Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.

Grundlegendes

Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.

Die Spesensätze werden unterteilt in:

1. Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
2. Abwesenheit von 24 Stunden
3. Übernachtung

Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.

Einrichtung

Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.

Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.

Speseneditor

Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt.  Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:

• Tag des Spesensatzes
• Begin und Ende der längsten Abwesenheit des Tages
• die Dauer dieses Zeitraumes
• die in diesem Zeitraum verwendeten Fahrzeuge
• die Region für welche der Mitarbeiter Spesen erhält, durch Anklicken des Symboles erhält man eine Übersicht über alle Grenzübertritte des Tages
• Kosten für Verpflegung und Übernachtung
• die anteiligen Steuersätze (steuerfrei, pauschalversteuert und steuerpflichtig) auf die Verpflegungskosten
• Berechnungsbasis nach Einstellung
• Freifeld ( zB für einen manuell einzutragenden Übernachtungsbeleg)

Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt.

Bei Einträgen welche mit *2 versehen sind, wurde an diesem spesenberechtigten Tag kein Fahrzeug genutzt

Bei Einträgen welche mit *3 versehen sind, bezieht sich die Berechnung zu den Steueranteilen nicht auf einen ganzen Monat.

Bei Einträgen welche mit *4 versehen sind, liegt der Auswertungszeitraum vor der Möglichkeit sich die Steueranteile ausgeben zu lassen (ab 01.01.2023).

Aktionen

Icon	Aktion
	Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor
	Löschen des Spesensatzes
	Tageweise Darstellung der Tagesroute des Fahrers in der Karte. Dabei wird der spesenrelevante Teil in blau angezeigt.
	Anzeigen aller manuell durchgeführten Änderungen

Spesensatz bearbeiten

Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.
Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.

Firmenweite Anpassung der Reisekosten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.

Länderanpassung

Alternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen.

Übersicht

In der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung.

Funktionen für Listen:

Einstellungen

Jede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.

Einstellung "Listenumfang"

Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.

Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.

Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.

Einstellungen ändern

Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das 

Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.

Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.

Alle Änderungen werden rot markiert.

Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion 

Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen. 

Exportieren der Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland