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Mithilfe der Urlaubskonten können Sie den Jahresurlaub Ihres Personals einfach im Blick behalten.
ZusammenfassungEin Urlaubskonto gibt an, wie viele Tage Urlaub Ihrem Personal pro Jahr zusteht. Dabei handelt es sich um einen individuellen Wert, welcher Ihrem Personal zunächst zugewiesen werden muss. Sobald Sie Ihrem Personal ein Konto zugewiesen haben, kann ab diesem Zeitpunkt das Urlaubskonto angezeigt werden. Anhand der eingetragenen Urlaubstage ist es möglich, den Resturlaub für das aktuelle Jahr auszuweisen. Um den vollen Umfang der Urlaubskonten nutzen zu können, muss YellowTimeManager gebucht sein. Funktionsüberblick
Urlaubskonto zuweisenUm ein Urlaubkonto einer Person zuzuweisen, müssen Sie zunächst die Personalverwaltung öffnen. In der Maske der Personal bearbeiten Funktion können Sie nun einen Urlaubsanspruch festlegen. Setzen Sie dazu zunächst die gewünschte Anzahl an Tagen und anschließend ein Datum, ab welchem der neue Anspruch gelten soll. Dieses Datum kann sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen. Beachten Sie, dass erst ab dem erstmaligen Besitz und dem Eintreten des Gültigkeitsbeginns eines Urlaubsanspruches, eingetragene Urlaubstage beachtet werden und damit auch das Urlaubskonto berechnet werden kann. Sie können den Urlaubsanspruch beliebig oft ändern. Liegt bei Anlegen eines neuen Urlaubsanspruches bereits ein bekannter Anspruch vor, so wird der Gültigkeitsbereich des alten Anspruches entsprechend angepasst. Wenn Sie also beispielsweise festlegen, dass Ihr Personal ab heute einen neuen Anspruch erhalten soll, so wird der alte bis gestern gelten. Wenn Sie Ansprüche in die Vergangenheit datieren, so werden alle Einträge dieser Person die weiter in der Zukunft liegen entfernt. Die Historie des Urlaubsanspruches können Sie sich über das Weiterhin haben Sie die Möglichkeit mehreren Personen gleichzeitig einen Urlaubsanspruch zuzuweisen. Wählen Sie dazu per Haken die gewünschten Personen in der Personaltabelle aus. Anschließend können Sie über die Massenaktion Manuelle EinträgeNeben der Zuweisung eines jährlichen Anspruches haben Sie weiterhin die Möglichkeit, diesen mittels manueller Einträge zu bearbeiten. Wenn Sie Ihrem Personal einen zusätzlichen Tag Urlaub ausschließlich in diesem Jahr geben wollen, beispielsweise aufgrund einer Hochzeit oder eines Sterbefalls, so können Sie dies darüber tun. Ebenso können Sie auch Urlaubstage abziehen. Um einen manuellen Eintrag anzulegen, öffnen Sie zunächst das Urlaubskonto des jeweiligen Personals. Dieses ist über das Aktionsmenü der jeweiligen Person in der Personaltabelle erreichbar. Beachten Sie, dass Sie dieses nur für Personen anzeigen können, für welche Sie das Stammdatenrecht besitzen. Hier können Sie manuelle Einträge setzen oder auch wieder entfernen. Es werden nur Einträge für das laufende Jahr angezeigt. Neue Einträge gelten ebenfalls ausschließlich für dieses. SonderregelungenErstmalige ZuweisungDie erstmalige Zuweisung eines Anspruches entspricht dem Antritt einer neuen Arbeitsstelle. Entsprechend ist der Jahresurlaub im ersten Jahr anteilig zu berechnen. Beginnt der Anspruch beispielsweise zum 01.04. des Jahres, so existiert für die Monate Januar bis März kein Urlaubsanspruch. Entsprechend ergibt sich der Urlaubsanspruch im ersten Jahr aus Anspruch * ( berechtigte Monate / 12 ). Zuweisung mitten im MonatErfolgt eine Zuweisung zu einem späteren