Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Es werden Abfahrtsort, -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen. Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.

Grundlegendes

Ein Fahrtenbuch wird immer rückwirkend für einen bestimmten Zeitraum erstellt. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und Sie gelangen in das Hauptmenü des Fahrtenbuchs. Zu Beginn ist für kein Fahrzeug ein Fahrtenbuch angelegt. Daher müssen Sie nach der Fahrzeugauswahl zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neues Fahrtenbuch hinzufügen". Sollten Sie nur 1 Fahrzeug in Ihrem Fahrzeugpool haben, wird dieses automatisch ausgewählt. Ein Fahrtenbuch kann nur bis zu dem Zeitpunkt des letzten Kilometerstandsabgleiches durchgeführt werden.

Ein neues Fahrtenbuch erstellen

Im ersten Schritt wird Ihnen der aktuell im Portal bekannte Kilometerstand und das Datum des letzten Kilometerstandsetzens angezeigt. Sie haben die Möglichkeit mit einem neuen Abgleich fortzufahren ("Kilometerstand angleichen") oder ohne einen neuen Abgleich ("weiter ohne Abgleich").
Falls Sie ohne einen neuen Abgleich fortfahren möchten, geht dies nur, wenn das Ende des zu erstellenden Fahrtenbuchs vor dem Datum des letzten Abgleichs ist.
Wenn Sie mit einem Abgleich fortfahren möchten, geben Sie bitte den momentanen Kilometerstand Ihres Fahrzeuges ein, um Portal und Box in Ihrem Fahrzeug aufeinander abzustimmen. Klicken Sie auf "Kilometerstand angleichen".
Warten Sie einen Moment, es erscheint die Meldung das die Verbindung zur Box geprüft wird und die Kilometerstände angepasst werden. Dies kann ein paar Minuten dauern.

Im zweiten Schritt wählen Sie bitte den Zeitraum aus den das Fahrtenbuch umfassen soll, um den Monat März als Fahrtenbuch zu erstellen z.B. vom 1.3.20XX bis 31.3.20XX. Das Enddatum muss mindestens einen Tag in der Vergangenheit liegen, Fahrtenbücher können nur bis "gestern" erstellt werden. Hinzukommend können Sie kurze Stopps automatisch ausblenden, indem Sie die Maximalzeitspanne eines auszublendenden Stopps angeben. Alternativ können Sie auch Fahrten mit 0km Distanz ausblenden lassen.

Wenn Sie alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben haben wird nun das Fahrtenbuch für den gewählten Zeitraum erstellt und im Anschluss zur Überprüfung angezeigt.

Fahrername

War zum Zeitpunkt des "Zündung aus" Signales ein Fahrer am Fahrzeug angemeldet, wird der Fahrername vorbelegt.

Fahrtzweck

Je nachdem welcher Schalter/ welcher Status gesendet wurde wird dieser bei Erstellung des Fahrtenbuches vorbelegt.
Es gibt folgende Status:

• Privatfahrt
• Heimfahrt
• Dienstfahrt
• (2 benutzerdefinierte Fahrtzweckarten)

Vorrang hat die Privatfahrt vor der Heimfahrt, danach die Dienstfahrt, anschließend die beiden benutzerdefinierten Arten!

Bei den benutzerdefinierten Zweckarten werden in der PDF Ausgabe keine Summen gebildet!

Fahrtenbuch bearbeiten

Wählen Sie ein Fahrzeug um eine Liste aller Fahrtenbücher dieses Fahrzeuges zu erhalten. Falls hier keine Fahrtenbücher angezeigt werden, müssen Sie zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie auf "Fahrtenbuch bearbeiten/prüfen" um ein bereits erstelltes Fahrtenbuch zu laden.

Das YellowFox Portal prüft beim Öffnen eines Fahrtenbuches automatisch auf inhaltliche Fehler und signalisiert diese zum einen durch eine Meldung, zum anderen durch rotes markieren der betreffenden Einträge. Ein möglicher Fehler ist z.B. eine Abweichung zwischen dem End-Kilometerstand einer Fahrt und dem Anfangskilometerstand der nächsten. Hier müssen sie manuell die Kilometerstände angleichen.
Ein weiterer Fehler tritt auf wenn das Portal feststellt, dass die Durchschnittsgeschwindigkeit für eine Fahrt bei weniger als 5 km/h lag. In diesem Fall ist davon auszugehen das hier mehrere Fahrten oder auch eine Standzeit vorlag und das Portal durch unzureichende Daten keinen sinnvollen Fahrtenbucheintrag erzeugen konnte.

Welche Daten können bearbeitet werden?

• Fahrttyp
• Fahrer
• Fahrtzweck
• Fahrtziel
• Km-Stand
• Uhrzeit und Datum

Die Fahrtenbucheinträge können direkt durch Anklicken oder durch einen Klick auf das "bearbeiten"-Symbol am Ende einer Zeile bearbeitet werden. Im Bearbeiten-Modus können Sie alle Felder eine Fahrt ändern und speichern. Jede Änderung wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben protokolliert. Hinzukommen können Sie unter der Auswahl "weitere Aktionen" die folgenden Schritte vornehmen

Änderungshistorie

Jede Änderung, die im Fahrtenbuch durchgeführt wird, kann automatisch mitgeschrieben werden. Für mehr Informationen wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an unseren Support.

Fahrtenbuch exportieren

Um ein Fahrtenbuch Druckfertig zu machen, klicken Sie bitte in der Fahrtenbuchübersicht auf "Fahrtenbuch exportieren". Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie ein Auswertungsjahr und Ausgabedetails individuell konfigurieren können. Klicken Sie auf "PDF erstellen" um sich eine PDF generieren zu lassen. Des weiteren besteht die Möglichkeit das Fahrtenbuch für internen Gebrauch als Excel zu exportieren.

Fahrtenbuchüberwachung

Die Fahrtenbuchüberwachung gibt in grafischer Form einen Überblick über die Erstellungsfristen von Fahrtenbucheinträgen. Je länger die dargestellte Balken, desto länger wurde keine Fahrtenbuch für das angezeigte Fahrzeug erstellt.