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Allgemeines

Die Digitacho Verwaltung ermöglicht den Über das Tacho-Archiv erfolgt der Zugriff und die Kontrolle der Fahrer- und Fahrzeugdateien, welche aus dem digitalen Tachographen ausgelesen wurden.

Info
Je nach Tarif variiert der Umfang der verfügbaren Funktionen.

Panel

title	Inhaltsverzeichnis

Table of Contents

Download / Archiv

Unter diesem Punkt werden die verfügbaren DDD Dateien angezeigt. Wird nur die Downloadfunktion genutzt, sind die fett markierten Dateien noch auf dem eigenen System zu archivieren. Anderenfalls ist hier keine Aktion notwendig und die Markierung kennzeichnet, ob eine Datei bereits exportiert wurde oder nicht.

Die Anzeige lässt sich dabei auf die Merkmale Fahrer, Fahrzeug, Archivierungsstatus, Zeitraum eingrenzen.

Bei Aufruf der Seite werden zunächst alle Dateien angezeigt, welche innerhalb des letzten Monats noch nicht archiviert bzw. exportiert wurden. Diese Einschränkungen lassen sich jederzeit über die entsprechenden Eingabefelder oberhalb der Tabelle anpassen.

Ein Klick auf einen Spaltennamen sorgt dafür, dass die Tabelle nach dieser Spalte sortiert wird.

Eine Besonderheit stellt der Filterbare Zeitraum dar. Wird nach dem Datum des Downloads (aus dem Tacho) gefiltert, werden alle Dateien angezeigt, die im betreffenden Zeitraum vom digitalen Tachographen gesichert wurden. Die Datei enthält dabei in der Regel Daten bis zum Vortag des gewählten Datums.
Der Modus Auswertungszeitraum zeigt die Dateien an, deren Inhalt den gewählten Zeitraum abdeckt. Ist der Zeitraum zu lang, um von einer Datei abgedeckt zu werden, wird ein Satz aus den notwendigen Dateien zusammengestellt, um diesen abzudecken. Ist es nicht möglich den gesamten Zeitraum abzudecken, werden auch keine Dateien angezeigt!

Regulär werden nur Dateien angezeigt, welche neu vom Tacho übertragen und noch nicht archiviert / exportiert wurden. Um bereits archivierte Dateien anzuzeigen, ist ein Ändern des Archivierungsstatus notwendig.

Soll eine einzelne Datei auf den eigenen Computer heruntergeladen werden, wird diese direkt übertragen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, wird eine gepackte Datei im .zip Format angeboten, welche alle gewählten Digitacho Dateien enthält.

Archivstatus

Für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug, zu welchem DDD Dateien archiviert sind, wird hier das Datum der letzten Daten angezeigt und wann spätestens neue Daten abzurufen sind. Zusätzlich erfolgt eine Kennzeichnung, ob innerhalb der heruntergeladenen Daten Aufzeichnungslücken existieren.

Oberhalb der Tabelle ist auch hier die Einschränkung auf bestimmte Fahrer oder Fahrzeuge möglich und die Einschränkung auf Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge mit Daten kann aufgehoben werden. Die Einstellung unbekannte Fahrer ausblenden betrifft Fahrerdateien von Fahrern, deren Personalschlüssel ( bzw. Schlüssel der Fahrerkarte ) noch nicht in der Personaltabelle erfasst sind.

Sobald ein Fahrzeug mit Download-Option verfügbar ist, ist dieser Tab angezeigt.

Angezeigt werden hier alle DDD Dateien, welche im YellowFox Archiv verfügbar sind. Diese Dateien lassen sich auch einzeln oder zusammengefasst herunterladen. Dabei sind die Dateien, welche noch nicht heruntergeladen wurden, fett markiert und es wird zusätzlich im Kopf angezeigt, wie viele der Dateien noch nicht heruntergeladen wurden. Ist kein Tacho-Complete gebucht, müssen die Dateien regelmäßig auf einem eigenen System gesichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Für Tacho-Complete Kunden übernehmen wir die zusätzliche Archivierung an einem 2. Standort, so dass keine Aktion notwendig ist.

In jedem Fall ist der Download notwendig, wenn die Daten behördlich angefragt werden. Um hier je nach Anfrage korrekt zu reagieren gibt es hierbei 2 Zeitraum-Filter.

Wir wollen alle Daten, die innerhalb des letzten halben Jahres gespeichert wurden.
- der korrekte Filter ist dann "Datum des Downloads"
- wir liefern alle Dateien, welche im betreffenden Zeitpunkt vom Tacho ausgelesen wurden
Wir wollen die Aktivitäten vom 01.01. bis 31.03.
- der korrekte Filter ist dann "Auswertungszeitraum"
- die Liste enthält dann nur die jeweils notwendigen Dateien, um den Zeitraum abzudecken und kürzt Überschneidungen soweit möglich

Zur Gruppierung stehen neben den normalen Fahrzeug- und Personalgruppen auch die Eingrenzung auf Unternehmerkarte und Standort zur Verfügung.

Der Filter nach Unternehmerkarte bietet eine einfache Möglichkeit der Gruppierung, wenn an den jeweiligen Standorten unterschiedliche Unternehmerkarten zum Download verwendet werden bzw. die Fahrzeuge auf unterschiedliche Unternehmen gesperrt sind
Der jeweilige Standort eines Fahrers kann in der Personalverwaltung unter dem Punkt "Beschäftigungsort" festgelegt werden.

Wird eine einzelne DDD Datei heruntergeladen, so wird diese direkt ausgeliefert, wählt man hingegen mehrere Dateien, so werden diese in einem .zip Archiv zusammengepackt.

Eine weitere Option im Kopf ist die "Suche nach unbekannten Fahrgestellnummern". Darüber lässt sich eine eindeutige Verbindung von Ortungsbox und Fahrzeug festlegen, so dass die Tacho-Daten auch in anderen Modulen zuverlässig zugeordnet und verwendet werden können.

Archivstatus

Der Archivstatus ermöglicht die schnelle Übersicht, wann die letzten DDD Dateien für einen Fahrer oder ein Fahrzeug geladen wurden. Zusätzlich wird auch jeweils angegeben, bis zu welchem Tag der nächste Download spätestens erfolgen muss.

Analog zum Tab Download/Archiv können auch hier eine Einschränkung auf einzelne Fahrzeug- und Personalgruppen, Unternehmerkarten und Standorte oder Einzelfahrzeuge bzw. -personen erfolgen.

Im Falle von Massenspeicherdateien sind außerdem einige Zusatzinformationen verfügbar:

Prüfung auf Lücken innerhalb des Aufzeichnungszeitraumes
Zeitpunkt der nächsten Tacho-Prüfung
Informationen zur aktiven Unternehmenssperre
Weitere Informationen zu den bisherigen Kalibrierungen als Aktion "technische Daten"

Die Tabelle beinhaltet Die Tabelle beinhaltet außerdem eine Statusspalte. Dabei sind folgende Statusmeldungen definiert:

unbekannt	für den Fahrer oder das Fahrzeug ist liegt keine Downloaddatei innerhalb des letzten Jahres vor
OK	der letzte Download liegt innerhalb des

zlässigen

zulässigen Download Zeitraums
Downloadfrist fast erreicht	die Zeit, bis der nächste Download erfolgen muss, ist fast abgelaufen
Downloadfrist überschritten	der Download hätte bereits erfolgen sollen
unvollständige Daten	innerhalb der verfügbaren Daten ist ein Zeitraum von mindestens einem Tag Länge, für den keine Daten vorliegen (welche Tage betroffen sind, lässt sich in den Details ablesen)

Archivstatus Details

falsche Unternehmenssperre	Das Fahrzeug ist auf eine andere Unternehmerkarte gesperrt, als die Karte, welche zum Download verwendet wurde, es sind daher nicht alle Daten in der Datei verfügbar!
fehlende Daten innerhalb der Archivierungsfrist	wie beim Status "unvollständige Daten" sind hier also Lücken vorhanden. In diesem Fall sind diese Lücken allerdings innerhalb der Archivierungsfrist

Archivstatus Details

Liegt für einen Fahrer oder Fahrzeug mindestens eine Digitacho Datei vor, kann aus der Downloadstatus Tabelle heraus eine Detailansicht aufgerufen werden. Diese Detailansicht besteht aus einem Kalender der eine schnelle Übersicht ermöglicht, welche Datei(en) für Liegt für einen Fahrer oder Fahrzeug mindestens eine Digitach Datei vor, kann aus der Downloadstatus Tabelle heraus eine Detailansicht aufgerufen werden. Diese Detailansicht besteht aus einem Kalender der eine schnelle Übersicht ermöglicht, welche Datei(en) für welchen Tag gespeichert sind oder für welchen Tag diese Daten fehlen. Ist ein Tag grün markiert, liegt hier mindestens eine Datei mit entsprechenden Daten vor. Durch bewegen des Mauszeigers über das jeweilige Kalenderfeld wird eine Liste der Dateien angezeigt, die Daten für diesen Tag enthalten.
Im Falle eines rot markierten Tages liegen uns keine Digitacho Dateien vor.

Dabei gibt es verschiedene Markierungen, je nach Status des Tages.

grau: Der Tag liegt außerhalb des überwachten Zeitraumes. Dies betrifft den Zeitraum vor den ersten Daten und nach den letzten Daten (sofern die Downloadfrist noch nicht überschritten wurde)
grün: Für diesen Tag liegt mindestens eine valide Massenspeicherdatei vor
hellblau: für diesen Tag liegt keine Massenspeicherdatei vor, aber es wurde ein Grund hinterlegt, warum dies so ist
rot: für diesen Tag liegen keine Massenspeicherdaten vor, ohne Angabe von gründen
- Wird ein Fahrzeug abgegrenzt, wird diese Abgrenzung automatisch als Grund hinterlegt, damit keine manuelle Anpassung erfolgen muss
gelb: Die Datei(en) an diesem Tag weisen eine andere Unternehmersperre auf, die eigentlich notwendigen Fahrtätigkeiten sind also nicht verfügbar.

Zum schnellen finden solcher Zeiträume kann oberhalb des Kalenders eine Zusammenfassung eingeblendet werden, die alle unbekannten und auch alle bereits ignorierten Zeiträume zeigt.

Archivstatus unvollständige Daten

Einen Sonderfall stellt der Status unvollständige Daten dar. Trotz dass immer ein Abgleich mit allen verfügbaren Daten des digitalen Tachographen durchgeführt wird, können Zeiträume entstehen, in denen keine Daten verfügbar sind. Dies kann zum Beispiel durch längere Werkstattaufenthalte bei abgeklemmter oder leerer Batterie oder auch durch Fehlfunktionen des Tachographen passieren.

Der erste Schritt, um einen Fehler durch die Übertragung per Ortungsbox auszuschließen, ist in diesem Fall ein manueller Download am Fahrzeug und Upload der Daten. Lässt sich der Datenstand auf diesem Wege nicht vervollständigen, liegt eventuell ein Fehler beim digitalen Tachographen vor, so dass dieser dringend von einer Werkstatt geprüft werden sollte.

