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Within the page user adminstration you can manage your users and their rights to use the portal functionalities.
SummaryPreconditionsYou need to have administrative rights for your company within the YellowFox portal to set the rights. To use the multiuser functions or add new user you'll need booked tariff options Business or Profi. HintsChanges in user right settings wil become active after next login of changed user. DefaultDefault Portal Users are allowed to use the Yellowfox portal without any constraints except limitations by their user rights. Overview - UserAt this table all users of an company are listed. You can figure out, who's administrator or mainuser, as well as the status of an account is active or locked. In this way, you can quickly see, who's able to login and who is not. Additionally you can reach all user specific functions. To get an better overview use the filter, by entering parts of username or loginname. To filter mainuser, administrators or by account status use one of the prefix "main:", "admin:" or "account:" followed by the values "active" or "inactive". Using "account:active" means you see only users with an active account in the table, "main:active" shows you your mainuser. User specific functions User specific functions are functions related to this specific user. User dataUser data are all common data of an user as:
You can change these data here. Some of them have constraints, as length constraints which are checked, when you save. If you miss one, you'll get an appropriate message. Portal rightsYou can grant global rights and vehicle rights to users. Global rights are permissions for special actions in the portal, e.g. the right to delete position data. Vehicle rights are permissions to view and edit vehicles. To learn more about the meanings of rights have a look in the document right details in Yellowfox portal. Pls be aware that the companys main user owns everytime adminstrator rights. Vehicle rightsEach user can own individual rights per vehicle. Use the userlist to grant or revoke rights for vehicles to an specific user by check or uncheck the boxes. An checked box means the user owns this right. Don't forget to save after you made changes. Pls be aware, some portal functions belong to the appropriate vehicle rights. More details you can find in the document right details in Yellowfox portal. User overviewTo get a total overview over the current set portal and vehicle rights, of your user, click at the appropriate user at the entry user overview. Only granted rights and vehicles are listed. To search for an specific vehicle use the filter. Ban / UnbanYou can ban or unban user accounts. A banned / locked user is not able to log into the Yellowfox portal. It's always possible to unlock an user. DeleteYou can delete user accounts. A deleted user is not able to log into the Yellowfox portal and cannot be undeleted, the deleted username is available for future users. ReloadClick here to reload this table. Add new userTo add a new user to the portal click on the button "new user". An assistent will guide you through all steps to ensure all needed data are entered. In first step you enter personal data of your new user, then the portal rights and finish by his vehicle rights. You're always able to go back one step by clicking "back". Already entered data are kept in all steps. After you set all data and the new user have been created you can choose to add an additional user by keeping and reuising all the settings from the user you just created or start with blank masks. Otherwise you can go back to the overview. Set vehicle rights for selected usersYou can set the same vehicle rights for more than one user in one step. Choose the user you want to set the rights for. Click on the button and a page is opened where you can choose an existing user as template. The currently set vehicle rights of this user are displayed when you choose him from the dropdown box. If you don't want to use a template and start with a blank mask, choose "don't use a template". Click on "next" and the mask with the rights is opened. If you choosen an template, the rights are already checked, otherwise everything is blank. Set the rights as you need and click on save. If you decide to choose another template, you can go back to previous page by click on "back". Ban selected usersYou can ban or unban user accounts. A banned / locked user is not able to log into the Yellowfox portal. It's always possible to unlock an user. To ban more than one user in one step, choose the appropriate users in the overview and click on "ban selected users". To unban a user, you have to choose the option "unban" from the user specific functions. Delete selected usersYou can delete user accounts. A deleted user is not able to log into the Yellowfox portal and cannot be undeleted, the deleted username is available for future users. To delete more than one user in one step, choose the appropriate users in the overview and click on "delete selected users" Overview - VehiclesIn the overview "vehicles" you see all vehicles of your company and the users having rights granted to them. For each user 3 symbols mark the granted rights:
By clicking an icon you can granted or revoke rights to an user. Users revoked all rights, will not be listed anymore after next table reload. Vehicle specific functionsVehicle rightsMit den Fahrzeugrechten erhalten Sie einen Überblick welcher User, welchen Zugriff auf das aktuelle Fahrzeug hat. Hier können Sie auch weiteren Benutzer Rechte gewähren oder entziehen. On the page vehicle rights, you get an overview, who got granted rights to this vehicle. Here you can grant or revoke rights to all standard users of your company. Time limited portal usersTime limited portal users get access to the Yellowfox portal in a limited date range. In this way you can enable third persons - as customers - to access data of your vehicles or positions. Choose the option "Time limited portal users" in navigation on the upper side to manage your limited users. Overview - usersIn the overview all time limited portal users of your company are listed. Additionally you can see directly an account is active or inactive, an user can login or his login is denied. An inactive account can be caused by the time range, as well as by a ban. You can also see here the count of logins, the date and time of latest successful login and the valid time range of this account. The user specific functions are reachable by the dropdown box in the actions column. To get an better overview you can use the filter by searching for users name, dates or the account status. To filter directly by the status use the prefix "account:" and one of the values "active" or "inactive". For instance the term "account:inactive" lists all the inactive time limited users of your company. User specific functionsUser specific functions are functions related to this specific user.
