Im Menüpunkt Formulare haben Sie die Möglichkeit benutzerdefinierte Formulare anzulegen, diese Ihren Fahrzeugen zuzuweisen und übertragene Daten zu verwalten.

Formularrecherche

In der Formularrecherche können Sie bereits ausgefüllte und übermittelte Formulare anzeigen und innerhalb dieser recherchieren.

Rechercheansichten

Sie haben die Auswahl zwischen drei verschiedenen Ansichten:

• Zusammenfassung
• Vollständige Ansicht
• Scrollbare Ansicht

Die Ansichten unterscheiden sich dabei darin, in welcher Form die Formulardaten angezeigt werden. In der Zusammenfassung werden alle Formulardaten in einer gemeinsamen Spalte zusammengefasst. Die Vollständige Ansicht legt pro Formularfeld eine eigene Spalte an. Je nach Größe Ihres Formulars, kann dadurch eine horizontale Verschiebung nötig werden um alle Einträge zu betrachten. Sie haben daher die Möglichkeit innerhalb der Tabelle horizontal zu scrollen. Die Scrollbare Ansicht erweitert die Vollständige Ansicht um statische Tabellenspalten. Wenn Sie nun innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, bleiben dabei alle Spalten, die keine Einträge zu Formulardaten enthalten, statisch an ihrer Bildschirmposition stehen und Sie scrollen ausschließlich durch die Formulardaten-Einträge.

Die Ansicht können Sie jederzeit wechseln.

Ihre präferierte Ansicht, die bei Aufruf des Moduls angezeigt werden soll, können Sie unter Einstellungen festlegen. Hier können Sie ebenfalls festlegen, wie viele Tabelleneinträge Sie pro Seite angezeigt haben möchten.

Andere Bedienelemente bleiben von der Auswahl der Ansicht unverändert. 

In der Recherche wird für jedes Formular die fortlaufende Formularnummer angezeigt. Diese wird automatisch beim Erstellen des Formulars generiert und dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal für ein ausgefülltes Formular. So können Sie auch später jederzeit das richtige Formular wieder finden. Diese Nummer wird in allen Rechercheansichten und Exporten angezeigt.

Die Formularrecherche verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:

Schaltflächen der Quickbar
	Export	Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet.
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Recherche nach auswählbaren Suchkriterien

Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen Freitext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.

Alle Suchkriterien sind über ein logisches UND miteinander verknüpft.

Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte.  Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. In der vollständigen und der scrollbaren Ansicht werden Sie dazu aufgefordert einen Formulartyp auszuwählen und bekommen dabei nur die Formularentwürfe vorgeschlagen, die im gewählten Zeitraum ausgefüllt wurden. In der Zusammenfassungs-Ansicht werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.

Negativrecherche

Als Negativrecherche werden die Recherchemethoden vom Fahrzeug nicht übermittelte Formulare und vom Fahrer nicht übermittelte Formulare bezeichnet.

Diese erzeugen eine andere Tabellenansicht, als die Methode nach ausgefüllten Formularen suchen. Als Spalten werden dabei ausschließlich das Fahrzeug bzw. der Fahrer und der entsprechende Status angezeigt. Der Status wird unterschieden in  nicht übermittelt und wurde übermittelt. Werden keine weiteren Filtereinstellungen festgelegt, so wird für jedes Fahrzeug bzw. jeden Fahrer geschaut, ob Formulare im gewählten Zeitraum übermittelt wurden oder nicht. Dabei ist irrelevant, ob dem Fahrzeug überhaupt Formulare zugewiesen wurden. Wird ein bestimmter Formulartyp ausgewählt, so werden hingegen nur Fahrzeuge betrachtet, die dieses Formular zugewiesen haben. Ebenso ist es möglich, nur auf bestimmte Fahrzeuge einzugrenzen.

Da Fahrern kein Formular persönlich zugewiesen werden kann, werden in dieser Recherchemethode stets alle Fahrer betrachtet, es sei denn es wird über die Filter auf einen bestimmten Fahrer eingegrenzt.

Für die Negativrecherche liegen keine unterschiedlichen Rechercheansichten vor.

