Die Zeiterfassung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals.

Zusammenfassung

Wozu nutze ich die Zeiterfassung

Über das Modul Zeiterfassung erhalten Sie Zugriff auf die Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals und können diese anhand verschiedener Kriterien auswerten. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die Historie bestehender Buchungen einzusehen, können Zeit-Buchungen nachtragen, korrigieren und löschen. Unter dem Reiter Kostenstellen haben Sie eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen aktiven Kostenstellen Ihres Unternehmens sowie die Summen der gebuchten Zeiten, gruppiert nach Tätigkeiten, dazu. 

Benutzer, die die Zeiterfassung auf Ihren Displays freigeschaltet haben, können über dieses Zeit-Buchungen vornehmen. Außerdem hat der Nutzer hier auch direkt die Möglichkeit eine neue Buchung einer bestehenden Kostenstelle zuzuweisen oder eben, sofern gewünscht, eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Grundlagen des Moduls

Zu jeder Zeit-Buchung gehört immer eine Tätigkeit, welche einerseits grundlegend beschreibt ob eine Zeit-Buchung zur Arbeitszeit zählt und andererseits eine Möglichkeit darstellt einzelne Zeit-Buchungen zu gruppieren. Eine Zeit-Buchung kann außerdem einer Kostenstelle zugeordnet sein. Die Dauer einer Tätigkeit ist die Zeitspanne zwischen dieser und einer anderen Tätigkeit. Das heißt, dass jede Tätigkeit die vorhergehende ausgeführte Tätigkeit beendet. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" bzw. "Arbeitsende" beendet die aktuelle Tätigkeit und startet automatisch eine Pause bzw. Ruhezeit.

Voraussetzungen

Der Zugang zur Zeiterfassung kann als Option gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt kann über die Benutzerverwaltung jedem Benutzer der Zugang zur Zeiterfassung gewährt werden.

Funktionen der Zeiterfassung

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt.

Mittels Button zum Umschalten der Darstellung  kann zwischen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden.
Aus den Ansichten heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann bei der kalendarischen Ansicht entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein. Bei der Auswertung nach Schichttagen sind die möglichen Zeiträume entweder eine einzelne Schicht oder der gesamte Zeitraum.

Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt die aktuelle Ansicht neu

Massenaktionen

Über die Auswahlboxen in der 1. Spalte der kalendarischen Auswertungen können Sie mehrere Einträge für eine Massenaktion auswählen.
Aktuell steht als Massenaktion das Hinzufügen von Buchungen zur Verfügung
Sofern mindestens ein Eintrag ausgewählt wurde, so erscheint rechts über der Tabelle ein Aktionsmenü, worüber Sie für alle ausgewählten Tage eine oder mehrere Buchungen hinzufügen können.
Sollten an den ausgewählten Tagen bereits Buchungen vorhanden sein, so haben sie im anschließenden Dialog die Möglichkeit aus 3 Optionen zu wählen:

• Ignorieren: Es werden keine neuen Buchungen an Tagen mit bereits vorhanden Buchungen erstellt.
• Überschreiben: Alle bisherigen Buchungen werden an diesen Tagen gelöscht.
• Einfügen: Die neuen Buchungen werden zusätzlich zu den bereits vorhanden Buchungen gespeichert.

Kostenstellen

Die Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt.

Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden.

Über das Aktionsmenü  haben Sie die Möglichkeit die Detailansicht der gebuchten Tätigkeiten zu dieser Kostenstelle einzusehen (mehr zu dieser Ansicht unter dem Punkt Kostenstellenbuchungen anzeigen). Außerdem können Sie hier bereits getroffene Einstellungen einer Kostenstellen ändern. Unter anderem können Sie einstellen nur bestimmte Tätigkeiten oder Personen für eine Kostenstelle zuzulassen.
Möchten Sie eine Kostenstelle schließen bzw. beenden damit künftig keine neuen Buchungen mehr getätigt werden können, dann finden Sie die entsprechende Funktion dafür im gleichen Aktionsmenü. 

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt Kostenstellenübersicht neu
	neue Kostenstelle anlegen	Öffnet den Assistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Schritte, um eine neue Kostenstelle anzulegen

Neue Kostenstelle anlegen

Sie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen.

Kostenstellendaten

Im ersten Schritt des Assistenten legen Sie allgemeine Daten zu Ihrer neuen Kostenstelle an. Wählen Sie eine Bezeichnung, eine Kennung, einen Gültigkeitszeitraum und die geplante Dauer. Gültig bis und die geplante Dauer sind optionale Felder und können leer gelassen werden. Die geplante Dauer können Sie im nachfolgenden Schritt auch automatisch befüllen lassen.

Alternativ können Sie den Assistenten bereits nach diesem Schritt beenden. Alle weiteren Daten sind optional.

Tätigkeiten

Im nächsten Schritt definieren Sie Tätigkeiten, welche auf diese Kostenstelle gebucht werden sollen. Optional können Sie eine Dauer für eine Tätigkeit angeben. Haben Sie mindestens zwei Tätigkeiten gewählt, wird Ihnen ebenfalls die Gesamtdauer dieser Tätigkeiten angezeigt.  Wählen Sie 'geplante Dauer auf Gesamtdauer setzen' um die geplante Dauer aus Schritt 1 bei Abschließen des Assistenten automatisch auf den Wert der Gesamtdauer zu setzen. Über das Feld 'andere Tätigkeiten zulassen' können Sie weiterhin definieren ob ausschließlich Ihre festgelegten Tätigkeiten oder auch weitere Tätigkeiten auf die Kostenstelle gebucht werden dürfen.

Haben Sie in Schritt 1 bereits eine geplante Dauer manuell festgelegt und nun Tätigkeiten definiert, welche in Ihrer Gesamtdauer diese geplante Dauer überschreiten, so wird Ihnen ein Hinweis diesbezüglich angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass die geplante Dauer automatisch angepasst werden soll. 

Um eine Tätigkeit wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol hinter der entsprechenden Tätigkeit. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Tätigkeiten zu sortieren. Klicken und halten Sie dazu das Symbol und ziehen die Tätigkeit an die gewünschte Stelle. Dies hat Einfluss darauf, in welcher Reihenfolge die Tätigkeiten im Portal und auf dem Display Ihres Personals angezeigt werden.

Personal

Im dritten Schritt können Sie Ihrer Kostenstelle Personal zuweisen. Legen Sie keine explizite Zuordnung fest, können alle Personen auf diese Kostenstelle buchen. Um Personal zu wählen, wählen Sie optional eine Gruppe und anschließend die gewünschte Person aus und klicken auf 'auswählen'. Wählen Sie 'alle Personen' aus, wenn Sie alle Personen der aktuell gewählten Gruppe hinzufügen möchten.

Um Personal zu entfernen, klicken Sie auf das  Symbol hinter diesem Personal. Haben Sie mindestens zwei Personen ausgewählt, können Sie ebenfalls die gesamte Zuweisung über 'Alle abwählen' zurücksetzen.

Fertig

Mit dem folgenden Schritt stellen Sie das Anlegen der Kostenstelle fertig. Ihnen werden noch einmal alle festgelegten Daten angezeigt.

Allgemeine Daten bearbeiten

Ändern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle. Siehe Kostenstellendaten.

Tätigkeiten bearbeiten

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Siehe Tätigkeiten.

Personal bearbeiten

Wenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. Siehe Personal.

Wenn diese Kostenstelle von einem anderen Nutzer erstellt oder bearbeitet wurde, existieren unter Umständen Zuweisungen für Personal zu welchem Sie selbst nicht die nötigen Rechte besitzen. Diese Personen werden als eine Anzahl an anonymisierten Personen ausgewiesen. Es ist nicht möglich diese Zuweisungen zu bearbeiten. Selbst wenn Sie 'Alle abwählen' auswählen, werden diese Zuweisungen immer noch existieren.

Kostenstelle beenden

Beendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Kostenstellenbuchungen anzeigen

Gibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
Die Zeit-Buchungen einer Kostenstelle werden gruppiert nach Tätigkeiten und Buchungstagen dargestellt. Dieser Aufbau der Übersichtstabelle ist bei jeder Kostenstelle gleich. 

Schaltflächen:
	zurück zur Kostenstellen-Übersicht	Öffnet die Kostenstellen-Übersicht mit allen aktiven Kostenstellen
	Neuladen	Lädt die Kostenstellenbuchungen-Ansicht neu
	neue Zeitbuchung erstellen	Öffnet einen Dialog zum schnellen Anlegen einer Buchung zu dieser Kostenstelle

Einstellungen

Arbeitszeitprofile

Jede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft.

Ein Arbeitszeitprofil ist die Vorgabe für eine Person wie z.B. Überstunden berechnet werden, wann eine Arbeitszeit als Nachtarbeit gilt oder von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt.

Jedes Profil, welches Sie anlegen oder angelegt wurde, hat immer eine Gültigkeit. Bei aktiven, noch gültigen, Profilen ist das Enddatum entweder frei (unendlich gültig) oder es liegt in der Zukunft. Inaktive Profile haben immer ein Enddatum, welches in der Vergangenheit liegt.

Übersicht

Im Bereich Arbeitszeitprofile finden Sie zunächst eine Übersicht aller aktuell vorhandenen Profile. Sie können auch gelöschte Profile optional einblenden. Hier sehen Sie auch, welches Personal den Profilen aktuell zugeordnet ist und welchen Mitarbeitern möglicherweise noch eine Zuweisung fehlt.

Über das Aktionsmenü können Sie mit den Profilen interagieren. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Bearbeiten: Öffnet einen Dialog zum Ändern eines bestimmten Arbeitszeitprofiles
• Personalzuordnung: Bietet eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zu zuordnen. Arbeitszeitprofile können auch über die Personalverwaltung Personen zugewiesen werden.
• Löschen: Deaktiviert ein Profil durch das Setzen eines neuen Enddatums für die Gültigkeit
• Neues Profil anlegen: Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Arbeitszeitprofiles

Profil bearbeiten

Arbeitszeitprofile sind ein mächtiges Werkzeug mit vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten. Viele von diesen sind jedoch optional. Entscheiden Sie selbst, welche Dinge für Sie und Ihr Unternehmen von Relevanz sind.

Arbeitszeiten

Legen Sie zunächst fest, an welchen Tagen wie viel gearbeitet werden soll. Mithilfe der abgegoltenen Mehrarbeitszeit können Sie definieren, dass eine gesetzte Überschreitung der SOLL Arbeitszeit nicht als Überstunden gewertet werden soll.

In den Auswertungen der Zeiterfassung können Sie sich optional eine durchschnittliche Arbeitszeit laut Arbeitsregel, also über einen gesetzmäßigen Auswertungszeitraum, ausgeben lassen. Geben Sie hier an, welcher Wert als Basis für diese Berechnung genutzt werden soll.

Rundungsregelung

Über die Rundungseinstellung können Sie festlegen auf welchen Minuten-Wert die Buchungen gerundet werden sollen. Bei einer aktiven Rundung werden alle Auswertungsspalten unter Berücksichtigung der eingestellten Rundung berechnet. Die Detail-Ansicht der Buchungsansicht bleibt von dieser Rundungsregelung unberührt.

Hier einige Beispiele von Buchungen und deren Verhalten mit den verschiedenen Rundungseinstellungen:

Durchschnittliche Arbeitszeit

Mit der Einstellung Berechnungsgrundlage können Sie festlegen, auf Basis welcher Spalte die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit gemäß Arbeitsregelung erfolgen soll.

Die Verrechnung der Abwesenheits-Einträge legt fest, wie Einträge wie "Urlaub" oder "Krank" bei der Berechnung der durschnittlichen Arbeitszeit berücksichtigt werden sollen. Mit der Option "Abwesenheits-Einträge neutral berücksichtigen" fließen die Abwesenheitenszeiten gemäß des Anteils und der täglichen SOLL-Arbeitszeit in den den Durchschnitt mit ein. Die andere Möglichkeit "Abwesenheits-Einträge nicht berücksichtigen" ignoriert sowohl die Tage als auch die gutgeschriebene Arbeitszeit der Abwesenheits-Einträge bei der Berechnung der Durchschnittswerte. Das heißt, der zugrundliegende Ausgleichszeitraum reduziert sich um die Anzahl der Abwesenheits-Tage.

Pausenregelung

Jedes Arbeitszeitprofil kann eine eigene, selbst definierte, Pausenregelung aufnehmen. Diese Pausenregelung ist für jedes neue Arbeitszeitprofil standardmäßig an das deutsche Arbeitszeitgesetz angelehnt. Sie können hier bis zu 3 verschiedene Pausen-Abstufungen hinterlegen.

Standardmäßig sind die Pausen nach ArbZG:

• ab 6 Stunden Arbeitszeit = 30 Minuten Pause
• ab 9 Stunden = 45 Minuten Pause.

Berücksichtigt werden nur Pausen die mindestens 15 Minuten lang sind. Den Wert ab wann eine gebuchte Pause auch als Pause gewertet wird, können Sie über die Einstellung "Pausenschwelle" im Arbeitszeitprofil einstellen.

Änderungen an der Pausenregelung wirken sich immer auf die folgenden 2 Auswertungs-Spalten aus: Arbeitszeit nach Arbeitszeitprofil (früher Schichtarbeitszeit nach ArbZG) und Pausenzeit nach Arbeitszeitprofil (früher Pause in Schicht nach ArbZG).

Individuelle Spalten

Die Zeiterfassung bietet Ihnen eine Vielzahl an erfassten Werten. Manchmal kann es aber nötig sein, eine eigene Mathematik anzugeben, um interne Prozesse optimal abbilden zu können. Dazu können Sie selbst neue Spalten konfigurieren. Diese können anschließend in allen Export Formaten der Zeiterfassung optional eingeblendet werden.

Über „Neue Spalte hinzufügen“ können Sie die Konfiguration starten. Vergeben Sie zunächst einen Namen – dieser wird als Spaltenbezeichnung in der Tabelle genutzt werden. Nun legen Sie fest, woraus sich Ihr neuer Wert berechnen soll. Klicken Sie dazu auf den grauen Kreis neben Ihrer neuen Spalte und wählen Sie zunächst aus, ob der kommende Wert addiert oder subtrahiert werden soll. Anschließend definieren Sie den Wert selbst. Hierzu können Sie auf verschiedene Werte zurückgreifen:

• Zeiterfassungsdaten: Hierbei handelt es sich um Werte aus Spalten, welche von YellowFox vordefiniert wurden.
• Individuelle Spalte: Haben Sie bereits eine individuelle Spalte angelegt, so können Sie diese auch in einer weiteren Spalte referenzieren.
• Gesonderte Zeitspanne: Ebenso können Sie auf Ihre selbst definierten Zeitspannen zurückgreifen. Als Wert wird hierbei die Schichtdauer unter Beachtung der gewählten Zeitspanne benutzt.
• Fester Wert: Sie können auch einen festen Minutenwert hinzufügen. Das kann beispielsweise nützlich sein, um pauschal Aufrüstzeiten den Fahrern gutzuschreiben.

Haben Sie einen Wert gewählt, können Sie nun auch noch optional Bedingungen hinzufügen. Dazu stehen Ihnen folgende zur Auswahl:

• Minimalwert: Fällt der Wert dieses Formelteils unter einen gesetzten Wert, kann er automatisch angepasst werden. Beispielsweise hilfreich, um negative Werte nicht zu beachten.
• Maximalwert: Steigt der Wert dieses Formelteils über einen gesetzten Wert, kann er automatisch angepasst werden. Beispielsweise hilfreich, um einen Tageswert bei maximal 24 Stunden zu beschränken.
• Gilt nicht für Abwesenheiten: Abwesenheiten werden bei Yellowfox als eigene Schicht betrachtet. Haben Sie diese Option aktiviert, können Sie beispielsweise ausschließen, dass ein fester Wert wie eine Aufrüstzeit zu einer Abwesenheit hinzugefügt wird.

Beenden Sie den Prozess, indem Sie auf Übernehmen drücken. Die Bearbeiten-Maske schließt sich nun. Um einen Wert zu löschen oder noch einmal zu bearbeiten, klicken Se auf den betroffenen Teil der Formel. Ihre Formel kann aus beliebig vielen Formelteilen bestehen.

Gleitzeitkonto

Ein Gleitzeitkonto bildet ab, wie viel mehr oder weniger in Hinblick auf die gesetzte SOLL Arbeitszeit geleistet wurde. Um diese Differenz zu berechnen, können Sie zunächst festlegen, auf Basis welches Wertes dies getan werden soll.

Das Gleitzeitkonto des Jahres verfällt für gewöhnlich mit dem Jahreswechsel. Geben Sie an, ob Sie dies so handhaben möchten und zu welchem Datum ggf. das Gleitzeitkonto des Vorjahres verfallen soll.

Das Gleitzeitkonto eines neuen Mitarbeiters startet für gewöhnlich bei 0. Sie können jedoch auch angeben, dass das Konto mit einem beliebigen anderen Wert starten soll. Ebenso können Sie festlegen, dass das Gleitzeitkonto einen bestimmten Wert nicht über- oder unterschreiten soll.

Gesonderte Zeitspannen

In jedem Arbeitszeitprofil können Sie bis zu 10 gesonderte Zeitspannen hinterlegen. Diese werden dann als Ergänzung zu den Spalten "Schichtdauer" und "gebuchte Arbeitszeit" angeboten. Sollten Sie eine Zeitspanne erstmalig anlegen, müssen Sie im Anschluss im Bereich "Buchungen" die gewünschte Tabellenkonfiguration anpassen. Die neu angelegten Zeitspannen werden nicht standardmäßig in Berichten sichtbar.

Sie können an jeder Zeitspanne zusätzlich festlegen unter welchen Bedingungen diese aktiviert wird und damit Zeiten ausweist. Diese können sein:

• Schichtbeginn vor XX:XX Uhr: Diese Zeitspanne wird nur genutzt, wenn die entsprechende Schicht vor der gewählten Uhrzeit begonnen hat.
• Mindestarbeitszeit innerhalb größer XXX Minuten: Diese Zeitspannen wird nur genutzt, wenn eine Person mindestens solange innerhalb der Zeitspanne gearbeitet hat wie angegeben wurde.
• nur aktiv an folgenden Tagen: Diese Zeitspanne wird nur an den angegebenen Wochentagen ausgewiesen. Zusätzlich ist es möglich festzulegen, ob diese Zeitspanne auch oder nur an Feiertagen berücksichtigt werden soll.
• Zeitspanne abziehen: Es ist möglich eine weitere Zeitspanne abzuziehen. Waren beide an diesem Tag aktiv, so ist der Wert der Spalte abzüglich der gewählten zweiten Zeitspanne angegeben.

