Tourenplanung im Portal

YellowFox unterstützt aktuell keine automatische Tourenplanung. Sie können jedoch selbst Ihre Tour nach Belieben planen.

Um Touren anzulegen und zu bearbeiten, müssen einige Voraussetzungen gegeben sein. Sie als Portalnutzer benötigen das Recht „Aufträge und Nachrichten bearbeiten“. Um Touren die über die Schnittstelle angelegt wurden bearbeiten zu können, muss die entsprechende Einstellung gesetzt sein (siehe Einstellungen). Der Funktionsumfang der Tourenplanung im Portal, ist größer als der der Schnittstelle. Daher kann es sein, dass einige Schnittstellentouren trotz der entsprechenden Einstellung nicht bearbeitet werden können. Das liegt an einer unzureichenden App-Version des zugewiesenen Fahrzeuges. Aktualisieren Sie die App des Fahrzeuges, um dieses Problem zu beheben.

Abgeschlossene Touren können ebenfalls nicht bearbeitet werden.

Tourenplanungs-Ansicht

Die Tourenplanung im Portal erreichen Sie im Menü über Kommunikation -> Touren -> Tourenplanung. Sie benötigen mindestens das „Aufträge und Nachrichten sehen“ Recht, um diese Ansicht zu öffnen. Um tatsächlich etwas zu bearbeiten, brauchen Sie wie bereits erwähnt mindestens die höhere Stufe „bearbeiten“.

Die Tourenplanung gliedert sich in 2 große Bereiche: auf der linken Seite sehen Sie Ihre Aufträge, im rechten Bereich sehen Sie Ihre Touren. Im Kopf der Bereiche haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die Liste einzugrenzen. In beiden Bereichen können Sie Elemente über die Freitextsuche suchen, Filter anwenden oder die Listen sortieren. Die Tourliste besitzt zu dem noch die Möglichkeit einer Datumseinschränkung.

Filter

Filter sind ein mächtiges Werkzeug, um sich in der Tourenplanung schnell zu bewegen. Um Filter anzuwenden, fahren Sie mit der Maus über das Filter-Icon. Es werden Ihnen nun alle verfügbaren Filter angezeigt. Kursiv geschriebene Filter sind vom System vorgegeben und können nicht bearbeitet oder entfernt werden. Um einen Filter auszuwählen, haken Sie diesen einfach an. Sie können auch mehrere Filter miteinander kombinieren. Schließen Sie die Ansicht in dem Sie mit der Maus den Bereich verlassen. Wurde ein Filter gewählt, so wird dieser nun angewendet.

Um einen Filter zu bearbeiten oder zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über die betroffene Zeile und klicken Sie auf das entsprechende Icon.

Angelegte Filter sind eine persönliche Einstellung und stehen ausschließlich Ihnen selbst zur Verfügung.

Auftrag anlegen

Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie in der Tourenplanung im linken Bereich Aufträge auf das „+“-Symbol oben rechts. Hier können Sie nun die Planung eines neuen Auftrags starten oder eine existierende Auftragsvorlage auswählen.

Neuen Auftrag anlegen

Über die Maske „Neuen Auftrag anlegen“ können Sie einfach und schnell mehrere Aufträge erfassen. Auf der linken Seite sehen Sie die Auftragsdaten. Auf der Karte rechts können Sie die anzufahrenden Positionen prüfen.

Als erstes können Sie einen Auftraggeber auswählen, also das Unternehmen, für welches Sie den Auftrag durchführen möchten. Dies ist kein Pflichtfeld. Sie können einen Auftraggeber aus Ihrem Adressbuch auswählen oder einen neuen Auftraggeber angeben. Um ein einen bestehenden Auftraggeber auszuwählen, klicken Sie auf das Adressbuch-Symbol rechts oder fangen Sie an den Namen des Kunden zu tippen und wählen Sie ihn aus der sich öffnenden Liste aus. Für bestehende Auftraggeber kann hierbei die Adresse nicht geändert werden. Geben Sie einen neuen Auftraggeber an, so wird dieser bei Speichern des Auftrages automatisch in Ihrem Adressbuch angelegt. Bitte beachten Sie, dass Sie dafür das Portalrecht „Adressen bearbeiten“ benötigen.

Nun können Sie gleich mehrere Aufträge für diesen Auftraggeber erfassen. Die Maske startet initial mit einem leeren Transportauftrag. Über die Interaktionsfläche „weiteren Auftrag für diesen Kunden anlegen“ können Sie einen weiteren Auftrag hinzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit den bestehenden Auftrag noch einmal zu kopieren. Klicken Sie dazu auf die 3 Punkte im Kopf des Auftrages und wählen Sie „Auftrag kopieren“. Über dieses Menü können Sie auch einen Auftrag wieder entfernen. Beachten Sie, dass diese Option nur verfügbar ist, sofern es sich um einen Auftrag handelt, der noch nicht gespeichert wurde.

Aufträge die gleichzeitig angelegt werden, sind dennoch unabhängig voneinander. Ihre Gemeinsamkeit ist derselbe Auftraggeber.

Ein Auftrag besteht aus den notwendigen Auftragsdaten. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie einen Transport- oder Serviceauftrag anlegen möchten. Basierend auf Ihrer Auswahl, passt sich die Auftragsmaske entsprechend an. Jeder Auftrag wird über eine Auftragsnummer identifiziert. Diese können Sie frei wählen. Anschließend können Sie außerdem einen Beschreibungstext mit weiterführenden Informationen anlegen. Bitte beachten Sie, dass diese ausschließlich zur Information innerhalb des Portals dient. Um Informationen für Ihre Fahrer zu hinterlegen, nutzen Sie bitte das Beschreibungsfeld unter dem entsprechenden Teilauftrag.

Teilaufträge

Ein Transportauftrag besteht aus einer Beladung und einer Entladung. Ein Serviceauftrag aus dem durchzuführenden Service. Beladung, Entladung und Service sind Teilaufträge. Diese werden durch eine Sendungsnummer, eine Beschreibung, sowie Datums- und Adressinformationen beschrieben.

Die Sendungsnummer wird bei Angabe der Auftragsnummer automatisch ausgefüllt. Sie können diese jedoch auch nachträglich bearbeiten. Es handelt sich dabei um die Nummer, welche für die spätere Vertourung genutzt wird und welche so auch dem Fahrer angezeigt werden wird.

Besitzt Ihr Teilauftrag eine Fälligkeit, so können Sie diese als Zeitpunkt angeben. Sie können dieses Feld jedoch auch leer lassen. Um einen Zeitpunkt auszuwählen, klicken Sie auf das Eingabefeld und wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus. Um eine Zeitspanne auszuwählen, klicken Sie zunächst auf das Pfeil-Icon rechts. Klicken Sie nun erneut auf das Eingabefeld, können Sie die Zeitspanne mittels zweier Kalender auswählen. Um die Zeitauswahl zurückzusetzen, fahren Sie mit der Maus über das Eingabefeld und klicken Sie auf das „X“-Icon.

Nun können Sie die anzufahrende Adresse wählen. Hierzu können Sie wieder auf Ihr Adressbuch zurückgreifen, eine Position von der Karte wählen oder auch eine neue Adresse angeben. Die Adresse ist kein Pflichtfeld. Wird ein Kunde angegeben, so wird diese Referenz im Auftrag hinterlegt. Geben Sie einen neuen Kundennamen an, so wird dieser bei Speichern des Auftrages automatisch im Adressbuch angelegt. Sie können das Feld „Kunde“ jedoch auch leer lassen und nur die Adresse eintragen. Haben Sie einen Kunden ausgewählt und ändern etwas an der Adresse, so wird das Kundenfeld automatisch geleert.

Als nächstes können Sie optional einen Ansprechpartner angeben. Haben Sie zuvor einen Kunden aus dem Adressbuch ausgewählt, so werden automatisch die hinterlegten Kontaktpersonen geladen und das Feld mit der ersten Kontaktperson gefüllt. Klicken Sie das Icon rechts an, um eine andere Kontaktperson auszuwählen. Sie können das Feld jedoch auch frei überschreiben. Dies hat keine Auswirkungen auf das Adressbuch.

Ladungspositionen

Sind Sie im Begriff einen Transportauftrag anzulegen, so können Sie nun Ladungspositionen hinzufügen. Dabei handelt es sich um die zu transportierenden Güter. Eine Ladungsposition besteht aus einer Anzahl, einem Lademittel (z.B. eine Europalette) und einem Artikel (z.B. einem bestimmten Werkstoff). Sie müssen keine Ladungsposition angeben, diese können aber hilfreich bei der späteren Vertourung sein. Um eine neue Ladungsposition hinzuzufügen, klicken Sie auf „neue Ladungsposition hinzufügen“. Zum erfolgreichen Speichern müssen nun alle 3 Felder ausgefüllt werden. Um die Ladungsposition wieder zu entfernen, fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das „X“-Icon. Die verfügbaren Lademittel und Artikel werden über die Einstellungen gepflegt. Haben Sie dort festgelegt, dass Ihre Disponenten auch dynamisch neue Lademittel bzw. Artikel anlegen können, so steht auch diese Option zur Auswahl. Wird einer neuer Eintrag angelegt, so wird dieser beim Speichern automatisch in der Verwaltung hinterlegt und ist damit für zukünftige Aufträge verfügbar.

Auftrag speichern

Sind Sie mit Ihrem Auftrag zufrieden, so können Sie die Maske mittels Speichern abschließen. Ihnen stehen 3 Optionen zur Verfügung:

• Speichern: Die Aufträge werden angelegt und stehen nun zur Vertourung bereit. Sie kehren zur Tourenplanung zurück.
• als Vorlage speichern: Die Aufträge werden als Vorlage gespeichert. Vorlagen können nicht vertourt werden. Sie können jedoch jederzeit genutzt werden, um schnell neue Aufträge anzulegen.
• Speichern + weiterer Auftrag: Die Aufträge werden angelegt und stehen nun zur Vertourung bereit. Die Maske wird geleert und Sie können weitere Aufträge, z.B. für einen anderen Auftraggeber, anlegen.

Manchmal wollen Sie vielleicht einfach und schnell einen einzelnen Auftrag direkt an ein Fahrzeug rausschicken. Dazu aktivieren Sie bitte das Häkchen "direkt an Fahrzeug disponieren". In diesem Fall öffnet sich ein kleines Fenster in welchem Sie für jeden Auftrag ein Fahrzeug auswählen können. Bei Bestätigen wird aus jedem Auftrag automatisch eine Tour erstellt und, sofern aktiviert, direkt an das Fahrzeug gesendet. Damit können Sie die eigentliche Tourenplanung überspringen und sind für kleine Aufträge schnell unterwegs.

Auftrag aus Vorlage erstellen

Haben Sie zu Beginn diese Option ausgewählt, so werden Ihnen nun die verfügbaren Auftragsvorlagen angezeigt. Klicken Sie eine der Vorlagen an, um mit dem neuen Auftrag zu starten. Um die Vorlage selbst zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie auf die 3 Punkte oben rechts. Hier können Sie nun die Vorlage im Bearbeitungsmodus anzeigen oder auch entfernen.

Aufträge bearbeiten

Solange Ihr Auftrag noch nicht vertourt wurde, können Sie diesen beliebig bearbeiten. Fahren Sie dazu in der Tourenplanungs-Ansicht über den gewünschten Auftrag und klicken Sie auf die 3 Punkte oben rechts. Hier erreichen Sie auch die Auftragsdetails um die hinterlegten Informationen noch einmal anzuzeigen und im Falle einer Vertourung den aktuellen Status zu prüfen.

Bereits vertourte Aufträge können nicht mehr bearbeitet werden, da dies Auswirkungen auf die Tour haben würde.

Fortlaufende Auftragsnummern

Die Angabe einer Auftragsnummer ist Pflicht. Wenn Sie keinen Wert darauf legen die Nummer jedes Mal individuell zu vergeben, haben Sie die Möglichkeit eine fortlaufende Auftragsnummer zu nutzen. Dazu müssen Sie zunächst ein Nummernschema festlegen. Diese Einstellung befindet sich in den Moduleinstellungen im Reiter „Allgemein“ und ist nur für Admins sichtbar. Hier können Sie aus verschiedenen Bausteinen Ihr persönliches Schema zusammenstellen. Sie könnten z.B. festlegen, dass Ihre Auftragsnummer immer das aktuelle Datum beinhalten soll. Alternativ könnten Sie auch eine einfache fortlaufende Nummer wählen – die Möglichkeiten sind vielfältig. Wenn Sie ein Schema hinterlegt haben, so wird die Nummer beim Anlegen eines neuen Auftrags zukünftig vorausgefüllt. Es handelt sich dabei jedoch nur um eine vorläufige Nummer. Sollte jemand zeitgleich mit Ihnen einen neuen Auftrag anlegen und Ihr Nummernschema enthält eine fortlaufende Nummer, so kann es passieren, dass Se beispielsweise nicht die Nummer 10, sondern die 11 bekommen, da Ihr Kollege eher auf Speichern gedrückt hat. Die finale Auftragsnummer wird Ihnen beim Speichern angezeigt.

Auch wenn Sie ein Schema hinterlegt haben können Sie die Nummer jederzeit manuell anpassen. Den Startwert für Ihre fortlaufende Nummer können Sie in den Einstellungen setzen. So können Sie auch mit einer höheren Nummer als 1 starten oder den Wert jederzeit zurücksetzen.

Touren anlegen und bearbeiten

Um eine neue Tour anzulegen, klicken Sie auf das „+“-Symbol oben rechts im Bereich der Touren. Es öffnet sich der Toureditor, in welchem Sie die Basisinformationen Ihrer Tour festlegen können. Brechen Sie den Editor ab, wird die neue Tour wieder entfernt. Mit Bestätigen können Sie mit der eigentlichen Planung starten.