Fahrpersonal

Archivstatus Fahrzeug abmelden

Ist ein Fahrzeug nicht mehr im Bestand, wird auch hier nach Ablauf der Downloadfrist ein Fehler angezeigt. Um dem vorzubeugen kann ein solches Fahrzeug direkt von der Überwachung ausgeschlossen werden. Diese Funktion steht als Aktion in der Übersichtsliste zur Verfügung. Wurde die Downloadfrist bereits überschritten, kann alternativ in der Detailansicht ein beliebiger Tag nach dem letzten Download angeklickt werden. Damit bleibt das Fahrzeug grundlegend in der Liste, um auch eine Recherche älterer Daten durchzuführen, es wird aber kein Fehler gemeldet beziehungsweise wandert das Fahrzeug ans Ende der Liste. Nach Ablauf der 2 jährigen Aufbewahrungsfrist wird das Fahrzeug dann auch nicht mehr gelistet.

Fahrpersonal

Die Bedienung dieser Übersicht entspricht vollständig der Bedienung der Personalverwaltung.
Als Einschränkung werden hier nur Personen angezeigt, für welche als Personalschlüssel der 16-stellige Fahrerschlüssel eingepflegt wurde. Zusätzlich kann die Aufteilung der Tabelle unabhängig von der Personalverwaltung konfiguriert werden, um Die Bedienung dieser Übersicht entspricht vollständig der Bedienung der Personalverwaltung.
Als Einschränkung werden hier nur Personen angezeigt, für welche als Personalschlüssel der 16-stellige Fahrerschlüssel eingepflegt wurde. Zusätzlich kann die Aufteilung der Tabelle unabhängig von der Personalverwaltung konfiguriert werden, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Info

Ein Fahrerschlüssel besteht aus einem festen Teil zur Identifizierung des Fahrers (die ersten 13 Stellen) und einer fortlaufend numerierten Teil. Diese Numerierung umfasst hierbei die letzten 3 Ziffern. Damit ist ein Fahrer auch mit Folgekarten eindeutig identifizierbar. Werden einer Person verschiedene Fahrerschlüssel zugeordnet (Unterschied bei den ersten 13 Stellen) kann keine Berechnung im Archivmodul erfolgen. Es wird dann davon ausgegangen, dass versehentlich die Daten verschiedener Fahrer vermischt wurden!

Andere Tätigkeiten

Im Zuge der Fahrpersonalverordnung muss ein Fahrer bei einer Kontrolle die Aktivitäten der letzten 28 Tage vorweisen können. Während die Fahrtätigkeiten hierbei bzw. ab 01.01.2025 der letzten 56 Tage vorweisen können. Während die Fahrtätigkeiten hierbei durch die Daten des Digitacho abgedeckt werden, muss der Fahrer im Falle anderer Arbeiten, Krankheit oder Urlaub einen Nachweis darüber mitführen. Bei diesem Nachweis handelt es sich um die "Bescheinigung von Tätigkeiten".
Dieses Menü erlaubt die Erstellung derartiger Dokumente, sowie die Überwachung, ob eine Bescheinigung ausgestellt werden muss.

Übersicht

Dazu findet sich unter dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten eine Auflistung aller Fahrer, bei der nacheinander der Status der letzten 28 Tage geprüft wird. Die Prüfung kann dabei 3 verschiedene Ergebnisse zurückliefernzurück liefern.

Status nicht ermittelbar: Für den Fahrer liegen keine Fahrerdaten innerhalb der letzten 28 56 Tage vor.
keine Lücke innerhalb der letzten 28 56 Tage: Die Einträge für den Zeitraum sind vollständig angelegt.
Daten unvollständig: Es wurde Digitacho Daten gefunden aber es gibt Lücken, welche noch nicht erfasst sind.

Relevant ist hier vor allem der 3. Fall. Als Aktion gibt es bei jedem Fahrer die Möglichkeit eine Detailansicht aufzurufen. Diese Ansicht ist gleich dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten Details mit vorausgewähltem Fahrer.

Nach Aufruf der Seite wird die Berechnung der Statusmeldungen gestartet. Solange die Archivverwaltung als solche nicht verlassen wird, bleibt der Datenstand nach dem Ende der Berechnung erhalten. Eine Aktualisierung der Fahrerdaten erfolgt entweder nach einem erneuten Aufruf der Archivverwaltung oder durch Klick auf das Icon zum neuladen der Seite.

Wird ein spezieller Fahrer ausgewählt, werden für diesen Fahrer die detaillierten Buchungsdaten beziehungsweise erstellte Dokumente angezeigt.

Andere Tätigkeiten je Fahrer

Im oberen Bereich sind Buttons zum Neuladen der Seite, anlegen eines neuen Eintrages einer anderen Tätigkeit und zur Umschaltung der Buchungsdaten zwischen grafischer und tabellarischer Ansicht. Eine Rückkehr zur allgemeinen Liste ist durch Änderung des Fahrers auf alle Fahrer.

Nach der Auswahl werden zunächst die Daten des aktuellen sowie des Vormonats geladen und der Zeitraum der letzten 28 Tage angezeigt. Die Tage sind dabei wie folgt markiert:

Markierung	Bedeutung
Image Modified	Für diesen Tag liegen keinerlei Daten vor.
Image Modified	Für diesen Tag liegen Aktivitätsbuchungen vor und die Erstellung eines Dokumentes ist nicht notwendig.
Image Modified	Für diesen Tag sollte eine Bescheinigung über andere Tätigkeiten erstellt werden.

Ein Klick auf den entsprechenden Tag aktualisiert die 3-Tages Ansicht unterhalb des Kalenders und zeigt zur besseren Übersicht neben dem angeklickten Tag auch den vorhergehenden und nachfolgenden Tag mit an.

Liegen für eine Zeitspanne keine Daten vor oder ist eine Zeitspanne als Ruhezeit erfasst, so kann durch Klick auf den jeweiligen Bereich das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrages aufgerufen werden. Wurde die Ansicht auf die tabellarische Ansicht umgeschaltenumgeschaltet, ist für Ruhezeiten das Anlegen eines Eintrages als Aktion hinterlegt.
Auf die beschriebene Art und Weise wird in der Maske zur Erstellung der jeweilige Zeitraum bereits vorausgewählt, so dass nur die jeweilige Tätigkeit ausgewählt werden muss.
Gerade initial sind eventuell noch nicht alle Personalien der Fahrer erfasst. Da diese Personaldaten aber zwingend notwendig sind, werden in diesem Fall Eingabefelder für die jeweils fehlenden Daten eingeblendet. Werden die Fahrerdaten auf diese Weise angegeben erfolgt auch eine Speicherung in der Personaltabelle, so dass die Daten beim nächsten Aufruf nicht erneut angegeben werden müssen.
Im einzelnen handelt es sich dabei um das Geburtsdatum des Fahrers, das Einstellungsdatum des Fahrers sowie ein Ausweisdokument. Zum Abgleich mit dem Ausweisdokument ist die Nummer von Führerschein, Personalausweis oder Reisepass zu hinterlegen. Zur leichteren Bestandspflege der Daten empfiehlt es sich auch das Ablaufdatum des Ausweises zu hinterlegen.

Es ist auch möglich in einem Schritt direkt mehrere Bescheinigungen für unterschiedliche Fahrer zu erstellen. Dazu ist zunächst der 2. Punkt (mehrere Fahrer auswählen) in der Liste der Fahrer auszuwählen. Anschließend wird eine Liste der Fahrer eingeblendet und es können alle die Fahrer angewählt werden, für welche die entsprechende Bescheinigung erstellt werden soll. In diesem Modus ist es nicht möglich, fehlende Fahrerdaten direkt zu hinterlegen.
Wurden ein oder mehrere Fahrer ohne vollständige Daten gefunden, wird ein entsprechender Vermerk angezeigt, und die Liste der entsprechenden Fahrer lässt sich separat anzeigen.

Um die Erfassung der Tätigkeiten zu beschleunigen ist es weiterhin möglich, das Eingabefenster nach dem Speichern nicht zwangsweise zu verlassen. Die Änderung dieses Verhaltens ist durch Klick auf den Pfeil rechts neben dem Speichern Button möglich. Das Eingabefeld kann auch jederzeit durch Klick auf das X unten rechts geschlossen werden.

Wurde nun eine andere Tätigkeit erfasst, ist der entsprechende Zeitraum im grafischen Modus durch einen blauen Balken gekennzeichnet. Im tabellarischen Modus ist ein solcher Eintrag, wie die Pausenzeiten fett gedruckt und durch eine eigene Grafik visualisiert.

Durch Klick auf solche einen Eintrag lassen sich die zugehörigen Daten jederzeit ändern oder löschen.

Verstöße

Ein weiteres Hauptmerkmal der Dateiauswertung ist die Anzeige gefundener Vertöße. Die Berechnung der einzelnen Zeiten erfolgt hierbei ausschließlich auf Basis der DDD Dateien. Daten auf Basis der Digitacho Info Schnittstelle werden nicht berücksichtigt. Daraus ergibt sich, dass die Daten maximal bis zum Vortag vorhanden sind.
In der Tabelle werden alle Verstöße eines Fahrers angezeigt, welche seit Beginn des Vormonats neu hinzugekommen sind. Bereits gedruckte Verstöße werden hierbei nicht beachtet. Für die so ermittelten Verstöße wird ausßerdem ein zu erwartendes Bußgeld laut Bußgeldkatalog angegeben. Da im Katalog eine unterschiedliche Bußgeldhöhe für Fahrer und Unternehmer festgelegt ist, werden die Gelder auch getrennt ausgewiesen. Bei einer Kontrolle hat die BAG in der Praxis jedoch auch einen gewissen Spielraum, so dass statt des Regelsatzes eine Verwarnung ausgesprochen werden kann. Umgekehrt liegt es im Ermessen bei systematischen Übertretungen ein erhöhtes Bußgeld zu verhängen.
Folglich ist das Ergebnis eher als Anhaltspunkt zu verstehen, welche Bußgelder wahrscheinlich im Falle einer Kontrolle in Deutschland verhängt werden.

Analog zur Übersicht der anderen Tätigkeiten ist es auch hier möglich, direkt aus der Übersicht heraus, die Detailansicht für einen konkreten Fahrer aufzurufen.

Verstöße je Fahrer

Die Detailansicht mit Daten eines Fahrers dient der genauen Aufschlüsselung der ermittelten Verstöße.
Für den ausgewählten Fahrer wird dabei jeweils eine Monatsübersicht angezeigt. In dieser Übersicht soll wiederum eine farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kalendertage eine schnelle Übersicht, über die gefundenen Verstöße ermöglichen. Die Farben haben dabei folgende Bedeutung:

Markierung	Bedeutung
Image Removed	An diesem Tag wurden keine Aktivitäten oder nur Ruhezeit gebucht
Image Removed	An diesem Tag wurden Lenk und/oder Arbeitszeiten gebucht, ohne dass ein Fehler gefunden wurde.
Image Removed	An diesem Tag wurde mindestens ein Verstoß festgestellt. Erstreckt sich das beanstandete Ereignis über 2 Tage (zum Beispiel in Form einer zu kurzen Tagesruhezeit) werden beide Tage entsprechend markiert.