Es ist möglich mehrere Bedingungen gleichzeitig zu aktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass immer alle Bedingungen erfüllt werden müssen, damit eine Zeitspanne berücksichtigt wird (UND-Verknüpfung).

Tätigkeiten

Alle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Tätigkeiten zu ändern, zu löschen oder neue Tätigkeiten anzulegen.

Ebenfalls können Sie über das Aktionsmenü in der Liste die Personalzuweisung für jede einzelne Tätigkeit festlegen. 
Jede Tätigkeit besteht immer aus einem Namen und der Einstellung ob diese zur Arbeitszeit zählt oder nicht.

Standardmäßig gibt es für die Tätigkeiten keine Personaleinschränkung, so dass das gesamt Personal jede Tätigkeit benutzen kann. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" ist immer für das gesamte Personal verfügbar. Eine Personaleinschränkung ist für diese Tätigkeit nicht möglich.
Zusätzlich ist es optional möglich eine Farbe für eine Tätigkeit festzulegen. Diese wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.

Personal

Für die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Bezeichner

Bestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Jeder Bezeichner wird nach einer Änderung ab sofort an allen Stellen ersetzt. Bereits erstellte Berichte werden nicht geändert.

Abwesenheitsverwaltung

Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht es Ihnen, selbst Abwesenheitsgründe zu definieren und diese zu verwalten.

Um einen neuen Abwesenheitsgrund hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf weiteren Abwesenheitsgrund hinzufügen.  Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihren neuen Abwesenheitsgrund durch eine Bezeichnung, eine Abkürzung und eine Farbe zu definieren. Um diese Einstellungen für einen existierenden Abwesenheitsgrund zu verändern, öffnen Sie das Aktionsmenü in der Aktionsspalte und wählen Sie Bearbeiten aus. Beachten Sie, dass sich eine solche Änderung auch rückwirkend auf bereits getätigte Abwesenheitsbuchungen auswirkt. Um einen Abwesenheitsgrund zu löschen, wählen Sie Löschen im Aktionsmenü aus.

Lohnexport

Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeiterfassungsbuchungen in verschiedenen Formaten zu exportieren, um sie später in einem geeigneten Lohnbuchhaltungsprogramm zu importieren. YellowFox unterstützt folgende Formate:

• DATEV LuG (Lohn und Gehalt)
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware
• BRZ
• BauSU

Um einen Export durchzuführen, müssen Sie zunächst eine Konfiguration für das entsprechende Format anlegen. Dies können Sie in diesem Einstellungsbereich tun.

Wählen Sie zunächst unter Format das gewünschte Format aus. Anschließend tragen Sie in der Maske die erforderlichen Nummern ein. Je nach ausgewähltem Format existieren unterschiedliche Pflichtfelder. Für die Lexware Konfiguration müssen Sie keine Berater- und Mandatennummer angeben. Sage und BRZ erfordert die Angabe einer Mandatennummer. DATEV LuG und DATEV LODAS fordern jeweils beide Nummern. Für das Format BauSU können Sie für jede Zeiterfassungs-Tätigkeit eine Lohnartnummer hinterlegen.

Für die Formate DATEV LuG (Lohn und Gehalt), DATEV LODAS, Sage, Lexware und BRZ gilt:
Es muss mindestens eine Lohnartnummer für die Arbeitszeit angegeben werden muss, um die Konfiguration anzulegen. Die Angabe einer Lohnartnummer für alle verfügbaren Abwesenheiten ist optional. Beachten Sie jedoch, dass bei einem späteren Export nur Einträge exportiert werden, für welche auch eine gültige Lohnartnummer hinterlegt wurde. Ebenso können auch nur Personen exportiert werden, für welche eine Personalnummer in der Personalverwaltung hinterlegt wurde.

Lohnartnummern zu gelöschten Abwesenheiten werden auch weiterhin gespeichert. Sie können diese jedoch nach Löschung der zugehörigen Abwesenheit nicht mehr verändern.

Um eine Konfiguration zu löschen, klicken Sie auf Konfiguration zurücksetzen. Alternativ können Sie auch alle Felder händisch leeren und anschließend auf Speichern drücken. Um Änderungen der aktuellen Sitzung zu verwerfen, drücken Sie auf Abbrechen. Sie kehren damit zum Stand der zuletzt gespeicherten Daten zurück.

Pflichtfelder je Export-Format

Hinweis: Die MA-Nummer ist über die Personalverwaltung für jede Person separat einstellbar.

Zeitexport

Es ist möglich die Zeiterfassungs-Buchungen in verschiedenen Formaten für Dritt-Anbieter-Programme zu exportieren.
Dafür ist es allerdings nötig, dass eine korrekte Konfiguration des jeweiligen Export-Formats vorliegt. Je nach Format gibt es gewisse Pflichtfelder die vorhanden sein müssen, da sonst keine oder inkorrekte Daten exportiert werden.

