Die Zeiterfassung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals.

Zusammenfassung

Wozu nutze ich die Zeiterfassung

Über das Modul Zeiterfassung erhalten Sie Zugriff auf die Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals und können diese anhand verschiedener Kriterien auswerten. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die Historie bestehender Buchungen einzusehen, können Zeit-Buchungen nachtragen, korrigieren und löschen. Unter dem Reiter Kostenstellen haben Sie eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen aktiven Kostenstellen Ihres Unternehmens sowie die Summen der gebuchten Zeiten, gruppiert nach Tätigkeiten, dazu. 

Benutzer, die die Zeiterfassung auf Ihren Displays freigeschaltet haben, können über dieses Zeit-Buchungen vornehmen. Außerdem hat der Nutzer hier auch direkt die Möglichkeit eine neue Buchung einer bestehenden Kostenstelle zuzuweisen oder eben, sofern gewünscht, eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Grundlagen des Moduls

Zu jeder Zeit-Buchung gehört immer eine Tätigkeit, welche einerseits grundlegend beschreibt ob eine Zeit-Buchung zur Arbeitszeit zählt und andererseits eine Möglichkeit darstellt einzelne Zeit-Buchungen zu gruppieren. Eine Zeit-Buchung kann außerdem einer Kostenstelle zugeordnet sein. Die Dauer einer Tätigkeit ist die Zeitspanne zwischen dieser und einer anderen Tätigkeit. Das heißt, dass jede Tätigkeit die vorhergehende ausgeführte Tätigkeit beendet. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" bzw. "Arbeitsende" beendet die aktuelle Tätigkeit und startet automatisch eine Pause bzw. Ruhezeit.

Voraussetzungen

Der Zugang zur Zeiterfassung kann als Option gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt kann über die Benutzerverwaltung jedem Benutzer der Zugang zur Zeiterfassung gewährt werden.

Funktionen der Zeiterfassung

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt.

Mittels Button zum Umschalten der Darstellung  kann zwischen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden.
Aus den Ansichten heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann bei der kalendarischen Ansicht entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein. Bei der Auswertung nach Schichttagen sind die möglichen Zeiträume entweder eine einzelne Schicht oder der gesamte Zeitraum.

Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt die aktuelle Ansicht neu

Kostenstellen

Die Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt.

Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden.

Über das Aktionsmenü  haben Sie die Möglichkeit die Detailansicht der gebuchten Tätigkeiten zu dieser Kostenstelle einzusehen (mehr zu dieser Ansicht unter dem Punkt Kostenstellenbuchungen anzeigen). Außerdem können Sie hier bereits getroffene Einstellungen einer Kostenstellen ändern. Unter anderem können Sie einstellen nur bestimmte Tätigkeiten oder Personen für eine Kostenstelle zuzulassen.
Möchten Sie eine Kostenstelle schließen bzw. beenden damit künftig keine neuen Buchungen mehr getätigt werden können, dann finden Sie die entsprechende Funktion dafür im gleichen Aktionsmenü. 

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt Kostenstellenübersicht neu
	neue Kostenstelle anlegen	Öffnet den Assistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Schritte, um eine neue Kostenstelle anzulegen

Neue Kostenstelle anlegen

Sie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Daten bearbeiten

Ändern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle wie: Name, Gültigkeit oder geplante Dauer

Tätigkeiten bearbeiten

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Haben Sie hier keine Einschränkung getroffen, sind automatisch alle aktiven Tätigkeiten buchbar.
Es ist auch möglich bestimmte Tätigkeiten mit einer geplanten Dauer festzulegen und gleichzeitig dennoch alle anderen aktiven Tätigkeiten zu zulassen. Hierfür haben Sie nach dem Zuweisen der 1. Tätigkeit ein Kontrollkästchen unterhalb der Zuweisungstabelle.

Personal bearbeiten

Wenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. 

Kostenstelle beenden

Beendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Kostenstellenbuchungen anzeigen

Gibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
Die Zeit-Buchungen einer Kostenstelle werden gruppiert nach Tätigkeiten und Buchungstagen dargestellt. Dieser Aufbau der Übersichtstabelle ist bei jeder Kostenstelle gleich. 

Schaltflächen:
	zurück zur Kostenstellen-Übersicht	Öffnet die Kostenstellen-Übersicht mit allen aktiven Kostenstellen
	Neuladen	Lädt die Kostenstellenbuchungen-Ansicht neu
	neue Zeitbuchung erstellen	Öffnet einen Dialog zum schnellen Anlegen einer Buchung zu dieser Kostenstelle

Einstellungen

Arbeitszeitprofile

Jede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft.
Ein Arbeitszeitprofil ist die Vorgabe für eine Person wie z.B. Überstunden berechnet werden, wann eine Arbeitszeit als Nachtarbeit gilt oder von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt.
Jedes Profil, welches Sie anlegen oder angelegt wurde, hat immer eine Gültigkeit. Bei aktiven, noch gültigen, Profilen ist das Enddatum entweder frei (unendlich gültig) oder es liegt in der Zukunft. Inaktive Profile haben immer ein Enddatum, welches in der Vergangenheit liegt.

In der Übersichtstabelle für die aktuell vorhanden Profile haben Sie folgende mögliche Aktionen:

• Bearbeiten = Öffnet einen Dialog zum Ändern eines bestimmten Arbeitszeitprofiles
• Personalzuordnung = Biete eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zu zuordnen
• Löschen = Deaktiviert ein Profil durch das Setzen eines neuen Enddatums für die Gültigkeit
• Neues Profil anlegen = Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Arbeitszeitprofiles

Unterhalb der Tabelle mit den aktuell vorhanden Profilen befindet sich eine Auflistung mit allen Personen die aktuell kein gültiges Profil besitzen.

Tätigkeiten

Alle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Tätigkeiten zu ändern, zu löschen oder neue Tätigkeiten anzulegen. Jede Tätigkeit besteht immer aus einem Namen und der Einstellung ob diese zur Arbeitszeit zählt oder nicht. Zusätzlich ist es optional möglich eine Farbe für eine Tätigkeit festzulegen. Diese wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.

Personal

Für die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Bezeichner

Bestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Jeder Bezeichner wird nach einer Änderung ab sofort an allen Stellen ersetzt. Bereits erstellte Berichte werden nicht geändert.

Display

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten auf einem geeigneten Display angezeigt werden sollen. Die ersten 2 Tätigkeiten sind fest vergeben und können nicht in der Reihenfolge geändert werden. Um die Bezeichnung für diese zu ändern, ändern Sie hierzu die betreffende Tätigkeit bzw. den Bezeichner. 
Um eine geänderte Konfiguration an das passende Display zu schicken, nutzen Sie dafür bitte die Funktion "Verwaltung > Fahrzeugbezogene Einstellungen > Display > Zeiterfassung Display einrichten"
Die tatsächliche Anzahl von angezeigten Tätigkeiten hängt vom Display-Typ ab.
Die Fleet App synchronisiert selbständig automatisch alle aktiven Tätigkeiten. Eine Änderung ist für die App an dieser Stelle nicht nötig.

The time recording allows the control, evaluation and management of working time bookings of your personnel.

Summary

What do i use the time recording for?

The time recording module gives you access to your personnel's working time bookings and evaluates them based on various criteria. Furthermore, you have the opportunity to view the history of existing bookings, can add, correct and delete time bookings. Under the tab cost centers you have an overview of all current active cost centers of your company as well as the totals of the booked times, grouped by activities.

Users who have enabled the time recording on their displays can make time bookings. In addition, the user also has the option to assign a new booking to an existing cost center or, if desired, to create a new cost center.

General basics of the module

To any time booking belongs always an activity that on the one hand fundamentally describes whether a time booking is part of working hours and on the other hand, a way to group time bookings. A time booking can also be assigned to a cost center. The duration of an activity is the time between this and another activity. In other words, each activity ends the previous activity. The standard activity "Go" or "End of work" ends the current activity and automatically starts a break or rest period.

Requirements

Access to the time recording module can be booked as an option. From this point of time on you can grant access to time recording to each of your users.

Functions of time recording

Bookings

The booking overview allows a check or evaluation of the working hours of all persons with time bookings. After selecting a person, evaluation of the last month is displayed.

Using the button for switching the type of data presentation  , you can switch between the calendar view and shift-based processing of the data.

From the views, it is also possible to display the detailed bookings of a period. Such a period can be either a single day, a week or even the entire selected period in the calendar view. In the evaluation by shift days, the possible periods are either a single shift or the entire period.

The detail view is again subdivided into 3 ways of representation. First, a purely tabular edition with the exactly booked times. This table can also be displayed in a graphic evaluation. Here, the individual time bookings are entered on a bar per day. The colors in the graphical representation correspond to the color of the activity assigned to each time booking. The third possible view is the editor, in which it is possible to change, delete or create new bookings. In the Editor view, a change history is displayed for each booking day, if any.

From every view a export to PDF, Excel or CSV file is possible. The content of the files depends on the data currently displayed.

Schaltflächen:
	Reload	Reloads the current view

Cost centers

The cost center overview allows a quick evaluation of all active cost centers of the company. Each cost center is displayed in the overview with its own tile.

The basic structure of each cost center tile is the same, however, depending on the set parameters, there are different representations of this structure. If a planned duration has been defined for a cost center, a progress bar is displayed next to the account name in the tile. The same behavior exists for the individual activities that were booked to a cost center. If a planned duration defined for an activity within a cost center, a progress bar is displayed for this in the overview in the appropriate tile. These progress bars fill up with each successful time booking made to a cost center.

Via the action menu  you have the possibility to view the detail view of the booked activities for this cost center (more about this point under the item "display cost center bookings). You can also change the settings of a cost center that have already been made here. Among other things, you can set to allow only certain activities or persons for a cost center.
If you want to close a cost center so that no new bookings can be made, then you will find the corresponding function in the same action menu.

Schaltflächen:
	Reload	Reload cost center overview
	create new cost center	Opens the wizard. This takes you through all necessary steps to create a new cost center

Create new cost center

You will be guided through all necessary steps through a wizard to create a new cost center.

Edit basic data

Change here the global data of a cost center such as: name, validity or planned duration

Edit activities

Define here which activities can be booked within this cost center. If you have not made any restrictions here, all active activities can be booked automatically.
It is also possible to define certain activities with a planned duration while still allowing all other active activities. After assigning the first activity, you have a check box below the allocation table.

Edit personnel

If you only have certain people in your company who are allowed to book into a cost center, then here you have the option to define them.

Close cost center

Close a cost center by setting a new "valid to" date. This always corresponds to the current date and time.

Display cost center bookings

Gives you a tabular overview of all time bookings of a selected cost center. The default view automatically displays all postings of all persons involved over the entire period of the cost center.
The time entries of a cost center are displayed grouped according to activities and booking days. This structure of the overview table is the same for every cost center.

Schaltflächen:
	Back to cost center overview	Opens the cost center overview with all active cost centers
	Reload	Reload the cost center bookings overview
	Create new time booking	Opens a dialog to quickly create a booking for this cost center

Settings

Work time profiles

Every person in your organization is automatically linked to a default profile once time recording has been activated.
A working time profile is the specification for a person such as Overtime is calculated, when a working time is considered night work or from when to when the core working time applies.
Each profile that you create or has created, always has a validity. For active, still valid profiles, the end date is either free (infinitely valid) or it is in the future. Inactive profiles always have an end date that is in the past.

n the overview table for the currently existing profiles, you have the following possible actions:

• Edit = Opens a dialog to change a specific working time profile
• Person assignment = Provide a direct way to assign a profile to multiple people at the same time
• Delete = Deactivates a profile by setting a new end date for validity
• Create new profile = Opens a mask to create a new working time profile

Below the table with the currently available profiles is a listing with all persons who currently have no valid profile.

Activities

All usable activities of a company are presented in an overview table.
Here you have the possibility to change existing activities, to delete or to create new activities. Each activity always consists of a name and the setting whether or not it counts as working time. In addition, it is optionally possible to specify a color for an activity. This is used in various reports and graphical overviews.

Personnel

For the overview of the personnel, you can specify which table columns should be displayed in which order.

Labels

Certain labels of time recording can be adapted globally for a company to its own requirements.
Each label will be replaced immediately after a change in all places. Already created reports are not changed.

Display

Define here which activities should be displayed on a suitable display. The first 2 activities are fixed and can not be changed in order. To change the name for this change the activity or the label. 
In order to send a modified configuration to the appropriate display, please use the function "Administration > Object settings > display > Time administration > transfer to display".
The actual number of activities displayed depends on the display type.
The Fleet app automatically synchronizes all active activities automatically. A change is not necessary for the app at this point.