Die Zeiterfassung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals.

Zusammenfassung

Wozu nutze ich die Zeiterfassung

Über das Modul Zeiterfassung erhalten Sie Zugriff auf die Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals und können diese anhand verschiedener Kriterien auswerten. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die Historie bestehender Buchungen einzusehen, können Zeit-Buchungen nachtragen, korrigieren und löschen. Unter dem Reiter Kostenstellen haben Sie eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen aktiven Kostenstellen Ihres Unternehmens sowie die Summen der gebuchten Zeiten, gruppiert nach Tätigkeiten, dazu. 

Benutzer, die die Zeiterfassung auf Ihren Displays freigeschaltet haben, können über dieses Zeit-Buchungen vornehmen. Außerdem hat der Nutzer hier auch direkt die Möglichkeit eine neue Buchung einer bestehenden Kostenstelle zuzuweisen oder eben, sofern gewünscht, eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Grundlagen des Moduls

Zu jeder Zeit-Buchung gehört immer eine Tätigkeit, welche einerseits grundlegend beschreibt ob eine Zeit-Buchung zur Arbeitszeit zählt und andererseits eine Möglichkeit darstellt einzelne Zeit-Buchungen zu gruppieren. Eine Zeit-Buchung kann außerdem einer Kostenstelle zugeordnet sein. Die Dauer einer Tätigkeit ist die Zeitspanne zwischen dieser und einer anderen Tätigkeit. Das heißt, dass jede Tätigkeit die vorhergehende ausgeführte Tätigkeit beendet. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" bzw. "Arbeitsende" beendet die aktuelle Tätigkeit und startet automatisch eine Pause bzw. Ruhezeit.

Voraussetzungen

Der Zugang zur Zeiterfassung kann als Option gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt kann über die Benutzerverwaltung jedem Benutzer der Zugang zur Zeiterfassung gewährt werden.

Funktionen der Zeiterfassung

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt.

Mittels Button zum Umschalten der Darstellung  kann zwischen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden.
Aus den Ansichten heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann bei der kalendarischen Ansicht entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein. Bei der Auswertung nach Schichttagen sind die möglichen Zeiträume entweder eine einzelne Schicht oder der gesamte Zeitraum.

Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt die aktuelle Ansicht neu

Massenaktionen

Über die Auswahlboxen in der 1. Spalte der kalendarischen Auswertungen können Sie mehrere Einträge für eine Massenaktion auswählen.
Aktuell steht als Massenaktion das Hinzufügen von Buchungen zur Verfügung
Sofern mindestens ein Eintrag ausgewählt wurde, so erscheint rechts über der Tabelle ein Aktionsmenü, worüber Sie für alle ausgewählten Tage eine oder mehrere Buchungen hinzufügen können.
Sollten an den ausgewählten Tagen bereits Buchungen vorhanden sein, so haben sie im anschließenden Dialog die Möglichkeit aus 3 Optionen zu wählen:

• Ignorieren: Es werden keine neuen Buchungen an Tagen mit bereits vorhanden Buchungen erstellt.
• Überschreiben: Alle bisherigen Buchungen werden an diesen Tagen gelöscht.
• Einfügen: Die neuen Buchungen werden zusätzlich zu den bereits vorhanden Buchungen gespeichert.

Kostenstellen

Die Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt.

Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden.

Über das Aktionsmenü  haben Sie die Möglichkeit die Detailansicht der gebuchten Tätigkeiten zu dieser Kostenstelle einzusehen (mehr zu dieser Ansicht unter dem Punkt Kostenstellenbuchungen anzeigen). Außerdem können Sie hier bereits getroffene Einstellungen einer Kostenstellen ändern. Unter anderem können Sie einstellen nur bestimmte Tätigkeiten oder Personen für eine Kostenstelle zuzulassen.
Möchten Sie eine Kostenstelle schließen bzw. beenden damit künftig keine neuen Buchungen mehr getätigt werden können, dann finden Sie die entsprechende Funktion dafür im gleichen Aktionsmenü. 

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt Kostenstellenübersicht neu
	neue Kostenstelle anlegen	Öffnet den Assistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Schritte, um eine neue Kostenstelle anzulegen

Neue Kostenstelle anlegen

Sie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen.

Kostenstellendaten

Im ersten Schritt des Assistenten legen Sie allgemeine Daten zu Ihrer neuen Kostenstelle an. Wählen Sie eine Bezeichnung, eine Kennung, einen Gültigkeitszeitraum und die geplante Dauer. Gültig bis und die geplante Dauer sind optionale Felder und können leer gelassen werden. Die geplante Dauer können Sie im nachfolgenden Schritt auch automatisch befüllen lassen.

Alternativ können Sie den Assistenten bereits nach diesem Schritt beenden. Alle weiteren Daten sind optional.

Tätigkeiten

Im nächsten Schritt definieren Sie Tätigkeiten, welche auf diese Kostenstelle gebucht werden sollen. Optional können Sie eine Dauer für eine Tätigkeit angeben. Haben Sie mindestens zwei Tätigkeiten gewählt, wird Ihnen ebenfalls die Gesamtdauer dieser Tätigkeiten angezeigt.  Wählen Sie 'geplante Dauer auf Gesamtdauer setzen' um die geplante Dauer aus Schritt 1 bei Abschließen des Assistenten automatisch auf den Wert der Gesamtdauer zu setzen. Über das Feld 'andere Tätigkeiten zulassen' können Sie weiterhin definieren ob ausschließlich Ihre festgelegten Tätigkeiten oder auch weitere Tätigkeiten auf die Kostenstelle gebucht werden dürfen.

Haben Sie in Schritt 1 bereits eine geplante Dauer manuell festgelegt und nun Tätigkeiten definiert, welche in Ihrer Gesamtdauer diese geplante Dauer überschreiten, so wird Ihnen ein Hinweis diesbezüglich angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass die geplante Dauer automatisch angepasst werden soll. 

Um eine Tätigkeit wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol hinter der entsprechenden Tätigkeit. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Tätigkeiten zu sortieren. Klicken und halten Sie dazu das Symbol und ziehen die Tätigkeit an die gewünschte Stelle. Dies hat Einfluss darauf, in welcher Reihenfolge die Tätigkeiten im Portal und auf dem Display Ihres Personals angezeigt werden.

Personal

Im dritten Schritt können Sie Ihrer Kostenstelle Personal zuweisen. Legen Sie keine explizite Zuordnung fest, können alle Personen auf diese Kostenstelle buchen. Um Personal zu wählen, wählen Sie optional eine Gruppe und anschließend die gewünschte Person aus und klicken auf 'auswählen'. Wählen Sie 'alle Personen' aus, wenn Sie alle Personen der aktuell gewählten Gruppe hinzufügen möchten.

Um Personal zu entfernen, klicken Sie auf das  Symbol hinter diesem Personal. Haben Sie mindestens zwei Personen ausgewählt, können Sie ebenfalls die gesamte Zuweisung über 'Alle abwählen' zurücksetzen.

Fertig

Mit dem folgenden Schritt stellen Sie das Anlegen der Kostenstelle fertig. Ihnen werden noch einmal alle festgelegten Daten angezeigt.

Allgemeine Daten bearbeiten

Ändern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle. Siehe Kostenstellendaten.

Tätigkeiten bearbeiten

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Siehe Tätigkeiten.

Personal bearbeiten

Wenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. Siehe Personal.

Wenn diese Kostenstelle von einem anderen Nutzer erstellt oder bearbeitet wurde, existieren unter Umständen Zuweisungen für Personal zu welchem Sie selbst nicht die nötigen Rechte besitzen. Diese Personen werden als eine Anzahl an anonymisierten Personen ausgewiesen. Es ist nicht möglich diese Zuweisungen zu bearbeiten. Selbst wenn Sie 'Alle abwählen' auswählen, werden diese Zuweisungen immer noch existieren.

Kostenstelle beenden

Beendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Kostenstellenbuchungen anzeigen

Gibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
Die Zeit-Buchungen einer Kostenstelle werden gruppiert nach Tätigkeiten und Buchungstagen dargestellt. Dieser Aufbau der Übersichtstabelle ist bei jeder Kostenstelle gleich. 

Schaltflächen:
	zurück zur Kostenstellen-Übersicht	Öffnet die Kostenstellen-Übersicht mit allen aktiven Kostenstellen
	Neuladen	Lädt die Kostenstellenbuchungen-Ansicht neu
	neue Zeitbuchung erstellen	Öffnet einen Dialog zum schnellen Anlegen einer Buchung zu dieser Kostenstelle

Einstellungen

Arbeitszeitprofile

Jede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft.

Ein Arbeitszeitprofil ist die Vorgabe für eine Person wie z.B. Überstunden berechnet werden, wann eine Arbeitszeit als Nachtarbeit gilt oder von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt.

Jedes Profil, welches Sie anlegen oder angelegt wurde, hat immer eine Gültigkeit. Bei aktiven, noch gültigen, Profilen ist das Enddatum entweder frei (unendlich gültig) oder es liegt in der Zukunft. Inaktive Profile haben immer ein Enddatum, welches in der Vergangenheit liegt.

Übersicht

Im Bereich Arbeitszeitprofile finden Sie zunächst eine Übersicht aller aktuell vorhandenen Profile. Sie können auch gelöschte Profile optional einblenden. Hier sehen Sie auch, welches Personal den Profilen aktuell zugeordnet ist und welchen Mitarbeitern möglicherweise noch eine Zuweisung fehlt.

Über das Aktionsmenü können Sie mit den Profilen interagieren. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Bearbeiten: Öffnet einen Dialog zum Ändern eines bestimmten Arbeitszeitprofiles
• Personalzuordnung: Bietet eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zu zuordnen. Arbeitszeitprofile können auch über die Personalverwaltung Personen zugewiesen werden.
• Löschen: Deaktiviert ein Profil durch das Setzen eines neuen Enddatums für die Gültigkeit
• Neues Profil anlegen: Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Arbeitszeitprofiles

Profil bearbeiten

Arbeitszeitprofile sind ein mächtiges Werkzeug mit vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten. Viele von diesen sind jedoch optional. Entscheiden Sie selbst, welche Dinge für Sie und Ihr Unternehmen von Relevanz sind.

Arbeitszeiten

Legen Sie zunächst fest, an welchen Tagen wie viel gearbeitet werden soll. Mithilfe der abgegoltenen Mehrarbeitszeit können Sie definieren, dass eine gesetzte Überschreitung der SOLL Arbeitszeit nicht als Überstunden gewertet werden soll.

In den Auswertungen der Zeiterfassung können Sie sich optional eine durchschnittliche Arbeitszeit laut Arbeitsregel, also über einen gesetzmäßigen Auswertungszeitraum, ausgeben lassen. Geben Sie hier an, welcher Wert als Basis für diese Berechnung genutzt werden soll.

Rundungsregelung

Über die Rundungseinstellung können Sie festlegen auf welchen Minuten-Wert die Buchungen gerundet werden sollen. Bei einer aktiven Rundung werden alle Auswertungsspalten unter Berücksichtigung der eingestellten Rundung berechnet. Die Detail-Ansicht der Buchungsansicht bleibt von dieser Rundungsregelung unberührt.

Hier einige Beispiele von Buchungen und deren Verhalten mit den verschiedenen Rundungseinstellungen:

Durchschnittliche Arbeitszeit

Mit der Einstellung Berechnungsgrundlage können Sie festlegen, auf Basis welcher Spalte die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit gemäß Arbeitsregelung erfolgen soll.

Die Verrechnung der Abwesenheits-Einträge legt fest, wie Einträge wie "Urlaub" oder "Krank" bei der Berechnung der durschnittlichen Arbeitszeit berücksichtigt werden sollen. Mit der Option "Abwesenheits-Einträge neutral berücksichtigen" fließen die Abwesenheitenszeiten gemäß des Anteils und der täglichen SOLL-Arbeitszeit in den den Durchschnitt mit ein. Die andere Möglichkeit "Abwesenheits-Einträge nicht berücksichtigen" ignoriert sowohl die Tage als auch die gutgeschriebene Arbeitszeit der Abwesenheits-Einträge bei der Berechnung der Durchschnittswerte. Das heißt, der zugrundliegende Ausgleichszeitraum reduziert sich um die Anzahl der Abwesenheits-Tage.

Pausenregelung

Jedes Arbeitszeitprofil kann eine eigene, selbst definierte, Pausenregelung aufnehmen. Diese Pausenregelung ist für jedes neue Arbeitszeitprofil standardmäßig an das deutsche Arbeitszeitgesetz angelehnt. Sie können hier bis zu 3 verschiedene Pausen-Abstufungen hinterlegen.

Standardmäßig sind die Pausen nach ArbZG:

• ab 6 Stunden Arbeitszeit = 30 Minuten Pause
• ab 9 Stunden = 45 Minuten Pause.

Berücksichtigt werden nur Pausen die mindestens 15 Minuten lang sind. Den Wert ab wann eine gebuchte Pause auch als Pause gewertet wird, können Sie über die Einstellung "Pausenschwelle" im Arbeitszeitprofil einstellen.

Änderungen an der Pausenregelung wirken sich immer auf die folgenden 2 Auswertungs-Spalten aus: Arbeitszeit nach Arbeitszeitprofil (früher Schichtarbeitszeit nach ArbZG) und Pausenzeit nach Arbeitszeitprofil (früher Pause in Schicht nach ArbZG).

Individuelle Spalten

Die Zeiterfassung bietet Ihnen eine Vielzahl an erfassten Werten. Manchmal kann es aber nötig sein, eine eigene Mathematik anzugeben, um interne Prozesse optimal abbilden zu können. Dazu können Sie selbst neue Spalten konfigurieren. Diese können anschließend in allen Export Formaten der Zeiterfassung optional eingeblendet werden.

Über „Neue Spalte hinzufügen“ können Sie die Konfiguration starten. Vergeben Sie zunächst einen Namen – dieser wird als Spaltenbezeichnung in der Tabelle genutzt werden. Nun legen Sie fest, woraus sich Ihr neuer Wert berechnen soll. Klicken Sie dazu auf den grauen Kreis neben Ihrer neuen Spalte und wählen Sie zunächst aus, ob der kommende Wert addiert oder subtrahiert werden soll. Anschließend definieren Sie den Wert selbst. Hierzu können Sie auf verschiedene Werte zurückgreifen:

• Zeiterfassungsdaten: Hierbei handelt es sich um Werte aus Spalten, welche von YellowFox vordefiniert wurden.
• Individuelle Spalte: Haben Sie bereits eine individuelle Spalte angelegt, so können Sie diese auch in einer weiteren Spalte referenzieren.
• Gesonderte Zeitspanne: Ebenso können Sie auf Ihre selbst definierten Zeitspannen zurückgreifen. Als Wert wird hierbei die Schichtdauer unter Beachtung der gewählten Zeitspanne benutzt.
• Fester Wert: Sie können auch einen festen Minutenwert hinzufügen. Das kann beispielsweise nützlich sein, um pauschal Aufrüstzeiten den Fahrern gutzuschreiben.

Haben Sie einen Wert gewählt, können Sie nun auch noch optional Bedingungen hinzufügen. Dazu stehen Ihnen folgende zur Auswahl:

• Minimalwert: Fällt der Wert dieses Formelteils unter einen gesetzten Wert, kann er automatisch angepasst werden. Beispielsweise hilfreich, um negative Werte nicht zu beachten.
• Maximalwert: Steigt der Wert dieses Formelteils über einen gesetzten Wert, kann er automatisch angepasst werden. Beispielsweise hilfreich, um einen Tageswert bei maximal 24 Stunden zu beschränken.
• Gilt nicht für Abwesenheiten: Abwesenheiten werden bei Yellowfox als eigene Schicht betrachtet. Haben Sie diese Option aktiviert, können Sie beispielsweise ausschließen, dass ein fester Wert wie eine Aufrüstzeit zu einer Abwesenheit hinzugefügt wird.

Beenden Sie den Prozess, indem Sie auf Übernehmen drücken. Die Bearbeiten-Maske schließt sich nun. Um einen Wert zu löschen oder noch einmal zu bearbeiten, klicken Se auf den betroffenen Teil der Formel. Ihre Formel kann aus beliebig vielen Formelteilen bestehen.

Gleitzeitkonto

Ein Gleitzeitkonto bildet ab, wie viel mehr oder weniger in Hinblick auf die gesetzte SOLL Arbeitszeit geleistet wurde. Um diese Differenz zu berechnen, können Sie zunächst festlegen, auf Basis welches Wertes dies getan werden soll.

Das Gleitzeitkonto des Jahres verfällt für gewöhnlich mit dem Jahreswechsel. Geben Sie an, ob Sie dies so handhaben möchten und zu welchem Datum ggf. das Gleitzeitkonto des Vorjahres verfallen soll.

Das Gleitzeitkonto eines neuen Mitarbeiters startet für gewöhnlich bei 0. Sie können jedoch auch angeben, dass das Konto mit einem beliebigen anderen Wert starten soll. Ebenso können Sie festlegen, dass das Gleitzeitkonto einen bestimmten Wert nicht über- oder unterschreiten soll.

Gesonderte Zeitspannen

In jedem Arbeitszeitprofil können Sie bis zu 10 gesonderte Zeitspannen hinterlegen. Diese werden dann als Ergänzung zu den Spalten "Schichtdauer" und "gebuchte Arbeitszeit" angeboten. Sollten Sie eine Zeitspanne erstmalig anlegen, müssen Sie im Anschluss im Bereich "Buchungen" die gewünschte Tabellenkonfiguration anpassen. Die neu angelegten Zeitspannen werden nicht standardmäßig in Berichten sichtbar.

Sie können an jeder Zeitspanne zusätzlich festlegen unter welchen Bedingungen diese aktiviert wird und damit Zeiten ausweist. Diese können sein:

• Schichtbeginn vor XX:XX Uhr: Diese Zeitspanne wird nur genutzt, wenn die entsprechende Schicht vor der gewählten Uhrzeit begonnen hat.
• Mindestarbeitszeit innerhalb größer XXX Minuten: Diese Zeitspannen wird nur genutzt, wenn eine Person mindestens solange innerhalb der Zeitspanne gearbeitet hat wie angegeben wurde.
• nur aktiv an folgenden Tagen: Diese Zeitspanne wird nur an den angegebenen Wochentagen ausgewiesen. Zusätzlich ist es möglich festzulegen, ob diese Zeitspanne auch oder nur an Feiertagen berücksichtigt werden soll.
• Zeitspanne abziehen: Es ist möglich eine weitere Zeitspanne abzuziehen. Waren beide an diesem Tag aktiv, so ist der Wert der Spalte abzüglich der gewählten zweiten Zeitspanne angegeben.

Es ist möglich mehrere Bedingungen gleichzeitig zu aktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass immer alle Bedingungen erfüllt werden müssen, damit eine Zeitspanne berücksichtigt wird (UND-Verknüpfung).

Tätigkeiten

Alle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Tätigkeiten zu ändern, zu löschen oder neue Tätigkeiten anzulegen.

Ebenfalls können Sie über das Aktionsmenü in der Liste die Personalzuweisung für jede einzelne Tätigkeit festlegen. 
Jede Tätigkeit besteht immer aus einem Namen und der Einstellung, ob diese zur Arbeitszeit oder Bereitschaftszeit zählt oder nicht.

Standardmäßig gibt es für die Tätigkeiten keine Personaleinschränkung, so dass das gesamt Personal jede Tätigkeit benutzen kann. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" ist immer für das gesamte Personal verfügbar. Eine Personaleinschränkung ist für diese Tätigkeit nicht möglich.
Zusätzlich ist es optional möglich eine Farbe für eine Tätigkeit festzulegen. Diese wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.

Personal

Für die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Bezeichner

Bestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Jeder Bezeichner wird nach einer Änderung ab sofort an allen Stellen ersetzt. Bereits erstellte Berichte werden nicht geändert.

Abwesenheitsverwaltung

Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht es Ihnen, selbst Abwesenheitsgründe zu definieren und diese zu verwalten.

Um einen neuen Abwesenheitsgrund hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf weiteren Abwesenheitsgrund hinzufügen.  Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihren neuen Abwesenheitsgrund durch eine Bezeichnung, eine Abkürzung und eine Farbe zu definieren. Um diese Einstellungen für einen existierenden Abwesenheitsgrund zu verändern, öffnen Sie das Aktionsmenü in der Aktionsspalte und wählen Sie Bearbeiten aus. Beachten Sie, dass sich eine solche Änderung auch rückwirkend auf bereits getätigte Abwesenheitsbuchungen auswirkt. Um einen Abwesenheitsgrund zu löschen, wählen Sie Löschen im Aktionsmenü aus.

Lohnexport

Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeiterfassungsbuchungen in verschiedenen Formaten zu exportieren, um sie später in einem geeigneten Lohnbuchhaltungsprogramm zu importieren. YellowFox unterstützt folgende Formate:

• DATEV LuG (Lohn und Gehalt)
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware
• BRZ
• BauSU

Um einen Export durchzuführen, müssen Sie zunächst eine Konfiguration für das entsprechende Format anlegen. Dies können Sie in diesem Einstellungsbereich tun.

Wählen Sie zunächst unter Format das gewünschte Format aus. Anschließend tragen Sie in der Maske die erforderlichen Nummern ein. Je nach ausgewähltem Format existieren unterschiedliche Pflichtfelder. Für die Lexware Konfiguration müssen Sie keine Berater- und Mandatennummer angeben. Sage und BRZ erfordert die Angabe einer Mandatennummer. DATEV LuG und DATEV LODAS fordern jeweils beide Nummern. Für das Format BauSU können Sie für jede Zeiterfassungs-Tätigkeit eine Lohnartnummer hinterlegen.

Für die Formate DATEV LuG (Lohn und Gehalt), DATEV LODAS, Sage, Lexware und BRZ gilt:
Es muss mindestens eine Lohnartnummer für die Arbeitszeit angegeben werden muss, um die Konfiguration anzulegen. Die Angabe einer Lohnartnummer für alle verfügbaren Abwesenheiten ist optional. Beachten Sie jedoch, dass bei einem späteren Export nur Einträge exportiert werden, für welche auch eine gültige Lohnartnummer hinterlegt wurde. Ebenso können auch nur Personen exportiert werden, für welche eine Personalnummer in der Personalverwaltung hinterlegt wurde.

Lohnartnummern zu gelöschten Abwesenheiten werden auch weiterhin gespeichert. Sie können diese jedoch nach Löschung der zugehörigen Abwesenheit nicht mehr verändern.

Um eine Konfiguration zu löschen, klicken Sie auf Konfiguration zurücksetzen. Alternativ können Sie auch alle Felder händisch leeren und anschließend auf Speichern drücken. Um Änderungen der aktuellen Sitzung zu verwerfen, drücken Sie auf Abbrechen. Sie kehren damit zum Stand der zuletzt gespeicherten Daten zurück.

Pflichtfelder je Export-Format

Hinweis: Die MA-Nummer ist über die Personalverwaltung für jede Person separat einstellbar.

Zeitexport

Es ist möglich die Zeiterfassungs-Buchungen in verschiedenen Formaten für Dritt-Anbieter-Programme zu exportieren.
Dafür ist es allerdings nötig, dass eine korrekte Konfiguration des jeweiligen Export-Formats vorliegt. Je nach Format gibt es gewisse Pflichtfelder die vorhanden sein müssen, da sonst keine oder inkorrekte Daten exportiert werden.

Pflichtfelder je Export-Format

Hinweis: Die Ausweisnummer ist über die Personalverwaltung für jede Person separat einstellbar.