Mithilfe der Urlaubskonten können Sie den Jahresurlaub Ihres Personals einfach im Blick behalten.

Zusammenfassung

Ein Urlaubskonto gibt an, wie viele Tage Urlaub Ihrem Personal pro Jahr zusteht. Dabei handelt es sich um einen individuellen Wert, welcher Ihrem Personal zunächst zugewiesen werden muss. Sobald Sie Ihrem Personal ein Konto zugewiesen haben, kann ab diesem Zeitpunkt das Urlaubskonto angezeigt werden. Anhand der eingetragenen Urlaubstage ist es möglich, den Resturlaub für das aktuelle Jahr auszuweisen.

Um den vollen Umfang der Urlaubskonten nutzen zu können, muss YellowTimeManager gebucht sein.

Funktionsüberblick

Funktion	ohne YellowTimeManager	mit YellowTimeManager
Urlaubsansprüche verwalten
Manuelle Einträge anlegen
Erholungsurlaub eintragen
Urlaubskonto anzeigen

Urlaubskonto zuweisen

Um ein Urlaubkonto einer Person zuzuweisen, müssen Sie zunächst die Personalverwaltung öffnen. In der Maske der Personal bearbeiten Funktion können Sie nun einen Urlaubsanspruch festlegen. Setzen Sie dazu zunächst die gewünschte Anzahl an Tagen und anschließend ein Datum, ab welchem der neue Anspruch gelten soll. Dieses Datum kann sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen. Beachten Sie, dass erst ab dem erstmaligen Besitz und dem Eintreten des Gültigkeitsbeginns eines Urlaubsanspruches, eingetragene Urlaubstage beachtet werden und damit auch das Urlaubskonto berechnet werden kann. Sie können den Urlaubsanspruch beliebig oft ändern. Liegt bei Anlegen eines neuen Urlaubsanspruches bereits ein bekannter Anspruch vor, so wird der Gültigkeitsbereich des alten Anspruches entsprechend angepasst. Wenn Sie also beispielsweise festlegen, dass Ihr Personal ab heute einen neuen Anspruch erhalten soll, so wird der alte bis gestern gelten. Wenn Sie Ansprüche in die Vergangenheit datieren, so werden alle Einträge dieser Person die weiter in der Zukunft liegen entfernt. Die Historie des Urlaubsanspruches können Sie sich über das Image Modified Symbol anzeigen lassen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit mehreren Personen gleichzeitig einen Urlaubsanspruch zuzuweisen. Wählen Sie dazu per Haken die gewünschten Personen in der Personaltabelle aus. Anschließend können Sie über die Massenaktion Image Modified Urlaubsanspruch zuweisen diesen Personen einen identischen Anspruch zuweisen. Sie werden gegebenenfalls in der Anzeige darüber informiert, wenn Ihr neuer Anspruch in Konflikt zu bestehenden Ansprüchen steht. Diese Konflikte werden bei Speichern automatisch behoben.

Manuelle Einträge

Neben der Zuweisung eines jährlichen Anspruches haben Sie weiterhin die Möglichkeit, diesen mittels manueller Einträge zu bearbeiten. Wenn Sie Ihrem Personal einen zusätzlichen Tag Urlaub ausschließlich in diesem Jahr geben wollen, beispielsweise aufgrund einer Hochzeit oder eines Sterbefalls, so können Sie dies darüber tun. Ebenso können Sie auch Urlaubstage abziehen. Um einen manuellen Eintrag anzulegen, öffnen Sie zunächst das Urlaubskonto des jeweiligen Personals. Dieses ist über das Aktionsmenü der jeweiligen Person in der Personaltabelle erreichbar. Beachten Sie, dass Sie dieses nur für Personen anzeigen können, für welche Sie das Stammdatenrecht besitzen. Hier können Sie manuelle Einträge setzen oder auch wieder entfernen. Es werden nur Einträge für das laufende Jahr angezeigt. Neue Einträge gelten ebenfalls ausschließlich für dieses.

Sonderregelungen

Erstmalige Zuweisung

Die erstmalige Zuweisung eines Anspruches entspricht dem Antritt einer neuen Arbeitsstelle. Entsprechend ist der Jahresurlaub im ersten Jahr anteilig zu berechnen. Beginnt der Anspruch beispielsweise zum 01.04. des Jahres, so existiert für die Monate Januar bis März kein Urlaubsanspruch. Entsprechend ergibt sich der Urlaubsanspruch im ersten Jahr aus Anspruch * ( berechtigte Monate / 12 ).

Zuweisung mitten im Monat

Erfolgt eine Zuweisung zu einem späteren Zeitpunkt als dem ersten des Monats, so besitzt der erste Monat keinen Urlaubsanspruch. Dies hat nur Auswirkungen, wenn es sich hierbei auch generell um die erste Zuweisung für dieses Personal handelt.

Wiederholte Zuweisung

Wird einem Personal mehrfach im Jahr ein neuer Anspruch erteilt, so gilt ausschließlich der letzte Anspruch für alle anspruchsberechtigten Monate in diesem Jahr.