Ihre zuvor angelegten Aufträge können Sie nun per Drag and Drop auf die gewünschte Tour ziehen. Die Tourenplanung erstellt nun automatisch aus den Auftragsdaten die anzufahrenden Ziele und zu erledigenden Aufgaben. Sie können die Ziele und Sendungen nun frei innerhalb der Tour verschieben, um ihre Reihenfolge zu ändern. Die Darstellungsreihenfolge entspricht der Reihenfolge, wie sie auch der Fahrer auf dem Display sehen wird. Um ein Ziel oder eine Sendung wieder zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über das gewünschte Element und klicken Sie auf die 3 Punkte oben rechts. Bitte beachten Sie, dass ein Auftrag immer im Ganzen aus einer Tour entfernt werden muss. Das heißt, wenn sie z.B. versuchen die Beladung eines Auftrages zu entfernen, wird auch automatisch die Entladung entfernt. Sie müssen dies aber noch einmal bestätigen. Diese Einschränkung gilt auch für das Verschieben von Aufträgen von einer Tour auf eine andere Tour. Es werden immer alle Teilaufträge mit verschoben.

Zusätzlich zu Ihren Aufträgen, haben Sie auch die Möglichkeit leere Ziele zu Ihren Touren hinzuzufügen. Das ist beispielsweise nützlich, um eine Rückfahrt zu einem Firmenstandort abzubilden. Um ein leeres Ziel hinzuzufügen, müssen Sie die Tour zunächst ausklappen. Über das „+“-Symbol unten links können Sie anschließend das Ziel hinzufügen. Ihre im Adressbuch als firmenintern markierte Adressen stehen Ihnen dabei als Schnellauswahl zur Verfügung. Es öffnet sich der Zieleditor. Hier können Sie auch eine beliebige andere Adresse angeben oder auswählen. Bestätigen Sie den Editor um das Ziel zu übernehmen.

Tourelemente bearbeiten

Eine Tour besteht aus Zielen und Sendungen. Das sind Tourelemente. Jede Ebene kann einzeln bearbeitet werden. Um ein Tourelement zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus darüber,  klicken Sie auf die 3 Punkte und wählen die jeweilige „Bearbeiten“ Option aus. Es öffnet sich ein Editor. Im oberen Bereich finden Sie die Basisinformationen. Je nachdem welche Art von Tourelement Sie ausgewählt haben, unterscheidet sich diese Ansicht. 

Anschließend können Sie die Displayeinstellungen festlegen. Hier können Sie optional einen Anzeigenamen vergeben. Ist dieses Feld gesetzt, so wird dem Fahrer statt der eigentlich vergebenen Nummer dieser Name auf dem Display angezeigt. Das kann hilfreich sein, falls Sie in Ihrer Disposition mit komplexen Sendungsnummern arbeiten, dem Fahrer aber nur eine kurze, verständliche Nummer mitgeben wollen. Weiterhin können Sie in den Displayeinstellungen einen Workflow auswählen und die Fahrer damit einen Arbeitsablauf vorgeben.

Danach können Sie auch noch Anhänge zu Ihrem Tourelement hinzufügen. Hier finden Sie die Möglichkeit ein Formular auszuwählen oder Dateien aus der Dateiablage anzuhängen.

Sperrverwaltung

Während Sie Touren bearbeiten, werden diese auf Sie gesperrt. In diesem Zustand kann kein anderer Portalnutzer mit der Tour interagieren. Dadurch wird vermieden, dass sich Änderungen ungewollt überschreiben können. Die Sperre einer Tour oder eines Auftrages wird über ein entsprechendes Symbol dargestellt. Fahren Sie mit der Maus darüber, um einzusehen, wer das Element seit wann gesperrt hat.

Sollte es doch einmal nötig sein, dass Sie ein bereits gesperrtes Element bearbeiten möchten, so klicken Sie auf das Symbol, um eine Anfrage an den aktuellen Besitzer zu stellen. Sie werden darüber informiert, sobald diese Anfrage von dem Nutzer bearbeitet wurde. Im Falle einer Bestätigung wird das Element automatisch auf Sie gesperrt.

Klicken Sie auf Ihr eigenes Sperrsymbol, so haben Sie die Möglichkeit auch ohne Anfrage eine Tour wieder freizugeben und setzen damit auch automatisch Ihren Bearbeitungsstand dieser Tour wieder zurück. Über „Zurücksetzen“ oben rechts, können Sie diesen Schritt für alle aktuell bearbeiteten Touren gehen.

In der Menüleiste des Portals finden Sie oben Ihre aktuellen Benachrichtigungen. Wird das Symbol gelb, so möchte Ihnen möglicherweise die Tourenverwaltung etwas mitteilen. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um einen schnellen Überblick zu erhalten. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Elemente aktuell noch auf Sie gesperrt sind, wie der aktuelle Stand Ihrer Anfragen ist und welche Anfragen möglicherweise an Sie gestellt wurden.

Sperren unterliegen möglicherweise zeitlichen Einschränkungen, siehe Einstellungen.