Wird ein rot markierter Kalendertag mit der Maus überfahren, wird der entsprechende Verstoß in der darunter angezeigten Tabelle rot markiert.

Diese Tabelle enthält dann die Daten über jeden einzelnen Verstoß. Auch ist hier noch einmal separat ausgewiesen, welcher Verstoß mit welchem Bußgeld im Katalog hinterlegt ist. Wurde ein abweichendes real angefallenes Bußgeld erfasst, so wird dieses stattdessen angegeben.

Wer es noch genauer wissen will, kann auch die Detailansicht für einen einzelnen Verstoß einblenden. Für Verstöße, die einen Zeitraum im Tagesbereich abdecken wird dann eine Grafik mit den einzelnen Buchungen eingeblendet, auf welcher zusätzlich der jeweils beanstandete Bereich markiert wird.
Handelt es sich um wochenbezogene Verstöße, erfolgt eine kompaktere tabellarische Darstellung.

Außerdem ist es möglich auch aus dieser Ansicht heraus entsprechende Belehrungsprotokollen zu den gefundenen Verstößen erzeugen.

Verstöße Druck

Die Belehrungsprotokolle lassen sich aus der Verstoßübersicht und auch aus den Verstoßdetails heraus drucken.
Aus der Übersicht heraus werden nur die Verstöße gedruckt, welche noch nicht vorher ausgedruckt wurden und für die kein Bußgeld von 0€ hinterlegt wurde.
Im Gegensatz dazu ist aus den Verstoßdetails heraus auch ein Nachdruck möglich. Im Falle eines Nachdruckes wird hier die Druckseite wieder mit genau den Verstößen erstellt, wie ursprünglich generiert.
Sollte also ursprünglich ein Dokument mit mehreren Verstößen erstellt worden sein und einer dieser Verstöße soll noch einmal gedruckt werden, wird das eine Seite mit genau den Verstößen generiert, wie beim ersten Druck. Andere Verstöße, die beim ursprünglichen Dokument nicht erfasst, aber eventuell jetzt ausgewählt wurden, werden dann auf eine separate Seite gedruckt.
Somit ist es jederzeit möglich eine Kopie der Dokumente zu erstellen und außerdem muss die Information über geleistete Unterschriften nur einmalig hinterlegt werden und wird dann für alle zugehörigen Verstöße vermerkt.

Inhaltlich ist auf der Druckseite zu jedem Verstoß der Zeitraum, die Vorgabe und der tatsächliche Wert (in Form der Ruhezeit, Fahrzeit, ...) angegeben. Außerdem ist die Art des Verstoßes nebst Verweis zum entsprechenden Gesetzestext vermerkt.

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der geleisteten Lenk- und Arbeitszeiten aller Fahrer mit Digitacho Daten. Nach Auswahl eines Fahrers werden die Lenk-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten des letzten Monats angezeigt. Mittels Button zum Umschalten der Darstellung Image Removed kann ziwschen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden. Die Darstellung entspricht in diesem Fall der Doppelwochenberechnung. Aus der kalendarischen Ansicht heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein.

Auch die Detailansicht ist wiederum in 2 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Von dieser Tabelle lässt sich dann auch in die grafische Darstellung wechseln. Hier werden die einzelnen Zeiten auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Darstellung der Buchungen erfolgt hier analog zur Darstellung der anderen Tätigkeiten.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Uploads

Sollten nicht alle Fahrer- und Fahrzeugdaten per Remote Download abrufbar sein oder auch Daten zur Vervollständigung des Archivs fehlen, so können die entsprechenden Dateien über das Upload Modul in das YellowFox Archiv eingepflegt werden.

Info
Achtung: Hierbei können zusätzliche Kosten entstehen!

Die hinzuzufügenden Dateien müssen die Endung .ddd aufweisen. Der Dateiname hat dabei folgenden Aufbau:

Fahrer:	C_<Jahr><Monat><Tag>_<Stunde><Minute>_<Slot im Tacho>_<Fahrerschlüssel>.ddd
Fahrzeug:	M_<Jahr><Monat><Tag>_<Stunde><Minute>_<Fahrzeug Kennzeichen>_<Fahrgestellnummer>.ddd

Um eine Datei zum Archiv hinzuzufügen, kann entweder der Upload Button (Image Removed) gedrückt werden um dann im Dialog die betreffenden Dateien zu markieren oder die Dateien können einfach mit der Maus auf die Tabelle gezogen werden. In beiden Fällen beginnt direkt danach der Upload. Hierbei dürfen in einem Durchgang bis zu 200 Dateien hinzugefügt werden. Jede einzelne Datei wird direkt beim Upload geprüft, ob die enthaltenen Daten gültig sind. Fehlerhafte Dateien werden dabei nicht archiviert und entsprechend gekennzeichnet. Nach dem Start wird an der Linken Seite oberhalb der Quicklinks der akuelle Fortschritt angezeigt. Ein Klick auf diese Fortschrittsanzeige öffnet eine Detailansicht, in der sich der aktuelle Status jeder einzelnen Datei prüfen lässt.

Eine erfolgreich hochgeladene Datei verbleibt nach Fertigstellung noch 10 Minuten in dieser Liste. Fehlgeschlagene Uploads werden noch 30 Minuten lang angezeigt.

Sobald ein Upload einmal gestartet wurde ist es möglich im Portal normal weiter zu arbeiten. Der Upload läuft dann im Hintergrund einfach weiter. Wird die Seite allerdings mit <F5> neu geladen, werden auch alle offenen Uploads abgebrochen!

Einstellungen

Unter diesem Reiter sind die verschiedene, spezifische Einstellungen zusammenfassend verfügbar.

allgemeine Einstellungen

Als Allgemeine Einstellung kann hier die Anzahl der Tabellenzeilen für die Anzeige der Downloads und der Downloadstatus angepasst werden. Diese Anpassung betrifft die Zeilenzahl beim 1. Aufruf des Moduls. Wird die Anzahl der anzuzeigenden Zeilen zur Laufzeit geändert, bleibt diese Änderung bis zum Logout aktiv.

Menüleiste einstellen

Um den unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht zu werden, lässt sich die Reihenfolge der einzelnen Reiter frei definieren. Außerdem ist es möglich nicht benötigte Reiter aus- und später wieder einzublenden.

Fahrpersonal Tabelle

Für die Übersicht des Fahrpersonals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

andere Tätigkeiten

Im Normalfall werden die Nachweise über andere Tätigkeiten in der aktuellen Portalsprache ausgedruckt. Eine Anpassung der Drucksprache ist entweder einzeln vor jedem Druck möglich. Die jeweils vorausgewählte Sprache kann aber hier auch festgelegt werden. Beispielsweise wenn die Fahrzeuge hauptsächlich im Ausland unterwegs sind.

Warnungen

Wurden für die Ausweisdokumente der Fahrer Gültigkeitsdaten hinterlegt, erlaubt dieses Modul die Erstellung von Warnprofilen. Nähert sich ein Dokument einem Ablaufdatum, wird automatisch eine Portailnachricht oder Email erstellt. Bei Aufruf des Reiters werden zunächst alle erzeugten Profile mit den überwachten Fahrer bzw. Personalgruppen und zugeordneten Empfängern angezeigt.

Wird ein neues Warnprofil erzeugt oder ein bestehendes Warnprofil bearbeitet, öffnet sich eine Eingabemaske die eine Auswahl der zu prüfenden Daten, der Fahrer bzw. Personalgruppen und der Empfänger erlaubt. Dabei wird für jeden Empfänger direkt festgelegt, mit welcher Vorwarnzeit die Meldung erzeugt werden soll. So kann ein Disponent z.B. mit 2 verschiedenen Fristen gewarnt werden und als 3. Empfänger wird für den Ernstfall die Geschäftsleitung informiert. Dabei sind beliebige Kombinationen aus Email und Portalnachricht realisierbar.

Verstoßeinstellungen

Für die Ermittlung der Verstöße und das zu erstellende Belehrungsprotokoll sind hier diverse Einstellungen möglich. Die Bedeutung der Einstellungen ist hier noch einmal jeweils hinter der Einstellung erklärt.

Einstellung	Bedeutung
Arbeitszeitvorgaben	Zusätzlich zu den Lenk- und Ruhezeiten kann hier auch die Kontrolle der Arbeitszeiten (de)aktiviert werden
Aufrüsten vor Fahrtantritt	Vor Fahrtantritt sollte ein Fahrzeug auf Funktion geprüft werden. Diese Prüfung muss dann als Arbeitszeit gebucht werden. Da eine nicht erfolgte Prüfung nicht direkt als Ordnungswidrigkeit erfasst ist, ist die Kontrolle optional.
Belehrungsprotokoll Zusatz	Für die zu erstellenden Belehrungsprotokolle lässt sich hier eine eigene Fußnote hinzufügen.

Archivierungszeitraum

Je nach Verwendungszweck des Archivs variiert die Speicherdauer der Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Der Verwendungszweck lässt sich hier festlegen.

Legende

Image Removed	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrzeugbezogenen Daten
Image Removed	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrerbezogenen Daten
Image Removed	Öffnet die Detailansicht zum entsprechenden Eintrag
Image Removed	Lädt die Datei oder die Dateien des aktuellen Eintrages auf den eigenen Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Removed	Lädt alle ausgewählten Dateien auf den Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Removed	Ein neues Dokument zur Bescheinigung anderer Tätigkeiten erstellen.
Image Removed	Wechsel zwischen tabellarischer und grafischer Darstellung der Buchungen.
Image Removed	Wechsel aus der Detailansicht eines Fahrers im Modul andere Tätigkeiten oder Verstöße zurück zur Liste aller Fahrer.
Image Removed	PDF Dokument mit Belehrungen zu erkannten Verstößen drucken.
Image Removed	Dialog zum hochladen einer oder mehrerer Dateien öffnen

Einstellungen

Zu den anderen Tätigkeiten gibt es noch weitere Einstellungen, welche über den Reiter Einstellungen angepasst werden können:

Einstellung	Beschreibung
Standard Drucksprache	Standardmäßig werden die Nachweise über andere Tätigkeiten in der gewählten Portalsprache gedruckt. Hierüber kann eine abweichende Drucksprache vordefiniert werden, die Sprache kann dabei aber weiterhin pro Dokument geändert werden.
Zeitspanne UNBEKANNT anzeigen	Gesetzlich ist der Fahrer zu einem lückenlosen Nachweis aller Tätigkeiten verpflichtet. Da dies teils schwierig umsetzbar ist, kann bei einer Kontrolle eine gewisse Karenzzeit gewährt werden, wo trotz fehlendem Nachweis keine Verstoß geahndet wird. Gerade mit Rücksicht auf ältere Tachographen, welche keinen Nachtrag für den Vortag erlauben, ist eine erkennbare Tagesruhezeit meist auch ohne Nachtrag oder Nachweis über andere Tätigkeiten geduldet. Gerade im grenzüberschreitenden Verkehr kann wird dies jedoch häufig strenger ausgelegt.
Dokument rückwirkend erstellen	Der Nachweis über andere Tätigkeiten muss dem Fahrer VOR Fahrtantritt maschinell erstellt und unterschrieben mitgegeben werden. Eine nachträgliche Erstellung ist also hier nicht erlaubt. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit kann aber optional auch eine nachträgliche Erstellung freigeschaltet werden, so dass zumindest zu eigenen Archivierungszwecken eine Lückenlose Aufzeichnung existiert.

Filialen

Sollte die Firma auf mehrere Standorte aufgeteilt sein, so kann der jeweilige Disponent unter Einstellungen / Nutzerdaten die jeweilige Filialadresse hinterlegen, damit diese dann korrekt auf dem Dokument hinterlegt wird.

Verstöße

Ein weiteres Hauptmerkmal der Dateiauswertung ist die Anzeige gefundener Verstöße. Die Berechnung der einzelnen Zeiten erfolgt hierbei ausschließlich auf Basis der DDD Dateien. Daten auf Basis der Digitacho Info Schnittstelle werden nicht berücksichtigt. Daraus ergibt sich, dass die Daten maximal bis zum Vortag vorhanden sind.

Übersicht

Die Verstoßübersicht bietet einen Überblick über alle Fahrer, ob und wie viele Verstöße vorliegen und wie diese grob einzuordnen sind. Der vorausgewählte Zeitraum umfasst dabei die letzten 56 Tage und entspricht damit dem Zeitraum, welcher ab 01.01.2025 bei einer Verkehrskontrolle geprüft würde.

Bei Aufruf des Moduls werden alle Verstöße für den laufenden Monat sowie den Vormonat berechnet. Dabei umfasst die Tabelle die Anzahl, die Kosten laut Bußgeldkatalog und den Schweregrad laut EU Verordnung 2016/403. Je nach Anzahl und Schwere der Verstöße gibt es seitens des BAG einen gewissen Ermessensspielraum. Auch kann bei einer Kontrolle separat auf Eingabefehler hingewiesen werden. Daher kann die endgültige Bewertung vom angezeigten Wert abweichen.

Zur besseren Übersicht wird unterschieden, für welche Verstöße bereits ein Belehrungsprotokoll gedruckt wurde und welche neu hinzugekommen sind.

Schweregrade

Schweregrad	Bedeutung
MI	Geringfügiger Verstoß
SI	Schwerwiegender Verstoß
VSI	Sehr schwerwiegender Verstoß
MSI	Schwerster Verstoß

Verstöße je Fahrer

Die Detailansicht mit Daten eines Fahrers dient der genauen Aufschlüsselung der ermittelten Verstöße.
Für den ausgewählten Fahrer wird dabei jeweils eine Monatsübersicht angezeigt. In dieser Übersicht soll wiederum eine farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kalendertage eine schnelle Übersicht, über die gefundenen Verstöße ermöglichen. Die Farben haben dabei folgende Bedeutung:

Markierung	Bedeutung
Image Added	An diesem Tag wurden keine Aktivitäten oder nur Ruhezeit gebucht
Image Added	An diesem Tag wurden Lenk und/oder Arbeitszeiten gebucht, ohne dass ein Fehler gefunden wurde.
Image Added	An diesem Tag wurde mindestens ein Verstoß festgestellt. Erstreckt sich das beanstandete Ereignis über 2 Tage (zum Beispiel in Form einer zu kurzen Tagesruhezeit) werden beide Tage entsprechend markiert.

Wird ein rot markierter Kalendertag mit der Maus überfahren, wird der entsprechende Verstoß in der darunter angezeigten Tabelle rot markiert.

Diese Tabelle zeigt dann die wichtigsten Daten jedes einzelnen Verstoßes. Pro Verstoß wird hier zum einen das Bußgeld laut Bußgeldkatalog und auch der Schweregrad nach VO 2016/403 ausgewiesen. Optional erfolgt hier auch eine Kennzeichnung, wenn ein real angefallenes Bußgeld erfasst wurde.

Wer es noch genauer wissen will, kann auch die Detailansicht für einen einzelnen Verstoß einblenden. Für Verstöße, die einen Zeitraum im Tagesbereich abdecken wird dann eine Grafik mit den einzelnen Buchungen eingeblendet, auf welcher zusätzlich der jeweils beanstandete Bereich markiert wird.
Handelt es sich um wochenbezogene Verstöße, erfolgt eine kompaktere tabellarische Darstellung.

Außerdem ist es möglich auch aus dieser Ansicht heraus entsprechende Belehrungsprotokollen zu den gefundenen Verstößen erzeugen.

Verstöße Druck

Die Belehrungsprotokolle lassen sich aus der Verstoßübersicht und auch aus den Verstoßdetails heraus drucken.
Aus der Übersicht heraus werden nur die Verstöße gedruckt, welche noch nicht vorher ausgedruckt wurden und für die kein Bußgeld von 0€ hinterlegt wurde.
Im Gegensatz dazu ist aus den Verstoßdetails heraus auch ein Nachdruck möglich. Im Falle eines Nachdruckes wird hier die Druckseite wieder mit genau den Verstößen erstellt, wie ursprünglich generiert.
Sollte also ursprünglich ein Dokument mit mehreren Verstößen erstellt worden sein und einer dieser Verstöße soll noch einmal gedruckt werden, wird das eine Seite mit genau den Verstößen generiert, wie beim ersten Druck. Andere Verstöße, die beim ursprünglichen Dokument nicht erfasst, aber eventuell jetzt ausgewählt wurden, werden dann auf eine separate Seite gedruckt.
Somit ist es jederzeit möglich eine Kopie der Dokumente zu erstellen und außerdem muss die Information über geleistete Unterschriften nur einmalig hinterlegt werden und wird dann für alle zugehörigen Verstöße vermerkt.

Inhaltlich ist auf der Druckseite zu jedem Verstoß der Zeitraum, die Vorgabe und der tatsächliche Wert (in Form der Ruhezeit, Fahrzeit, ...) angegeben. Außerdem ist die Art des Verstoßes nebst Verweis zum entsprechenden Gesetzestext vermerkt.

Buchungen

Übersicht

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der geleisteten Lenk- und Arbeitszeiten aller Fahrer mit Digitacho Daten. Nach Auswahl eines Fahrers werden die Lenk-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten des letzten Monats angezeigt.

Nachdem die Tabelle erstmalig angezeigt wurde, kann direkt oberhalb des Kopfes zwischen einer Aufteilung nach Kalender- oder Schichttagen gewechselt werden.

Die schichtbasierte Ansicht soll vor allem helfen eventuelle Verstöße besser nachzuvollziehen. Daher werden hier auch die Schichtwochen samt Wochenruhezeit im Ganzen dargestellt, auch wenn die Schichtwoche außerhalb des Auswertungszeitraumes beginnt oder endet.

Ein Kalendertag bezeichnet dabei generell einen Zeitraum von 00:00 Uhr UTC bis 24:00 Uhr UTC, eine Kalenderwoche beginnt am Montag 00:00 Uhr UTC und endet am Sonntag 24:00 Uhr UTC.

Eine Auswertung komplett nach Lokalzeit bzw. mit genereller Kappung an den Berichtsgrenzen ist über den Bericht "Tacho-Arbeitszeiten" möglich.

Zur besseren Lesbarkeit können die angezeigten Zeitpunkte jeweils in Lokalzeit ausgegeben werden. Die Einstellung dazu findet sich unter den allgemeinen Einstellungen.

Die anzuzeigenden Tabellenspalten sind benutzerabhängig einstellbar und werden für die Auswertungen nach Kalendertagen und Schichttagen getrennt festgelegt.

Die Lupe erlaubt den Wechsel in die detaillierte Darstellung der Einzelbuchungen für den jeweils gewählten Zeitraum.

Detailansicht

Für die Detailansicht ist zunächst immer die tabellarische Darstellung der einzelnen Buchungen aktiv. Optional ist ein Wechsel zur grafischen Darstellung möglich. Diese Darstellung der Buchungen erfolgt hier analog zur Darstellung der anderen Tätigkeiten.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Uploads

Sollten nicht alle Fahrer- und Fahrzeugdaten per Remote Download abrufbar sein oder auch Daten zur Vervollständigung des Archivs fehlen, so können die entsprechenden Dateien über das Upload Modul in das YellowFox Archiv eingepflegt werden.

Info
Achtung: Hierbei können zusätzliche Kosten entstehen!

Die hinzuzufügenden Dateien müssen die Endung .ddd aufweisen. Der Dateiname hat dabei folgenden Aufbau:

Fahrer:	C_<Jahr><Monat><Tag>_<Stunde><Minute>_<Slot im Tacho>_<Fahrerschlüssel>.ddd
Fahrzeug:	M_<Jahr><Monat><Tag>_<Stunde><Minute>_<Fahrzeug Kennzeichen>_<Fahrgestellnummer>.ddd

Um eine Datei zum Archiv hinzuzufügen, kann entweder der Upload Button (Image Added) gedrückt werden um dann im Dialog die betreffenden Dateien zu markieren oder die Dateien können einfach mit der Maus auf die Tabelle gezogen werden. In beiden Fällen beginnt direkt danach der Upload. Hierbei dürfen in einem Durchgang bis zu 200 Dateien hinzugefügt werden. Jede einzelne Datei wird direkt beim Upload geprüft, ob die enthaltenen Daten gültig sind. Nach dem Start wird an der Linken Seite oberhalb der Quicklinks der akuelle Fortschritt angezeigt. Ein Klick auf diese Fortschrittsanzeige öffnet eine Detailansicht, in der sich der aktuelle Status jeder einzelnen Datei prüfen lässt.

Eine erfolgreich hochgeladene Datei verbleibt nach Fertigstellung noch 10 Minuten in dieser Liste. Fehlgeschlagene Uploads werden noch 30 Minuten lang angezeigt.

Sobald ein Upload einmal gestartet wurde ist es möglich im Portal normal weiter zu arbeiten. Der Upload läuft dann im Hintergrund einfach weiter. Wird die Seite allerdings mit <F5> neu geladen, werden auch alle offenen Uploads abgebrochen!

Je nach Resultat der Dateiprüfung wird die Datei unterschiedlich gekennzeichnet.

Die Datei ist Vollständig und die Signaturen sind korrekt	Die Datei ist vollumfänglich im Portal nutzbar
Es fehlen einzelne optionale Datenbereiche wie das Datum des letzten Downloads oder Führerscheininformationen	Die Datei wird orange gekennzeichnet, aber trotzdem regulär ausgewertet
Es fehlen relevante Datenbereiche oder einzelne Signaturen sind fehlerhaft	Die Datei wird rot markiert und nicht ausgewertet. Es erfolgt trotzdem eine Archivierung zum grundlegenden Nachweis einer versuchten Archivierung
Die Datei kann nicht als Fahrer- oder Massenspeicherdatei erkannt werden	Wenn eine Datei gar nicht eingeordnet werden kann, ist eine Archivierung nicht möglich. Dies wird im Upload-Dialog ebenfalls gekennzeichnet.