Pflichtfelder je Export-Format

Hinweis: Die Ausweisnummer ist über die Personalverwaltung für jede Person separat einstellbar.

The time recording allows the control, evaluation and management of working time bookings of your personnel.

Summary

What do I use the time recording for?

The time recording module gives you access to your personnels working time bookings and evaluates them based on various criteria. Furthermore, you have the opportunity to view the history of existing bookings, can add, correct and delete time bookings. Under the tab cost centers you have an overview of all current active cost centers of your company as well as the totals of the booked times, grouped by activities.

Users who have enabled the time recording on their displays can make time bookings. In addition, the user also has the option to assign a new booking to an existing cost center or, if desired, to create a new cost center.

General basics of the module

To any time booking belongs always an activity that on the one hand fundamentally describes whether a time booking is part of working hours and on the other hand, a way to group time bookings. A time booking can also be assigned to a cost center. The duration of an activity is the time between this and another activity. In other words, each activity ends the previous activity. The standard activity "Go" or "End of work" ends the current activity and automatically starts a break or rest period.

Requirements

Access to the time recording module can be booked as an option. From this point of time on you can grant access to time recording to each of your users.

Functions of time recording

Bookings

The booking overview allows a check or evaluation of the working hours of all persons with time bookings. After selecting a person, evaluation of the last month is displayed.

Using the button for switching the type of data presentation  , you can switch between the calendar view and shift-based processing of the data.

From the views, it is also possible to display the detailed bookings of a period. Such a period can be either a single day, a week or even the entire selected period in the calendar view. In the evaluation by shift days, the possible periods are either a single shift or the entire period.

The detail view is again subdivided into 3 ways of representation. First, a purely tabular edition with the exactly booked times. This table can also be displayed in a graphic evaluation. Here, the individual time bookings are entered on a bar per day. The colors in the graphical representation correspond to the color of the activity assigned to each time booking. The third possible view is the editor, in which it is possible to change, delete or create new bookings. In the Editor view, a change history is displayed for each booking day, if any.

From every view a export to PDF, Excel or CSV file is possible. The content of the files depends on the data currently displayed.

Schaltflächen:
	Reload	Reloads the current view

Bulk actions

You can use the selection boxes in the 1st column of the calendar evaluations to select several entries for a bulk action.
The addition of bookings is currently available as a bulk action.
If at least one entry has been selected, an action menu appears on the right above the table, which you can use to add one or more bookings for all selected days.
If there are already bookings on the selected days, you can choose from 3 options in the subsequent dialog:

• Ignore: No new bookings will be created on days with existing bookings.
• Overwrite: All existing bookings will be deleted on these days.
• Insert: The new bookings are saved in addition to the existing bookings

Cost centers

The cost center overview allows a quick evaluation of all active cost centers of the company. Each cost center is displayed in the overview with its own tile.

The basic structure of each cost center tile is the same, however, depending on the set parameters, there are different representations of this structure. If a planned duration has been defined for a cost center, a progress bar is displayed next to the account name in the tile. The same behavior exists for the individual activities that were booked to a cost center. If a planned duration defined for an activity within a cost center, a progress bar is displayed for this in the overview in the appropriate tile. These progress bars fill up with each successful time booking made to a cost center.

Via the action menu  you have the possibility to view the detail view of the booked activities for this cost center (more about this point under the item "display cost center bookings). You can also change the settings of a cost center that have already been made here. Among other things, you can set to allow only certain activities or persons for a cost center.
If you want to close a cost center so that no new bookings can be made, then you will find the corresponding function in the same action menu.

Schaltflächen:
	Reload	Reload cost center overview
	create new cost center	Opens the wizard. This takes you through all necessary steps to create a new cost center

Create new cost center

You will be guided through all necessary steps by an assistent to create a new cost center.

cost center basic data

In first step of the assistent you can set common data for your new cost center. Choose a description, an identification, the valid time range and a planned duration. Valid to and planned duration are optional and can be left empty. The planned duration can also be filled automatically during next step.

It is possible to finish the assistent after this step. All further data is optional.

activities

In next step you define activities which should be booked to this cost center. It is optional to set a duration for these activities. If you have chosen at least two activities, the total duration will be displayed. Select 'set planned duration to total duration' to adjust the planned duration from step 1 to the value of total duration. By clicking 'allow other activities' it is also possible to define wether only the set activities or also other activities should be able to book to your cost center.

If you have set a planned duration manually in step 1 and now assigned activities which total duration is longer than the planned duration, you will get a hint about that. Again you can decide if you want to adjust planned duration automatically.