Tourenplanung speichern

Um Ihre geplante Tour noch einmal zu überprüfen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Über das Kontextmenü der Tour haben Sie die Möglichkeit die Tourdetails anzeigen zu lassen oder die Tour auf der Karte zu betrachten. Sind Sie mit Ihrer Tour zufrieden, so können Sie die Planung mittels des „Speichern“ Knopfes abschließen. Es öffnet sich ein Dialog, welcher Ihnen alle Touren anzeigt, welche Sie aktuell bearbeitet haben und noch gespeichert werden müssen. Gegebenenfalls werden Ihnen festgestellte Probleme angezeigt. Das kann beispielsweise ein inkompatibles Formular sein. Diese Probleme müssen zunächst behoben werden, bevor Sie Ihre Änderungen final speichern können.

In diesem Dialog können Sie auch festlegen, ob die geplanten Touren sofort an die zugewiesenen Fahrzeuge übermittelt werden sollen. Sie können die Touren auch zu einem späteren Zeitpunkt aus der Dispositionsübersicht heraus senden. Schließen Sie die Planung schließlich mittels „Bestätigen“ ab. Die Tourplanung persistiert anschließend Ihre Änderungen und schickt die Touren gegebenenfalls raus. Bitte warten Sie, bis der Prozess abgeschlossen ist. Das Portal informiert Sie über den erfolgreichen Abschluss und lädt anschließend die Ansicht neu.

Referenztouren und Touren kopieren

Wenn Sie bestimmte Touren immer wieder fahren, kann es hilfreich sein, die Tour zu kopieren. Klicken Sie dazu im Aktionsmenü der Tour auf „Tour kopieren“. Dadurch müssen Sie nicht alle enthaltenen Aufträge manuell neu anlegen, sondern legen automatisch eine Kopie der Tour und aller Aufträge an. Die neuen Aufträge bekommen dabei eine automatische Auftragsnummer. Um diese oder auch andere Daten des Auftrags oder der Sendungen anzupassen, nutzen Sie die Aktion „Sendung bearbeiten“. Wenn Sie mit Ihrer neuen Tour zufrieden sind, klicken Sie wie gewohnt auf „Speichern“. Erst dann werden die neuen Aufträge und die Tour persistiert.

Um Touren die Sie regelmäßig nutzen schnell zu finden, können Sie diese als Referenz markieren. Klicken Sie dazu im Aktionsmenü der Tour auf „als Referenztour markieren“. Die Tour wird nun durch ein neues Symbol hervorgehoben. Sie finden Referenztouren über einen entsprechenden Filter. Um eine neue Tour aus einer Referenztour zu erstellen, klicken Sie beim Anlegen einer neuen Tour auf „Tour aus Referenztour erstellen“ statt „Neue Tour anlegen“. Dann können Sie aus all Ihren Referenztouren die passende Vorlage auswählen. Touren aus Referenzen zu erstellen ist dasselbe wie eine Tour zu kopieren. Die Markierung als Referenz hilft Ihnen nur dabei Ihre Vorlagen schneller zu finden. Um die Markierung als Referenztour zu entfernen, finden Sie im Aktionsmenü der Tour die Aktion „als Referenztour entfernen“.

Nachdem Sie eine Tour kopiert bzw. sie aus einer Referenz erstellt haben, hat sie anschließend keine Beziehung mehr zu der Originaltour. Das heißt wenn Sie nachträglich die Vorlage bearbeiten, wird das keine Auswirkungen auf Ihre Kopie haben. 

Dispositionsübersicht

In der Dispositionsübersicht können Sie den aktuellen Stand Ihrer Touren betrachten. Dafür stehen Ihnen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung - die Rollkarte und eine tabellarische Ansicht. Diese besitzen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten, welche Sie über im oberen Bereich des Moduls finden.

Menü

Das Menü besteht aus eine Fahrzeuggruppen-, sowie Datumsauswahl, eine Freitextsuche und einem Einstellungsmenü. Die Auswahl der Fahrzeuggruppe, des Datums, sowie die Sucheingaben beeinflussen beide Ansichten der Dispositionsübersicht. Diese Einstellungen werden jedoch nicht für folgende Sitzungen übernommen.

