Die Personalverwaltung dient der Zuordnung von Transpondern zu einzelnen Mitarbeitern. Der weitere Funktionsumfang ist stark von den gebuchten Optionen abhängig. Dies betrifft die Festlegung einer Standard Arbeits- und Pausenzeit, die Zuordnung für eine Anbindung an Reiner SCT und die Erfassung von Fahrerdaten für die Nutzung des digitalen Tachographen.

Standardfunktionen

Übersicht

Oberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:

	Aktualisieren	Lädt die Liste neu
	Person hinzufügen	Wechselt zur Eingabe, um eine weitere Person anzulegen
	Arbeitszeit für ausgewählte setzen	Ändert die Arbeits- und/oder Pausenzeit der zuvor ausgewählten Personen
	ausgewählte Personen löschen	Löscht die vorher ausgewählten Peronen inklusive aller Folgeschlüssel
	Transpondersuche	Findet alle neuen Transponder der letzten 7 Tage

Die Tabelle mit den Personaldaten selbst besteht hierbei aus den folgenden Spalten: Name, Personalschlüssel, Aktivierungsdatum des Personalschlüssels und einer Spalte mit verfügbaren Aktionen.

Person hinzufügen

Auch hier ist der Umfang der einzugebenden Daten wieder stark abhängig von den verfügbaren Funktionalitäten. Grundlegend lässt sich der Name einer Person und ein zugehöriger Personalschlüssel eingeben. Nach Klick auf "Personaldaten speichern" wird die Übersicht inklusive der neu angelegten Person geladen.

Zur besseren Übersicht sind die Eingaben in einzelne Bereiche unterteilt.

Allgemeine Angaben

Hier ist der Name sowie der Personalschlüssel festzulegen. Da Fahrerkarten ein Ablaufdatum haben, kann dieses Ablaufdatum zusätzlich zum Fahrerschlüssel eingegeben werden. Dieses Datum dient nur zur eigenen Übersicht und wird in keinem Bericht beachtet.

Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung aktiviert, kann hier für jede Person eine Ziel Arbeitszeit und eine Pausenzeit pro Arbeitstag festgelegt werden. Die Verrechnung dieser Zeiten ist dann unter [Verwaltung] -> [Zeiterfassung] festgelegt.

Reiner SCT

Bei Nutzung des Timecard Connectors lassen sich hier die jeweiligen Daten für die Zuordnung zu Reiner SCT hinterlegen

Fahrerdaten

Für die Digitacho Fahrerverwaltung werden einige weitere Daten benötigt. Diese Fahrerspezifischen Daten lassen sich hier festlegen. Auch hier gilt, dass Gültigkeitsdaten für Ausweisdokumente vornehmlich zur eigenen Übersicht erfasst werden können. Für ein korrektes Funktionieren müssen jedoch das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum sowie eine Ausweisnummer hinterlegt sein.

Fahrerbewertung

Für die Fahrerbewertung im Berichtscenter muss eine mindest Ruhezeit festgelegt werden, durch die 2 Arbeitszeiten in 2 separate Schichten getrennt wird. Die Festlegung hier betrifft nur die Auswertung im Berichtscenter, da hier auch Fahrer ausgewertet werden können, die nicht an die Regelungen des AETR oder der VO (EG) Nr. 561/2006 gebunden sind.

Bearbeiten von Personaldaten

Die Maske entspricht der Maske zum anlegen einer neuen Person. Im Falle der Bearbeitung gelten dabei folgende Regeln.

Wird der Name geändert, wird die bisherige Person als gelöscht markiert und eine neue Person mit den bisherigen Einstellungen angelegt. Eine Ausnahme bildet die erstmalige Namenszuweisung, wenn der Transponder zuvor automatisch der Person Neuer Transponder zugewiesen wurde.

Ein Transponderschlüssel kann genausowenig geändert werden. Wird ein neuer Transponderschlüssel eingegeben, so wird dieser als Folgeschlüssel für die Person registriert. Die alte Zuweisung bleibt dabei bestehen.

Diese Einschränkungen stellen sicher, dass für die Recherche oder Berichtserstellung immer die jeweils gültigen Daten und Zuordnungen angezeigt werden.

ausgewählte Personen löschen

Wurden zuvor eine oder mehrere Personen in der Tabelle ausgewählt, können diese hier gelöscht werden. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage mit Anzeige der Namen aller gewählten Personen. Nach dem löschen einer Person kann der zugehörige Transponderschlüssel wieder einer neuen Person zugewiesen werden. Der Transponder wird bei der Transpondersuche jedoch weiterhin ignoriert und nicht als neuer Transponder angezeigt. Sollte die betreffende Person einen oder mehrere Folgeschlüssel gehabt haben, so werden auch diese gelöscht. Ein einzelner Folgeschlüssel lässt sich als Aktion Folgeschlüssel bearbeiten löschen.

Transpondersuche

Die Transpondersuche prüft alle Identifizierungen auf allen Fahrzeugen darauf, ob innerhalb der letzten 7 Tage eine Authentifizierung mit einem bisher unbekannten Transponder stattfand. Nach dem Start der eigentlichen Suche wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, um zu zeigen, welches Fahrzeug gerade bearbeitet wird.

Wurden keine neuen Transponder gefunden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, anderenfalls wird eine Tabelle mit der Liste der gefundenen Transponder angezeigt. Diese Tabelle zeigt die Transpondernummer, und dazu das Fahrzeug und das Datum, wo und wann der Transponder gefunden wurde. Die letzte Spalte der Tabelle enthält jeweils ein Eingabefeld, um den Transponder direkt einer Person zuzuweisen. Wird die Person aus der Liste der Vorschläge ausgewählt, erfolgt eine direkte Zuordnung als sogenannte Folgekarte.

Ist es nicht möglich oder gewollt direkt einen Namen zuzuweisen, kann das Eingabefeld auch frei gelassen werden. In dem Fall wird der Transponder zunächst einem Benutzer Neuer Transponder zugeordnet. Der Name kann dann auch im Nachhinein problemlos geändert werden.

Arbeitszeit für ausgewählte setzen

Wurde das Zeiterfassungsmodul gebucht, so ist oberhalb der Tabelle die Zuweisung von Arbeits- und Pausenzeiten zu mehreren ausgewählten Personen möglich. Weiterhin umfasst die Tabelle selbst zusätzlich die Spalten Soll Arbeitszeit und Vorgabe Pausendauer. Im Menü zum kann dann die Arbeits- und Pausenzeit einzeln oder gleichzeitig angepasst werden. Wird jeweils ein Standardfeld --:-- angezeigt, so wird keine Zeit gesetzt. Die bisherige Einstellung wird aber auch nicht gelöscht. Für eine erfolgreiche Zuweisung muss mindestens eine der Zeiten festgelegt werden.

Die Zuweisung dieser Daten ist auch direkt beim erstellen oder bearbeiten einer einzelnen Person verfügbar.

Reiner SCT

Um eine Zuordnung an die Zeiterfassung von Reiner SCT zu gewährleisten enthält die Tabelle zusätzlich die Spalten MA-Nummer und Ausweisnummer. Die Bezeichnungen entsprechen hierbei den Bezeichnungen, welche auch direkt von Reiner SCT verwendet werden. Die entsprechenden Nummern können bei Erstellung einer neuen Person oder beim Bearbeiten einer bestehenden Person zugewiesen werden.

Digitacho Fahrer

Der umfassendste Datenzuwachs ergibt sich im Falle der Anbindung der digitalen Tachographen. Der jeweilige Transponder ist in diesem Fall der Schlüssel der Fahrerkarte. Ein Fahrer authentifiziert sich also damit automatisch durch Einlegen ebend diesr Fahrerkarte. Zusätzlich kann der Fahrerkarte auch ein Ablaufdatum mitgegeben werden, um schon in der Personalübersicht zu sehen, welcher Fahrer demnächst ein neues Dokument benötigt. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Führerschein-, Reisepass- und Personalausweisnummer nebst jeweiligem Ablaufdatum zu hinterlegen und in der Personaltabelle anzeigen zu lassen. Wird die Übersicht über die [Verwaltun] -> [Personalverwaltung] geöffnet sind diese Daten in der Standardeinstellung nicht engeblendet. Dies lässt sich jedoch in den Einstellungen jederzeit anpassen. Eine reine Fahrerliste mit eigener Konfiguration der Spalten findet sich aber auch als Bestandteil der DDD Archivverwaltung. Wird die Fahrpersonal Liste ausgewählt so sind hier Daten zur Arbeitszeit und Reiner SCT Zuordnung ausgeblendet und dafür die Daten zu den Fahrerdokumenten sichtbar.

Einstellungen

Das Einstellungsmenü umfasst die allgemein die Zuweisung der sichtbaren Zeilen der Personaltabelle und die Möglichkeit festzulegen, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Für die Änderung der Tabelle können die einzelnen Spalten in der rechten Liste einfach in der gewünschten Reihenfolge angeordnet werden. Spalten, die nicht anzuzeigen sind, können einfach in die linke Liste verschoben werden. Als Besonderheit für die Fahrerdaten ist es auch möglich nur die jeweiligen Ablaufdaten für die Dokumente einzublenden. Zur Identifizierung werden die Spaltenbezeichnungen entsprechend erweitert. Die jeweilige Dokumentennummer wird dann nach Überfahren des Eintrags mit der Maus angezeigt. So kann auch bei kleineren Displays eine möglichst vollständige Übersicht eingerichtet werden, ohne die Arbeitsfluss durch seitliches Scrollen zu stören. Eine Rückkehr zur jeweiligen Standardkonfiguration ist durch Klick auf Auf Standardeinstellungen zurücksetzen jederzeit möglich. Die dauerhafte Speicherung erfolgt generell erst nach Klick auf Konfiguration speichern

In general the personal administration allows the assignment of transponders to employees. The further functions may differ according to booked options. This affects the default work- and pause time, the assignment to Reiner SCT and the driver data for further digitacho specific reports.

