The item management contains items and inventories, which does not have own locating hardware, but should be display on maps. This could be container, construction equipments, aso. 

Overview

What for do i use the item management

In the module "Item management" you can access your items and group them. Furthermore you can get an overview about the history, or the whole "life" of your items, you can add entries or revise them. Under the tab profiles you organize the structur of your items.

Users having access to the item management on their displays, can change there item data (if these are marked as changeable). For instance a driver can set the status "loaded" and it will be send to the Yellowfox portal and all other displays with enabled item management.

Common basics of the module

Items where described with profils. These contains fields of different data types, which can be set with values. These profiles are grouped and maintained in profile classes. The profile class "object types" is a special one, with the highest priority. 

Neither in profile definition nor in assigning to profile classes are restricted. You are free to set it up to your own ideas or business cases.

Requirements

The access to item management can be booked as option. From this point of time on you can grant access to item management and to activities to each of your users in several right levels.

Functions of Item management

Item Management

The Item management lists all the items of your company in a table. You can search and filter this list by items, item groups or assigned profiles.

Schaltflächen:
	Reload table	reload the table and refresh the contents
	Create new item	opens the assistent guides you throug all steps to create a new item
	Assign selected items to a group	assigns all selected items to a group
	Delete selected items	deletes all selected items

Create new item

An assistent guides you through all necessary steps to create a new item. You can go back to each page if you want to change some data before you store your new item. All entered data are kept, as far as possible, while changing your data.

Inspect item

With this function you can get an overwiew about all data of this item. Furthermore you can see the latest location on map, if it is set and switch to edit mode directly. About the tab activities you can see the latest 15 activities of this item and switch to activity enquiries from there.

Edit item

You can change all data of your item, You can also change activity related data here, but you cannot set additional data as driver information or similiar. Please use this function to maintain your master data or standing data and use the functions in tab "Activitiies" to add, edit or revise your activitiies.

Copy item

With this function you can create a new item as a copy of the selected one. You are guided by an assistent through all steps, same when creating new items, but all data are set already, but you can change and edit as you need.

Delete item

You can delete an item. It's activities stay untouched and are not deleted.

Item groups

Item groups are used to organize your items by building logical units or groups. One item can be member of several groups, as a regional group "East", as well as a data driven group "red container". The table item objects list all your groups and the assigned items. You can filter this list by group names or group members, means items.

Schaltflächen:
	Reload table	reload the table and refresh the contents
	Create new item group	opens a window there you can setup a new group and already assign member items
	Delete selected item groups	all selected groups are being deleted

Edit group

You can change the name of the group and add or remove member items

Delete group

This function is used to delete a item group. If this group has still member items you can remove this assignment or add all these items as members of another group. All other assignments of groups and items stay untouched.

Aktivitäten

Auf dieser Seite werden alle Aktivtäten Ihrer Objekte dargestellt. Damit können Sie ein ganzes "Leben" ihres Objektes darstellen. Dabei finden nur Änderung in den aktivitätsrelevanten Daten Eingang. Das bedeutet, eine Änderung, die sich nur auf Stammdaten bezieht wird auf dieser Seite nicht dargestellt. Die Icons werden entsprechend Ihrer jeweiligen Konfiguration abgebildet. Sollte die Aktivität aus einem Auftrag heraus erfolgt sein, wird dieser angezeigt. In diesem Fall können Sie direkt Auftragsdaten anzeigen lassen.

Aktivitäten in kursiver Schreibweise markieren den aktuellen Stand eines Objektes, desweiteren wird die Dauer mit "seit ..." dargestellt.

Schaltflächen:
	Daten laden	Lädt Daten nach Änderungen im Filter neu ein
	Spalten konfigurieren	Schalten Sie Spalten ein oder aus, je nachdem, welche Daten für Sie interessant sind

Filter

Datumsfilter

Sie können nach einem festen Datumsbereich filtern, zum Beispiel die letzten 7 Tage. Oder Sie wählen über die Datumsfelder einen eigenen Bereich aus dem Kalender aus. Der Kalender reicht dabei vom ersten Eintrag Ihrer Objektverwaltung, maximal jedoch 2 Jahre, zurück. Als Ende kann maximal heute angegeben werden.

Auswertung von

Sie können nach Fahrzeugen, Fahrern und Objekten filtern. Diese Filter ergänzen sich. Das bedeutet, wählen Sie Fahrzeug A und Fahrer B aus, werden alle Aktivitäten angezeigt, die Fahrer B von Fahrzeug A aus übermittelt hat.

