Beispiel nützlich, um einem Fahrer zusätzliche Informationen zukommen zu lassen. Über die Dateiablage können beliebig viele Dateien verwaltet werden. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung steht. Dieser ist abhängig von den Ihnen gebuchten Tarifoptionen. Der Funktionsumfang ist abhängig von Ihrer Rechtestufe für das Portalrecht Dateiablage. Mit der Stufe sehen können Sie lediglich die Verzeichnisstruktur öffnen. Sie benötigen die Stufe versenden, um die Dateien in anderen Modulen anhängen zu können. Erst mit der Stufe verwalten sind Sie in der Lage selbst Dateien hochzuladen und Änderungen an bestehenden Dateien und Verzeichnissen vorzunehmen. VerwaltungDie Verwaltung ist über das Hauptmenü Kommunikation → Dateiablage → Verwaltung erreichbar. Hier können Sie Dateien hoch- und runterladen, sowie Ihre Verzeichnisstruktur verwalten. VerzeichnisstrukturStandardmäßig besteht Ihre Dateiablage aus einem Startverzeichnis und den Ordnern Papierkorb, Temporäre Dateien und Uploads. Diese Ordner können Sie umbenennen, aber nicht löschen. Sie können jedoch weitere Ordner hinzufügen. Fahren Sie dazu mit der Maus über das Haus-Symbol links oben und wählen Verzeichnis hinzufügen. Es wird ein neuer Ordner im aktuellen Verzeichnis angelegt. Dieser heißt standardmäßig Neuer Ordner. Sie können den Dateinamen unmittelbar editieren. Um in Ihrer Verzeichnisstruktur zu navigieren, klicken Sie einen Ordner an. Um zur höheren Ebene zurückzugehen, klicken Sie die gewünschte Ebene im oben angezeigten Dateipfad an oder kehren Sie über das Haus-Symbol in das Startverzeichnis zurück. Benutzerdefinierte Ordner können umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den gesamten Ordner als ZIP-Datei zu exportieren. Diese Aktionen sind über das Aktionsmenü rechts des jeweiligen Ordners erreichbar. Über die Aktion Änderungshistorie sind alle Änderungen die bisher an diesem Verzeichnis getan wurden einsehbar. DateienHochladenUm eine neue Datei hochzuladen, fahren Sie mit der Maus über das Haus-Symbol links oben und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü Dateien hochladen aus. Es öffnet sich die Dateiverwaltung Ihres Computers. Wählen Sie hier die Dateien aus, welche Sie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die folgenden Dateitypen unterstützt werden:
Dateien können maximal 1.5MB groß sein. Den Status Ihres Uploads erkennen Sie in der Hauptmenüleiste. Wenn Sie gerade in Begriff sind, eine neue Nachricht oder einen neuen Auftrag über die entsprechenden Module anzulegen, haben Sie weiterhin die Möglichkeit direkt von dort aus Dateien anzufügen. Diese werden automatisch der Dateiablage hinzugefügt und landen im Ordner Temporäre Dateien. VerwaltenExistierende Dateien können umbenannt, verschoben, gelöscht oder heruntergeladen werden. Diese Aktionen sind über das Aktionsmenü rechts der jeweiligen Datei erreichbar. Über die Aktion Änderungshistorie sind außerdem alle Änderungen die bisher an dieser Datei getan wurden einsehbar. Eine gelöschte Datei landet zunächst im Papierkorb. Nach 30 Tagen wird sie endgültig gelöscht. Vorher haben Sie die Möglichkeit die Datei über das Aktionsmenü wiederherzustellen. Danach Geschieht das nicht und die 30 Tage sind abgelaufen, ist diese Datei endgültig nicht mehr verfügbar. Wurde diese Datei einmal angehangen, so werden Sie an der entsprechenden Stelle im Portal immer noch den Dateinamen sehen können. Sie können die Datei jedoch nicht mehr öffnen oder herunterladen. Um manuell eine Datei unwiderruflich aus dem Papierkorb zu löschen, steht Ihnen für die entsprechenden Dateien die zusätzliche Funktion unwiderruflich löschen zur Verfügung. Alternativ können Sie über das Haus-Symbol oben links den gesamten Papierkorb leeren. Dateien nutzenHochgeladene Dateien können an Nachrichten und Aufträge angehangen werden. Es können jeweils maximal 3 6 Dateien mit insgesamt maximal 5MB 9MB angehangen werden. Über die Eingabemasken Auftrag erstellen bzw. Nachricht senden kann jeweils die Dateiablage erreicht und Dateien ausgewählt werden. Per Drag-and-Drop können außerdem neue Dateien hinzugefügt werden. Weiterhin ist es auch möglich aus dem Portal Chat bestehende Dateien anzuhängen. Klicken Sie dazu auf das Büroklammer-Symbol in der Nachrichtenleiste. In der Nachrichten- und Auftragsverwaltung können Sie sich optional die angehangenen Dateien als eigene Spalte anzeigen lassen. Klicken Sie auf einen Dateinamen um eine Datei herunterzuladen. Für Bilddateien öffnet sich zunächst ein Vorschaufenster. Beachten Sie, dass ausschließlich Displays mit einer kompatiblen Fleet App Version Dateianhänge empfangen können. |