Über das Einstellungsmenü oben rechts können Sie jedoch auch eine vorausgewählte Fahrzeuggruppe und einen Datumsbereich festlegen, welche bei jedem Start geladen werden. Die Einstellungen sind unterteilt in 3 Bereiche:

• Allgemein: diese Einstellungen haben Einfluss auf beide Ansichten
• Rollkarte
  • Zoom: Anhand des Zooms definiert sich, wie weit die Zeitleiste der Rollkarte gestreckt wird.
  • Angezeigte Fahrzeuginformationen: Hier können Sie die Fahrzeugliste links bearbeiten. Entscheiden Sie selbst, ob Sie aktuelle Fahrer- und Trailerinformationen sehen wollen oder ob Sie z.B. das Fahrzeugsymbol für eine kompakte Ansicht ausblenden wollen.
  • Angezeigte Tourinformationen: Hiermit bearbeiten Sie die einzelnen Touren, welche auf der Rollkarte angezeigt werden. Legen Sie fest, welche Details Sie auf Anhieb sehen möchten. Sie können auch alle Informationen ausblenden und erhalten dadurch eine besonders schmale Ansicht, in welcher jede Tour nur einem Strich entspricht.
• Tabelle
  • Vorausgewählte Zeitspanne: Das Modul startet initial immer zum Zeitpunkt "Jetzt". Legen Sie hier fest, wie viele Stunden Sie zusätzlich sehen möchten
  • Angezeigte Zeilen pro Zeile: Hier können Sie die maximalen Einträge pro Seite der Tabelle festlegen.
  • Angezeigte Tabellenspalten: Die Tabellenansicht ist frei definierbar. Blenden Sie Spalten aus und ein. Über die 3 Punkte zu Beginn jeder Zeile können Sie die Spalten auch in Ihrer Reihenfolge verschieben.

Bei Speichern werden die Änderungen in alle 3 Bereichen übernommen. Das Modul wird anschließend neu geladen.

Rollkarte

Die Ansicht als Rollkarte erinnert an alte Zeiten. Klicken Sie auf eine leere Fläche und ziehen Sie die Graph beliebig weit. So können Sie sich auch durch vergangene und kommende Dispositionsdaten bewegen. Um mehr Details zu einer Tour zu erhalten, klicken Sie auf einen Tour-Block.

Wählen Sie einen Zeitpunkt über die Datumsauswahl oben aus und klicken Sie auf "übernehmen" um zu einem anderen Zeitpunkt zu springen.

Symbolik

Wie bereits angesprochen haben Sie in den Einstellungen die Möglichkeit die angezeigten Tourinformationen zu bearbeiten. Hier möchten wir Ihnen einmal die Bedeutung der einzelnen Informationen aufschlüsseln.

Tour planning at portal

YellowFox does not support automatic tour planning at the moment, but you can plan your tour as you please.

To create and edit tours, some requirements must be met. You as a portal user need the right “edit orders and messages”. To edit tours created via an interface, the respective setting has to be set (see settings). The function range of tours at the portal is bigger than at the interface. That is why some interface tours might not be editable even though the setting is set. This is because the app version of the assigned vehicle is too low. Update the app of the vehicle to solve this problem.

Finished tours can not be edited as well.

Tour planning view

Tour planning at the portal is located at communication -> tours -> tour planning. You need at least the portal right “see orders and messages” to open this view. To actually interact with tours, you need at least the higher level “edit”, as already mentioned.

Tour planning view consists of 2 areas: on the left you can see your orders, on the right are your tours. At the header of each area are multiple options to restrict the lists. At both areas you can search via a free text search, apply filters, or sort the lists. The tour list has a date picker on top of that.

Filter

Filters are a mighty tool to move fast through tour planning. To apply a filter, hover the filter icon with your mouse. All available filters will be shown. Filters written in italic font are system filters and can neither be edited nor deleted. To select a filter simply click on the related checkbox. You can also combine multiple filters at once. Close the view by leaving the area with your mouse. If a filter was chosen, it will now be applied.

To edit or delete a filter, hover the affected row and click on the respective icon.

Created filters are a personal setting and are only available for yourself.

Create an order

To create a new order, go to tour planning and click on the “+” icon at the top right corner of the order area. Here you can start planning a new order or choose from an existing order draft.

Create a new order

The order editor gives you the possibility to add orders simple and fast. On the left you see the order data. On the map on the right, you can check the to be approached positions.

The first step is to choose a client, which is the instance you are performing the order for. This is not mandatory. You can choose a client from your address book or add a new client. To choose an existing client, click on the address book icon on the right or simply just start typing the clients name and choose it from the list that will open. The address of existing clients can not be altered. If you have entered a new client, it will be added to your address book on save. Please notice, that you need the portal right “edit addresses” to do so.

Now you can add multiple orders for this client. The editor starts with an empty transport order. By clicking at “add another order for this customer”, you can add another. You can also copy the first order by clicking on the three dots at the header and choose “copy order”. Here you can also remove an order, but only if the order has never been saved.

Orders which are created at the same time are still independent from each other. Their similarity is only the same client.

An order consists of the needed order data. Please choose first, if you want to create a transport or a service order. Based on your selection the mask will change. Each order is identified by an order number. You can choose this freely. Afterwards you can add a description with further information. Please notice, that this description is only for internal use at the portal. To add information for your driver, please use the description field at the respective partial order.

Partial orders

A transport order consists of a pick-up and a delivery. A service order consists of the service to be performed. Pick-up, delivery and service are partial orders. They are described by a shipment number, a description, as well as date and address information.