Zeitpunkt als dem ersten des Monats, so besitzt der erste Monat keinen Urlaubsanspruch. Dies hat nur Auswirkungen, wenn es sich hierbei auch generell um die erste Zuweisung für dieses Personal handelt. Wiederholte ZuweisungWird einem Personal mehrfach im Jahr ein neuer Anspruch erteilt, so gilt ausschließlich der letzte Anspruch für alle anspruchsberechtigten Monate in diesem Jahr. Urlaub eintragenUrlaubstage werden über die Abwesenheitsverwaltung eingetragen. Um eine für das Urlaubskonto relevante Abwesenheit anzulegen, wählen Sie bei Erstellen dieser Abwesenheit die Option Erholungsurlaub aus. Der Abwesenheitsgrund selbst sagt nichts darüber aus, ob eine Abwesenheit als Urlaub gilt oder nicht. Jeder Grund kann als Erholungsurlaub deklariert werden. Dies kann auch nachträglich bei Bearbeiten der Abwesenheit festgelegt werden. Haben Sie eine einzelne Person ausgewählt und angegeben, dass es sich bei der neuen Abwesenheit um einen Erholungsurlaub handeln soll, so wird Ihnen an dieser Stelle das aktuelle Urlaubskonto dieser Person angezeigt. So können Sie schnell und einfach feststellen, ob Ihr Personal überhaupt noch genügend Resturlaub besitzt. Standardmäßig ist ein Urlaub, welcher an einem Feiertag stattfindet, nicht für das Urlaubskonto relevant. Sie können jedoch explizit festlegen, dass ein Feiertag ignoriert werden soll. Tritt beim Erstellen einer Abwesenheit ein Konflikt mit dem hinterlegten Feiertagsprofil der betroffenen Person auf, so wird Ihnen dieser angezeigt. Anschließend wählen Sie die Tage aus, welche ignoriert werden sollen. Analog haben Sie die Möglichkeit bestimmte Wochentage auszuschließen. So können Sie beispielsweise einen Urlaub über 2 Wochen anlegen und festlegen, dass dieser nicht am Wochenende gelten soll. Entsprechend werden diese Tage auch nicht vom Urlaubskonto Ihres Personals abgezogen. EinstellungenUrlaubsansprüche unterliegen gesetzlichen Vorgaben. Laut Bundesurlaubsgesetz §7 verfällt der Resturlaub des laufenden Jahres grundsätzlich mit Jahreswechsel. Der Arbeitgeber kann jedoch selbst aus dringenden betrieblichen oder in Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen entscheiden oder es im Arbeitsvertrag festlegen, dass der Resturlaub ins Folgejahr zu übernehmen ist. Dieser Resturlaub ist anschließend bis zu einem gesetzten Stichtag, spätestens jedoch bis zum 31.03. zu nehmen. Diesen Stichtag können Sie in den Einstellungen der Personalverwaltung setzen. Standardmäßig ist der 31.03. gesetzt. Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie Jahresansprüche runden möchten. Das Bundesurlaubsgesetz §5 sagt aus, dass Bruchteile von Urlaubstagen die als Jahresurlaub hinterlegt wurden und mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind. Dies hat keinen Einfluss auf etwaige Resturlaube oder hinterlegte anteilige Urlaubstage. Standardmäßig wird dieses Gesetz angewendet. Sie haben jedoch die Möglichkeit diese Funktion zu deaktivieren. Es handelt sich dabei um firmenweite Einstellungen. Beachten Sie, dass Einstellungen bezüglich Urlaubskonten nur ab sofort gelten. Das heißt, dass Änderungen ausschließlich Einfluss auf das laufende Jahr und ab Änderungsdatum getätigte Anpassungen bezüglich der Urlaubskonten haben. Archivierte Urlaubskonten aus Vorjahren bleiben von diesen Einstellungen unberührt. |
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By using holiday accounts it is easy to overview the annual holiday of your personnel.
