Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.

Grundlegendes

Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätgkeitsstätte und die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.

Die Spesensätze werden unterteilt in:

1. Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
2. Abwesenheit von 24 Stunden
3. Übernachtung

Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.

Einrichtung

Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte Ihres Personals in der Personalverwaltung hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Dazu bearbeiten Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters. Zum Aktivieren der Spesen klicken Sie auf 'Spesenabrechnung für diese Person aktivieren'. Danach legen Sie die Positionen fest und machen eine Angabe, ab wann die entsprechende Position gültig ist. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.

Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.

Speseneditor

Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt.  Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:

• Tag des Spesensatzes
• Begin und Ende der längsten Abwesenheit des Tages
• die Dauer dieses Zeitraumes
• die in diesem Zeitraum verwendeten Fahrzeuge
• die Region für welche der Mitarbeiter Spesen erhält, durch Anklicken des Symboles Image Added erhält man eine Übersicht über alle Grenzübertritte des Tages
• Kosten für Verpflegung und Übernachtung
• Freifeld für einen manuell einzutragenden Übernachtungsbeleg

Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt.

Aktionen

Icon	Aktion
	Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor
	Löschen des Spesensatzes
	Tageweise Darstellung der Tagesroute des Fahrers in der Karte. Dabei wird der spesenrelevante Teil in blau angezeigt.
	Anzeigen aller manuell durchgeführten Änderungen

Spesensatz bearbeiten

Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.
Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.

Firmenweite Anpassung der Reisekosten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.

Exportieren der Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland