Allgemein

Der Zeiterfassungsbericht dient zur personenbezogenen Auswertung der erfassten Arbeitszeiten.

Erstellung einer Vorlage

Der Zeiterfassungsbericht erstellt eine Übersicht der Zeiterfassungsbuchungen. Anders als bei den anderen Berichten werden hier statt der Fahrzeuge die einzelnen Personen ausgewählt, deren Daten ausgewertet werden sollen. Die Personen sind dabei in Personengruppen, sowie ihren aktuellen Aktivitätsstatus unterteilt. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit auch Daten zu bereits gelöschten Personen auszuwerten.

Um einen Zeiterfassungsbericht anzulegen, legen Sie zunächst einen Namen für Ihren Bericht fest. Wählen Sie anschließend Zeiterfassungsbericht als Format aus und tätigen Sie Ihre Einstellungen bezüglich des Ausführungsberichtes Ausführungstyps und Zeitraums. Wählen Sie anschließend die Personen aus, deren Daten Sie exportieren möchten. 

Ausgabe

Der Bericht kann in folgenden Formaten erstellt werden:

• HTML
• PDF
• Excel
• CSV
• DATEV LuG
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware

Die HTML und PDF Exporte erzeugen eine tabellarische Ansicht. DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage und Lexware erzeugen importierbare Dateien, welche Sie in Ihr Lohnbuchhaltungsprogramm einpflegen können.

Sollten Buchungsfehler festgestellt werden, so werden bei detaillierter Darstellung die entsprechenden Buchungen beziehungsweise alternativ die entsprechenden Tage rot markiert. In diesem Fall kann der Buchungsfehler unter Berichte → Zeiterfassung → Buchungen beseitigt werden.
Wird mehr als eine Person zur Auswertung ausgewählt werden für HTML- und PDF Darstellung extra Zusammenfassungsseiten generiert.
Aus der HTML Ausgabe kann man über den "wechseln"-Button im oberen rechten Bereich der Ausgabe für die aktuellen Einstellungen der Berichtvorlage das Ausgabeformat wechseln.

Lohnexporte

DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage und Lexware stellen einen Sonderfall in den Exportformaten dar. Entsprechend variiert die Berichtsmaske im Vergleich zu den anderen Exportformaten.

Einstellungen

Die Lohnexport-Formate benötigen zur Ausführung eine Konfiguration. Diese können Sie unter Berichte → Zeiterfassung → Einstellungen → Lohnexport definieren.  (siehe auch Zeiterfassung V3)

Formate für die keine Konfiguration vorliegt, werden auch nicht in der Auswahl angezeigt.

Auswertungszeitraum

Für alle Lohnexport-Formate gilt, dass sie ausschließlich als vollständiger Monat exportiert werden können. Entsprechend können Sie anstelle eines manuellen Beginn- und Enddatums ausschließlich einen Monat auswählen. Für Serienberichte gilt, dass sie den Auswertungszeitraum auf den letzten oder vorletzten Monat setzen können.

Plausibilitätsprüfung

Sie haben die Möglichkeit vor Ausführung des Exports zu überprüfen, ob es Unstimmigkeiten in den Zeitbuchungen der ausgewählten Nutzer gibt. Haben Sie aktuell ein Lohnexport-Format ausgewählt, befindet sich neben der Formatauswahl ein Symbol  für die Plausibilitätsprüfung. Klicken Sie auf das Symbol um die Überprüfung auszulösen. Anschließend wird für jeden Nutzer nacheinander im Hintergrund überprüft, ob Unstimmigkeiten vorliegen. Das System unterscheidet zwischen den folgenden Status:

Bitte beachten Sie, dass die Plausibilitätsprüfung bei vielen ausgewählten Nutzern längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Den Fortschritt können Sie der angezeigten Liste entnehmen. Um die Überprüfung abzubrechen, schließen sie das Pop-Up.