Urlaub eintragen

Urlaubstage werden über die Abwesenheitsverwaltung eingetragen. Um eine für das Urlaubskonto relevante Abwesenheit anzulegen, wählen Sie bei Erstellen dieser Abwesenheit die Option Erholungsurlaub aus. Der Abwesenheitsgrund selbst sagt nichts darüber aus, ob eine Abwesenheit als Urlaub gilt oder nicht. Jeder Grund kann als Erholungsurlaub deklariert werden. Dies kann auch nachträglich bei Bearbeiten der Abwesenheit festgelegt werden.

Haben Sie eine einzelne Person ausgewählt und angegeben, dass es sich bei der neuen Abwesenheit um einen Erholungsurlaub handeln soll, so wird Ihnen an dieser Stelle das aktuelle Urlaubskonto dieser Person angezeigt. So können Sie schnell und einfach feststellen, ob Ihr Personal überhaupt noch genügend Resturlaub besitzt.

Standardmäßig ist ein Urlaub, welcher an einem Feiertag stattfindet, nicht für das Urlaubskonto relevant. Sie können jedoch explizit festlegen, dass ein Feiertag ignoriert werden soll. Tritt beim Erstellen einer Abwesenheit ein Konflikt mit dem hinterlegten Feiertagsprofil der betroffenen Person auf, so wird Ihnen dieser angezeigt. Anschließend wählen Sie die Tage aus, welche ignoriert werden sollen. Analog haben Sie die Möglichkeit bestimmte Wochentage auszuschließen. So können Sie beispielsweise einen Urlaub über 2 Wochen anlegen und festlegen, dass dieser nicht am Wochenende gelten soll. Entsprechend werden diese Tage auch nicht vom Urlaubskonto Ihres Personals abgezogen.

Einstellungen

Urlaubsansprüche unterliegen gesetzlichen Vorgaben.

Laut Bundesurlaubsgesetz §7 verfällt der Resturlaub des laufenden Jahres grundsätzlich mit Jahreswechsel. Der Arbeitgeber kann jedoch selbst aus dringenden betrieblichen oder in Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen entscheiden oder es im Arbeitsvertrag festlegen, dass der Resturlaub ins Folgejahr zu übernehmen ist. Dieser Resturlaub ist anschließend bis zu einem gesetzten Stichtag, spätestens jedoch bis zum 31.03. zu nehmen. Diesen Stichtag können Sie in den Einstellungen der Personalverwaltung setzen. Standardmäßig ist der 31.03. gesetzt. 

Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie Jahresansprüche runden möchten. Das Bundesurlaubsgesetz §5 sagt aus, dass Bruchteile von Urlaubstagen die als Jahresurlaub hinterlegt wurden und mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind. Dies hat keinen Einfluss auf etwaige Resturlaube oder hinterlegte anteilige Urlaubstage. Standardmäßig wird dieses Gesetz angewendet. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Funktion zu deaktivieren.

Es handelt sich dabei um firmenweite Einstellungen.

Beachten Sie, dass Einstellungen bezüglich Urlaubskonten nur ab sofort gelten. Das heißt, dass Änderungen ausschließlich Einfluss auf das laufende Jahr und ab Änderungsdatum getätigte Anpassungen bezüglich der Urlaubskonten haben. Archivierte Urlaubskonten aus Vorjahren bleiben von diesen Einstellungen unberührt.

By using holiday accounts it is easy to overview the annual holiday of your personnel.

Summary

A holiday account states, how many days of annual holiday your personnel owns. This is an individual value, which needs to be assigned to your personnel. As soon as you assigned an account, it is possible to view the holiday account. By evaluating the entered holidays, it is possible to calculate the remaining holiday for the current year.

To use holiday accounts by its full extent, YellowTimeManager needs to be booked.

Functions

function	without YellowTimeManager	with YellowTimeManager
maintain holiday entitlements
create manual entries
add recreational holidays
show holiday account

Assign holiday account

To assign a holiday account to your personnel, you need to open personnel management first. In the input mask of edit personnel function, you are now able to set the annual holiday. Set the number of days and the date, of which the new entitlement should be valid. This date can be in the past or future. Please notice, that until the first assignment of annual holiday is taking effect, no entered reacreational holidays will be noticed and therefore no holiday account will be calculated. You can change the annual holiday as often as you like. If on setting a new annual holiday, an old entry was noticed, the range validity of the old entry will be adjusted automatically. For instance, if your personnel should get a new annual holiday as from now, the old one will be valid until yesterday. If you set annual holiday for the past, all entries for this person which are newer will be deleted. You can view the history of annual holiday by clicking the Image Added symbol.

Furthermore you are able to do a mass assignment of annual holiday to multiple persons. To do so, check the desired persons in personnel table. Afterwards you can assign an identic annual holiday to all persons by clicking on the mass action Image Added assign annual holiday. You might get an information about persons who already own an entitlement during the selected date. These conflicts will be solved automatically.

Manual entries

Special regulations

First assignment

Assignment during month

Reassignments

Enter holiday

Settings