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Die Personalverwaltung dient der Zuordnung von Transpondern zu einzelnen Mitarbeitern. Der weitere Funktionsumfang ist stark von den gebuchten Optionen abhängig. Dies betrifft die Festlegung einer Standard Arbeits- und Pausenzeit, die Zuordnung für eine Anbindung an Reiner SCT und die Erfassung von Fahrerdaten, z.Bsp. für die Nutzung des digitalen Tachographen.
DokumentenfristenIn der Übersicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Dokumente in ihrer Personalverwaltung und beantwortet schnell die Frage: "Welche Dokumente laufen in nächster Zeit aus, bzw. sind bereits abgelaufen?". Jedes Dokument wird separat dargestellt, und über einen jeweils eigenen Vorwarnzeitraum gesteuert. Anhand des Vorwarnzeitraumes werden in der Übersicht die Werte für "abgelaufen", "bald ablaufend" bzw. alles in Ordnung berechnet. Ist eine Warnung auf bestimmte Fahrer, bzw. Personalgruppen eingeschränkt, wird das durch ein entsprechendes Icon (Person) dargestellt. Wird eine Warnung per Email oder Portalnachricht versandt, wird das auch hier durch ein Icon (Horn/Lautsprecher) angezeigt. Durch die Auswahl einer Warnung werden Ihnen in tabellarischer Form die zugrunde liegende Daten dargestellt. Pro Fahrer können Sie direkt auf dessen Personaldaten zugreifen und diese bearbeiten. Desweiteren bietet sich hier die Option eine Warnung zu bearbeiten, oder zu löschen. Warnung erstellen bzw. bearbeitenSie können für jede Warnung einstellen, welchen Typ von Dokument sie beobachten möchten. Zur Auswahl stehen momentan die Typen: Personalausweis, Reisepass, Führerschein, ADR-Schein, Qualifikation nach Schlüssel 95 (BKFQfG), Fahrerkarten sowie die Führerscheinkontrolle. Desweiteren lassen sich Filter auf bestimmte Fahrer bzw. Personalgruppen setzen. Für jede Warnung muss eine Vorwarnzeit ausgewählt werden. Optional können Sie sich die aktuelle Warnungen täglich oder einmalig per Email oder Portalnachricht zusenden lassen. Diese wird nur versandt, wenn es Dokumente gibt, die in der Vorwarnzeit liegen, bzw. überfällig sind. PersonalverwaltungÜbersichtOberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:
Die Tabelle mit den Personaldaten selbst besteht hierbei aus den folgenden Spalten: Name, Personalschlüssel, Aktivierungsdatum des Personalschlüssels und einer Spalte mit verfügbaren Aktionen. Person hinzufügenAuch hier ist der Umfang der einzugebenden Daten wieder stark abhängig von den verfügbaren Funktionalitäten. Grundlegend lässt sich der Name einer Person und ein zugehöriger Personalschlüssel eingeben. Nach Klick auf "Personaldaten speichern" wird die Übersicht inklusive der neu angelegten Person geladen. Zur besseren Übersicht sind die Eingaben in einzelne Bereiche unterteilt. Allgemeine AngabenHier ist der Name sowie der Personalschlüssel festzulegen. Da Fahrerkarten ein Ablaufdatum haben, kann dieses Ablaufdatum zusätzlich zum Fahrerschlüssel eingegeben werden. Dieses Datum dient nur zur eigenen Übersicht und wird in keinem Bericht beachtet. Wurden vorher Personalgruppen definiert, kann die Person außerdem mehreren Personalgruppen zugewiesen werden. ZeiterfassungIst die Zeiterfassung aktiviert, kann hier für jede Person eine Ziel Arbeitszeit und eine Pausenzeit pro Arbeitstag festgelegt werden. Die Verrechnung dieser Zeiten ist dann unter [Verwaltung] -> [Zeiterfassung] festgelegt. Reiner SCTBei Nutzung des Timecard Connectors lassen sich hier die jeweiligen Daten für die Zuordnung zu Reiner SCT hinterlegen FahrerdatenFür die Digitacho Fahrerverwaltung werden einige weitere Daten benötigt. Diese Fahrerspezifischen Daten lassen sich hier festlegen. Auch hier gilt, dass Gültigkeitsdaten für Ausweisdokumente vornehmlich zur eigenen Übersicht erfasst werden können. Für ein korrektes Funktionieren müssen jedoch das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum sowie eine Ausweisnummer hinterlegt sein. FahrerbewertungFür die Fahrerbewertung im Berichtscenter muss eine mindest Ruhezeit festgelegt werden, durch die 2 Arbeitszeiten in 2 separate Schichten getrennt wird. Die Festlegung hier betrifft nur die Auswertung im Berichtscenter, da hier auch Fahrer ausgewertet werden können, die nicht an die Regelungen des AETR oder der VO (EG) Nr. 561/2006 gebunden sind. Bearbeiten von PersonaldatenDie Maske entspricht der Maske zum anlegen einer neuen Person. Im Falle der Bearbeitung gelten dabei folgende Regeln. Wird der Name geändert, wird die bisherige Person als gelöscht markiert und eine neue Person mit den bisherigen Einstellungen angelegt. Eine Ausnahme bildet die erstmalige Namenszuweisung, wenn der Transponder zuvor automatisch der Person Neuer Transponder zugewiesen wurde. Ein Transponderschlüssel kann genausowenig geändert werden. Wird ein neuer Transponderschlüssel eingegeben, so wird dieser als Folgeschlüssel für die Person registriert. Die alte Zuweisung bleibt dabei bestehen. Diese Einschränkungen stellen sicher, dass für die Recherche oder Berichtserstellung immer die jeweils gültigen Daten und Zuordnungen angezeigt werden. ausgewählte Personen löschenWurden zuvor eine oder mehrere Personen in der Tabelle ausgewählt, können diese hier gelöscht werden. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage mit Anzeige der Namen aller gewählten Personen. Nach dem löschen einer Person kann der zugehörige Transponderschlüssel wieder einer neuen Person zugewiesen werden. Der Transponder wird bei der Transpondersuche jedoch weiterhin ignoriert und nicht als neuer Transponder angezeigt. Sollte die betreffende Person einen oder mehrere Folgeschlüssel gehabt haben, so werden auch diese gelöscht. Ein einzelner Folgeschlüssel lässt sich als Aktion Folgeschlüssel bearbeiten löschen. TranspondersucheDie Transpondersuche prüft alle Identifizierungen auf allen Fahrzeugen darauf, ob innerhalb der letzten 7 Tage eine Authentifizierung mit einem bisher unbekannten Transponder stattfand. Nach dem Start der eigentlichen Suche wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, um zu zeigen, welches Fahrzeug gerade bearbeitet wird. Wurden keine neuen Transponder gefunden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, anderenfalls wird eine Tabelle mit der Liste der gefundenen Transponder angezeigt. Diese Tabelle zeigt die Transpondernummer, und dazu das Fahrzeug und das Datum, wo und wann der Transponder gefunden wurde. Die letzte Spalte der Tabelle enthält jeweils ein Eingabefeld, um den Transponder direkt einer Person zuzuweisen. Wird die Person aus der Liste der Vorschläge ausgewählt, erfolgt eine direkte Zuordnung als sogenannte Folgekarte. Ist es nicht möglich oder gewollt direkt einen Namen zuzuweisen, kann das Eingabefeld auch frei gelassen werden. In dem Fall wird der Transponder zunächst einem Benutzer Neuer Transponder zugeordnet. Der Name kann dann auch im Nachhinein problemlos geändert werden. Zuweisung zu einer PersonalgruppeWurde zuvor mindestens eine Person ausgewählt, öffnet sich das Menü zum zuweisen einer oder mehrerer Personalgruppen. Es können hierbei nur bereits angelegte Gruppen genutzt werden. Die Erstellung neuer Personalgruppen erfolgt ausschließlich über den Reiter Personalgruppen. Der Speichermodus erlaubt die Auswahl, ob die ausgewählten Gruppen zusätzlich zu eventuell bestehenden Zuweisungen gespeichert werden sollen, oder ob die Personen danach ausschließlich den gewählten Gruppen zugeordnet sein sollen. AktionenZu jedem Personaleintrag gibt es verschiedene Aktionen, welche über das Aktions-Dropdown am Ende des Eintrages gestartet bzw. durchgeführt werden können.