The shipment number is filled automatically while you enter the order number, but you can edit it afterwards if you like. This number will later be used while disposing the order and will also be displayed to the driver.

If your partial order has a due date, you can add this as date information. You can also leave this empty. To choose a point of time, click on the edit field and choose a date from the calendar. To choose a time range, click on the arrow icon on the right first. Now click again on the edit field to choose from a double calendar. To reset the date information, click on the “X” icon.

Now you can choose the address to be approached. Again, you can choose this from your address book, the map or enter a new address. The address is not mandatory. If you enter a customer name, it will be added as a reference to the order. If you enter a new customer name, it will be added to your address book on save. You can also leave the customer empty and just enter an address. If you did choose a customer and are now editing the address, the customer will be cleared.

Now you can add a contact person. This is optional as well. If you have chosen a customer during last step, the existing contact persons will be loaded, and the field will be filled by the first contact person found. Click on the icon on the right to choose another contact person. You can also enter a free text. This has no influence on the address book.

Cargo Items

If you are creating a transport order, you can now add cargo items. These are the goods that should be transported. A cargo item consists of a count, a package item (e.g. an europallet) and an article (e.g. a specific building material). You do not have to add a cargo item, but they can be helpful for later disposing. To add a new cargo item, click on “add new cargo item”. All three fields must be filled. To remove the cargo item, hover it with your mouse and click on the “X” icon. The available package items and articles are managed via the settings. If you allowed your dispatchers to create package items resp. articles dynamically, this option will also be available. If a new entry is created, it will be added to the cargo item management automatically on save and will therefore be available for future use.

Save order

If you are content with your order, you can finish the editor via save. There are three options available:

• Save: The orders are being created and are ready to be disposed. You will return to tour planning.
• Save as draft: The orders will be saved as drafts. Drafts can not be disposed, but they can be used to create new orders at any time.
• Save + create order: The orders are being created and are ready to be disposed. The editor is being cleared and you can add further order, e.g. for another client.

Sometimes it might be needed to quickly add and send an order directly to a vehicle. Please activate "directly dispatch to vehicle" to do so. In this case a small window will open where you can select a vehicle for each order. On submit each order will be transformed to an order automatically and will be sent to the vehcile if selected. You have now skipped the actual tour planning which can help you to act faster.

Create order from draft

If you have chosen this option at the start, the available order drafts will be displayed. Choose one to start with your new order. To edit the draft itself, hover it and click on the three dots at top right. Now you can open the draft in edit mode or even remove it.

Edit orders

As long as your order is not disposed, you can always edit it. Go to tour planning and hover the order you want to edit. Click on the three dots to open the context menu. Here you can also reach the order details to simply display all order information and show the current state if the order is already disposed.

Disposed orders can not be edited as it would influence the tour.

Consecutive order numbers

Setting an order number is mandatory. If you do not want to set the order number manually each time, you can create a consecutive number. First you must set a schema for the number. This setting can be found at the module settings at the tab “general” and is only visible for admins. Here you can create your number from a bunch of components. For example, your number could always contain the current date. Or you could just choose a simple consecutive number - there are countless possibilities. If you set a schema, the order number at creating a new order will always be pre-filled. Please note that this is just a provisional number. If somebody else is creating an order at the same time as you and your schema contains a consecutive number, it might happen that for example you will not get number 10 but 11 because your colleague did press save before you did. The final order number will be displayed after save.

Despite having a number schema you can always edit the number manually. The start value for your consecutive number can also be set at the settings. This allows you to start with a number greater than 1 or to reset the value at any time.

Create and edit tours

To create a new tour, click on the “+” icon at top right corner of the tour area. The tour editor will open, where you can set the basic information of your tour. If you cancel the editor, the tour will be removed. By clicking apply you can start with the actual planning process.

The orders you created earlier can now be disposed by dragging them onto the tour. Tour planning will generate the destinations to approach and the tasks to be fulfilled from the order data automatically. You can now move the destinations and shipments by dragging them to change their order or redispose. The order as it is displayed, is the order the driver will see on his display. To remove a destination or shipment, hover the tour element and open the context menu. Please notice that an order has always to be removed as a whole. This means if you are e.g. trying to remove the pick-up task of a transport order, the delivery will be removed as well. Tour planning will inform you about this and you must confirm this. This restriction does also apply to moving an order from one tour to another – it will always move all included partial orders.

On top of your orders, you can also add empty destinations to your tours. This might be useful to e.g. add a return to your companies facility. To add an empty destination, you have to expand the tour first. Now you can click on the “+” icon in bottom left corner. The addresses you marked as company internal at the address book are available as quick selections. On click the destination editor will open. Confirm the editor to apply the new destination.

