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Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Es werden Abfahrtsort, -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen. Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.
GrundlegendesEin Fahrtenbuch wird immer rückwirkend für einen bestimmten Zeitraum erstellt. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und Sie gelangen in das Hauptmenü des Fahrtenbuchs. Zu Beginn ist für kein Fahrzeug ein Fahrtenbuch angelegt. Daher müssen Sie nach der Fahrzeugauswahl zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neues Fahrtenbuch hinzufügen". Sollten Sie nur 1 Fahrzeug in Ihrem Fahrzeugpool haben, wird dieses automatisch ausgewählt. Ein Fahrtenbuch kann nur bis zu dem Zeitpunkt des letzten Kilometerstandsabgleiches durchgeführt werden. Ein neues Fahrtenbuch erstellenIm ersten Schritt wird Ihnen der aktuell im Portal bekannte Kilometerstand und das Datum des letzten Kilometerstandsetzens angezeigt. Sie haben die Möglichkeit mit einem neuen Abgleich fortzufahren ("Kilometerstand angleichen") oder ohne einen neuen Abgleich ("weiter ohne Abgleich"). Im zweiten Schritt wählen Sie bitte den Zeitraum aus den das Fahrtenbuch umfassen soll, um den Monat März als Fahrtenbuch zu erstellen z.B. vom 1.3.20XX bis 31.3.20XX. Das Enddatum muss mindestens einen Tag in der Vergangenheit liegen, Fahrtenbücher können nur bis "gestern" erstellt werden. Hinzukommend können Sie kurze Stopps automatisch ausblenden, indem Sie die Maximalzeitspanne eines auszublendenen auszublendenden Stopps angeben. Alternativ können Sie auch Fahrten mit 0km Distanz ausblenden lassen. Wenn Sie alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben haben wird nun das Fahrtenbuch für den gewählten Zeitraum erstellt und im Anschluss zur Überprüfung angezeigt. FahrernameWar zum Zeitpunkt des "Zündung aus" Signales ein Fahrer am Fahrzeug angemeldet, wird der Fahrername vorbelegt. FahrtzweckJe nachdem welcher Schalter/ welcher Status gesendet wurde wird dieser bei Erstellung des Fahrtenbuches vorbelegt.
Vorrang hat die Privatfahrt vor der Heimfahrt, danach die Dienstfahrt, anschließend die beiden benutzerdefinierten Arten! Bei den benutzerdefinierten Zweckarten werden in der PDF Ausgabe keine Summen gebildet! Fahrtenbuch bearbeitenWählen Sie ein Fahrzeug um eine Liste aller Fahrtenbücher dieses Fahrzeuges zu erhalten. Falls hier keine Fahrtenbücher angezeigt werden, müssen Sie zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie auf "Fahrtenbuch bearbeiten/prüfen" um ein bereits erstelltes Fahrtenbuch zu laden. Das YellowFox Portal prüft beim öffnen Öffnen eines Fahrtenbuches automatisch auf inhaltliche Fehler und signalisiert diese zum einen durch eine Meldung, zum Anderen anderen durch rotes markieren der betreffenden Einträge. Ein möglicher Fehler ist z.B. eine Abweichung zwischem zwischen dem End-Kilometerstand einer Fahrt und dem Anfangskilometerstand der nächsten. Hier müssen sie manuell die Kilometerstände angleichen. Welche Daten können bearbeitet werden?
Welche Funktionen haben die einzelnen Links?
Denken Sie daran, Änderungen am Fahrtenbuch immer mit "speichern" zu bestätigen. Fahrtenbuch exportierenLogging
Die Fahrtenbucheinträge können direkt durch Anklicken oder durch einen Klick auf das "bearbeiten"-Symbol am Ende einer Zeile bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus können Sie alle Felder eine Fahrt ändern und speichern. Jede Änderung wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben protokolliert. Hinzukommen können Sie unter der Auswahl "weitere Aktionen" die folgenden Schritte vornehmen
ÄnderungshistorieJede Änderung, die im Fahrtenbuch durchgeführt wird, kann automatisch mitgeschrieben werden. Für mehr Informationen wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an unseren Innendienst.Support. Fahrtenbuch exportierenUm ein Fahrtenbuch Druckfertig zu machen, klicken Sie bitte in der Fahrtenbuchübersicht auf "Fahrtenbuch exportieren". Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie ein Auswertungsjahr und Ausgabedetails individuell konfigurieren können. Klicken Sie auf "PDF erstellen" um sich eine PDF generieren zu lassen. Des weiteren besteht die Möglichkeit das Fahrtenbuch für internen Gebrauch als Excel zu exportieren. FahrtenbuchüberwachungDie Fahrtenbuchüberwachung gibt in grafischer Form einen Überblick über die Erstellungsfristen von Fahrtenbucheinträgen. Je länger die dargestellte Balken, desto länger wurde keine Fahrtenbuch für das angezeigte Fahrzeug erstellt.
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A log book documenting the periods with a vehicle routes and the reason for the trip. There are (distance traveled) and the purpose of travel registered place of departure, place of birth, driver, mileage at the beginning and end of the ride. It can be used for submission to the police, the tax office or in company.
UnderstandingA logbook is always retroactively created for a specific period of time. Select the vehicle you want and you get to the main menu of the logbook. At the beginning is created, no vehicle a logbook. Therefore, you must follow the vehicle selection to create a new log book first. Click on the button "New logbook for vehicle XY". If you have only one vehicle in your vehicle pool, this is automatically selected. A logbook can be carried out only up to the time of the last mileage synchronization. FunctionsSelect a vehicle to use the logbook functions. | |||||||||||
Schaltflächen: | |||||||||||
new logbook | creates a new logbook | ||||||||||
help | opens this help site | quicklink | create a quicklink for the logbook module|||||||||
edit | edits the logbook or the drive | ||||||||||
delete | deletes the logbook | ||||||||||
save | saves the drive | ||||||||||
map | show the end position of this drive | ||||||||||
merge | bring this drive together with the previous drive | ||||||||||
back | leave logbook and go back to the main overview | ||||||||||
print/export | export as pdf |
weitere Aktion | Beschreibung |
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add new drive | insert a new and empty drive between the current drive and the previous drive |
connect with previous drive | merge the current drive with the previous drive to one single drive |
administrate logbook states | switch to the administration dialog of logbook states(eg. officially, private, home,...) |
new address book entry | add the current driving destination to address book. Therefore the new address will be detected automatically on the next logbooks |
delete drive | delete the current drive |
add new personell | Open a dialog to add a new personell. Please follow the instructions and insert a name and personell-key to generate a new one. |
History of changes
Any change that is made in the logbook may be automatically logged. For more information please call with confidence to our office staff.
Export
To finish a logbook, click in the main view on the "export logbook" button. Please select a year of issue and take a choice of the different options. Generate the PDF on pressing the "create PDF" button. Furthermore, it is possible to export the logbook for internal use as Excel.
Logbook monitoring
The logbook monitoring gives a greaphically overview about the time period until last logbook entry. The length of a bar, means how much time the last logbook entry was ago.