Folgeschlüssel verwaltenJeder weitere Personalschlüssel, der neben einem bestehenden Schlüssel einer Person zugeordnet wird, ist automatisch ein Folgeschlüssel. Schlüssel übertragenMöchten Sie einen beliebigen, bestehenden Personalschlüssel einer Person auf eine andere oder neue Person übertragen, so können Sie dies über die Aktion "Schlüssel übertragen" durchführen. Arbeitszeit für ausgewählte setzenWurde das Zeiterfassungsmodul gebucht, so ist oberhalb der Tabelle die Zuweisung von Arbeits- und Pausenzeiten zu mehreren ausgewählten Personen möglich. Weiterhin umfasst die Tabelle selbst zusätzlich die Spalten Soll Arbeitszeit und Vorgabe Pausendauer. Im Menü zum kann dann die Arbeits- und Pausenzeit einzeln oder gleichzeitig angepasst werden. Wird jeweils ein Standardfeld --:-- angezeigt, so wird keine Zeit gesetzt. Die bisherige Einstellung wird aber auch nicht gelöscht. Für eine erfolgreiche Zuweisung muss mindestens eine der Zeiten festgelegt werden. Die Zuweisung dieser Daten ist auch direkt beim erstellen oder bearbeiten einer einzelnen Person verfügbar. Reiner SCTUm eine Zuordnung an die Zeiterfassung von Reiner SCT zu gewährleisten enthält die Tabelle zusätzlich die Spalten MA-Nummer und Ausweisnummer. Die Bezeichnungen entsprechen hierbei den Bezeichnungen, welche auch direkt von Reiner SCT verwendet werden. Die entsprechenden Nummern können bei Erstellung einer neuen Person oder beim Bearbeiten einer bestehenden Person zugewiesen werden. Digitacho FahrerDer umfassendste Datenzuwachs ergibt sich im Falle der Anbindung der digitalen Tachographen. Der jeweilige Transponder ist in diesem Fall der Schlüssel der Fahrerkarte. Ein Fahrer authentifiziert sich also damit automatisch durch Einlegen ebend diesr Fahrerkarte. Zusätzlich kann der Fahrerkarte auch ein Ablaufdatum mitgegeben werden, um schon in der Personalübersicht zu sehen, welcher Fahrer demnächst ein neues Dokument benötigt. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Führerschein-, Reisepass- und Personalausweisnummer nebst jeweiligem Ablaufdatum zu hinterlegen und in der Personaltabelle anzeigen zu lassen. Wird die Übersicht über die [Verwaltun] -> [Personalverwaltung] geöffnet sind diese Daten in der Standardeinstellung nicht engeblendet. Dies lässt sich jedoch in den Einstellungen jederzeit anpassen. Eine reine Fahrerliste mit eigener Konfiguration der Spalten findet sich aber auch als Bestandteil der DDD Archivverwaltung. Wird die Fahrpersonal Liste ausgewählt so sind hier Daten zur Arbeitszeit und Reiner SCT Zuordnung ausgeblendet und dafür die Daten zu den Fahrerdokumenten sichtbar. PersonalgruppenÜbersichtOberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:
Die Tabelle selbst zeigt neben dem Namen der Personalgruppen eine Liste der zugehörigen Personen an. Als Aktion ist außerdem ein Bearbeiten der Gruppendaten möglich. Die Einstellung für die Anzahl der anzuzeigenden Tabellenzeilen entspricht dem Wert für die Personalliste. Personalgruppe hinzufügenBeim hinzufügen einer neuen Personalgruppe muss für diese zunächst ein Name festgelegt werden. Weiterhin können er Gruppe direkt einzelne Personen zugewiesen werden. Diese Zuweisung lässt sich allerdings jederzeit anpassen. Bearbeiten von PersonalgruppenÜber die Aktionsspalte lässt sich jede Personalgruppe im Nachhinein bearbeiten. Das Menü ist dann analog zum Eingabemenü und erlaubt neben einer Anpassung der zugeordneten Personen auch eine Namensänderung. ExportBeim Export stehen die Formate PDF, XLS und CSV zur Verfügung. Die Formate XLS und CSV exportieren alle Angaben, welche für die Firma sichtbar sind. Das Format PDF exportiert die im Portal eingestellten Angaben, welche auch auf dem Bildschirm sichtbar sind. EinstellungenDas Einstellugnsmenü umfasst folgende Punkte:
Allgemeine EinstellungenHier lässt sich festlegen, wie viele Tabellenzeilen in der Personalverwaltung auf einmal angezeigt werden sollen und wie der Fahrername aufgebaut werden soll, wenn bei der Suche nach unbekannten Personalschlüsseln auch vorhandene Digitacho Dateien ausgelesen werden. Einstellungen der PersonaltabelleErlaubt die Festlegung, welche Spalten in der Personaltabelle sichtbar sind und in welcher Reihenfolge diese angezeigt werden sollen. Nach jeder Anpassung der Spalten muss die geänderte Konfiguration gespeichert werden. Benutzerdefinierte DokumenteZusätzlich zu den vordefinierten Personaldokumenten ist es möglich eigene Dokumente hinzuzufügen. Zur besseren Übersicht können außerdem mittels Überschriften Gruppierungen vorgenommen werden. Hierbei gibt es zunächst einige vordefinierte Einträge, welche nicht verändert werden können. Jedes weitere Dokument benötigt dabei neben der Bezeichnung mindestens eine der folgenden 3 Eigenschaften:
Sobald ein Gültigkeitsende hinzugefügt wurde, taucht dieses Dokument auch in den Dokumentenfristen auf und es kann eine Überwachung für das jeweilige Datum erstellt werden. Zur einfachen Erkennung wird hinter jedem Dokumententyp ein Icon angezeigt:
Allgemein können Dokumente und Eigenschaften nur gelöscht werden, wenn es keine Einträge mehr gibt. Sollte es noch Einträge bei einer oder mehreren Personen geben, so wird eine entsprechende Liste mit den Namen der Personen angezeigt. Dies dient der Sicherheit um nicht versehentlich ein Dokument zu entfernen, welches noch genutzt wird. |
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In general the personal administration allows the assignment of transponders to employees. The further functions may differ according to booked options. This affects the default work- and pause time, the assignment to Reiner SCT and the driver data for further digitacho specific reports.
Document termsIn the overview page you get a fast overview about your documents and the question: "Which document is near due date or is already over it?". Each document is presented separately and is calculated by its own warning term. If a warning or document is limited to persons or personalgroups its marked by an icon (person). If mails or portal messages are send for this document, you can see here an icon (horn) too. By choosing a document you see all underlying data as table. You can access for each driver or person its personal data and set new values. Additionally you can change here the settings of a document oder delete it. Create or edit documentsYou can set for each warning, which type of document you want to observe. You can choose by following document types; id card, passport, driverlicense, adr certificate, qualification keynumber 95, driver card or driver licence check. Additionaly you can choose persons or personal groups to observer. For each warning you must set a warning term. As option you can set recipients to send warnings by email or portal messages daily or one time. If a document contains data in the warning term or are already over due, this message is send. Personal administrationOverviewThe following options may be available on top of the page:
The basic table with personal data consists of following columns: name, personal key, activation date (of personal key) and action. Add personThe available input fields of this menu also differ with booked options. With basic functionality it is possible to enter a person name and an according transponder key. Klicking save personal data will save the inputs and return to the overview list. The data are structured into multiple areas depending on currently booked options. Common dataYou can define the name and the personal key here. Driver cards have an expiration date, so it is also possible to set thes expiration date here. This date does not affect any report! If any personal group defined before, the person can be assigned to one or multiple personal groups. Time managementWith timerecordings activated, you can define the default work- and pause time for the person here. The behaviour of the time specific reports and the work- and pause time calculation is changeable via [Administration] -> [Timerecording] Reiner SCTUsing the timecard connector will require this specific data set. Driver dataThe digitacho driver management requires some specific data. This data can be set here. The expiration dates here are only for own control too! Required inputs are birthdate, date since when the driver is an employee and at least one document number. Driver ratingFor driver behaviour report a minimum shift idle time has to be set. This is the idle time where 2 different work states will be divided into 2 working days. This assignment only affects the report behaviour because there the digitacho driver reglementations must not be stringent. Edit personal dataThe mask is similar to the add mask with prefilled input fields. But there are some special rules for editing some values. Changing the name will delete the old person and create a new entry with the latest personal key as only key. The only exception is the first name assignment for "new transponder" entries after the transponder search. A transponder key also can not be changed. Entering a new transponder key will result in using this key as following key. The old key will be still assigned to the person. This rules ensure the correct assignment for reports! Delete selected personsPreviously marked persons can be deleted here. Before the persons will be deleted there will be opened a dialog to ask if you really want to delete the persons. After a person was deleted the transponder key can be assigned to another person. But the transponder will not be shown as new transponder using the transponder search! If the person has one or more following keys this will be deleted too. Deleting a single following key will be possible using