Fahrzeugereignisse

In dieser Ansicht werden zunächst alle Ereignisse aus den Massenspeicherdaten für den aktuellen und die letzten 3 vorhergehenden Monate angezeigt. Dieser darstellbare Zeitraum umfasst maximal die letzten 2 Jahre. Zur einfacheren Handhabung großer Fuhrparks zeigt die Fahrzeugauswahl die Fahrzeuge mit Fahrzeuggruppen an, so dass auch gezielt nur eine einzelne Gruppe an Fahrzeugen analysiert werden kann.

Die Ereignisse sind dabei in 8 Kategorien unterteilt:

Geschwindigkeitsüberschreitungen	aufgezeichnete Geschwindigkeitsüberschreitungen laut Massenspeicher
Kartenbedienfehler	Fehler durch Kartenfehlbedienung durch den Fahrer
Sicherheitsverletzungen	Vom Tacho gemeldete Sicherheitsverletzungen am Tacho selbst oder an den Weg- und Geschwindigkeitssensoren
Störungen	Störungen des Tachos oder der Weg- und Geschwindigkeitssensoren
Sonstiges	alle anderen Ereignisse, die nicht zu den ersten 4 Gruppen gehören
Out of Scope	Zeigt die Nutzung der Tacho-Funktion "Out of Scope" an
ITS Zustimmung	Liste aller Ablehnungen zum Intelligent Transportation System Eine Ablehnung bedeutet, dass für diesen Fahrer auf diesem Fahrzeug keine Daten über die D8 Schnittstelle ausgegeben werden! Das heißt, es gibt weder eine Fahreranmeldung auf dem Fahrzeug noch eine Anzeige der D8 Live-Daten. Der Fahrer kann die Ablehnung mit seiner Karte jederzeit widerrufen. Die genauen Arbeitsschritte sind dabei vom Tacho-Modell abhängig und in der zugehörigen Anleitung beschrieben.
Fahrzeugkontrollen	Auflistung, wann und bei welchem Fahrzeug eine Kontrolle registriert wurde und welcher Zeitraum bei der Kontrolle abgerufen wurde. Im Allgemeinen beträgt der kontrollierte Zeitraum aktuell 28 Tage.

Ein Klick auf die jeweilige Rubrik öffnet eine Liste mit den jeweiligen Einzelereignissen. Zu jedem dieser Einzelereignisse lässt sich dann als Aktion eine Detailansicht einblenden, um das Ereignis selbst und alle weiteren Ereignisse innerhalb eines 12-Stunden Fensters anzuzeigen.

Ein Ereignis kann weiterhin zur Kenntnis genommen werden und taucht dann normalerweise nicht mehr in der Ereignisliste auf. Es können ein oder mehrere Ereignisse markiert werden. Für die jeweilige Auswahl werden Zeitpunkt und Portalnutzer immer gespeichert. Optional lässt sich ein Bemerkungstext hinterlegen.

Fahrzeugaktivitäten

Diese Übersicht ist analog zur Buchungsliste, allerdings werden hier statt den Fahrer- die Massenspeicherdateien ausgewertet.

Daraus ergibt sich zunächst die Besonderheit, dass die Buchungen jeweils für beide Tacho-Slots angegeben werden. Außerdem wird die Tagestrennung bei Nutzung der Lokalzeit auch jeweils 00:00 Uhr Lokalzeit vorgenommen.

Optional kann die Spalte "Tageskilometer UTC" eingeblendet werden. Diese Spalte bezieht sich aufgrund der vorhandenen Daten immer nur auf den Tag von 00:00 - 24:00 Uhr UTC, dadurch können sich Abweichungen bei Nachtfahrten ergeben! Für den Tag werden jeweils der 1. und letzte Kilometerstand angegeben. Für die Zusammenfassungen dann jeweils die Kilometerleistung im Zeitraum.

Es ist analog zur Buchungsliste wieder möglich die anzuzeigenden Spalten der Übersicht anzupassen. Die sichtbaren Spalten der erzeugen Exportdateien sind auch hier wieder abhängig von der aktuellen Einstellung. Außerdem umfassen die exportierten Dateien der Detailansicht immer jeweils beide Slots entweder als Tabelle oder als Grafiken.

Die Auswertung per Massenspeicher ist vor allem von Vorteil bei Fahrten ohne Fahrerkarte und bei Problemen mit der Fahrerkarte, wenn hier nicht alle Buchungen korrekt geschrieben werden konnten. So lassen sich hier die korrekten Zeiten für eine Anpassung der Zeitbuchungen (bei aktiviertem Zeiterfassungsexport) ablesen.

Der maximal auswertbare Zeitraum umfasst auch hier 3 Monate.

Digitacho Laufleistung

Allgemein

Dieses Modul zeigt die jeweiligen Kilometerstände des Fahrzeugs auf Basis der Massenspeicherdaten an.

Es wird dabei jeweils vom Start des Tages bis Mitternacht gerechnet, so dass auch Tageskilometer angezeigt werden können.

Zur Eingrenzung der Ergebnisliste stehen auch hier die Filter nach Fahrzeuggruppe, Unternehmerkarte und Einzelfahrzeug zur Verfügung.

Info
Die Kilometerstände basieren auf den Werten des digitalen Tachographen. Start und Ende des Tages beziehen sich damit also auf die UTC-Zeit. Dies bedeutet dann eine Abweichung zur Lokalzeit von 1h (Winterzeit) bzw. 2h (Sommerzeit). Außerdem kann der Wert von der Anzeige im LKW-Tacho abweichen, wenn der Kilometerstand des digitalen Tachographen nicht korrekt gesetzt wurde.

Export

Für den Export stehen die Formate PDF und Excel zur Verfügung.

Einstellungen

Unter diesem Reiter sind die verschiedene, spezifische Einstellungen zusammenfassend verfügbar.

allgemeine Einstellungen

Die erste Einstellung dient der Anzahl an Tabellenzeilen pro Seite für alle Übersichtslisten im Archiv. Wird die Anzahl innerhalb einer Tabelle geändert, bleibt die dortige Änderung nur für die Dauer des Logins aktiv. Bei einem erneuten Login gilt zunächst wieder der Wert dieses Einstellungsmenüs. Für die weitergehenden Archivfunktionen lässt sich hier außerdem die Zeitangabe anpassen. Gemäß EU Verordnung bildet die UTC Zeit die Grundlage für die Ermittlung der Zeiten. Zur einfacheren Kontrolle der Buchungen lässt sich die angezeigte Zeit hier auch auf ME(S)Z umstellen. Die Grundlage vor allem für Ausdrucke bildet aber weiterhin die UTC Zeit.

Menüleiste einstellen

Um den unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht zu werden, lässt sich die Reihenfolge der einzelnen Reiter frei definieren. Außerdem ist es möglich nicht benötigte Reiter aus- und später wieder einzublenden.

Fahrpersonal Tabelle

Für die Übersicht des Fahrpersonals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

andere Tätigkeiten

Im Normalfall werden die Nachweise über andere Tätigkeiten in der aktuellen Portalsprache ausgedruckt. Eine Anpassung der Drucksprache ist entweder einzeln vor jedem Druck möglich. Die jeweils vorausgewählte Sprache kann aber hier auch festgelegt werden. Beispielsweise wenn die Fahrzeuge hauptsächlich im Ausland unterwegs sind.

Weiterhin kann eingestellt werden, ab welcher Dauer bei einer solchen Lücke gewarnt werden soll. Im Gesetzestext ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gefordert, häufig werden aber kürzere Unterbrechungen ohne Probleme Akzeptiert, wenn die Kontrolle dadurch nachvollziehbar bleibt.

Nach §20 Absatz 4 der Fahrpersonalverordnung muss ein Dokument über andere Tätigkeiten spätestens bei Fahrtantritt maschinell erstellt und vorausgefüllt vorliegen. Um die Erfüllung dieser Vorgabe zu erzwingen, kann die rückwirkende Erstellung von Dokumenten verhindert werden. Vorteil der rückwirkenden Erstellung ist die interne Dokumentation, um bei Rückfragen während einer Kontrolle antworten zu können.

Verstoßeinstellungen

Für die Ermittlung der Verstöße und das zu erstellende Belehrungsprotokoll sind hier diverse Einstellungen möglich. Die Bedeutung der Einstellungen ist hier noch einmal jeweils hinter der Einstellung erklärt.

Einstellung	Bedeutung
Arbeitszeitvorgaben	Zusätzlich zu den Lenk- und Ruhezeiten kann hier auch die Kontrolle der Arbeitszeiten (de)aktiviert werden
Pausenberechnung	Je nach Vertragsstand, unterscheidet sich die Wertung von Pausen < 15 Minuten. Für Fahrpersonal gelten diese Zeiten laut Arbeitszeitgesetz nicht als Arbeitszeit. Ist die Person aber laut Arbeitsvertrag nicht als Fahrer beschäftigt, so sind diese kurzen unterbrechungen im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Arbeitszeit zu werten.
Standard Drucksprache	Unabhängig von der eingestellten Portalsprache lassen sich die Verstoßprotokolle in vielen weiteren Sprachen ausdrucken. So ist gewährleistet, dass die Fahrer auch verstehen, was Ihnen im Protokoll vorgeworfen wird.
Belehrungsprotokoll Zusatz	Das Belehrungsprotokoll kann hier in der Ausgabe anpassen Für die zu erstellenden Belehrungsprotokolle lässt sich eine eigene Fußnote hinzufügen Es lassen sich generelle Zusatzinformationen wie die Personalgruppen ausdrucken Es lassen sich verstoßspezifische Zusatzinformationen wie Bußgelder, Schweregrade und Tageslenkzeitbalken ausdrucken Für die Tageslenkzeitbalken gilt, dass diese nur für tagesbezogene Verstöße ausgegeben werden. Für Verstöße, welche die (Schicht)Woche oder längere Zeiträume umfassen erfolgt keine Anzeige der Buchungen aller Tage Der Schweregrad eines Verstoßes (MI, SI, VSI, MSI) kann mit angegeben werden Für Verstoßtypen im Tagesbereich lassen sich die Bungsgraphen mit Lenk- und Arbeitszeiten ausdrucken Das die Belehrungen teilweise zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden, kann das entsprechende Datum auch frei gelassen werden Es können optional Positivbelehrungen ausgedruckt werden Eine Positivbelehrung heißt, dass für den Fahrer im angegebenen Zeitraum kein Verstoß ermittelt werden konnte. Für eine Positivbelehrung kann zudem ein entsprechender Text festgelegt werden
Speicherung der Protokolle	Im Gegensatz zu den Buchungsdaten werden die Verstoßprotokolle normalerweise nicht gelöscht. Eine eingestellte Speicherdauer sorgt dafür, dass ältere Dokumente gelöscht werden und auch diese personenbezogenen Daten nicht mehr verfügbar sind.
Aufrüsten vor Fahrtantritt	Vor Fahrtantritt sollte ein Fahrzeug auf Funktion geprüft werden. Diese Prüfung muss dann als Arbeitszeit gebucht werden. Da eine nicht erfolgte Prüfung nicht direkt als Ordnungswidrigkeit erfasst ist, ist die Kontrolle optional.
Länderkennung bei Schichtbeginn / -ende	Jeder Fahrer ist verpflichtet unter anderem bei Schichtbeginn und bei Schichtende die Länderkennung zu setzen. Da es sich hier um einen rein fahrerspezifischen Verstoß handelt, kann die entsprechende Prüfung deaktiviert werden.
Länderkennung bei Grenzübertritt	Seit 2022 muss auch bei jedem Grenzübertritt die Länderkennung des neuen Landes gesetzt werden. Die Länderkennung ist beim Übertritt oder bei der ersten Parkmöglichkeit nach Grenzübertritt zu setzen.
Karenzzeit	Zugehörig zur Prüfung auf die Länderkennung bei Grenzübertritt. Die Erfassung der Grenzübertritte dient vor allem der Erkennung von Kabotagefahrten. Gerade im grenznahen Gebiet kann es jedoch vorkommen, dass Entlang der Route mehrere Übertritte hintereinander erkannt werden. Um hier nicht fälschlicherweise bei jedem Grenzübertritt eine Eingabe vorauszusetzen, kann eine Karenzzeit zwischen 2 Übertritten definiert werden. Die zugehörigen Übertritte werden dann wie ein Übertritt behandelt.
Positivbelehrung	Hat ein Fahrer im Zeitraum keine Verstöße, kann über diese Option direkt eine Belobigung erstellt werden
andere Tätigkeiten	Die Verwaltung von Dokumenten über andere Tätigkeiten und die Erfassung entsprechender Lücken erfolgt regulär über den Tab "andere Tätigkeiten". Fehlende Nachweise anderer Tätigkeiten können aber über diesen Menüpunkt zusätzlich als Verstoß ausgewiesen werden.

