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Das Spesenmodul dient zur vollautomatischen Ermittlung der Spesen der Mitarbeiter Ihrer Firma mit Hilfe der Positionsdaten der Fahrzeuge.

Panel

title	Inhaltsverzeichnis

Table of Contents

maxLevel	3
indent	20px

Grundlegendes

Spesen fallen an, wenn der Mitarbeiter im Auftrag seiner Firma eine Tätigkeit ausführen muss, welche außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) liegt. Des Weiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten. Diese Zeit wird als Abwesenheit bezeichnet.
Der Gesetzgeber veröffentlich jährlich Listen mit Kostensätzen pro Land und teilweise Region für den Verpflegungsmehraufwand. Diese werden als Grundlage für die Berechnung der Spesensätze genutzt. Zur Ermittlung der Spesen werden Angaben über die erste Tätigkeitsstätte oder die private Adresse ( Hauptwohnsitz ) benötigt.

Die Spesensätze werden unterteilt in:

Abwesenheit über 8 Stunden ( Anreise- und Abreisetag )
Abwesenheit von 24 Stunden
Übernachtung

Derzeit unterstützt das Spesenmodul nur die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland. Die Ermittlung der Spesensätze erfolgt jeweils nachts bis vorgestern.

Einrichtung

Um Spesen für Ihre Firma ab sofort vollautomatisch erstellen zu können, müssen Sie die Angaben zum Hauptwohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte für Ihr Personal hinterlegen. Außerdem können Sie weitere Tätigkeitsstätten/Ausnahmen definieren, an denen die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Erstellen und Verwalten von Tätigkeitsstätten wird im Kapitel 'Tätigkeitsstätten' beschrieben. Zum Aktivieren der Spesen müssen Sie die Personaldaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten. Klicken Sie auf 'Spesenabrechnung aktivieren'. Danach wählen Sie eine bereits definierte Tätigkeitsstätte aus und weisen ihr eine entsprechende Gültigkeit zu. Ab dem Zeitpunkt werden für diesen Mitarbeiter die Spesen ermittelt.

Sie haben die Möglichkeit die Tätigkeitsstätten für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt festzulegen. Dazu markieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter. Durch Anklicken dieses Symboles öffnet sich ein Assistent zum Festlegen der Tätigkeitsstätten.

Speseneditor

Nach Auswahl von Fahrer und Zeitraum werden die Spesensätze eines Mitarbeiters für maximal 31 Tage tabellarisch angezeigt. Jede Zeile enthält die Spesen für einen Tag. Tage ohne Spesen werden grau dargestellt. Die Tabelle stellt folgendes dar:

Tag des Spesensatzes
Begin und Ende der längsten Abwesenheit des Tages
die Dauer dieses Zeitraumes
die in diesem Zeitraum verwendeten Fahrzeuge
die Region für welche der Mitarbeiter Spesen erhält, durch Anklicken des Symboles erhält man eine Übersicht über alle Grenzübertritte des Tages
Kosten für Verpflegung und Übernachtung
die anteiligen Steuersätze (steuerfrei, pauschalversteuert und steuerpflichtig) auf die Verpflegungskosten
Berechnungsbasis nach Einstellung
Freifeld ( zB für einen manuell einzutragenden Übernachtungsbeleg)

Bei Einträgen welche mit *1 versehen sind, gibt es an diesem Tag einen zweiten spesenrelevanten Zeitraum. Fährt man mit der Maus über diese Markierung, bekommt man den Zeitraum angezeigt.

Bei Einträgen welche mit *2 versehen sind, wurde an diesem spesenberechtigten Tag kein Fahrzeug genutzt

Bei Einträgen welche mit *3 versehen sind, bezieht sich die Berechnung zu den Steueranteilen nicht auf einen ganzen Monat.

Bei Einträgen welche mit *4 versehen sind, liegt der Auswertungszeitraum vor der Möglichkeit sich die Steueranteile ausgeben zu lassen (ab 01.01.2023).

Aktionen

Icon	Aktion
	Manuelles Bearbeiten eines Spesensatzes in einem Editor
	Löschen des Spesensatzes
	Tageweise Darstellung der Tagesroute des Fahrers in der Karte. Dabei wird der spesenrelevante Teil in blau angezeigt.
	Anzeigen aller manuell durchgeführten Änderungen

Spesensatz bearbeiten

Ist eine manuelle Änderung der Angaben eines Spesensatzes erforderlich, können Sie diesen im Editor bearbeiten.

Die Abwesenheitsart bestimmt den gesetzlichen Pauschbetrag, welcher für die Berechnung der Steueranteile auf die Verpflegungskosten herangezogen wird.

Nach Änderung des Zeitraumes oder der Region wird die ‚Spesenanpassung Firma‘ aktualisiert angezeigt. Diese Werte werden für den Mitarbeiter übernommen, falls noch keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.
Des Weiteren kann ein Übernachtungsbeleg hinzugefügt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen wird der Spesensatz aktualisiert in der Tabelle dargestellt.

Firmenweite Anpassung der Reisekosten

Unter Einstellungen im Spesenmodul können die gesetzlichen Vorgaben firmenweit angepasst werden. Dabei kann die Änderung prozentual vorgenommen oder ein fester Betrag vorgegeben werden. Diese Anpassungen beziehen sich auf alle Länder und Regionen.

Länderanpassung

Alternativ besteht die Möglichkeit über den Einstellungspunkt "Länderanpassung" pro Land/Region eigene Spesensätze zu verwalten. Dabei können sowohl eigene, von der gesetztlichen Vorgabe abweichende, Zeiträume zu definieren, als auch eigene Beträge pro Zeitraum zu erstellen.

Übersicht

In der Übersicht erhalten sie einen zeitlichen Überblick über alle verwalteten Einstellungen. Für Zeiträume, in denen keine eigenen Listen verwaltet werden, kommen die gesetztlichen Vorgaben zu Anwendung.

Funktionen für Listen:

Funktion	Bedeutung	Bemerkungen
Listenwerte anzeigen	Öffnet die Einstellungsseite für diese Liste	vergangene Listen können nicht editiert werden, bei Änderungen an der aktuellen Liste wird diese beendet und eine neue Liste erstellt
Liste beenden	Ein Ende für diese Liste setzen	das Ende einer Liste kann zwischen dem Beginn der Liste und dem Beginn der nächsten Liste liegen, entstehen zeitliche Lücken, werden diese automatisch mit einer gesetztlichen Liste gefüllt
Liste löschen	Löschen einer Liste	nur für zukünftige Listen verfügbar
Neue Liste anlegen	Öffnet die Einstellungsseite für eine neue Liste	Basis einer neuen Liste ist immer die aktuell gültige

Einstellungen

Jede Liste besteht aus einem Bezeichner und einem Gültigkeitsdatum. Bei einer neuen Liste besteht dazu die Möglichkeit zu definieren, ob diese alle Länder umfassen soll, oder nur die geänderten. Per Standard erhalten sie eine eingeschränkte Liste mit allen Ländern, deren Einstellungen vom Gesetz abweichen. Sie können aber zu einer vollständigen Ansicht umschalten, in der alle Länder/Regionen gelistet und bearbeitet werden können.

Einstellung "Listenumfang"

Der Unterschied ob eine Liste nur geänderte Länder oder alle Länder umfasst ist anfänglich trivial, kann aber später größere Auswirkungen haben.

Umfasst die Liste nur geänderte Länder, werden für alle anderen Länder die gesetzlichen Daten verwendet. Diese werden von YellowFox gepflegt und gewartet. Überschreitet eine Liste die Jahresgrenze und ändern sich ab dem 01.01. eines Jahres gesetzliche Werte, so finden diese automatisch Anwendung.

Eine Liste mit allen Ländern profitiert von diesen Anpassungen nicht, ihre Werte bleiben stabil. Für eine vollständige Liste sind alle Daten festgelegt, wie angegeben. Änderungen an gesetzlichen Daten haben keinen Einfluss auf diese Liste.

Einstellungen ändern

Sie können für jedes Land/Region auf der Zeitleiste eigenen Zeitpunkte setzen, ab welchen Spesen gezahlt werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Zeitpunkt in der Zeitleiste um einen neuen Marker zu setzen, oder verschieben Sie einen der vorhandenen auf den gewünschten Zeitpunkt. Um einen Zeitpunkt zu löschen, markieren Sie diesen (alle weiteren werden ausgeblendet) und klicken Sie auf das

Um die Auswahl eines Markers zurückzunehmen und alle weiteren Marker wieder einzublenden, klicken Sie bitte erneut auf den Marker.

Um den Betrag für einen Zeitpunkt anzupassen, klicken Sie auf den Betrag und ändern diesen. Bei Änderungen am Marker für 24h wird der Betrag für den vollen Spesensatz automatisch angepasst.

Alle Änderungen werden rot markiert.

Möchten Sie die Änderungen zurücknehmen, klicken Sie auf die Aktion Damit werden alle Daten für dieses Land/Region wieder auf den zuletzt gespeicherten Stand gesetzt. Um zur gesetzlichen Einstellung zurückzukehren nutzen Sie bitte die Aktion

Nach dem Speichern der Daten werden diese abhängig vom Gültigkeitszeitraum zur Berechnung herangezogen.

Exportieren der Spesen

Im Speseneditor können Sie die aktuelle Ansicht als PDF, Excel oder CSV exportieren. Im Berichtscenter haben Sie die Möglichkeit Serien zu generieren und die Spesen als HTML, PDF, Excel oder CSV zu exportieren.

Der generierte Bericht enthält eine Zusammenfassung der Kosten gegliedert in Gesamtkosten, Verpflegung sowie Übernachtung für den gewählten Zeitraum. Des Weiteren erhalten sie eine Auflistung aller Tage an welchen Spesen angefallen sind mit den gleichen Angaben wie im Speseneditor. Über eine Checkbox kann ausgewählt werden, ob die Steuerdaten im Bericht mit ausgegeben werden.

Gesetzliche Regelungen für Deutschland

Regel	Erläuterung
Abwesenheit	bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag bekommen hat, eine Tätigkeit auszuführen, bei welcher er sich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Desweiteren darf sich der Arbeitnehmer dabei auch nicht an seiner privaten Adresse aufhalten.
Voller Spesensatz	wird gezahlt, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.
Reduzierter Spesensatz	wird gezahlt, wenn die Abwesenheit größer 8 Stunden ist. Desweiteren bei An- und Abreise Tagen. Das sind Tage vor oder nach ganztätigen Auswärtsaufenthalten. An diesen Tagen wird der reduzierte Spesensatz gezahlt unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.
Mitternachtsregelung	Wenn die Auswärtstätigkeit nach 16.00 Uhr beginnt und vor 8.00 Uhr des nachfolgenden Kalendertages endet und KEINE Übernachtung stattfindet. Diese Abwesenheit ist dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit hinzuzurechnen.

Tätigkeitsstätten

Unter diesem Punkt können Sie Tätigkeitsstätten anlegen und verwalten. Beim Anlegen einer neuen Tätigkeitsstätte können Sie dieser eine passende Bezeichnung vergeben.
Desweiteren stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Option	Erläuterung
Radius	Legt die Größe des Wirkungskreises dieser Tätigkeitsstätte fest.
Unterbrechung der Abwesenheit ab	sofort, 30 Minuten, 1 Stunde… Legt fest, wie lange sich das Fahrzeug in der Tätigkeitsstätte aufhalten darf, ohne das die Abwesenheit im Sinne der Spesen unterbrochen wird.
Art der Tätigkeitsstätte	Es wird die Art der Tätigkeitsstätte festgelegt. ( Hauptwohnsitz, Erste Tätigkeitsstätte, Weitere Tätigkeitsstätte )

Tätigkeitsstätten können nachträglich bearbeitet werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf die Spesenberechnung der zugewiesenen Fahrer aus. Alle Änderungen kann man in einer Historie einsehen.

Auf der Seite „Karte“ werden alle Tätigkeitsstätten mit ihrem festgelegten Radius im Überblick dargestellt.

Auf der Seite „Zuweisungen“ kann man die Tätigkeitsstätten einzelnen oder mehreren Fahrern zuweisen oder die Zuweisung wieder aufheben.

Zuweisungen der Tätigkeitsstätten zum Fahrpersonal können ebenso über die Personalverwaltung vorgenommen werden. Dort werden die angelegten Tätigkeitsstätten in einer Auswahlbox angeboten. Beim Hauptwohnsitz besteht die Möglichkeit, dass man eine Tätigkeitsstätte auswählt oder diese neu anlegt.

Ausnahmeregelungen

Regelungen

Die Ausnahmeregelungen finden Sie unter den Einstellungen des Spesenmodules.

Regel	Erläuterung
Bei eintägigen Auslandsreisen, welche in einer Tätigkeitsstätte beginnen und enden, soll der Spesensatz	Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich dein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Pauschbetrag für den letzten ausländischen Staat oder der Spesensatz der Tätigkeitsstätte der Berechnung zu Grunde gelegt wird.
Vorgabewert für den Radius einer Tätigkeitsstätte	Der Radius der Tätigkeitsstätte legt fest, in welchem Umkreis um die festgelegte Position eine Unterbrechung der Abwesenheit im Sinne der Spesen stattfindet. Befährt oder durchfährt das Fahrzeug diesen Bereich, wird die Spesenzeit unterbrochen. Ausgewertet wird der längste Abwesenheitszeitraum eines Tages.
Unterbrechung der Abwesenheit ab	Es kann eine maximale Aufenthaltszeit für eine Tätigkeitsstätte festgelegt werden. In dieser Zeitspanne kann sich ein Fahrzeug somit in der jeweiligen Tätigkeitsstätte aufhalten, ohne dass die Abwesenheitszeit im Sinne der Spesen unterbrochen wird. Bei jedem Befahren der Tätigkeitsstätte steht die komplette Unterbrechungszeit zur Verfügung.
Erkennung Beginn Spesenrelevanter Zeitraum	Die Abwesenheit im Sinne der Spesen beginnt mit dem Verlassen des Bereiches der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Befahren dieses Gebietes. Dabei kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen: Durch Zündung und Stillstand In diesem Modus beginnt und endet die Zeit der Abwesenheit mit dem Zündungssignal oder beim Erkennen eines Fahrzeug Stillstandes. Diese Einstellung kann nützlich sein bei Verladevorgängen innerhalb einer Tätigkeitsstätte mit eingeschalteter Zündung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Fahrzeug über einen Autokran verfügt. Durch Zündung Die Zeit der Abwesenheit beginnt mit dem Einschalten der Zündung innerhalb der Tätigkeitsstätte und endet mit dem Ausschalten der Zündung nach dem Befahren dieses Gebietes.
Fahreranmeldung	Um zu erkennen, welche Fahrten für den Fahrer gewertet werden, kann der Nutzer zwischen folgenden zwei Modi wählen: Exakte Fahrtenzuordnung Bei der exakten Fahrtenzuordnung, werden nur die Fahrtanteile dem Fahrer zugeordnet, bei denen er auch angemeldet war. Tolerante Fahrtenzuordnung Bei der toleranten Fahrtenzuordnung wird dem Fahrer auch bei einer verspäteten Fahreranmeldung oder einer verfrühten Abmeldung die gesamte Fahrt zugeordnet.

Sv translation

language	en

This modul uses position data of the cars to determine expenses for your employees.

Panel

title	Inhaltsverzeichnis

Table of Contents

maxLevel	3
indent	20px

Common

Expenses will be payed if an employee must work outside of his working place. Also he cannot be at his principal residence. This time calls absence. The legislator published on yearly base lists with legal costs rates for each country. These rates are the basis of expenses calculation. For calculation are needed information about first working place or the principal residence for each employee.

Expenses are divided in:

Absence over 8 hours (arrival and departure)
Absence of 24 hours
over night

Expenses will be calculated according German law for companies which are located in Germany. The calculation runs over night and it calculates expenses until day before yesterday.

Configuration

You have to assign a first working place and a principal residence for your personnel to get calculated expenses automatically. In addition you can define further working places to interrupt absence. Create and provide of working place will be explained in chapter 'working places'. You have to edit personnel data to activate expenses. Click on 'Activate expenses calculation for this person'. Choose an already defined working place and assign a validation. Expenses will be calculated from now on.

There is a possibility to assign working place for several employees in one step. Check these employees under personnel. An assistant will pop up by clicking on this symbol to assign working places.

Expenses editor

After selection of a driver and a time period expenses will be shown in a table. Each row contains expenses for a day. Days without expenses will be shown gray.
This table shows the follow:

day of expenses
start and end of longest absences period of this day
duration of absence
cars which were used in this period
expenses region, by click on this symbol it opens an overview with border crossings of this day
expenses for meals and accommodation
proportionally taxation rates (tax free, tax flat rate and taxable) of expenses for meals
calculation base by settings
field for comments

Entries with *1 have a period which could be used for expenses. Hover shows detail information for this period.

Entries with *2 have an expenses day but no vehicle was used.

Entries with *3 means the tax data include a pro rata calendar month.

Entries with *4 means the calculation and output of tax data is a new function and is only supported for data from 01.01.2023.

Actions

Icon	Action
	Manual edit of this expense entry
	Delete this entry
	Daily based presentation of driven route. Blue parts are related to expenses.
	Shows manually changes of this entry

Edit entry

Manually changes can be made with inline editor. There can be added comments to the comment field. The type of absence determines the legal standard amount according to the selected country or region. Table will be updated after saving this entry.

Modification of legal requirements

Legal requirements can be adapted for this company in settings. It can be set a fixed amount or a value in precent. All countries and regions are affected by these changes.

Country adaption

Another posibility is to set your own sets per country/region in the setpoint "country adaption". You can use your own, differing from legal ones, points of time as well as own values for your expenses.

Overview

At the overview you get a timebased overview about your managed settings. Timeranges are not covered by your own settings are filled by legal ones.

