Allgemeines

Die Digitacho Verwaltung ermöglicht den Zugriff und die Kontrolle der Fahrer- und Fahrzeugdateien, welche aus dem digitalen Tachographen ausgelesen wurden.

Download / Archiv

Unter diesem Punkt werden die verfügbaren DDD Dateien angezeigt. Wird nur die Downloadfunktion genutzt, sind die fett markierten Dateien noch auf dem eigenen System zu archivieren. Anderenfalls ist hier keine Aktion notwendig und die Markierung kennzeichnet, ob eine Datei bereits exportiert wurde oder nicht.

Die Anzeige lässt sich dabei auf die Merkmale Fahrer, Fahrzeug, Archivierungsstatus, Zeitraum eingrenzen.

Bei Aufruf der Seite werden zunächst alle Dateien angezeigt, welche innerhalb des letzten Monats noch nicht archiviert bzw. exportiert wurden. Diese Einschränkungen lassen sich jederzeit über die entsprechenden Eingabefelder oberhalb der Tabelle anpassen.

Ein Klick auf einen Spaltennamen sorgt dafür, dass die Tabelle nach dieser Spalte sortiert wird.

Eine Besonderheit stellt der Filterbare Zeitraum dar. Wird nach dem Datum des Downloads (aus dem Tacho) gefiltert, werden alle Dateien angezeigt, die im betreffenden Zeitraum vom digitalen Tachographen gesichert wurden. Die Datei enthält dabei in der Regel Daten bis zum Vortag des gewählten Datums.
Der Modus Auswertungszeitraum zeigt die Dateien an, deren Inhalt den gewählten Zeitraum abdeckt. Ist der Zeitraum zu lang, um von einer Datei abgedeckt zu werden, wird ein Satz aus den notwendigen Dateien zusammengestellt, um diesen abzudecken. Ist es nicht möglich den gesamten Zeitraum abzudecken, werden auch keine Dateien angezeigt!

Regulär werden nur Dateien angezeigt, welche neu vom Tacho übertragen und noch nicht archiviert / exportiert wurden. Um bereits archivierte Dateien anzuzeigen, ist ein Ändern des Archivierungsstatus notwendig.

Soll eine einzelne Datei auf den eigenen Computer heruntergeladen werden, wird diese direkt übertragen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, wird eine gepackte Datei im .zip Format angeboten, welche alle gewählten Digitacho Dateien enthält.

Archivstatus

Für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug, zu welchem DDD Dateien archiviert sind, wird hier das Datum der letzten Daten angezeigt und wann spätestens neue Daten abzurufen sind. Zusätzlich erfolgt eine Kennzeichnung, ob innerhalb der heruntergeladenen Daten Aufzeichnungslücken existieren.

Oberhalb der Tabelle ist auch hier die Einschränkung auf bestimmte Fahrer oder Fahrzeuge möglich und die Einschränkung auf Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge mit Daten kann aufgehoben werden. Die Einstellung unbekannte Fahrer ausblenden betrifft Fahrerdateien von Fahrern, deren Personalschlüssel ( bzw. Schlüssel der Fahrerkarte ) noch nicht in der Personaltabelle erfasst sind.

Die Tabelle beinhaltet außerdem eine Statusspalte. Dabei sind folgende Statusmeldungen definiert:

Archivstatus Details

Liegt für einen Fahrer oder Fahrzeug mindestens eine Digitach Datei vor, kann aus der Downloadstatus Tabelle heraus eine Detailansicht aufgerufen werden. Diese Detailansicht besteht aus einem Kalender der eine schnelle Übersicht ermöglicht, welche Datei(en) für welchen Tag gespeichert sind oder für welchen Tag diese Daten fehlen.
Ist ein Tag grün markiert, liegt hier mindestens eine Datei mit entsprechenden Daten vor. Durch bewegen des Mauszeigers über das jeweilige Kalenderfeld wird eine Liste der Dateien angezeigt, die Daten für diesen Tag enthalten.
Im Falle eines rot markierten Tages liegen uns keine Digitacho Dateien vor.

Archivstatus unvollständige Daten

Einen Sonderfall stellt der Status unvollständige Daten dar. Trotz dass immer ein Abgleich mit allen verfügbaren Daten des digitalen Tachographen durchgeführt wird, können Zeiträume entstehen, in denen keine Daten verfügbar sind. Dies kann zum Beispiel durch längere Werkstattaufenthalte bei abgeklemmter oder leerer Batterie oder auch durch Fehlfunktionen des Tachographen passieren.

