Abwesenheitsverwaltung
Inhaltsverzeichnis
Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Abwesenheiten Ihres Personals.
Zusammenfassung
Wozu nutze ich die Abwesenheitsverwaltung
Über das Modul Abwesenheitsverwaltung erhalten Sie Zugriff auf alle Abwesenheiten Ihres Personals. Mit dieser verwalten Sie schnell und bequem Urlaubstage, Freistellungen, Krankentage und sonstige Abwesenheiten. Sie sehen auf einen Blick, wer wann Urlaub, Krankentage oder sonstige Abwesenheitstage wie Bildungsurlaub, Sonderurlaub oder Weiterbildung hat. Sie sehen in bequemen Monats- und Jahresansichten welche Ihrer Mitarbeiter wann an- oder abwesend sein werden und wie Gruppen oder Abteilungen jeweils besetzt bleiben.
Allgemeine Grundlagen des Moduls
Jeder Abwesenheitseintrag gehört immer einem Abwesenheitstyp an und ist immer genau einer Person zugeordnet. Jedem Abwesenheitstyp kann eine individuelle Farbe und eine Abkürzung zugeordnet werden.
Funktionen der Abwesenheitsverwaltung
Monatsübersicht
Die Monatsübersicht zeigt Ihnen alle Abwesenheiten eines Monats für eine ausgewählte Gruppe an Personen an.
Standardmäßig wird Ihnen immer der aktuelle Kalendermonat für Ihr gesamtes Personal angezeigt. Sie können aber jederzeit über die Filtereinstellungen einen anderen Monat und/oder eine andere Personengruppe auswählen.
Möchten Sie zu einer hinterlegten Abwesenheit mehr Informationen, brauchen Sie nur mit der Maus über einen Eintrag fahren und es erscheinen alle gespeicherten Informationen. Über das Aktions-Menü am Ende jeder Personen-Zeile können Sie in die Jahresübersicht für diese springen.
Sollten Sie den YellowTimeManager nutzen, haben Sie die Möglichkeit sich den Arbeits-Status der Personen einzublenden("Zeiterfassungsdaten"). Hierüber erkennen Sie schnell ob eine Person unentschuldigt abwesend war oder ob eine Person trotz eingetragener Abwesenheit gearbeitet hat.
| Schaltflächen | ||
|---|---|---|
 | Neuladen | Lädt die Monatsansicht neu, mit allen aktuell gewählten Filtereinstellungen |
 | Neue Abwesenheit hinzufügen | Öffnet einen Dialog zum Anlegen einer neuen Abwesenheit |
Jahresübersicht
Die Jahresübersicht zeigt Ihnen alle Abwesenheiten eines Jahres einer einzelnen Person an.
Standardmäßig wird Ihnen immer das aktuelle Kalenderjahr angezeigt. Sie können aber jederzeit über die Filtereinstellungen ein anderes Jahr und/oder eine andere Person auswählen.
Möchten Sie zu einer hinterlegten Abwesenheit mehr Informationen, brauchen Sie nur mit der Maus über einen Eintrag fahren und es erscheinen alle gespeicherten Informationen.
Sollten Sie den YellowTimeManager nutzen, haben Sie die Möglichkeit sich den Arbeits-Status der Personen einzublenden("Zeiterfassungsdaten"). Hierüber erkennen Sie schnell ob eine Person unentschuldigt abwesend war oder ob eine Person trotz eingetragener Abwesenheit gearbeitet hat.
| Schaltflächen | ||
|---|---|---|
 | zurück zur Monatsübersicht | Öffnet die Monatsübersicht des aktuellen Kalendermonats |
| Neuladen | Lädt die Jahresansicht neu, mit allen aktuell gewählten Filtereinstellungen |
| Neue Abwesenheit hinzufügen | Öffnet einen Dialog zum Anlegen einer neuen Abwesenheit |
Neue Abwesenheit hinzufügen
Möchten Sie für eine Person eine neue Abwesenheit hinzufügen klicken Sie dazu einfach auf das Kalender-Symbol("Neue Abwesenheit hinzufügen"), einen freien Kalendertag oder markieren Sie mit gedrückter Maustaste mehrere zusammenhängende Tage in der Übersicht. Im anschließenden Dialog können Sie die dadurch vorher getroffene Auswahl jederzeit ändern.
Jede Abwesenheit wird vor der Speicherung einer Konflikt-Prüfung unterzogen. Diese soll vermeiden, dass Sie sich mehrere Abwesenheitseinträge überschneiden und so zu ungewollten Ergebnissen führen.
Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig eine Abwesenheit eintragen möchten, können Sie in der Maske über die Personalauswahl die Option "mehrere Personen" auswählen. Darauf hin öffnet sich eine Übersicht mit dem gesamten verfügbaren Personal.
Sollten Sie das YellowFox Produkt "TachoComplete" nutzen, steht Ihnen bei Personen mit einer Fahrerkarte die zusätzliche Option "andere Tätigkeiten Bescheinigung im Anschluss erstellen" zur Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit die benötigte EU-Bescheinigung(VERORDNUNG (EG) NR. 561/2006) für Fahrer gleich mit zu erstellen.
| Werte | |
|---|---|
| Person | Für welche Person(en) soll die Abwesenheit erstellt werden |
| Zeitraum | Von wann bis wann soll die Abwesenheit eingetragen werden |
| Anteil | Um wie viel soll die Soll-Arbeitszeit reduziert werden |
| Abwesenheitsgrund | Der Grund für die Abwesenheit. Kann über "Personalverwaltung > Einstellungen > Abwesenheitsverwaltung" editiert werden. |
| Bemerkung | Eine Notiz um zum Beispiel zu hinterlegen warum diese Abwesenheit erstellt wurde. |
Abwesenheit bearbeiten
Wenn Sie eine bestehende Abwesenheit bearbeiten möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit bearbeiten" zur Auswahl. Über die nachfolgende Maske können Sie alle Parameter der Abwesenheit einstellen.
Jede Abwesenheit wird vor der Speicherung einer Konflikt-Prüfung unterzogen. Diese soll vermeiden, dass Sie sich mehrere Abwesenheitseinträge überschneiden und so zu ungewollten Ergebnissen führen.
Abwesenheit löschen
Wenn Sie eine bestehende Abwesenheit löschen möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit löschen" zur Auswahl.
Nach einer erneuten Sicherheitsfrage und deren Bestätigung ist die Abwesenheit aus dem System gelöscht.
Einstellungen
Die Einstellungen für die Abwesenheitsverwaltung finden Sie über den Einstellungsbereich in dem jeweiligen Bereich indem auch die Abwesenheitsverwaltung selbst zu finden ist.
Abwesenheitsgründe
Alle nutzbaren Abwesenheitsgründe Ihres Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Abwesenheitsgründe zu ändern, zu löschen oder neue Abwesenheitsgründe anzulegen. Jeder Abwesenheitsgrund besteht immer aus einer Bezeichnung und einer Abkürzung mit maximal 2 Buchstaben. Zusätzlich ist es möglich eine selbst definierte Farbe für einen Abwesenheitsgrund festzulegen. Diese Farbe wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.
Standardmäßig gibt YellowFox 4 Abwesenheitsgründe(Urlaub, Krank, Frei, Dienstgang) vor. Diese Einträge können nicht gelöscht werden. Sie können diese aber an Ihre eigenen Vorgaben anpassen.