Objektfeld

Sie können nach bestimmten Daten Ihrer Objekte filtern. Wählen Sie dazu zuerst ein Profil oder einen Objekttyp aus. Danach werden Ihnen verschiedene Wertetypen zur Auswahl angeboten und anschließend, dem Datentyp entsprechend, ein Filterkriterium. Dieses kann beispielsweise bei Zahlenfelder ein "<", "<=", "=", ">=" oder ">" sein. Auf diese Weise können Sie beispielsweise alle Objekte mit der Farbe "rot" auswählen (insofern es das Profildetail "Farbe" gibt, und dieses gepflegt wurde).

Daten laden

Über  die Schaltfläche "Lade Daten" werden die Filter angewandt und die passenden Daten geladen.

Neue Aktivität erstellen

Sie können für Ihre Objekte neue Aktivitäten generieren. Auf diese Weise können Sie Meldungen generieren, falls diese nicht über das Display gesetzt wurden, oder fehlen. Als frühestmöglicher Zeitpunkt gilt der Zeitpunkt des Anlegens eines Objektes im Portal. Sie können Fahrer und/oder Fahrzeug definieren, falls Sie dieses Aktivitäten diesem zuweisen möchten. Wenn in der Liste nach einem Objekt gefiltert wurde, wird dieses bereits vorbelegt, ansonsten können Sie es aus einer Liste auwählen. Sobald sie einen Zeitpunkt für die neue Aktivität Ihres Objektes festgelegt haben, werden die Felder mit Ihren zu diesem Zeitpunkt gültigen Daten geladen. Auf diese Weise bleiben alle Daten erhalten und Sie müssen nur die geänderten Daten eintragen.

Aktivitätsspezifische Aktionen

Auf Karte anzeigen

Wenn für Ihre Aktivität ein Ort hinterlegt wurde, können Sie sich diesen auf der Karte anzeigen lassen.

Aktivität bearbeiten

Sie können gebuchte Aktivitäten korrgieren, bzw. bearbeiten. Diese Aktion legt keine neue Aktivität an, sondern ersetzt die ausgewählte. So können Sie abweichende Displayzeiten, den Ort oder falsche Buchungen korrigieren. 

Aktivität löschen

Löscht die Aktivität

Auftragsdetails ansehen

Wenn die Aktivität mit einem Auftrag verknüpft ist und über diesen gebucht wurde, erhalten Sie hier einen Überblick über den Verlauf des Auftrags, und alle für diesen relevanten Buchungen.

Historie anzeigen

Die Historie beinhaltet alle Einträge zu dieser Buchung. Diese gibt Aufschluss auf die Frage: "Wer hat wann diesen Eintrag geändert?"

Profile & Profilgruppen

Profilgruppen bilden bei Yellowfox die oberste Ebene in der Hierarchie ab. Über diese wird definiert, wofür welches Profil verwendet wird. Es gibt immer eine Gruppe "Objekttypen". In dieser werden alle Profile zusammengefasst, die einen speziellen Typ darstellen. Dazu könnten beispielsweise "Container", "Baumaschinen" oder auch "Fahrzeuge" zählen. Desweiteren gibt es die Profilgruppen "Erweiterungen". Diese können sich in beliebig viele Ebenen aufteilen. Auf diese Weise können Sie ihre Profile logisch zusammenfassen. Diese Ebenen finden sich im Objekteditor wieder und werden dort jeweils als Profile einer Ebene auf einer Seite erfasst.

Profile bilden das Grundgerüst Ihrer Objekte. In Ihren Profilen werden die Daten definiert, mit welchen Sie dann Ihre Objekte abbilden. Jedes Objekt kann beliebig viele Datenfelder beinhalten. Diese können von unterschiedlichen Datentypen sein. Momentan sind folgende Datentypen erlaubt:

Profilgruppen

Auf dieser Seite erhalten Sie eine tabellarische Übersicht über Ihre Gruppenebenen, Profilgruppen und die zugeordneten Profile, sowie die Anzahl der Objekte pro Profil.

Schaltflächen:
	Neue Profilgruppe	Erstellen einer neuen Profilgruppe
	Profilgruppen neu sortieren	Ändern der Reihenfolge der Profilgruppen

Neue Profilgruppe

Sie können sich neue Profilgruppen erstellen, in dem Sie einen eindeutigen Namen vergeben und eine Gruppenebene angeben. Dabei kann eine neue Ebene erstellt werden, oder sie weisen die Gruppe einer bereits verfügbaren Ebene (z. Bsp. "Objekttypen") zu. In der Tabelle darunter sehen Sie die aktuelle Sortierung in der ausgewählten Ebene und können ihre neue (fett hervorgehobene) Gruppe innerhalb dieser neu anordnen.