Der erste Schritt, um einen Fehler durch die Übertragung per Ortungsbox auszuschließen, ist in diesem Fall ein manueller Download am Fahrzeug und Upload der Daten. Lässt sich der Datenstand auf diesem Wege nicht vervollständigen, liegt eventuell ein Fehler beim digitalen Tachographen vor, so dass dieser dringend von einer Werkstatt geprüft werden sollte.

Fahrpersonal

Die Bedienung dieser Übersicht entspricht vollständig der Bedienung der Personal administration.
Als Einschränkung werden hier nur Personen angezeigt, für welche als Personalschlüssel der 16-stellige Fahrerschlüssel eingepflegt wurde. Zusätzlich kann die Aufteilung der Tabelle unabhängig von der Personalverwaltung konfiguriert werden, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Andere Tätigkeiten

Im Zuge der Fahrpersonalverordnung muss ein Fahrer bei einer Kontrolle die Aktivitäten der letzten 28 Tage vorweisen können. Während die Fahrtätigkeiten hierbei durch die Daten des Digitacho abgedeckt werden, muss der Fahrer im Falle anderer Arbeiten, Krankheit oder Urlaub einen Nachweis darüber mitführen. Bei diesem Nachweis handelt es sich um die "Bescheinigung von Tätigkeiten".
Dieses Menü erlaubt die Erstellung derartiger Dokumente, sowie die Überwachung, ob eine Bescheinigung ausgestellt werden muss.
Dazu findet sich unter dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten eine Auflistung aller Fahrer, bei der nacheinander der Status der letzten 28 Tage geprüft wird. Die Prüfung kann dabei 3 verschiedene Ergebnisse zurückliefern.

1. Status nicht ermittelbar: Für den Fahrer liegen keine Fahrerdaten innerhalb der letzten 28 Tage vor.
2. keine Lücke innerhalb der letzten 28 Tage: Die Einträge für den Zeitraum sind vollständig angelegt.
3. Daten unvollständig: Es wurde Digitacho Daten gefunden aber es gibt Lücken, welche noch nicht erfasst sind.

Relevant ist hier vor allem der 3. Fall. Als Aktion gibt es bei jedem Fahrer die Möglichkeit eine Detailansicht aufzurufen. Diese Ansicht ist gleich dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten Details mit vorausgewähltem Fahrer.

Nach Aufruf der Seite wird die Berechnung der Statusmeldungen gestartet. Solange die Archivverwaltung als solche nicht verlassen wird, bleibt der Datenstand nach dem Ende der Berechnung erhalten. Eine Aktualisierung der Fahrerdaten erfolgt entweder nach einem erneuten Aufruf der Archivverwaltung oder durch Klick auf das Icon zum neuladen der Seite.

Wird ein spezieller Fahrer ausgewählt, werden für diesen Fahrer die detaillierten Buchungsdaten beziehungsweise erstellte Dokumente angezeigt.

Andere Tätigkeiten je Fahrer

Im oberen Bereich sind Buttons zum Neuladen der Seite, anlegen eines neuen Eintrages einer anderen Tätigkeit und zur Umschaltung der Buchungsdaten zwischen grafischer und tabellarischer Ansicht. Eine Rückkehr zur allgemeinen Liste ist durch Änderung des Fahrers auf alle Fahrer.

Nach der Auswahl werden zunächst die Daten des aktuellen sowie des Vormonats geladen und der Zeitraum der letzten 28 Tage angezeigt. Die Tage sind dabei wie folgt markiert:

Markierung	Bedeutung
	Für diesen Tag liegen keinerlei Daten vor.
	Für diesen Tag liegen Aktivitätsbuchungen vor und die Erstellung eines Dokumentes ist nicht notwendig.
	Für diesen Tag sollte eine Bescheinigung über andere Tätigkeiten erstellt werden.

Ein Klick auf den entsprechenden Tag aktualisiert die 3-Tages Ansicht unterhalb des Kalenders und zeigt zur besseren Übersicht neben dem angeklickten Tag auch den vorhergehenden und nachfolgenden Tag mit an.