Default functions

Overview

The following options may be available on top of the page:

	Refresh	Reloads the whole list
	Add person	Switches to input dialog to add a new employee with its data
	Set worktime for selected	Opens the dialog to change the work and/or pause time of all selected persons
	Delete selected persons	Deletes the previously selected persons with all assigned following cards
	Transpondersearch	Finds all new transponders registered within last 7 days

The basic table with personal data consists of following columns: name, personal key, activation date (of personal key) and action.

Add person

The available input fields of this menu also differ with booked options. With basic functionality it is possible to enter a person name and an according transponder key. Klicking save personal data will save the inputs and return to the overview list.

The data are structured into multiple areas depending on currently booked options.

Common data

You can define the name and the personal key here. Driver cards have an expiration date, so it is also possible to set thes expiration date here. This date does not affect any report!

Time management

With timerecordings activated, you can define the default work- and pause time for the person here. The behaviour of the time specific reports and the work- and pause time calculation is changeable via [Administration] -> [Timerecording]

Reiner SCT

Using the timecard connector will require this specific data set.

Driver data

The digitacho driver management requires some specific data. This data can be set here. The expiration dates here are only for own control too! Required inputs are birthdate, date since when the driver is an employee and at least one document number.

Driver rating

For driver behaviour report a minimum shift idle time has to be set. This is the idle time where 2 different work states will be divided into 2 working days. This assignment only affects the report behaviour because there the digitacho driver reglementations must not be stringent.

Edit personal data

The mask is similar to the add mask with prefilled input fields. But there are some special rules for editing some values.

Changing the name will delete the old person and create a new entry with the latest personal key as only key. The only exception is the first name assignment for "new transponder" entries after the transponder search.

A transponder key also can not be changed. Entering a new transponder key will result in using this key as following key. The old key will be still assigned to the person.

This rules ensure the correct assignment for reports!

Delete selected persons

Previously marked persons can be deleted here. Before the persons will be deleted there will be opened a dialog to ask if you really want to delete the persons. After a person was deleted the transponder key can be assigned to another person. But the transponder will not be shown as new transponder using the transponder search! If the person has one or more following keys this will be deleted too. Deleting a single following key will be possible using the action edit following keys for the person.

Transponder search

The transponder search checks all personal identifications at all vehicles within the last 7 days for an unknown transponder. To get the current progress there will be shown, which vehicle will be computed at the moment.

If no new transponders were found, an according message will be shown, otherwhise you can see a table with all transponder keys found. For each of this transponder keys the vehicle and time of occurence will be shown. The last column allows to directly assign this key to a person. This can be an existing person, then the key will be assigned as following key or a new name. If no name is assigned the transponder will be stored for new transponder. This assignment can be set later to the correct person.

Set worktime for selected

If time management module is available this option will be visible to modify the target work and default pause time for one or more persons. In this case the table itself shows the current settings in 2 additional columns (target worktime and default pausetime). Leaving one of the inputs blank (--:--) will result in no change of this setting for the persons. So it is possible to change the pause time for all but let different worktime assignments untouched. The assignment of this times will be also available on add or edit a single person.

Reiner SCT

To assign the persons to the external Reiner SCT solution the table will be extended with the columns employee number and card number. This allows the automatic assignment of bookings into Reiner SCT.

Digitacho driver

Using the digitacho interface will result in most comprehensive extension of data. The driver card will replace the function of the regular transponder key. So the driver will do the authentication just by inserting his driver card into the digitacho. Because this card also has a limited validity, it is possible to enter the date of expiration to have an overview, which driver does need a new document. To fill other driver specific documents such as Attestation of activities there are additionally columns to get the id and expiration for the identity card, driver licence and passport. Additionally there will be an extra input for driver birthdate and start date of undertaking on create or edit the driver data. Using the default view via [Administration] -> [Personal administration] this columns will not be visible but can be added in settings tab.

Settings

The settings menu allows to change the default value for the visible rows and the order and visiblility of table columns.

To change the column configuration just drag the column names in the desired order or move the columns between the pool and visible lists. Using the driver specific columns for authentication documents it is also possible to show only the expiration dates and let the exact numbers only appear as mouse over effect. So the table may stay a little bit more narrow to keep a better overview. To get the default configuration just click reset to defaults. To save the column configuration use save configuration instead.