Profilgruppen neu sortieren

Über diese Funktion können Sie alle Ihre Gruppen neu sortieren. Dabei können Gruppen auch anderen Ebenen zugeordnet werden. 

Profilgruppe bearbeiten

Sie können diese Funktion nutzen, um Ihrer Gruppe einen neuen Namen zu geben, oder diese in eine andere Ebene zu verschieben. In der Tabelle darunter sehen Sie die aktuelle Sortierung in der ausgewählten Ebene und können ihre aktuelle (fett hervorgehobene) Gruppe innerhalb dieser neu anordnen.

Profilgruppe löschen

Wenn Ihre Gruppe noch Profile enthält, können Sie diese in eine andere Gruppe verschieben und die Gruppe dann löschen. Das löschen einer Gruppe kann nicht rückgängig gemacht werden.

Profile

Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über Ihre Profile in ihren Profilgruppen, sowie die zugeordneten Objekte.

Schaltflächen:
	Neues Profil erstellen	Erstellen eines neuen Profils
	Profile neu sortieren	Ändern der Reihenfolge der Profile in ihren Gruppen

Neues Profil

Ein Assistent leitet Sie durch die Erstellung eines neuen Profils. Dabei werden allgemeine Daten, wie Bezeichner und Profilgruppe erfasst. Außerdem definieren Sie ihre Detaildaten. Diesen vergeben Sie einen Bezeichner, sowie einen Datentyp. Abhängig von diesem ergeben sich weitere Daten, die erfasst werden (müssen). 

Desweiteren müssen Sie für jedes Feld folgende Auswahl treffen:

• Pflichtfeld: Daten dieses Feldes müssen bei jedem Objekt erfasst werden
• Stammdatenfeld: Ein Stammdatenfeld beinhaltet Daten, die sich praktisch nie ändern, beispielsweise das Gewicht eines Objektes, oder die Farbe. Sollten sich diese Daten ändern, muss dafür das Objekt bearbeitet werden. Im Gegensatz dazu stehen Felder, die Aktivitäten generieren. Klassisch trifft das auf ein Statusfeld zu, oder Felder, wie Füllstände oder andere Zustände. Jede Änderung an diesen Feldern wird als Aktivität erfasst. Solche Felder können zwar auch über das Objekt an sich geändert werden, in diesem Fall wird eine Aktivität mit aktuellem Zeitstempel erstellt, zum Beispiel beim Anlegen eines Objekts.
• Anzeige auf Display: Nicht jedes Detail soll auf dem Display dargestellt werden. Es ist vielleicht nicht gewollt, Finanzdaten an das Display zu übermitteln. 
  Wird bei keinem Detail diese Option gesetzt, wird das Objekt nicht an das Display übermittelt.
  Sind die Optionen Stammdatenfeld und Anzeige auf Display gesetzt, ist das Feld sichtbar, kann aber nicht über das Display verändert werden.

Profile neu sortieren

Sie können Ihre Profile neu sortieren und damit nach der Relevanz ordnen. Die Sortierung findet sich im Objekteditor wieder. Über die Sortierfunktion können Sie auch Profile in eine neue Profilgruppe verschieben.

Profil bearbeiten

Mit dem Profileditor werden Sie mit Hilfe eine Assistenten schrittweise durch alle Daten und Details geführt und können diese entsprechend ändern, korrigieren, oder Details löschen, bzw. hinzufügen. Der Datentyp eines bestehenden Details kann nicht geändert werden.

Objekte verschieben

Über die Funktion Objekte verschieben können Sie alle Objekte eines Profils auf ein anderes Profil verschieben. Dazu wählen Sie ein Zielprofil aus. Im folgenden werden die zum Zielprofil gehörenden Details geladen. Nun können festlegen, welche Daten Sie im neuen Profil wiederfinden wollen. Dabei ist es nur möglich Felder des gleichen Datentyps auswählen. Wenn Sie alle Felder ihres aktuellen Profils auf das neue Profil zugewiesen wurden, können Sie alle Ihre Objekte auf das neue Profil umziehen lassen.

Profil löschen

Mit dieser Funktion können Sie ihre Profile löschen. Sind dem Profil noch Objekte zugeordnet, können Sie diese im folgenden Schritt in ein neues Profil verschieben.