To delete an activity click on  symbol behind the corresponding activity. You are also able to sort your activities. Click and hold the symbol and drag the actvity to the desired position to do so. This influences the order in which the activities will be shown in portal and on the displays of your personnel.

personnel

In third step you can assign personnel to your cost center. If you do not assign any persons, be default all personnel can book to this cost center. To choose a personnel, select an optional group first and afterwards the desired person. Choose 'all persons' if you want to add all persons of currently selected group.

To delete personnel, click on   symbol behind the person. If you have chosen at least two persons, you can also reset the entire assignment by clicking 'deselect all'.

done

With following step you finish creating the cost center. All your set data will be summarized.

Edit basic data

Change here the global data of a cost center. See cost center basic data.

Edit activities

Define here which activities can be booked within this cost center. See activities.

Edit personnel

If you only have certain people in your company who are allowed to book into a cost center, then here you have the option to define them. See personnel.

If this cost center was created or edited by another user, there might be personnel assigned on whom you do not have the necessary rights. These persons will be displayed as a number of anonymized persons. It is not possible to edit these assignments. Even if you click 'deselect all', these assignments will still remain.

Close cost center

Close a cost center by setting a new "valid to" date. This always corresponds to the current date and time.

Display cost center bookings

Gives you a tabular overview of all time bookings of a selected cost center. The default view automatically displays all postings of all persons involved over the entire period of the cost center.
The time entries of a cost center are displayed grouped according to activities and booking days. This structure of the overview table is the same for every cost center.

Schaltflächen:
	Back to cost center overview	Opens the cost center overview with all active cost centers
	Reload	Reload the cost center bookings overview
	Create new time booking	Opens a dialog to quickly create a booking for this cost center

Settings

Work time profiles

Every person in your organization is automatically linked to a default profile once time recording has been activated.

A working time profile specifies for a person e.g., how overtime is calculated, when a working time is considered night work or from when to when the core working time applies.

Each profile that you create or has been created always has a validity. For active, still valid profiles, the end date is either free (meaning infinitely valid) or it is in the future. Inactive profiles always have an end date that is in the past.

Overview

At the work time profile section, you will find an overview of all available profiles. You may display deleted profiles on your demand as well. At each profile you can see which personnel is currently assigned and which personnel might miss a valid assignment.

Via the action menu you can interact with the profiles. The following actions are available:

• Edit: Opens a dialog to change a specific working time profile
• Person assignment: Provides a direct way to assign a profile to multiple people at once
• Delete: Deactivates a profile by setting a new end date for validity
• Create new profile: Opens an editor mask to create a new work time profile

Edit profile

Work time profiles are a mighty tool with various settings. Many of these are optional. Decide by yourself which are relevant to you and your company.

Working times

First decide on the target working time on each day. By using compensated overtime, you can state that a small set overtime of the target time must not be counted as overtime.

In the export formats of time recording, you can add the value of the average working time by working rule, meaning over a legal time span, if you want to. Here you can change the value which is used as calculation base.

Rounding rule

You can use the rounding setting to specify the minute value to which the bookings should be rounded. If rounding is active, all report columns are calculated taking the set rounding into account. The detail view of the booking view remains unaffected by this rounding rule.

Below are some examples of bookings and their behavior with the different rounding settings:

average working time

With the setting calculation basis defines the calculation base for calculating the average working time according to working time regulation.

The Calculation of absence entries determines how entries such as "holiday" or "sick" are to be taken into account when calculating the average working time. With the option "Take account of absence entries neutrally", the absence times are included in the average according to the proportion and the daily TARGET working time. The other option "Ignore absence entries" ignores both the days and the credited working time of the absence entries when calculating the average values. This means that the underlying compensation period is reduced by the number of days of absence.

Break time rules

Each work time profile can have its own, self-defined, pause control record. This break rule is based on the German Working Hours Act for each new working time profile by default. You can deposit up to 3 different break levels.

By default, the breaks are according to ArbZG:

• from 6 hours working = 30 minutes break
• from 9 hours = 45 minutes break

Only breaks that are at least 15 minutes long are considered. You can change this value by adjusting the setting "break threshold" in the working time profile.

Changes to the break regulation always influence the following 2 evaluation columns: Working time according to work time profile (formerly shift working time according to ArbZG) and break time according to work time profile (earlier break in shift according to ArbZG).

Custom columns

Time recording offers a lot of different calculated values. Sometimes it still might be needed to define a custom calculation formula to represent your internal processes as good as possible. To do so you can use custom columns. These can be displayed in all export formats if you activated them at the table configuration.

Click on “create new column” to start the configuration. Choose a name first – it will be used as the column identifier at the export tables. Now you can create the formula for your new column. You must decide on a base value which should be used. Click on the grey circle to do so and choose first if your new value shall be added or subtracted. Afterwards choose the value itself. There are multiple types of values available:

• time recording data: These are the values of columns which were already defined by YellowFox.
• custom column: If this is not your first custom column, you can reference another custom column.
• extra time span: You can use your self-defined time spans as well. The shift duration in respect of the time span will be used.
• fixed value: You might also add a fixed minute value. Might be useful to add preparation times by default.