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Administrate your attachments by using the file storage. You need the portal right file storage to use this module. You have to have at least the right to see files, to be able to access the global file storage.
DescriptionUse the file storage to upload files to YellowFox, administrate them and access them from different points of the portal. This might be useful to give some additional info to a driver. You can upload an arbitrary amount of files. But please notice that the storage space is limited. This depends on your booked tariff options. The function range depends on your right level for the file storage. With see level you can only open the directory structure. You need the level send to be able to attach files in other modules. Only with manage level you will be able to upload new files and make changes to existing files and directories. AdministrationAdministration can be accessed by main menu communication → file storage → administration. Here you can up- and download files and administrate your directory structure. Directory structureBy default your file storage consists of a root directory and the folders bin, temporary files and uploads. You can rename these folders but you can not delete them. Anyway you can add new directories. To do so hover the house symbol on top left and click add directory. A new directory will be added to currently open directory. It is called new folder by default. You can edit the name immediately. To navigate through your directory click on a folder. To go back to previous level click on it in the displayed file structure above or go back to root by the house symbol. User defined directories can be renamed, moved or deleted. Furthermore you are able to export the whole folder to a ZIP archive. These actions are available by action menu on the right side of each folder. You can view all changes that were done to a directory by clicking on change history action. FilesUploadTo upload anew a new file, hove hover the house symbol on top left and click on add files in the menu. The file system of your computer will open. Select the files you want to upload. Please notice that only the following file types are supported:
Furthermore files should not be bigger than 1.5MB. The status of your upload is displayed in main menu bar. If you are creating a message or order by using the respective modules, you are also able to upload data from there. These files will be automatically added to file storage into the temporary files directory. AdministrateExisting files can be renamed, moved, deleted or downloaded. These actions are available by action menu on right side of each file. Furthermore you can view all previous changes to this file by change history action. A deleted file will be moved to bin first. After 30 days it will be removed ultimately. Before that you can restore the file by using the action menu. If you do not do this and the 30 days are due, the file will not be available anymore. If you attached the file somewhere you will still be able to see the file name at the respective parts of the portal, but you can not view or download it. To manually ultimately delete a file from bin, there is an additional option ultimately delete for these files. To clear the whole bin, hover the house symbol on top left and click on clear bin. Use filesUploaded files can be attached to messages or orders. You can attach 6 files at max which altogether should not exceed 9MB. You can access the file storage from the input masks of create order resp. send message. You can also use drag and drop to add new files. Furthermore you can attach existing files in portal chat. Click on the paperclip symbol in message input field to do so. In message and order management you can view the attached files in an optional column. Click on a file name to download the file. Image files will open a preview first. Please notice that only displays with a compatible Fleet App version can receive file attachments. |