SummaryA holiday account states, how many days of annual holiday your personnel owns. This is an individual value, which needs to be assigned to your personnel. As soon as you assigned an account, it is possible to view the holiday account. By evaluating the entered holidays, it is possible to calculate the remaining holiday for the current year. To use holiday accounts by its full extent, YellowTimeManager needs to be booked. Functions
Assign holiday accountTo assign a holiday account to your personnel, you need to open personnel management first. In the input mask of edit personnel function, you are now able to set the annual holiday. Set the number of days and the date, from which the new entitlement should be valid. This date can be in the past or future. Please notice, that until the first assignment of annual holiday entitlement is taking effect, no entered recreational holidays will be noticed and therefore no holiday account will be calculated. You can change the annual holiday entitlement as often as you like. If on setting a new annual holiday, an old entry was noticed, the range validity of the old entry will be adjusted automatically. For instance, if your personnel should get a new annual holiday entry as from now, the old one will be valid until yesterday. If you set annual holiday for the past, all entries for this person which are newer will be deleted. You can view the history of annual holiday entitlements by clicking the Furthermore you are able to do a mass assignment of annual holiday entitlements to multiple persons. To do so, check the desired persons in personnel table. Afterwards you can assign an identic annual holiday to all persons by clicking on the mass action Manual entriesBesides assigning an annual entitlement, you also have the opportunity to edit the holiday account by adding manual entries. You might want to grant your personnel an additional day of holiday, for example because of marriage or decease. Adding a manual entry is the right way to do this. You might even substract a day. To create a new manual entry, you need to open the holiday account of the required personnel. This is accessable by the action menu of this person in personnel table. Please notice that you can only view this for persons on who you have the master data right. Here you can add or delete manual entries. Only entries of the current year will be shown. New entries will also be only valid for current year. Special regulationsFirst assignmentThe first assignment of an entitlement is like taking up a new job. Therefore the entitlement has to be calculated proportionally. An example: If the entitlement starts on 1th of april, there will be no entitlement from january to march. Therefore the entitlement of first year calculates like entitlement * ( number of entitled month / 12 ). Assignment during monthIf an assignment takes place after the 1th of the corresponding month, the first month will have no entitlement. This is only relevant if it is the first assignment of this personnel. ReassignmentsIf a personnel gets multiple assignments during the year, only the last assignment will be valid for all entitled month of this year. Enter holidayHoliday will be entered by using absence management. To create a holiday account relevant absence, you need to check the option recreational holiday on editing. The absence type has no influence wether an absence is holiday or not. All absence types can be marked as recreational holiday. You can also set this later on editing an absence. If you have selected a single person and checked recreational holiday setting, the current holiday account of this person will be shown. By this it is easy to check if the personnel has enough remaining holiday. By default a holiday that takes place during an official holiday is not relevant for holiday account. But you can set explicitly that an official holiday should be ignored. If a conflict with the assigned holiday profile of this person occured while trying to create a new absence, it will be shown. Now you can check which official holidays should be ignored. Analogously you have the possibility to exclude specific weekdays. Like this you are for example able to create 2 week holidays which are not valid on weekends. Accordingly these days will not be subtracted from holiday account of your personnel. SettingsHoliday entitlements are liable to legal law. According to federal holiday law §7, the remaining holiday of current year will be lost by turn of the year. Nevertheless the employer has the possibility to transfer remaining holiday to new year due to urgent operational or personal reasons of the personnel or set this in employment contract. This remaining holiday then has to be taken until a set deadline or latest by 31th of march. This deadline can be set in personnel management settings. By default the 31th of march is selected. Furthermore you are able to set wether entitlements should be rounded. The federal holiday law §5 states that fractions of holiday days that were assigned as annual holiday and add up to at least half a day shall be round up to full days. This does not influence remaining holiday from past years or entered partial holiday. By default this law will be used, but your are able to deactivate this. These settings are company wide. Please notice that holiday account settings are only valid from now on. This means that changes will only have effect on the current year and all adjustments on holiday accounts which are done after change date. Archived holiday accounts from previous years will not be touched. |
