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Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Abwesenheiten Ihres Personals.
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 | Neuladen | Lädt die Monatsansicht neu, mit allen aktuell gewählten Filtereinstellungen |
 | Neue Abwesenheit hinzufügen | Öffnet einen Dialog zum Anlegen einer neuen Abwesenheit |
Jahresübersicht
Die Jahresübersicht zeigt Ihnen alle Abwesenheiten eines Jahres einer einzelnen Person an.
Standardmäßig wird Ihnen immer das aktuelle Kalenderjahr angezeigt. Sie können aber jederzeit über die Filtereinstellungen ein anderes Jahr und/oder eine andere Person auswählen.
Möchten Sie zu einer hinterlegten Abwesenheit mehr Informationen, brauchen Sie nur mit der Maus über einen Eintrag fahren und es erscheinen alle gespeicherten Informationen.
Sollten Sie den YellowTimeManager nutzen, haben Sie die Möglichkeit sich den Arbeits-Status der Personen einzublenden("Zeiterfassungsdaten"). Hierüber erkennen Sie schnell ob eine Person unentschuldigt abwesend war oder ob eine Person trotz eingetragener Abwesenheit gearbeitet hat.
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 | zurück zur Monatsübersicht | Öffnet die Monatsübersicht des aktuellen Kalendermonats |
| Neuladen | Lädt die Jahresansicht neu, mit allen aktuell gewählten Filtereinstellungen |
| Neue Abwesenheit hinzufügen | Öffnet einen Dialog zum Anlegen einer neuen Abwesenheit |
Neue Abwesenheit hinzufügen
Möchten Sie für eine Person eine neue Abwesenheit hinzufügen klicken Sie dazu einfach auf das Kalender-Symbol("Neue Abwesenheit hinzufügen"), einen freien Kalendertag oder markieren Sie mit gedrückter Maustaste mehrere zusammenhängende Tage in der Übersicht. Im anschließenden Dialog können Sie die dadurch vorher getroffene Auswahl jederzeit ändern.
Jede Abwesenheit wird vor der Speicherung einer Konflikt-Prüfung unterzogen. Diese soll vermeiden, dass Sie sich mehrere Abwesenheitseinträge überschneiden und so zu ungewollten Ergebnissen führen.
Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig eine Abwesenheit eintragen möchten, können Sie in der Maske über die Personalauswahl die Option "mehrere Personen" auswählen. Darauf hin öffnet sich eine Übersicht mit dem gesamten verfügbaren Personal.
Sollten Sie das YellowFox Produkt "TachoComplete" nutzen, steht Ihnen bei Personen mit einer Fahrerkarte die zusätzliche Option "andere Tätigkeiten Bescheinigung im Anschluss erstellen" zur Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit die benötigte EU-Bescheinigung(VERORDNUNG (EG) NR. 561/2006) für Fahrer gleich mit zu erstellen.
| Werte | |
|---|---|
| Person | Für welche Person(en) soll die Abwesenheit erstellt werden |
Zeitraum | Von wann bis wann soll die Abwesenheit eingetragen werden |
| Anteil | Um wie viel soll die Soll-Arbeitszeit reduziert werden |
| Abwesenheitsgrund | Der Grund für die Abwesenheit. Kann über "Personalverwaltung > Einstellungen > Abwesenheitsverwaltung" editiert werden. |
| Bemerkung | Eine Notiz um zum Beispiel zu hinterlegen warum diese Abwesenheit erstellt wurde. |
Abwesenheit bearbeiten
Wenn Sie eine bestehende Abwesenheit bearbeiten möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit bearbeiten" zur Auswahl. Über die nachfolgende Maske können Sie alle Parameter der Abwesenheit einstellen.
Jede Abwesenheit wird vor der Speicherung einer Konflikt-Prüfung unterzogen. Diese soll vermeiden, dass Sie sich mehrere Abwesenheitseinträge überschneiden und so zu ungewollten Ergebnissen führen.
Abwesenheit löschen
Wenn Sie eine bestehende Abwesenheit löschen möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit löschen" zur Auswahl.
Nach einer erneuten Sicherheitsfrage und deren Bestätigung ist die Abwesenheit aus dem System gelöscht.
Einstellungen
Die Einstellungen für die Abwesenheitsverwaltung finden Sie über den Einstellungsbereich in dem jeweiligen Bereich indem auch die Abwesenheitsverwaltung selbst zu finden ist.
Abwesenheitsgründe
Alle nutzbaren Abwesenheitsgründe Ihres Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Abwesenheitsgründe zu ändern, zu löschen oder neue Abwesenheitsgründe anzulegen. Jeder Abwesenheitsgrund besteht immer aus einer Bezeichnung und einer Abkürzung mit maximal 2 Buchstaben. Zusätzlich ist es möglich eine selbst definierte Farbe für einen Abwesenheitsgrund festzulegen. Diese Farbe wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.
Standardmäßig gibt YellowFox 4 Abwesenheitsgründe(Urlaub, Krank, Frei, Dienstgang) vor. Diese Einträge können nicht gelöscht werden. Sie können diese aber an Ihre eigenen Vorgaben anpassen.
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The absence management allows you to control, evaluate and manage absences of your personnel.
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| Schaltflächen | ||
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| Reload | Reloads the monthly overview, with all currently selected filter settings |
| Add new absence | Opens a dialog for creating a new absence |
Yearly overview
The yearly overview shows you all absences of a year for a single person.
By default, the current calendar year is always displayed. But you can always select another year and / or another person via the filter settings.
If you want more information about a stored absence, you only have to move the mouse over an entry and all stored information will appear.
If you use the YellowTimeManager, you have the option of displaying the work status of the persons ("time recording data"). By this you can quickly recognize whether a person was absent uninvited or whether a person has worked despite registered absence.
| Schaltflächen | ||
|---|---|---|
| back to monthly overview | Opens the monthly overview of the current calendar month |
| Reload | Reloads the year view with all currently selected filter settings |
| Add new absence | Opens a dialog for creating a new absence |
Add new absence
If you would like to add a new absence for a person, simply click on the calendar icon ("Add new absence"), a free calendar day or, while holding down the mouse button, mark several consecutive days in the overview. In the subsequent dialog, you can change the previously made selection at any time.
Each absence is subject to a conflict check before saving. This is to avoid that you overlap several absence entries and thus lead to unwanted results.
If you want to enter an absence for several persons at the same time, you can select "several persons" in the mask via the personnel selection. This will open an overview of the total available staff.
If you use the YellowFox product "TachoComplete", you will have the additional option "creater other activities certification afterwards" for people with a driver card. This will give you the opportunity to create the required EU certificate (REGULATION (EC) NO 561/2006) for drivers as well.
| Werte | |
|---|---|
| person | For which person (s) the absence should be created |
time range | From when to when should the absence be entered |
| share | How much should the target working time be reduced |
| absence type | The reason for the absence. Can be edited via "Personnel Management> Settings> Absence Management". |
| remark | A note to deposit, for example, why this absence was created. |
Edit absence
If you want to edit an existing absence, you can open a context menu with a simple mouse click on a desired entry, if you have the authorization to do so (see "Portal Rights"). Here you have the option "edit absence" to choose from. You can use the following mask to set all the parameters of the absence.
Each absence is subject to a conflict check before saving. This is to avoid that you overlap several absence entries and thus lead to unwanted results.
Delete absence
If you want to delete an existing absence, you can open a context menu with a simple mouse click on a desired entry, if you have the authorization to do so (see "Portal rights"). Here you have the option "Delete absence" to choose from.
After a new security question and its confirmation, the absence is deleted from the system.
Settings
You can find the settings for the absence management via the settings area in the respective module by also finding the absence management itself.
Absence types/reasons
All useable absence types/reasons for your company are presented in an overview table.
Here you have the possibility to change existing reasons for absence, to delete or to create new reasons for absences. Each absence type/reason always consists of a name and an shortcut with a maximum of 2 letters. In addition, it is possible to specify a self-defined color for an absence type/reason. This color is used in various reports and graphical overviews.
By default, YellowFox specifies 4 reasons for absence (vacation, sick, free, duty). These entries can not be deleted. You can adapt these to your own specifications.