Warnungen

Unter dieser Rubrik lassen sich diverse Tacho-spezifische Fristen automatisiert prüfen und darauf basierend eine Warnung als Portalnachricht oder E-Mail erstellen. Dabei gibt es folgende Prüfoptionen:

Prüfoption

Betrifft

Bedeutung

Remote Download

Fahrer
Fahrzeuge

generiert eine Warnung vor oder bei erreichen der Downloadfrist. Diese Frist beträgt für Fahrzeuge 90 Tage und für Fahrer 28 Tage (in der Schweiz 21 Tage)

Tachoprüfung

Fahrzeuge

erstellt eine Warnung, wenn eine erneute Tacho-Prüfung fällig wird (allgemein alle 2 Jahre, das genaue Datum legt jeweils die Werkstatt in der Tacho-Datei fest)

das jeweilige Datum wird im Tab "Archivstatus" angezeigt

Unternehmenssperre

Fahrzeuge

erstellt eine Warnung, wenn für ein Fahrzeug keine aktive Unternehmenssperre gesetzt ist.

die jeweilige Sperre wird im Tab "Archivstatus" angezeigt

Zu jedem Warnprofil lassen sich dann mehrere Empfänger-Einträge erzeugen. So kann z.B. eine einmalige Warnung einen Monat vor Erreichen der Tachoprüfung erstellt werden und zusätzlich eine tägliche Warnung, sobald der Termin erreicht oder gar überschritten ist.

Archivierungszeitraum

Je nach Land des Unternehmens und Verwendungszweck des Archivs variiert die Speicherdauer der Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Der Verwendungszweck lässt sich hier festlegen.

Allgemein vorgeschrieben ist eine minimale Archivierungsdauer von einem Jahr und Löschung zum nächsten März.

Davon abweichend sind z.B. im deutschen und österreichischen Arbeitszeitgesetz längere Archivierungsfristen vorgeschrieben.

Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung aktiviert lassen sich die Buchungsdaten aus den DDD Dateien der Fahrer automatisiert in die reguläre Zeiterfassung übernehmen. Welche Daten wie übernommen werden, hängt dabei von den Einstellungen dieses Dialogs und der Zeiterfassung selbst ab.

Bei Nutzung der alten Zeiterfassung ist eine eindeutige Zuweisung der einzelnen Zeitspannnen nicht möglich, daher werden die Zeitspannen Arbeit, Bereitschaft und Lenken generell als Arbeitszeit gebucht. Lenk- und Bereitschaftszeit können aber zusätzlich als Projekte gekennzeichnet werden, so dass eine Abrechnung der jeweiligen Zeitspannen möglich ist. Die Option zur Differenzierung steht nur zur Auswahl, wenn auch die Projektzeiterfassung gebucht wurde. Zusätzlich zur Arbeitszeit lassen sich auch die Pausenzeiten erfassen. Vorraussetzung ist eine gesetzte Pausenzeitspanne in den Einstellungen der Zeiterfassung. Zur Kontrolle werden die aktuell ermittelten Informationen im Dialog mit angezeigt. Ist eine solche Pausenzeitspanne gesetzt, werden alle Ruhezeiten unter 7 Stunden als Pausenzeit gewertet und so ausgewiesen.

Für die aktuelle Zeiterfassung werden die jeweiligen Tätigkeiten direkt übertragen und ermöglichen so eine genaue Auswertung der einzelnen Zeiten.

Unternehmerkarten

Zusätzlich zu den Fahrzeuggruppen lassen sich die Massenspeicherdaten auch auf Downloads durch einzelne Unternehmerkarten eingrenzen. So ist auch ohne Gruppen eine einfache Eingrenzung auf einen bestimmten Standort möglich.

Damit hier nicht nur die Kartennummer angezeigt wird, lässt sich über die Verwaltung ein Name samt Standort hinterlegen.

Jede Karte hat dabei eine 16-stellige Nummer, wobei die ersten 13 Stellen zur eindeutigen Identifizierung des Unternehmens dienen und die letzten 3 Stellen für die jeweiligen Folgekarten genutzt werden. Dementsprechend gibt es in der Verwaltung auch die Trennung in die Basisnummer (die ersten 13 Stellen) und die Folgekartennummer (die letzten 3 Stellen).

Über das Menü lassen sich neue Karten aber auch neue Folgekarten hinzufügen. Die Einordnung der Massenspeicherdateien erfolgt aber immer über die Basisnummer. Die Hinterlegung weiterer Folgekarten dient hier der eigenen Verwaltung. Dazu kann optional für jede Folgekarte eine Gültigkeit hinterlegt werden. Direkt in der Übersicht wird dann auch angezeigt, bis wann die neueste Folgekarte gültig ist. Dadurch lässt sich zentral überblicken, wenn für einen Standort eine neue Karte beantragt werden muss.

Ähnlich der Suche nach neuen Personalschlüsseln in der Personalverwaltung gibt es auch hier eine Suche nach neuen Unternehmerkarten. Dabei werden die analysierten Massenspeicherdaten genutzt und aus diesen wird bereits der registrierte Name des Unternehmens vorausgefüllt. Es muss also nur noch eine Adressangabe hinterlegt werden. Da die Suche hierbei auf vorberechnete Daten zurückgreift, kann es bis zu 24h nach Upload der Datei dauern, bis diese Daten zur Verfügung stehen.

Legende

Image Added	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrzeugbezogenen Daten
Image Added	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrerbezogenen Daten
Image Added	Öffnet die Detailansicht zum entsprechenden Eintrag
Image Added	Lädt die Datei oder die Dateien des aktuellen Eintrages auf den eigenen Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Added	Lädt alle ausgewählten Dateien auf den Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Added	Ein neues Dokument zur Bescheinigung anderer Tätigkeiten erstellen.
Image Added	Wechsel zwischen tabellarischer und grafischer Darstellung der Buchungen.
Image Added	Wechsel aus der Detailansicht eines Fahrers im Modul andere Tätigkeiten oder Verstöße zurück zur Liste aller Fahrer.
Image Added	PDF Dokument mit Belehrungen zu erkannten Verstößen drucken.
Image Added	Dialog zum hochladen einer oder mehrerer Dateien öffnen

Sv translation

language	en

Common

The digitacho administration grants access and control for driver and vehicle filese, created by digital tachograph.

Info
Depending on selected tarif the useable functionality differs.

Panel

title	Index

Table of Contents

Download/Archive

Here are listed all available DDD files. If there is booked only the download functionality, the bold marked files still have to be archived by the user. Otherwhise no action is required and the mark just indicates if a file was eported earlier.

The visible files can be limited by setting a driver, a vehicle, an archive state or a timerange. Vehicles can be filtered by group, company card (used for download) and single vehicle. The company card filter only shows files, downloaded via selected company card (including according following cards). For drivers the filter options are by group, by place of employment or by a selected single driver. The place of employment will be set via personnel administration.

On open this page there will be visible all new files, not archived or exported by the user and downloaded from the tachograph during the 30 days. Changing the according input values will result in access to any files stored in the system.

Clicking a column headline will result in sorting the data by this column.

Changing the filter by option from download date to content timerange will result in a different file arrangement. In content mode for each vehicle or driver will be visible only one entry row. This row may consist of one or multiple files, to cover the desired timerange in an optimal arrangement with minimal overhead for start end end time. If it is impossible to get a set of files, covering the desired timerange, no entry will be made for this driver or vehicle!

Selecting a single file for download to the own computer will result in directly downloading this file. If multiple files selected for download a compressed .zip file will be created, containing all selected files.

Download states

For each driver and each vehicle, with DDD files available, the dates for latest download and deadline for next download is visible. For each entry also a check is done, if all data for the whole timerange is available at storage.

A limitation for drivers and vehicles cane be done on top of this tab.
Using the default setup, drivers or vehicles, without any DDD files will not be visible in table. To change this behaviour, select the show drivers/vehicles without downloads option.
For some special cases additionally the digitacho delivers data for drivers, not registered at personal administration. This unknown drivers are hidden by default, too. To show this personal, uncheck the hide unknown personal option.

The state column at data table consist of different available states:

unknown	for the according driver or vehicle no files are available within the last year
ok	the last download was within the legal timerange
download deadline nearly reached	the legal timerange, when a download has to be done nearly exceeded
download deadline exceeded	the legal timerange, when a download has to be done was exceeded and probably further action is necessary
incomplete data	within the available data is a timerange of at least one day, where no data exist at our storage; to get the according timerange open the details for this entry

Download state details

If at least one digitacho file ist stored for a driver or vehicle, a details page can be called. This details page shows a month calendar for a quick overview, which file is available for which calendaric day and at which days no data available.
A day, marked green indicates, that at least one file with data is available. Moving the cursor over this day, will result in a list of available files for this day.
A red marked day, indicates missing files for this day. This means, no file is available at storage, containing data for this day.

Download state incomplete data

The incomplete data state is a special state, that should not occur on normal operation. Although for each download a check will be done, which data are available and download a mostly complete data set, sometimes there are timeranges without any data at the storage. This may happen, if a vehicle will be repaired and the digital tachograph will get no power for longer timeranges, or there is any kind of malfunction.

The first step to handle this kind of error is downloading the data directly at the vehicle and adding this data to the storage. If the gaps will not be closed after this procedure, probably the digital tachograph has a malfunction and should be checked immediately.

Download state diable vehicle observation

If a vehicle is not part of the vehicle fleet anymore, an error message will be shown on exceeding the download time limit, too. To handle this, it is possible to mark the timerange after latest download as ignored timerange. So the vehicle will be still kept in list for archivation but will not be visible prominent anymore. If even the latest file exceeds the archivation timerange, the vehilce will be removed completely from list.

Drivers

The handling of this module is similar to the personal administration.
As limitation here only persons are shown, having a 16-char long driver key as personal key. Additionally the table columns can be configured independently to personal administration.

Info

A driver key always consists of a fixed part to identify the person (the first 13 chars) and a serially numbered part (the last 3 digits). So a driver can be identified clearly with all of its following cards. Assigning different driver keys to one person (difference in first 13 chars) will result in empty reports. This happens because it will be assumed, an error occured and 2 persons were mixed accidentally!

Omitted reasons

To match the regularities of european drivers edict a driver has to verify his activities for the last 28 days. While driving activities registered by digital tachograph, in case of other activities, illness or spare time the driver has to show documents for this activities. This document is called "attestation of activities".

This menu allows to create those documents and check, if this documents where generated completely.
Therefore the overview tab shows the list of all drivers and checks all states for the last 28 days. This check can result in 3 different state messages:

could not determine the state: no digitacho data for the last 28 days found
no gaps found in timerange: all documents where created for the timerange
data incomplete: digitacho data found but missing activities documents for at least one day

To get detailed information, especially why an incomplete state was set, for each driver exist the action to open a detailed view. This view is equal to omitted reason details with current driver preselected.

After this page is called, the calculation of state message will be startet. The current calculation state and the according results stay in memory, as long as the archive management module is active. To refresh the driver data, just use the reload funtion on top of this tab or restart the archive management module.

Selecting one driver, show the according detailed booking data and documents.

Omitted reasons per driver

On top of this tab are the buttons to reload, enter an other activity and to switch between tabellaric ond graphic bookings view. If the tab was direcly selected, first chose the driver, if called from omitted reason overview list, a driver is preselected.

After a driver is selected, the data for current and previous month will be loaded to show the timerange of last 28 days without any scrolling or paging. The days itself are marked as follows:

Mark	Meaning
Image Added	No data available for this day.
Image Added	Bookings found for this day and no other activities document required.
Image Added	For this day a document should be added.

Klicking on any day of the calendar will also refresh the 3-days-view below this calendar. To improve the readability, the previous and next day also will be visible.

If no data available for a timespan or if a timespan is marked as idle timespan, a new other activity document can be created, just by clicking on this timerange at graphic or by click on the according action in tabellaric mode.
In this case only the reason has to be set and all other values are prefilled.

Especially in the very first usage, probably not all informations are stored for each driver. Because this data are required to create the document, it is possible to fill the missing data directly in this input mask. The data entered here will also be stored to database, so they did not have to be entered multiple times.
This personal informations are the drivers birthdate, the driver is employee since date and an identification document. This identification document may be the driver licence, identy card or passport. Becaue this documents have a limited validity, it's recommended to add the valid to date.

The document also contains data about the creator. This is the name, position in the company and the address. Creator is the currently logged in user. If no specific address is set, the global company address will be used. The position and a differing working address can be set at Adminitration -> Portal Settings -> Settings / User data.

To handle weekends easier, it is also possible to create activity documents for multiple drivers in one step. To do so, use second option in driver selection (select multiple drivers). This will result in a list of all drivers with a checkbox for each driver to select the ones, that need a document. In this mode it is not possible to append missing personal data to any of the drivers, so if data missing for any driver, a remark text will be shown and this driver is not visible in the main list.
To check, for which drivers data missing, there can be expanded a second list, just with the name of all drivers with incomplete data.

To not reopen the input mask for different timeranges, just change the option for save button to only save and print. Closing the input mask is possible via aborting further inptu or just clicking X on the bottom ricght.

If such an other activity was entered, in graphic mode this timerange is marked by a blue line. In tabellaric mode the entry is marked bold and has its own icon for faster identification.

Clicking on such an entry will allow to reprint the document, change the data or delete it.

Branch offices

If the company consist of multiple branch offices, so the according disponent can set its specific branch address via Einstellungen / Nutzerdaten. Here the correct branch office address can be stored.

Violations

The violation overview is a brief indicator if there are any violations for a driver and how to rate this violations.

The initial selection calculates all violations for the current and previous month. Including the count of violations and possible cost as defined in schedule of fines. Additionally is the violation infringement as defined in EU regulation 2016/403. Depending on count and infringement type there is an area of discretion for the BAG. Additionally usage faults of the tachograph may be respected so the real value may differ from this precalculation.

Values for already printed violations and newly calcultated ones will be shown separate.

Levels of infringement

Level	Meaning
MI	Minor infringement
SI	Serious infringement
VSI	Very serious infringement
MSI	Most serious infringement

violations per driver

Using the detailed view for a driver allows to anlyse each single violation.
For the selected driver a month overview is visible. This month overview is colored to indicate the state per calendaric day. Therefore the following colors are used:

Mark	Meaning
Image Added	no activities stored for this day
Image Added	activities stored for this day and no violations
Image Added	at least one violation detected, starting and/or ending at this day

Moving the mouse over a red marked day, will also mark the according violation entries in the violations table below the calendar red.

This table shows base data for each violation in visible time range. For each violation the infringement level and possible cost shown. If the user added real costs for a violation, these costs will be visible instead of common value.

To get even more details for a violation, use the details button. For timeranges up to 2 days, a graph will be shown with each single activity bookings and the range with the violation is marked blue. For longer violations the relevant data will be visible in a table.

Similar to violations overview it is possible to select violations to print an instruction.

Violation prints

Printing the instruction protocol is available from violations overview and violation details tab.
Printing from overview always only creates an instruction for new violations, not printed before and not marked with a penalty fee of 0,- €.
From violation details tab it is possible to make an own combination or just to reprint an instruction. If an instruction selected, which was printed before, the according instruction protocol will be printed same as ist was printed initially. This means with all other according violations, also printed on the page. In combination with never printed violations, the not printed violations will be printed to an extra page. So it is possible to create copies of the original instructions at any time. Aditionally the signing information has to be entered just for one violation of the page.

The document itself contains informations about timerange, allowance and effective value (idle time, driving time, ...). Additionally the type of violation and the according link to legal text is shown.

Bookings

Overview

The bookings overview allows to check and analyze the steer- and worktimes for drivers with digitacho data. After selecting a driver, a table with steer-, work-, and standby times of the last month will be displayed.

After first loading, above the table is a toggle switch to differ between a calendaric-day based view and a shift-day based view.

The shift-day view is intened to help understanding possible violations. Thats why shift-weeks will be shown completely always, even if only 1 shift day is part of requested time range.

A calendaric day in general starts at 00:00 UTC and ends 24:00 UTC. A calendaric week always starts at monday 00:00 UTC and ends on sunday 24:00 UTC.

To get a report with splitting at local time and/or shifts, cropped at report range, you can use the tacho-work-times report.

The times can be translated into local time via general settings.

Detailed view

This detailed view is divided into 2 modes, too. By default a table with all single bookings is shown.There is an additional tab to switch to a graphical view. Here a bar visualizes the times for each day. The meaning of the marked timeranges is similar to the omitted reasons tab.

There is an export funktion available at each tab. This function will export the currently visible data to a PDF, Excel or CSV file. The file content depends on currently visible data.

Uploads

If driver or vehicle data are incomplete or just shall be added to the archive, they can be uploaded to the archive here.

Info
Attention: This may result in additional costs!

The files to add must be of filetype .ddd. Generally the filename has following scheme:

driver	C_<year><month><day>_<hour><minute>_<digitacho card slot>_<driverkey>.ddd
vehicle	M_<year><month><day>_<hour><minute>_<vehicle sign>_<vehicle identification number>.ddd

To add a file to the archive, click the upload button (Image Added) to open the file selection dialog to select one or multiple files. The menu also supports dragging the files just over the table to initialize the upload. The upload itself starts immediately for up to 200 files at once. Each uploaded file has to pass a validity check, once it is completely transferred to the server. If this check fails, there will be returned an error message for the file and it will not be stored permanently in the archive!

To get the filestates there is an extra menu on the left side above the self created quicklink list. This extra menu initially only shows the overall progress. On click there will be opened a more detailled view with all files and theyr current upload state.

If a file was uploaded successfully, the according success state will remain 10 minutes in list before the list will be cleaned. If there was an error, the file with according error message remains 30 minutes in the list.

Once an upload is initialized, it is possible to go on working with the portal. The uploads will be handled in background. A complete page reload as done by pressing <F5> key will abort further processing!

Vehicle Events

This views shows all events stored in vehicle units between current day and the previous three months. The time range may consist up to 2 years.

To allow an easier handling for large vehicle fleets the check up can be limited to selected vehicles and vehicle groups.

The analysis result is divided into 8 categories:

over speeding	over speed events detected and stored by the vehicle unit
card usage errors	errors done by wrong usage of drivercard by the driver
security breaches	security breaches registered by the vehicle unit related to the unit itself or related to distance/speed sensors
dysfunctions	dysfunctions of the vehicle unit or distance/speed sensors
other	all other events, not listed in the other groups
Out of Scope	shows "out of scope" usages
ITS Consent	Show all reject entries to "Intelligent Transportation System" setting Rejecting sending of ITS data means, no data will be submitted via D8 live interface! This means we won't get the driver registration and we won't get any activity changes, so live drivertimes are not available in this case. This reject is specific to the driver and vehicle and can be revoked at any time by the driver. The procedure to change the consent state is tahcograph specific and described in the according manual.
vehicle controls	Lists all registered control activities including the checked time range. In most cases this check will cover the last 28 days

Selecting one of the categories opens the list with all according events. For each of this events a detailed view is available to show additional information for the selected event and all other events within a 12 hour time range.

Each event can be marked as noticed, too. Such a noticed events won't be listed in the overview list anymore. Using the checkboxes, multiple events can be noticed in one step. Hereby the portal user's name and the time always will be stored. Optional an additional remark text can be added.

Vehicle Activities

This tab is mostly similar to the existing bookings list but the bookings will be extracted from vehicle files instead of driver files.

So the most obvious change ist the division into both tacho slots and independent calculation. Besides this the most important change is the different calendaric day calculation, if local time selected. In contrast to the rest of the digitacho archive the day change in local time will be done at 00:00 local time instead of using the UTC base.

There is an optional column "odometer UTC day". Because of available data, this odometer states always refer to 00:00 - 24:00 of the UTC based day, so this may result in differencies if there is an overnight drive. For each day the first and last odometer state is shown, the summaries show the driven distance in km for the according time range.

Just as realized in the booking list the visible columns of the overview can be changed and the exported files depend on the current column setting. In detailed view the exported files always contain data for both slots.