Logindaten versenden
Send login dataClick on this function to send a mail for the user you want to send the registration data. Please be aware you will not get a feedback, the mail is delivered and read by the recipient.e Ein Klick auf diese Funktion generiert eine Mail mit den Zugangsdaten für den Benutzer. Diese wird im Hintergrund durch den Mailserver versandt. Bitte beachten Sie, dass es keine Rückmeldung über einen erfolgreichen Versand der Mail gibt.
Über den Login-Link in der Mail wird der Kunde automatisch am Portal angemeldet und besitzt die Rechte, welche Sie für Ihn festlegt haben. BenutzerdatenUnter Benutzerdaten können Sie die allgemeinen Daten eines Benutzers anpassen. Dazu zählen:
PortalrechteSie können für jeden Benutzer weiterführende, „globale“ Rechte zuweisen. Wählen Sie dazu in der bei dem ensprechenden Benutzer den Punkt Portalrechte. Welche Portalfunktionen mit welchem Recht freigeschaltet werden können Sie Dokument Details zu Rechten im Yellowfox-Portal entnehmen. Die folgenden Rechte können für befristete Benutzer nicht gesetzt werden:
FahrzeugrechteFür jeden Benutzer können individuelle Rechte je Fahrzeug vergeben werden. Klicken Sie dazu in der Nutzerliste bei dem entsprechenden Benutzer auf Fahrzeugrechte und setzen Sie Häkchen, wenn der Benutzer für das Fahrzeug ein Recht erhalten soll oder löschen Sie Häkchen, wenn dem Nutzer das Recht entzogen werden soll. Klicken Sie danach am Ende der Fahrzeugliste auf Speichern. Befristeten Benutzern kann das Recht "Einstellungen ändern" nicht gewährt werden. With the login link in this mail your customer can login into the YellowFox portal and gets all the rights you granted to him. User dataAt this page you can see and change the common data of an users. These data are:
Portal rightsIt is possible to grant rights for limited users similiar to standard users, except the following rights, you cannot grant:
Which portal function can accessed by which granted right can you see in the document right details in Yellowfox portal. FahrzeugrechteIt is possible to grant rights for limited users similiar to standard users. Click in the action column of the user on the dropdown box and choose vehicle rights. In the mask you can check the rights you want to set and save. The right "change settings" cannot be granted to time limited users. Please be aware some of the functions in the YellowFox portal need appropriate rights. More details you can find in the document right details in Yellowfox portal. Bitte beachten Bitte beachten Sie das für einige YellowFox Funktionen auch bestimmte Fahrzeugrechte erforderlich sind. Details hierzu erfahren Sie im Dokument Details zu Rechten im Yellowfox-Portal BenutzerübersichtUm einen allumfassenden Überblick über die aktuellen Portal- und Fahrzeugrechte eines Nutzers zu erhalten, klicken Sie bei dem entsprechenden Benutzer auf Benutzerübersicht. Es werden nur aktive Rechte angezeigt, die der Portalnutzer zugewiesen bekommen hat. Auch bei Fahrzeugen werden nur diejenigen angezeigt, für welche der Portalnutzer Rechte hat. Über die Suche nach einem Fahrzeug/Kennzeichen, kann diese Liste gefiltert werden. Sperren / EntsperrenBenutzerkonten können gesperrt, bzw. entsperrt werden. Eine Sperrung bewirkt, dass sich der Benutzer selbst in einem aktuell gültigem Zeitraum nicht mehr im Portal anmelden kann. Sperrungen können jederzeit rückgängig gemacht werden. LöschenBenutzerkonten können gelöscht werden. Löschungen können nicht rückgängig gemacht werden, der gelöschte Benutzername ist für das Anlegen neuer Benutzer wieder verfügbar. Neu ladenKlicken Sie hier, um die aktuelle Tabelle neu zu laden. Neuen Nutzer anlegenUm einen neuen Nutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neuer Nutzer". Sie werden nun durch einen Assistenten schrittweise geführt, damit alle notwendigen Daten erfasst werden. Sie erfassen zuerst die persönlichen Daten des neuen Benutzers, anschließend seine Portalrechte und abschließend seine Fahrzeugrechte. Dabei können Sie jederzeit über "Zurück" zur vorhergehenden Erfassungsmaske zurückkehren, bereits erfasste Daten bleiben dabei erhalten. Am Ende der Erfassung wird ihr Benutzer gespeichert und eine Mail mit Logindaten an die angegebene Email-Adresse versandt. Sie erhalten nun die Möglichkeit einen weiteren Benutzer anzulegen. Dazu können Sie die Portal- und Fahrzeugrechte des gerade angelegten Nutzers übernehmen, oder mit komplett leeren Masken starten. Oder Sie beenden die Erfassung kehren zur Übersicht zurück. Ausgewählte Benutzer sperrenBenutzerkonten können gesperrt werden. Eine Sperrung bewirkt, dass sich der Befristete Benutzer nicht mehr im Portal anmelden kann, selbst wenn der Login im momentan gültigen Zeitraum liegt. Sperrungen können jederzeit rückgängig gemacht werden. Um mehrere Benutzer in einem Schritt zu sperren, wählen Sie die entsprechenden Benutzer in der Benutzerübersicht aus und klicken Sie auf "Mehrere Benutzer sperren". Um einen Benutzer wieder zu entsperren, wählen Sie die Option "Entsperren" unter den benutzerspezifischen Funktionen des betreffenden Benutzers. Ausgewählte Benutzer löschenUm mehrere Benutzer in einem Schritt zu löschen, wählen Sie die entsprechenden Benutzer in der Benutzerübersicht aus und klicken Sie auf "Mehrere Benutzer löschen". Löschungen können nicht rückgängig gemacht werden, der gelöschte Benutzername ist für das Anlegen neuer Benutzer wieder verfügbar. Anchor | | PDF-Export | PDF-Export |
Icon | Bezeichnung | Inhalt |
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PDF-Export | generiert einen PDF-Export mit einer Benutzerübersicht | |
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Hilfe | Leitet Sie auf diese Seite |
Details zu den einzelnen Portal - u. Fahrzeugrechten finden sie hier:Dokumente
Add new user
To add a new user, click on the appropriate symbol in the Benutzerverwaltungv2. Enter the name of the user, and an email address, where to send the registration mail. To avoid mistakes you have to onfirm the email address. Additionally the date range for your new users has to be entered. Out of this range the user is not possible to access the Yellowfox portal.
Registration Mail
Click send on registration mail for the user you want to send the registration data, and confirm the action. The user receives an mail with following content:
Hallo Herr Meier,
hiermit erhalten Sie ihr Login für das YellowFox Ortungsportal.
Gültig ab: 26.08.2008, 00:00
Gültig bis: 27.08.2008, 23:59
Login-Link: <http://map.yellowfox.de/gprsv2/index.asp?subaction=setlang&language=deu&action=login&tmpuser=XYZ>
Dieser Link wurde Ihnen gesendet von:
Firma: YellowFox GmbH
Person: Mustermann, Max
Strasse: Zum Tälchen 3
PLZ, Ort: 01723,Kesselsdorf
Telefon: 000000
Email: max.mustermann@yellowfox.de
Your user can now access the Yellowfox portal by following the provided Login-Link.
Portal rights
It is possible to grant rights for limited users similiar to standard users, except the following rights, you cannot grant:
- is administrator
- alert manager
- delete positiondata
- view invoice information
Vehicle rights
It is possible to grant rights for limited users similiar to standard users, except the following rights, you cannot grant:
- change settings
Change user settings
By clicking on settings for an limited user, you are able to change emailaddress and the date range for access. Additionally you can lock or unlock a limited user immediately.
Pls be aware, unlocked users can access the Yellowfox portal still in the given date range.
User overview
To get a total overview over granted portal rights and vehicle rights of an users, choose "user overview" in the user specific functions. Only granted rights and vehicles are listed. To find a specific vehicle filter the list by using the search bar.
Ban / Unban
Irrespective of the validation of the time range for a time limited user you can ban or unban this one. Banned users cannot login, even their time range is valid. Banned users can be unbanned by clicking on unban. In all time all portal rights and vehicle rights are untouched.
Delete
User accounts can be deleted for time limited users. Deleted users cannot be undeleted.
Reload
Click here to reload the table.
Add new user
To add a new user to the portal click on the button "new user". An assistent will guide you through all steps to ensure all needed data are entered. In first step you enter personal data of your new user, then the portal rights and finish by his vehicle rights. You're always able to go back one step by clicking "back". Already entered data are kept in all steps.
After you set all data, the new account is created and the an email containing the login data is send to the used email address. You can now choose to create an additional user by keeping and reuising all the settings from the user you just created or start with blank masks. Otherwise you can go back to the overview.
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PDF-Export with user overview
You can write an export in pdf format, containing all your standard users and their granted rights and vehicles.
Settings
Common settings
Here you can set your common personal settings and preferences for the module "user administration". Set the amount of lines for your table. This setting is valid for all tables in this module, but can be overwrittten by the dropdown box in the head of each table. Changes made by this dropdown box are temporary and affecting just this table.
Quickbar
Icon | Bezeichnung | Inhalt |
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PDF-Export | generates a PDF-Export with an users overview | |
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Help | the link to this help page |
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Documents
Details to portal rights and vehicle rights you can find here:
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