Exporte

Sie haben die Möglichkeit, das Rechercheergebnis der Formular- und der Negativrecherche zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:

• PDF
• Excel
• CSV

Um alle Formulare zu exportieren, nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche der Quickbar. Dabei werden alle Filterkriterien angewandt, die Sie derzeit aktiviert haben.

Um ein einzelnes Formular zu exportieren, wählen Sie die entsprechende Aktion in der Aktionsspalte oder in der Formulardetailansicht aus. Für einzelne Formulare ist kein CSV Export möglich.

Funktionen für einzelne Formulare

Sie haben verschiedene Möglichkeiten mit einzelnen Formularen zu interagieren. Öffnen Sie dazu das Aktionsmenü in der Aktionsspalte des Formulars, auf welches sie zugreifen wollen. Es stehen Ihnen dabei folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktionen
	Formulardetails anzeigen	Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulars.
	Auf Karte anzeigen	Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt oder bestand beim Ausfüllen keine GPS-Verbindung, so ist keine Position verfügbar.
	Formular bearbeiten	Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunkt, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen.
	Statistik anzeigen	Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor.
	Formular als PDF exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als PDF.
	Formular als Excel exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei.
	Formular löschen	Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung.

Formular über Portal erfassen

Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Formular hinzufügen.  Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein ausgefülltes Formular erfasst werden.

Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden. 

Wenn der Fahrer oder ein Feld dabei als Pflichteingabe im Formularentwurf definiert wurde, so ist  das entsprechende Feld mit einem Sternchen * gekennzeichnet.

Formulare, die über das Portal angelegt wurden, werden in der Tabellenansicht mit einem  und dem Namen des erstellenden Portalnutzers hinter dem Formularnamen markiert.

Formularverwaltung

In der Formularverwaltung ist es möglich Formularvorlagen zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Diese Vorlagen können Fahrzeugen zugewiesen und mit diesen synchronisiert werden.

Übersichtsansichten

Für die Verwaltung der Formularvorlagen gibt es 2 verschiedene Ansichten. Es gibt die Formularansicht und die Fahrzeugansicht. Dabei werden die jeweiligen Zuweisungen anhand der Ansicht aufgeschlüsselt und die möglichen Aktionen unterschieden. Um die Ansicht zu wechseln benutzen Sie die Schalter Formulare und Fahrzeuge direkt über dem Tabellenkopf.

Beide Ansichten besitzen gleiche Grundfunktionalitäten. Dazu zählen die Bedienelemente am oberen Rand. Neben einer einfachen Klartextsuche, stehen Ihnen folgende Bedienflächen zur Verfügung:

Existieren derzeit Zuweisungen, welche noch nicht an das entsprechende Fahrzeug übertragen werden konnten, so wird Ihnen zusätzlich ein Hinweis über der Ansicht angezeigt. Dieser ermöglicht Ihnen durch Anklicken die Übertragung aller ausstehenden Zuweisungen anzustoßen. 

Die Formularverwaltung verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:

Schaltflächen der Quickbar
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Formularansicht

In der Formularansicht werden alle Formulare in Tabellenform aufgelistet. In der Spalte Fahrzeuge werden alle Fahrzeuge dargestellt, denen das jeweilige Formular zugewiesen ist. Anhand der Darstellung des Fahrzeuges ist der Zustand der Synchronisation ersichtlich.

Es werden dabei drei Status unterschieden:

Durch klicken auf das 'X'-Symbol des jeweiligen Fahrzeuges können Sie die Zuweisung zu diesem Formular löschen.

Weiterhin stehen Ihnen verschiedene Aktionen für einzelne Formulare zur Verfügung. Öffnen Sie dafür das Bedienelement in der Aktionsspalte der Tabelle. Folgende Aktionen werden hierbei unterschieden:

Fahrzeugansicht

In der Fahrzeugansicht wird anhand aller verfügbaren Fahrzeuge sortiert. In der Formularspalte werden analog zur Formularansicht alle diesem Fahrzeug zugewiesenen Formulare angezeigt.

Der Status der Formulare wird analog zu den Fahrzeug-Status unterschieden:

Durch klicken auf das 'X'-Symbol des jeweiligen Formulars können Sie die Zuweisung zu diesem Fahrzeug löschen.

Weiterhin stehen Ihnen verschiedene Aktionen für einzelne Fahrzeuge zur Verfügung. Öffnen Sie dafür das Bedienelement in der Aktionsspalte der Tabelle. Folgende Aktionen werden hierbei unterschieden:

Aktionen
	Formularzuweisungen bearbeiten	Öffnet einen Dialog zur Anzeige aller Formularzuweisungen dieses Fahrzeuges. Hier können Sie Formulare hinzufügen, löschen und die Reihenfolge ändern, in der diese auf dem Display angezeigt werden sollen.
	alle Formulare senden	Sendet allez ugewiesenen Formulare erneut an das gewählte Fahrzeug.
	Formularzuweisungen kopieren	Kopieren Sie alle Zuweisungen dieses Fahrzeuges und weisen Sie diese einem anderen Fahrzeug ebenfalls zu. Die alten Zuweisungen des ausgewählten Fahrzeuges werden dabei überschrieben.
	Formular löschen	Löscht alle Formularzuweisungen von diesem Fahrzeug.

Formularentwurf anlegen

Um ein neues Formular anzulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche oben links. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie Ihr Formular entwerfen können. Dieser Formulareditor wird ebenso zum Bearbeiten von bereits erstellten Formularen verwendet.

Legen Sie zunächst einen Formularnamen fest. Dieser ist Pflicht und muss unter all Ihren Formularen einzigartig sein. Wählen Sie anschließend aus, ob der Fahrer angemeldet sein muss, um dieses Formular auszufüllen. Danach können Sie über den Interaktionsbereich Ihr Formular frei gestalten. Ziehen Sie dazu einen Formularfeldtyp von rechts in den Interaktionsbereich oder klicken Sie einfach darauf, um Ihn automatisch zum Interaktionsbereich hinzuzufügen.  Es werden folgende Feldtypen unterschieden:

Um ein Formularfeld anzupassen, fahren Sie mit der Maus Um ein Formularfeld anzupassen, fahren Sie mit der Maus über das entsprechende Feld und klicken Sie anschließend auf   Bearbeiten. Hier können Sie die Beschriftung des Feldes ändern und angeben, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt. Je nach Feldtyp stehen Ihnen außerdem weitere Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um ein Feld zu entfernen, drücken Sie auf Element entfernen.  Um ein weiteres Feld mit gleicher Konfiguration anzulegen, können Sie auf  Kopieren klicken. Möchten Sie die Reihenfolge der Felder ändern, so klicken Sie auf das entsprechende Feld und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Position. Je nachdem welche Displaytypen Sie im Einsatz in Ihrem Unternehmen haben, kann es Einschränkungen bei der Auswahl von Feldtypen geben und auch bei der maximalen Feldanzahl.

Um eine Kopie des Formulars per E-Mail übermittelt zu bekommen, wenn es von einem Benutzer an einem Display ausgefüllt wurde, können Sie anschließend entsprechende Adressen angeben. Sie haben die Möglichkeit bestehende Kontaktdaten aus Ihrem Adressbuch auszuwählen oder einen neuen Empfänger einzutragen. Drücken Sie anschließend auf Speichern und weiter, wenn Sie mit Ihrem Entwurf zufrieden sind.

Im nächsten Schritt können Sie das neue Formular Fahrzeugen zuweisen. Wählen Sie die entsprechenden Fahrzeuge in der Übersicht aus. Nicht jeder Formularentwurf kann an jedes Display übertragen werden. Die Zahl der Felder und die gewählten Feldtypen schränken die Fahrzeugauswahl auf kompatible Fahrzeuge ein. Wenn Sie das Formular vorerst keinem Fahrzeug zuweisen wollen, so klicken Sie einfach auf Zuweisungen anlegen. Dies ist nötig damit Ihr neues Formular gespeichert werden kann. Ein Schließen oder Abbrechen des Dialogs an dieser Stelle führt zum Verlust Ihres neuen Formulars!  

Nach Bestätigung wird Ihr neues Formular gespeichert und ggf. an die ausgewählten Fahrzeuge gesendet. Sie können den Assistenten nun schließen.

Zuweisung eines Formulars

Formulare können nur einem Fahrzeug zugewiesen werden, für welches Sie die Rechte besitzen und an welche ein kompatibles Display angeschlossen ist. Die Anzahl der Felder in einem Formular beschränkt die Auswahl an Fahrzeugen ebenso, wie die verwendeten Feldtypen und ob ein Fahrer beim Ausfüllen des Formulars angemeldet sein muss. Wenn Sie für bestimmte Feldtypen kein kompatibles Fahrzeug mit Display besitzen, dann werden Ihnen diese Feldtypen auch nicht zur Auswahl im Formulareditor angeboten.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie Ihre präferierten Ansichtseinstellungen festlegen. Setzen Sie hier die Anzahl an Einträgen, welche standardmäßig in allen Tabellen pro Seite angezeigt werden sollen und legen Sie fest, welche Ansicht standardmäßig bei Aufruf der Formularrecherche vorausgewählt sein soll.

In menu point forms you have the opportunity to create custom forms, assign it to your vehicles and administrate transmitted data.

Form research

In form research you can view already filled-in and transmitted forms and do research within them.

Research view

You can choose between three different views:

• summary
• detailed view
• scrollable view

The views differ by how they display the form data. In summary all form data is summarized into a single column. The detailed view sets one column per form field. Depending on the size of your form, horizontal scrolling might be needed. Scrollable view extends the detailed view by static columns. If you now scroll horizontally inside your table, all columns that don't contain form data stick to their static position, making you scroll only inside of form data entries.

You can change the view at any time.

Your preferred view which should be shown on starting the module can be set in the settings. Here you can also specify how many table rows should be shown per page.All other controls are not altered by choosing a viewbe shown per page.

All other controls are not altered by choosing a view.

In the recherche view you can see the cinsecutive number of each form. This is generated during filling the form and is an unique identifier for each form. This helps you to always find the correct filled form. This number is displayed in all recherche views and exports.

Furthermore the form research has the following functions inside the Quickbar:

Quickbar controls
	Export	Here you can export all form data as PDF, Excel or CSV. The current filter options are used to restrict the data.
	Set Quicklink	Set page as QuickLink.
	Help	Open help page in documentation.

Research by selectable search criteria

To filter within displayed forms, you can use the search on top of the page. Click on show advanced search, to be able to select other criteria besides free text search. Overall there are the following search criteria:

All search criteria can be linked by a logically AND operator.

Within your search result you can also sort by a specific column. To do so, click on the head of the respective table column. Sorting by action column is not possible. You can only sort by form data, if you are currently filtering by a form type. In detailed and scrollable view you are prompted to pick a form type from the set of forms which were filled in the specified time range. In summary view you are prompted to pick the entry by which the table should be sorted.

Negative research

A negative research is characterized by the research methods not sent by assigned vehicles and not filled in by driver.

These methods create different table view than the method for filled forms. As columns there are only the vehicle resp. driver and the corresponding status shown. The status is distinguished between  not transmitted and  was transmitted. If there are no other filter options set, the system will check for each vehicle resp. driver if there were any forms transmitted while the specified time range or not. It is irelevant if the vehicle has any forms assigned to it at all. If a specific form type was selected, only vehicles that have this form assigned will be taken into account. It is also possible to restrict the search to specific vehicles.

As forms can not be assigned to a driver personally, in this research method there will always be all drivers taken into account, as long as there is not a specific driver selected in the search criteria.

There are no different research views for the negative research.

Exports

You can export the research result of form and negative research. You can use the following formats:

• PDF
• Excel
• CSV

To export all forms you can use the control at the Quickbar. All filter criteria which are currently active will be used for the export.

To export a single form, click on the respective action in the action column or in the form details dialog. For single forms there is no CSV export possible.

Functions for single forms

You have different options to interact with single forms. Open the action menu in the action column of the table of the form you want to interact with. You can choose between the following actions:

actions
	show form details	Shows all details and available information of the form.
	show on map	Shows the position at which the form was transmitted. If the form was created iside the portal or there was no GPS signal while transmitting, no position is available.
	edit form	Makes it possible to edit form data. You can not change information about the transmission (point of time, vehicle, driver) or the structure of the form.
	show stats	Shows the statistic of all transmitted forms with this form type. You can view a summary per form field. Depending on the form fields type different information can be shown.
	export form as PDF	Exports the selected form as PDF
	export form as Excel	Exports the selected form as Excel file.
	delete form	Deletes the filled form from the management.

Gather form inside portal

On top of the research table on the right side is the control add form.  By using this control, a form can be filled inside the portal.

First you have to choose the form draft, which should be used as template. Next the form data can be edited inside the form editor. You can choose the desired date, vehicle and driver.

If the driver identification or any other form field is mandatory, the respective field will be marked with an asterisk.

Forms that were created inside the portal are marked with  and the name of the portal user who created it after the form name inside the table view.

Form management

In form management it is possible to create form drafts, edit or delete them. These templates can be assigned to vehicles and be synchronized with them.

Overview view

For managing the form drafts there are two different views. There is the form view and the vehicle view. The assignments will be broken down according to the view and be differed in the available actions. To switch views please use the controls forms and vehicles right at top of the table header.

Both views have the same basic functionality. The controls on top number among. Beside a simple free text search, you can use the following controls:

If there are assignments at the moment which could not be synchronized with the vehicle, a hint will be shown additionally. You can start the synchronization of all these assignments by clicking on the hint.

Form management has also these functions in the Quickbar:

controls of Quickbar
	set Quicklink	Set current page as QuickLink.
	Help	Open help page inside of documentation.

Form view

In form view all available forms will be listed inside a table. In the vehicle column there are all vehicles displayed, which have this form assigned. By looking at the design of the vehicle you can see the status of synchronization.

There are three different status:

By clicking the 'x' symbol on each vehicle, you can delete the assignment of this form for this vehicle. Furthermore there a bunch of different actions for single forms. Open the action control inside the action column. There are the following actions:

Vehicle view

In vehicle view the data will be sorted by vehicles. In form column all assigned forms for a vehicle will be shown analogously to the form view.

The status of forms is differed as followed:

By clicking the 'x' symbol on each form, you can delete the assignment of this form for this vehicle. Furthermore there a bunch of different actions for single vehicles. Open the action control inside the action column. There are the following actions:

actions
	edit form assignments	Opens a dialog to show all form assignments of this vehicle. Here you can add forms, delete them and change the order in which they should be shown on the display.
	send all forms	Resends all assigned forms to the vehicle.
	copy form assignments	Copy all assignments of this vehicle and assign them to a different vehicle as well. The old assignments of the selected vehicles will be overwritten.
	delete assignments	Deletes all form assignments of this vehicle.

Create a form draft

To create a new form, click on the control on the top left. A dialog will open where you can design your new form. This form editor is also used to edit an existing draft.

Choose a name for your form first. This is mandatory and must be unique among all your forms. Choose next, if the driver has to be authenticated to fill this form. Afterwards you can design your form inside the interaction area. Drag a form field type from the right to the interaction area or simply click on it to add it to the interaction area. There are the following field types:

To edit a form field, hover with your mouse on the respective field and click on Edit. Here you can edit the label of the field and set the field to mandatory or not. Depending on the field type there are other adaptibilities. To delete a field, click on remove element. To create another field with the same configuration click on  copy. To change the order of fields, click on the respective field and drag it with pressed mouse button to the desired position. According to the display types you use in your company, there may be restrictions which field types you can use for your form draft and how many fields it can have.

To send a copy of a form after it was filled on a display to a mail address, you can enter mail addresses afterwards. You can choose an address from the address book or enter a new recipient. Click on save and next when you are done. 

In the next step you can assign your new form to vehicles. Select the desired vehicles in the overview. Not every form draft can be assigned to every vehicle. The number of used fields and the field types limits the vehicle selection to compatible vehicles. If you do not want to assign the form to any vehicle right now, simply click on create assignments. This is necessary to save your new form. Closing or canceling the dialog in this step will lead to loosing your form!

After confirming, your new form will be saved and sent to the vehicles where applicable. You can now close the assistent.

Draft assignment

You can assign a draft only to vehicles you have rights for and which have a compatible display. The count of used fields limits the vehicle selection like the used field types and if a driver has to be logged in at the display. If you have no compatible displays for specific field types, you don't have the possibility to select these field types.

Settings

Common Settings

In common settings you can set your preferred view settings. Set the number of entries which should be shown in all tables per page and decide which view should be loaded on start of the form research.