Functions for lists:

Function	Meaning	Comments
Show list values	Open the settings page for this list	lists in past are readonly, changes of the current list ends this one and creates a new one, starting today
End list	Set an end date for this list	the end of a list can be between the begin of the list itself and the begin of the successing list. If your changes create a gap to the start of the next list, it will be filled with legal data
Delete list	Deletes a list	available for just future list
Create new list	Open the settings page for a new list	all data base on the current list

Settings

Each list consist of a description and a start date. For new lists, it is possible to define the coverage of a list. Here you can choose between all countries or just changed ones. As standard view you get a limited set of countries, you made changes to and are differing from legal settings. You can switch to a full list, where you can see and edit all countries.

Settings "list coverage"

The difference if a list contains all countries or only the changed ones maybe trivial for the first time, but can have an great impact later.

If your list contains only the changed countries, for all unchanged the legal values are used. These are managed by YellowFox. Is a validity period of a list over the years and there are changes to to legal for the new year these values are used automatically.

A list containing all values do not use these changes, all values keep stable no matter if a legal value changed.

Change settings

You can set your own point of time you want to pay expenses for, for each country or region. Point on the timeline and just click on the point of time to set a new marker or you click on a marker and move it to left or right. To delete a marker you can click on it (all other are faded out) and click on the .

To deselect a marker, click a second time on it. Now all other markers are faded in again.

To change a value, click on it and fix it. If you change the value for the 24h marker, the value for "full day expenses" are set too.

Changes are marked red.

If you want to reset your changes, click on the action All your data for this country/region are set back to point of your last save. To go back to the legal settings, use the action

After saving the data, these settings are used for all calculations.

Export of expenses

It can be exported the current view from expenses editor as PDF, Excel or CSV. The report center gives you possiblity to generate series and export them as HTML, PDF, Excel or CSV.
A generated report contains a conclusion of costs divided in total costs, meal and accommodation for the selected period. Furthermore you will get a list of all days with expenses. Over a checkbox you can additional show taxation values.

Legal regulations for Germany

rule	description
Absence	means that the employee has been instructed by the employer to carry out a work in which he is staying outside the first place of work. Furthermore, the employee must not be at his private address.
Full expenses	will be payed, if absence is 24 hours.
Reduced expenses	will be payed, if absence is larger than 8 hours. Furthermore at days of arrival and departure. These are days before or after a whole day absence.
midnight rule	If the work starts after 4 pm and ends before 8 am on the following calendar day and there is NO overnight stay. This absence is to be added to the calendar day with the predominant absence.

Working places

Under this point you can create and manage workplaces. When creating a new working place, you can give it a suitable name.
Furthermore, the following options are available:

option	description
Radius	Defines the size of the sphere of this working place.
Interruption of absence	immediately, 30 minutes, 1 hour… Determines how long the vehicle may stay in the workplace without interrupting the absence in terms of expenses.
Type of working place	Type of working place is determined. ( principal residence, first working place, further working place )

Working places can be edited at any time. Changes will be applyied immediately. There is a history where you can see your changes.

On page "map" are shown all working places with their defined radius.

Working places can be assigned to a single driver or several drivers on page "assigments". Assigments can be done at personnel tab as well. There you choose a working place from a select box and set a validation. Principal residence can be created there as well.

Expenses Settings

Expenses settings are in settings of this module.

rule	description
For one-day trips abroad, which start and end in a place of work, should be the expense	If the employee travels abroad from one country to another within one day and back home again, the employer can always refund the lump sum for the non-resident state in which your employee last stopped. With this setting, you can specify whether the lump sum for the last foreign state or the rate of compensation of the place of work is used for the calculation.
Default value for the radius of a working place	The radius of the working place determines in which area around the fixed position an interruption of the absence takes place in the sense of the expenses. If the vehicle drives or passes through this area, the expense time will be interrupted. The longest absence period of a day is evaluated.
Interruption of absence	It is possible to set a maximum residence time for a place of work. In this period, a vehicle can thus be in the respective place of work, without the absence time in terms of expenses is interrupted. Each time you drive to the place of work, the complete break time is available.
Recognition start expense relevant period	The absence in the sense of the expenses begins with the leaving of the area of the place of work and ends with the driving of this area. The user can choose between the following two modes: By ignition and standstill In this mode, the time of absence begins and ends with the ignition signal or upon detection of a vehicle stall. This setting may be useful during loading operations within a site with the ignition on. This is the case, for example, if the vehicle has a mobile crane. By ignition The period of absence begins when the ignition is switched on within the workplace and ends with the ignition being switched off after driving in this area.

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