Edit tour elements

A tour consists of destinations and shipments. These are tour elements. Each tour element can be edited individually. To edit a tour element, hover it, open the context menu and click on the “edit” option. An editor will open. At top there are always the basic information. Based on the type of the tour element you have chosen, the view will differ.

After the basic information you have the display settings. Here you can set a display name if you want to. If this field is set, the driver will see the display name instead of the actual tour element number. This might be helpful if you are operating with complex tour element numbers during tour planning, but want to show your drivers a simple, easy to understand number. Furthermore, you can set a workflow to manage your drivers working process.

Afterwards you can also add attachments to your tour. This includes forms and file attachments from file storage.

Lock management

While you are editing a tour, it will be locked to you. In this state no other portal user can interact with it. This prevents multiple changes overwriting each other. A lock to an order or a tour will be displayed by an icon. Hover it to see who locked the element since when.

If you need to edit an element even though it is already locked, you can send a request to the current editor. Click on the lock icon to do so. You will get a notification as soon as the other person responded to your request. In case of confirmation the element will be locked to you automatically.

Click on your own lock icon to release a lock. This will also reset the current editing state! By clicking on “reset” on top right corner you can do this for all tours which are currently being edited by you.

At the portal menu you can see your current notifications. If the current notifications counter turns yellow, tour planning might be trying to tell you something. Click on the notification, to get a quick overview. Here you can see your current locks, the current state of your requests and which requests might have been sent to you.

Locks are dependent on temporal restrictions, see settings.

Save tour planning

To check your planned tour, your have multiple options. Use the context menu of the tour to display the tour details or view the tour on the map. If you are content with your tour, you can finish the planning process by clicking on save. A dialogue will open which shows you all tours which will be saved. Tour planning will do an error check. If there are any problems left, they will be displayed. These might include e.g. an attached form which is not compatible with the selected vehicle. All problems must be solved before you can continue.

In this dialogue you are also able to select if the tours should be sent to the displays right away. You can also send the tours later on via the disposition view. Close the dialogue via “confirm”. Tour planning will now persist your changes and send them if selected. Please wait until this process is finished. The portal will inform you on successful completion and reload the view afterwards.

Reference tours and copy tours

If you have recurring tours, it might be helpful to copy them. Click on “Copy tour” at the action menu of the tour to do so. This automatically copies the tour and all orders that are included, so that you do not have to gather all orders manually again. The new orders will get a consecutive order number. To adjust it or other data of the order or the shipments, use the action “Edit shipment”. If you are happy with your copy, click on “Save” like usually. This will persist your copy.

To find your recurring tours faster, you can mark them as a reference. Click on “Mark as reference tour” at the tour action menu to do so. The tour will now be highlighted by a new symbol. You can find reference tours by using a filter. To create a new tour from a reference tour, click on “Create tour from reference tour” instead of “Create new tour”. Then you can choose the reference to use from a list. Creating a tour from a reference is basically the same as copying a tour. Marking it as reference just helps you to find it faster. To remove the reference flag, just use the action menu again and click on “Remove as reference tour”.

After copying a tour resp. creating it from a reference tour, it will not have any relation to the original tour anymore. This means that if you edit the original, it will not affect the copy.

disposition overview

At the disposition overview you are able to view the current progress of your tours. There are two different views available - the sliding graph and the table. Both own different configuration possibilities, which you can find in the upper area of the module.

menu

The menu consists of a vehicle group and date selection, as well as a free-text search and a settings menu. The vehicle group, date and search text influence both views. Those settings will not be remembered for future sessions.

Via the settings menu on top right corner you can set a pre-selected vehicle group and a date range, which will be loaded on each module start. Settings are structured into 3 areas:

• general: those settings influence both views
• sliding graph
  • zoom: defines the stretching of the time line
  • displayed car information: This edits the vehicle list on the left. Choose wether you want to see driver and trailer informations or if you e.g. want to hide the vehicle symbols for a compact view.
  • displayed tour information: This edits the individual tours, which are shown on the sliding graph. Decide which details you want to see on first glance. It is also possible to hide all detail data, this results in an especially slim mode, in which each tour is only a line.
• table
  • pre-defined timerange: The module always inits on start at "now". This setting influences how many hours more and less will be pre-selected.
  • displayed lines per page: Set the maximum of table entries per page.
  • displayed columns: The table view is completely user-definable. Show and hide the columns you want. Click and drag the columns via the 3 dots to change their order.

On save the settings of all 3 areas will be applied. Afterwards the module will be reloaded.

sliding graph

View as sliding graph reminds of old times. Click on an empty area and drag the graph as much as you want. By doing so you can also view old and upcoming disposition data. To get more details on a tour, click on the corresponding tour block.

Choose a date via the date picker above and click on apply to center the graph at the selected point of time.

symbolism

As mentioned before, you are able to edit the displayed tour information. We now want to explain the meaning of these options.