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Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Abwesenheiten Ihres Personals.
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Neue Abwesenheit hinzufügenMöchten Sie für eine Person eine neue Abwesenheit hinzufügen klicken Sie dazu einfach auf das Kalender-Symbol("Neue Abwesenheit hinzufügen"), einen freien Kalendertag oder markieren Sie mit gedrückter Maustaste mehrere zusammenhängende Tage in der Übersicht. Im anschließenden Dialog können Sie die dadurch vorher getroffene Auswahl jederzeit ändern. Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig eine Abwesenheit eintragen möchten, können Sie in der Maske über die Personalauswahl die Option "mehrere Personen" auswählen. Darauf hin öffnet sich eine Übersicht mit dem gesamten verfügbaren Personal. Sollten Sie das YellowFox Produkt "TachoComplete" nutzen, steht Ihnen bei Personen mit einer Fahrerkarte die zusätzliche Option "andere Tätigkeiten Bescheinigung im Anschluss erstellen" zur Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit die benötigte EU-Bescheinigung(VERORDNUNG (EG) NR. 561/2006) für Fahrer gleich mit zu erstellen.
Abwesenheit bearbeitenWenn Sie eine bestehende Abwesenheit bearbeiten möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit bearbeiten" zur Auswahl. Über die nachfolgende Maske können Sie alle Parameter der Abwesenheit einstellen. Jede Abwesenheit wird vor der Speicherung einer Konflikt-Prüfung unterzogen. Diese soll vermeiden, dass Sie sich mehrere Abwesenheitseinträge überschneiden und so zu ungewollten Ergebnissen führen. Abwesenheit löschenWenn Sie eine bestehende Abwesenheit löschen möchten, können Sie mit einem einfachen Mausklick auf einen gewünschten Eintrag ein Kontext-Menü öffnen, sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen (siehe "Portalrechte"). Hier haben Sie dann die Option "Abwesenheit löschen" zur Auswahl. EinstellungenDie Einstellungen für die Abwesenheitsverwaltung finden Sie über den Einstellungsbereich in dem jeweiligen Bereich indem auch die Abwesenheitsverwaltung selbst zu finden ist. AbwesenheitsgründeAlle nutzbaren Abwesenheitsgründe Ihres Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt. Standardmäßig gibt YellowFox 4 Abwesenheitsgründe(Urlaub, Krank, Frei, Dienstgang) vor. Diese Einträge können nicht gelöscht werden. Sie können diese aber an Ihre eigenen Vorgaben anpassen. |
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The absence management allows you to control, evaluate and manage absences of your personnel.
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Reload | Reloads the monthly overview, with all currently selected filter settings | |
Add new absence | Opens a dialog for creating a new absence |
Yearly overview
The yearly overview shows you all absences of a year for a single person.
By default, the current calendar year is always displayed. But you can always select another year and / or another person via the filter settings.
If you want more information about a stored absence, you only have to move the mouse over an entry and all stored information will appear.
If you use the YellowTimeManager, you have the option of displaying the work status of the persons ("time recording data"). By this you can quickly recognize whether a person was absent uninvited or whether a person has worked despite registered absence.
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back to monthly overview | Opens the monthly overview of the current calendar month | |
Reload | Reloads the year view with all currently selected filter settings | |
Add new absence | Opens a dialog for creating a new absence |
Add new absence
If you would like to add a new absence for a person, simply click on the calendar icon ("Add new absence"), a free calendar day or, while holding down the mouse button, mark several consecutive days in the overview. In the subsequent dialog, you can change the previously made selection at any time.
Each absence is subject to a conflict check before saving. This is to avoid that you overlap several absence entries and thus lead to unwanted results.
If you want to enter an absence for several persons at the same time, you can select "several persons" in the mask via the personnel selection. This will open an overview of the total available staff.
If you use the YellowFox product "TachoComplete", you will have the additional option "creater other activities certification afterwards" for people with a driver card. This will give you the opportunity to create the required EU certificate (REGULATION (EC) NO 561/2006) for drivers as well.
Werte | |
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person | For which person (s) the absence should be created |
time range | From when to when should the absence be entered |
share | How much should the target working time be reduced |
absence type | The reason for the absence. Can be edited via "Personnel Management> Settings> Absence Management". |
remark | A note to deposit, for example, why this absence was created. |
Edit absence
If you want to edit an existing absence, you can open a context menu with a simple mouse click on a desired entry, if you have the authorization to do so (see "Portal Rights"). Here you have the option "edit absence" to choose from. You can use the following mask to set all the parameters of the absence.
Each absence is subject to a conflict check before saving. This is to avoid that you overlap several absence entries and thus lead to unwanted results.
Delete absence
If you want to delete an existing absence, you can open a context menu with a simple mouse click on a desired entry, if you have the authorization to do so (see "Portal rights"). Here you have the option "Delete absence" to choose from.
After a new security question and its confirmation, the absence is deleted from the system.
Settings
You can find the settings for the absence management via the settings area in the respective module by also finding the absence management itself.
Absence types/reasons
All useable absence types/reasons for your company are presented in an overview table.
Here you have the possibility to change existing reasons for absence, to delete or to create new reasons for absences. Each absence type/reason always consists of a name and an shortcut with a maximum of 2 letters. In addition, it is possible to specify a self-defined color for an absence type/reason. This color is used in various reports and graphical overviews.
By default, YellowFox specifies 4 reasons for absence (vacation, sick, free, duty). These entries can not be deleted. You can adapt these to your own specifications.