the action edit following keys for the person. Transponder searchThe transponder search checks all personal identifications at all vehicles within the last 7 days for an unknown transponder. To get the current progress there will be shown, which vehicle will be computed at the moment. If no new transponders were found, an according message will be shown, otherwhise you can see a table with all transponder keys found. For each of this transponder keys the vehicle and time of occurence will be shown. The last column allows to directly assign this key to a person. This can be an existing person, then the key will be assigned as following key or a new name. If no name is assigned the transponder will be stored for new transponder. This assignment can be set later to the correct person. Assignment to a personal groupIf one or more person was selected before, a menu will be opened to assign one or multiple personal groups to this person selection. The assignment can be done only to existing groups. To create a new personal group please go to personal groups tab. The save mode allows to either add the selected groups and let probably other assignments for the persons untouched or to set the groups as the only assigned groups for the persons. This means all earlier other assignments for this persons will be deleted. Actions
Following keysEach additional personal key, which is assigned next to an existing key of a person, is automatically a following key. Transfer keyIf you want to transfer any existing personal key of a person to another or new person, you can use the "transfer key" action. Set worktime for selectedIf time management module is available this option will be visible to modify the target work and default pause time for one or more persons. In this case the table itself shows the current settings in 2 additional columns (target worktime and default pausetime). Leaving one of the inputs blank (--:--) will result in no change of this setting for the persons. So it is possible to change the pause time for all but let different worktime assignments untouched. The assignment of this times will be also available on add or edit a single person. Reiner SCTTo assign the persons to the external Reiner SCT solution the table will be extended with the columns employee number and card number. This allows the automatic assignment of bookings into Reiner SCT. Digitacho driverUsing the digitacho interface will result in most comprehensive extension of data. The driver card will replace the function of the regular transponder key. So the driver will do the authentication just by inserting his driver card into the digitacho. Because this card also has a limited validity, it is possible to enter the date of expiration to have an overview, which driver does need a new document. To fill other driver specific documents such as Attestation of activities there are additionally columns to get the id and expiration for the identity card, driver licence and passport. Additionally there will be an extra input for driver birthdate and start date of undertaking on create or edit the driver data. Using the default view via [Administration] -> [Personal administration] this columns will not be visible but can be added in settings tab. Personal groupsOverviewThe following options may be available on top of the page:
The table contains besides the personal group names the list of assigned persons. The possible action is to edit the personal group data. The visible rows count per page is similar to personal table rows count. Add personal groupOn adding a personal group a uniquie name must be set. Optional one or multiple persons can be assigned directly to the group. The person assignment can be changed at any time. Edit personal groupVia the action column the personal group data can be edited. This menu is similar to the creation menu and allows change of the group name and assigned persons. ExportThe personal data can be exported as PDF, XLS and CSV. Formats XLS and CSV export all for this company visible details. Format PDF exports details which are determined in portal and are shown on monitor. SettingsThe settings menu allows to change the default value for the visible rows and the order and visiblility of table columns. To change the column configuration just drag the column names in the desired order or move the columns between the pool and visible lists. Using the driver specific columns for authentication documents it is also possible to show only the expiration dates and let the exact numbers only appear as mouse over effect. So the table may stay a little bit more narrow to keep a better overview. To get the default configuration just click reset to defaults. To save the column configuration use save configuration instead.
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