Liegen für eine Zeitspanne keine Daten vor oder ist eine Zeitspanne als Ruhezeit erfasst, so kann durch Klick auf den jeweiligen Bereich das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrages aufgerufen werden. Wurde die Ansicht auf die tabellarische Ansicht umgeschalten, ist für Ruhezeiten das Anlegen eines Eintrages als Aktion hinterlegt.
Auf die beschriebene Art und Weise wird in der Maske zur Erstellung der jeweilige Zeitraum bereits vorausgewählt, so dass nur die jeweilige Tätigkeit ausgewählt werden muss.
Gerade initial sind eventuell noch nicht alle Personalien der Fahrer erfasst. Da diese Personaldaten aber zwingend notwendig sind, werden in diesem Fall Eingabefelder für die jeweils fehlenden Daten eingeblendet. Werden die Fahrerdaten auf diese Weise angegeben erfolgt auch eine Speicherung in der Personaltabelle, so dass die Daten beim nächsten Aufruf nicht erneut angegeben werden müssen.
Im einzelnen handelt es sich dabei um das Geburtsdatum des Fahrers, das Einstellungsdatum des Fahrers sowie ein Ausweisdokument. Zum Abgleich mit dem Ausweisdokument ist die Nummer von Führerschein, Personalausweis oder Reisepass zu hinterlegen. Zur leichteren Bestandspflege der Daten empfiehlt es sich auch das Ablaufdatum des Ausweises zu hinterlegen.

Es ist auch möglich in einem Schritt direkt mehrere Bescheinigungen für unterschiedliche Fahrer zu erstellen. Dazu ist zunächst der 2. Punkt (mehrere Fahrer auswählen) in der Liste der Fahrer auszuwählen. Anschließend wird eine Liste der Fahrer eingeblendet und es können alle die Fahrer angewählt werden, für welche die entsprechende Bescheinigung erstellt werden soll. In diesem Modus ist es nicht möglich, fehlende Fahrerdaten direkt zu hinterlegen.
Wurden ein oder mehrere Fahrer ohne vollständige Daten gefunden, wird ein entsprechender Vermerk angezeigt, und die Liste der entsprechenden Fahrer lässt sich separat anzeigen.

Um die Erfassung der Tätigkeiten zu beschleunigen ist es weiterhin möglich, das Eingabefenster nach dem Speichern nicht zwangsweise zu verlassen. Die Änderung dieses Verhaltens ist durch Klick auf den Pfeil rechts neben dem Speichern Button möglich. Das Eingabefeld kann auch jederzeit durch Klick auf das X unten rechts geschlossen werden.

Wurde nun eine andere Tätigkeit erfasst, ist der entsprechende Zeitraum im grafischen Modus durch einen blauen Balken gekennzeichnet. Im tabellarischen Modus ist ein solcher Eintrag, wie die Pausenzeiten fett gedruckt und durch eine eigene Grafik visualisiert.

Durch Klick auf solche einen Eintrag lassen sich die zugehörigen Daten jederzeit ändern oder löschen.

Verstöße

Ein weiteres Hauptmerkmal der Dateiauswertung ist die Anzeige gefundener Vertöße. Die Berechnung der einzelnen Zeiten erfolgt hierbei ausschließlich auf Basis der DDD Dateien. Daten auf Basis der Digitacho Info Schnittstelle werden nicht berücksichtigt. Daraus ergibt sich, dass die Daten maximal bis zum Vortag vorhanden sind.
In der Tabelle werden alle Verstöße eines Fahrers angezeigt, welche seit Beginn des Vormonats neu hinzugekommen sind. Bereits gedruckte Verstöße werden hierbei nicht beachtet. Für die so ermittelten Verstöße wird ausßerdem ein zu erwartendes Bußgeld laut Bußgeldkatalog angegeben. Da im Katalog eine unterschiedliche Bußgeldhöhe für Fahrer und Unternehmer festgelegt ist, werden die Gelder auch getrennt ausgewiesen. Bei einer Kontrolle hat die BAG in der Praxis jedoch auch einen gewissen Spielraum, so dass statt des Regelsatzes eine Verwarnung ausgesprochen werden kann. Umgekehrt liegt es im Ermessen bei systematischen Übertretungen ein erhöhtes Bußgeld zu verhängen.
Folglich ist das Ergebnis eher als Anhaltspunkt zu verstehen, welche Bußgelder wahrscheinlich im Falle einer Kontrolle in Deutschland verhängt werden.

Analog zur Übersicht der anderen Tätigkeiten ist es auch hier möglich, direkt aus der Übersicht heraus, die Detailansicht für einen konkreten Fahrer aufzurufen.