After choosing a value you can now add conditions if needed:

• minimum: If the value of this part of the formula will fall below the set value, it can be adjusted automatically. Might be useful to avoid negative values.
• Maximum: If the value of this part of the formula will rise above the set value, it can be adjusted automatically. Might be useful to restrict the maximum day value to 24 hours.
• Does not apply to absences: Absences are handled as an own shift at YellowFox. If you have activated this option, you could e.g. avoid adding preparation times to absence shifts.

Finish adjusting the value by clicking on accept. The editor mask will close. To delete or re-edit a value, click on it at your formula. You can add as many parts to your formula as you want to.

flex time

Flex time account states how much more or less in comparison to the target working time has been worked. To calculate this difference, you can decide on a value to use as calculation base.

By default, the flex time account will be reset at the turn of the year. Set if and at which day of the year to apply this rule.

The flex time account of a new co-worker starts at 0 by default. You might alter this value. You can also set if the flex time account should not be lower or higher than a set value.

Extra time spans

You can store up to 10 separate time spans in each work time profile. These are then offered as an extension to the columns "shift time" and "booked work". If you are creating a time span for the first time, then you must adjust the desired table configuration in the "Bookings" area to show the new column. The newly created time periods are not visible in reports by default.

You can also define conditions under which the time span is activated. These can be:

• Shift start before XX: XX o'clock: This span is only used if the corresponding shift started before the selected time.
• Minimum working time within more than XXX minutes: This time span is only used if the working duration of the person is equal or higher than the specified value.
• only active on the following days: This span is only shown on the specified days of the week. It is also possible to specify whether this span is valid on a holiday.
• subtract the following time span: It is possible to subtract another time span. If both were active on a day, the value will calculated by subtracting the value of the selected other time span.

It is possible to activate multiple conditions at the same time. Please note, that all conditions must be met to take the time span into calculation (AND operation).

Activities

All usable activities of a company are presented in an overview table.
Here you have the possibility to change existing activities, to delete or to create new activities. Each  

You can also use the action menu in the list to specify the personnel assignment for each individual activity.
Each activity always consists of a name and the setting whether or not it counts as working time.

By default, there is no personnel restriction for activities, so all persons can use any activity. The standard activity "Walk" is always available for all persons. Personnel restrictions are not possible for this activity.

In . In addition, it is optionally possible to specify a color for an activity.  This This is used in various reports and graphical overviews.

Persons

For the overview of the personnel, you can specify which table columns should be displayed in which order.

Labels

Certain labels of time recording can be adapted globally for a company to its own requirements.
Each label will be replaced immediately after a change in all places. Already created reports are not changed.

Absence management

In absence management you can create user-defined absence reasons and manage them.

To create a new absence reason, please select add another absence reason. You are now able to define your new absence reason by a description, a shortcut and a color. To change these settings for an existing absence reason, open the action menu in the action column and click on edit. Please notice that this also effects absence bookings that were done in the past. To delete an absence reason, click on delete in the action menu.

Wage export

The portal offers you the possibility to export your time recording bookings in different formats, so you can import them later on to a suitable payroll accounting program. YellowFox supports the following formats:

• DATEV LuG (Lohn und Gehalt)
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware
• BRZ
• BauSU

To be able to export data, first you have to create a configuration for the desired format. This is done at this part of settings.

First you have to choose the desired format at format. Next you have to enter the needed numbers. Depending on which format you picked, different fields are mandatory. For Lexware you do not have to enter either a mandate ID nor a consultant ID. Sage and BRZ needs a mandate ID. DATEV LuG and DATEV LODAS both need both numbers.
For the BauSU format, you can store a wage type number for each time recording activity.

For the formats DATEV LuG (Lohn und Gehalt), DATEV LODAS, Sage, Lexware and BRZ:
At least one wage type number must be specified for the working time in order to create the configuration.
Entering a wage type number for any absence is optional. Please notice though, that only bookings which have a valid wage type number will be exported later on. Furthermore you can only export persons, who have a personnel number registered in the personnel management.

Wage type IDs for deleted absences are still stored. Nevertheless you are not able to edit them after deleting the respective absence reason.

To delete a configuration click on reset configuration. Alternatively you can also empty all fields by yourself and click on save. To dismiss all changes in the current session, click on cancel. You will return to the last save state.

Required fields

Note: The employee/personnel number can be set separately for each person via the personnel management page.

Time export

It is possible to export the time recording bookings in various formats for third-party programs.
For this, however, it is necessary that a correct configuration of the respective export format is available. Depending on the format, there are certain mandatory (required) fields that must be available, otherwise no or incorrect data will be exported.

Required fields

Note: The card number can be set separately for each person via the personnel management page.