The maximum timerange to analyze here may cover 3 months, too.

Digitacho odometer report

Common

This module shows odometer states based on mass storage data. The selected daterange always starts at 00:00 of the day and ends at midnight. So selecting the same start and end date will return per-day distance.

To filter the resulting list, the group, company-card and vehicle selctions are available.

Info
The odometer states are based on values of mass storage device. So start and end oft he day are based on UTC times which results in a difference to local time of 1h (winter time) or 2h (summer time). Also keep in mind, that the absolute odometer values may differ from vehicle tachograph, if the odometer state at mass storage was not set correctly.

Export

The result list can be exported as PDF or Excel file.

Settings

This tab joins all setting options according to the digitacho module.

Common Settings

The first Setting allows to set the default table rows for all list views. Changing the row count directly in the module will only keep this setting, during the session. By starting a new session the row count will be set to the value in this menu. For further Archive functions the visible time base can be modified here. By EU regularities the calculation base is UTC time. To allow an easier check of calculated times and dates, the visible times can be recalculated to ME(S)Z timezone. This change only affects the portal output!

Setup tabs

To match different requirements the visible tabs and their order can be set here.

Drivers table

Allows to set the visible columns and their order for the drivers table

Other activities

In general an other activities document will be printed in current portal language. This language can be changed for each single print. Alternatively a different default language can be set here. This may be helpful especially if the vehicles mostly active in foreign countries.

The next option is to set the duration of an unknown span to be classified as warning. By law a gap-less logging of all activities is required. In general short gaps won't be chased as a violation, if the booked times still allow a comprehensible control.

According to EG regularities 3821/85 article 15 paragraph 2 a document for "other activities" has to be created and issued to the driver before he starts it's drive. So its possible reject creation of documents in the past. In contrast to this regularities it's helpful to have a documentation even in this cases.

Violation settings

This submenu allows to change the settings for violation recognition and print views.

Setting	Explanation
work time law	This allows (de)activation of additional check for work time law
break time calculation	Depending on contract of a person, the work time calculation differs for breaks < 15min. For drivers this short breaks do not belong to the work time. Otherwhise this short breaks will belong to the work time by work time law.
default print language	Set the violation protocol language independent from portal language.
instruction protocoll additions	The options here allow to change the output content of violation instruction protocol Add a customizeable footer text at each protocol Add the pesonal groups of each person Extend each violation with specific infos such as penate fee, level of seriousness and per-day steer time graph The per-day steer time graph will be added only for violations according to (shift) days. E.g. a violation of week duration won't be extended with per-day graphs The severity level of a violation (MI, SI, VSI, MSI) can be added to the protocol For violations relating to per-day times an additional graph of booked times can be added to each according entry Sometimes the print of the instruction protocol and instructing the driver will be at different days. With this option added, the date can be filled in later It's possible to print positiv protocols, too thies means the driver does not have any violation in the given time range for this positiv instruction protocol an own text can be set
protocol saving time	Contrary to the detailed booking data, the violation instruction protocols won't be deleted by default. This allows to automatically remove old protocol entries.
prepare time on shift start	At shift start a driver should check a vehicle and the according cargo. This check should be booked as work time. A missing check may or may not result in a minor breach of law.
country codes at shift start / end	The driver has to set the country code at shift start and end. So this will add the check for correctly entered country codes. Due to this violation affects the driver only, the check is optional here.
country codes at country change	Since 2022 the driver has to enter the country code at each country change, too. The country code of the new country should be entered at border crossing or at the first parking area in the new country.
grace period	Near the border between countries some routes will lead to multiple country changes in a row. Setting of country codes at border crossing is intended to detect cabotage drives. So short changes in a row can be ignored, especially if there is no parking area between changes. So this setting affect the time between two or more changes, where this changes will be handled as one.
other activities	Checking the gap-less loggin of activities and creation of documents for other activities will be handled via the tab "other activities" in general. In addition to this, an unknown range can be handled as a violation, too.

Warnings

Here you can automatically check some tachopgraph specific time limits and let create a warn message or email if required. This check is available for the following options:

option

affects

explanation

remote download

drivers
vehicles

create a warn message, if next download required. The range for vehicles is 90 days and for drivers 28 days (for swiss drivers 21 days)

tacho check

vehicles

creates a warning before the tacho needs to be checked again (in general the duration between these checks is 2 years and set by the workshop)

the exact date will be visible at tab "archive state"

company lock

vehicles

creates a warning, if the tacho is currently not locked to any company

the currently active lock (or a missing lock) is visible via the tab "archive state", too

For each warn profile multiple recipients can be set, where each entry has its own prewarn duration. So it's possible to have a single portal warning one month before the tacho-check expires and then get an email every day, if the required check date is in less than a week.

Archive period

Depending on company country and archive usage the resulting lawful archiving rules differ. The usage type can be set here.

The european common archive duration is one year and the files shall be deleted at next march.

Despite this european regulation there are different archive times, if this bookings will be used for work time calculation.

Timerecording

If timerecording is activate, the booked driver data can modified to regular timerecording bookings automatically. The converted content differs by timerecording settings and settings in this dialog.

If you are using the current timerecording module the booked activities will be exported directly.

If you are using the old timerecording module, the bookings have to be translated into old booking mode, which means all bookings except a break are assigned to work time and if project time span is available, steer and standby state will be added as named project time. If a break span is defined, the idle times less than 7 hours will be assigned as break, too.

Company cards

In addition to regular vehicle groups, there is an option to filter vehicles by company card, used for download. This allows filtering by different branches without creating and managing vehicle groups.

This menu is to add a name and address for each branch of the company.

A company card itself has a 16-digit number. The first 13 digits are used to identify the company itself. The last 3 digits are reserved for the according following card numbers. Thats why the number is dividied into this 13+3 digit prompt.

It is possible to add new base cards with the complete 13 + 3 digit number or just add following cards by entering the last 3 digits. Each following card may have its own validity. Adding a validity is recommended to see the latest validity end directly at overview page,

Similar to search for new transponders at personnel administration, there is a search for unknown company cards, too. This search is based on processed mass storage data and already adds the company name as defined on card. But this means, the mass storage data have to be analyzed first, which means there is a gap of up to 24 hours between upload and availabity of company card data

Sv translation

language	en

Common

The digitacho administration grants access and control for driver and vehicle filese, created by digital tachograph.

Info
Depending on selected tarif the useable functionality differs.

Panel

title	Index

Table of Contents

Download/Archive

Here are listed all available DDD files. If there is booked only the download functionality, the bold marked files still have to be archived by the user. Otherwhise no action is required and the mark just indicates if a file was eported earlier.

The visible files can be limited by setting a driver, a vehicle, an archive state or a timerange.

On open this page there will be visible all new files, not archived or exported by the user and downloaded from the tachograph during the 30 days. Changing the according input values will result in access to any files stored in the system.

Clicking a column headline will result in sorting the data by this column.

Changing the filter by option from download date to content timerange will result in a different file arrangement. In content mode for each vehicle or driver will be visible only one entry row. This row may consist of one or multiple files, to cover the desired timerange in an optimal arrangement with minimal overhead for start end end time. If it is impossible to get a set of files, covering the desired timerange, no entry will be made for this driver or vehicle!

Selecting a single file for download to the own computer will result in directly downloading this file. If multiple files selected for download a compressed .zip file will be created, containing all selected files.

Download states

For each driver and each vehicle, with DDD files available, the dates for latest download and deadline for next download is visible. For each entry also a check is done, if all data for the whole timerange is available at storage.

A limitation for drivers and vehicles cane be done on top of this tab.
Using the default setup, drivers or vehicles, without any DDD files will not be visible in table. To change this behaviour, select the show drivers/vehicles without downloads option.
For some special cases additionally the digitacho delivers data for drivers, not registered at personal administration. This unknown drivers are hidden by default, too. To show this personal, uncheck the hide unknown personal option.

The state column at data table consist of different available states:

unknown	for the according driver or vehicle no files are available within the last year
ok	the last download was within the legal timerange
download deadline nearly reached	the legal timerange, when a download has to be done nearly exceeded
download deadline exceeded	the legal timerange, when a download has to be done was exceeded and probably further action is necessary
incomplete data	within the available data is a timerange of at least one day, where no data exist at our storage; to get the according timerange open the details for this entry

Download state details

If at least one digitacho file ist stored for a driver or vehicle, a details page can be called. This details page shows a month calendar for a quick overview, which file is available for which calendaric day and at which days no data available.
A day, marked green indicates, that at least one file with data is available. Moving the cursor over this day, will result in a list of available files for this day.
A red marked day, indicates missing files for this day. This means, no file is available at storage, containing data for this day.

Download state incomplete data

The incomplete data state is a special state, that should not occur on normal operation. Although for each download a check will be done, which data are available and download a mostly complete data set, sometimes there are timeranges without any data at the storage. This may happen, if a vehicle will be repaired and the digital tachograph will get no power for longer timeranges, or there is any kind of malfunction.

The first step to handle this kind of error is downloading the data directly at the vehicle and adding this data to the storage. If the gaps will not be closed after this procedure, probably the digital tachograph has a malfunction and should be checked immediately.

Drivers

The handling of this module is similar to the personal administration.
As limitation here only persons are shown, having a 16-char long driver key as personal key. Additionally the table columns can be configured independently to personal administration.

Info

A driver key always consists of a fixed part to identify the person (the first 13 chars) and a serially numbered part (the last 3 digits). So a driver can be identified clearly with all of its following cards. Assigning different driver keys to one person (difference in first 13 chars) will result in empty reports. This happens because it will be assumed, an error occured and 2 persons were mixed accidentally!

Omitted reasons

To match the regularities of european drivers edict a driver has to verify his activities for the last 28 days. While driving activities registered by digital tachograph, in case of other activities, illness or spare time the driver has to show documents for this activities. This document is called "attestation of activities".

This menu allows to create those documents and check, if this documents where generated completely.
Therefore the overview tab shows the list of all drivers and checks all states for the last 28 days. This check can result in 3 different state messages:

could not determine the state: no digitacho data for the last 28 days found
no gaps found in timerange: all documents where created for the timerange
data incomplete: digitacho data found but missing activities documents for at least one day

To get detailed information, especially why an incomplete state was set, for each driver exist the action to open a detailed view. This view is equal to omitted reason details with current driver preselected.

After this page is called, the calculation of state message will be startet. The current calculation state and the according results stay in memory, as long as the archive management module is active. To refresh the driver data, just use the reload funtion on top of this tab or restart the archive management module.

Selecting one driver, show the according detailed booking data and documents.

Omitted reasons per driver

On top of this tab are the buttons to reload, enter an other activity and to switch between tabellaric ond graphic bookings view. If the tab was direcly selected, first chose the driver, if called from omitted reason overview list, a driver is preselected.

After a driver is selected, the data for current and previous month will be loaded to show the timerange of last 28 days without any scrolling or paging. The days itself are marked as follows:

Mark	Meaning
Image Removed	No data available for this day.
Image Removed	Bookings found for this day and no other activities document required.
Image Removed	For this day a document should be added.