Verstöße je Fahrer

Die Detailansicht mit Daten eines Fahrers dient der genauen Aufschlüsselung der ermittelten Verstöße.
Für den ausgewählten Fahrer wird dabei jeweils eine Monatsübersicht angezeigt. In dieser Übersicht soll wiederum eine farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kalendertage eine schnelle Übersicht, über die gefundenen Verstöße ermöglichen. Die Farben haben dabei folgende Bedeutung:

Markierung	Bedeutung
	An diesem Tag wurden keine Aktivitäten oder nur Ruhezeit gebucht
	An diesem Tag wurden Lenk und/oder Arbeitszeiten gebucht, ohne dass ein Fehler gefunden wurde.
	An diesem Tag wurde mindestens ein Verstoß festgestellt. Erstreckt sich das beanstandete Ereignis über 2 Tage (zum Beispiel in Form einer zu kurzen Tagesruhezeit) werden beide Tage entsprechend markiert.

Wird ein rot markierter Kalendertag mit der Maus überfahren, wird der entsprechende Verstoß in der darunter angezeigten Tabelle rot markiert.

Diese Tabelle enthält dann die Daten über jeden einzelnen Verstoß. Auch ist hier noch einmal separat ausgewiesen, welcher Verstoß mit welchem Bußgeld im Katalog hinterlegt ist. Wurde ein abweichendes real angefallenes Bußgeld erfasst, so wird dieses stattdessen angegeben.

Wer es noch genauer wissen will, kann auch die Detailansicht für einen einzelnen Verstoß einblenden. Für Verstöße, die einen Zeitraum im Tagesbereich abdecken wird dann eine Grafik mit den einzelnen Buchungen eingeblendet, auf welcher zusätzlich der jeweils beanstandete Bereich markiert wird.
Handelt es sich um wochenbezogene Verstöße, erfolgt eine kompaktere tabellarische Darstellung.

Außerdem ist es möglich auch aus dieser Ansicht heraus entsprechende Belehrungsprotokollen zu den gefundenen Verstößen erzeugen.

Verstöße Druck

Die Belehrungsprotokolle lassen sich aus der Verstoßübersicht und auch aus den Verstoßdetails heraus drucken.
Aus der Übersicht heraus werden nur die Verstöße gedruckt, welche noch nicht vorher ausgedruckt wurden und für die kein Bußgeld von 0€ hinterlegt wurde.
Im Gegensatz dazu ist aus den Verstoßdetails heraus auch ein Nachdruck möglich. Im Falle eines Nachdruckes wird hier die Druckseite wieder mit genau den Verstößen erstellt, wie ursprünglich generiert.
Sollte also ursprünglich ein Dokument mit mehreren Verstößen erstellt worden sein und einer dieser Verstöße soll noch einmal gedruckt werden, wird das eine Seite mit genau den Verstößen generiert, wie beim ersten Druck. Andere Verstöße, die beim ursprünglichen Dokument nicht erfasst, aber eventuell jetzt ausgewählt wurden, werden dann auf eine separate Seite gedruckt.
Somit ist es jederzeit möglich eine Kopie der Dokumente zu erstellen und außerdem muss die Information über geleistete Unterschriften nur einmalig hinterlegt werden und wird dann für alle zugehörigen Verstöße vermerkt.

Inhaltlich ist auf der Druckseite zu jedem Verstoß der Zeitraum, die Vorgabe und der tatsächliche Wert (in Form der Ruhezeit, Fahrzeit, ...) angegeben. Außerdem ist die Art des Verstoßes nebst Verweis zum entsprechenden Gesetzestext vermerkt.

Einstellungen

Unter diesem Reiter sind die verschiedene, spezifische Einstellungen zusammenfassend verfügbar.

allgemeine Einstellungen

Als Allgemeine Einstellung kann hier die Anzahl der Tabellenzeilen für die Anzeige der Downloads und der Downloadstatus angepasst werden. Diese Anpassung betrifft die Zeilenzahl beim 1. Aufruf des Moduls. Wird die Anzahl der anzuzeigenden Zeilen zur Laufzeit geändert, bleibt diese Änderung bis zum Logout aktiv.

Legende

	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrzeugbezogenen Daten
	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrerbezogenen Daten
	Öffnet die Detailansicht zum entsprechenden Eintrag
	Lädt die Datei oder die Dateien des aktuellen Eintrages auf den eigenen Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
	Lädt alle ausgewählten Dateien auf den Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
	Ein neues Dokument zur Bescheinigung anderer Tätigkeiten erstellen.
	Wechsel zwischen tabellarischer und grafischer Darstellung der Buchungen.