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Grundlagen

Wozu nutze ich die Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung dient zur Zuweisung und Verwaltung einzelner Aufträge, die an die einzelnen Fahrzeuge gesendet werden können.

...

Voraussetzung dafür ist der Einsatz entsprechender Hardware, welche diese Auftragsverwaltung auch unterstützt. Zusätzlich muss die Nutzung der Auftragsverwaltung auch portalseitig freigegeben sein.

...

Wird im Portal ein Auftrag für ein Fahrzeug generiert, erscheint dieser auf dem Display im Fahrzeug. Der Fahrer kann den Auftrag dann annehmen oder ablehnen. Im Falle einer Annahme werden dann alle weiteren Statusänderungen bis zur Fertigstellung im Portal erfasst. Je nach eingesetzter Hardware unterscheiden sich hierbei die Möglichkeiten der verschiedenen Statusoptionen.

Panel
titleInhaltsverzeichnis

Table of Contents

Verfügbare Übersichten

Nach Aufruf der Auftragsverwaltung werden Standardmäßig die aktiven Aufträge angezeigt. Andere Auftragsstatus lassen sich über die Reiter (Tabs) aufrufen. Die oben angeordnete Reiter Übersicht bietet dabei folgende Punkte:

 

...

Einzelansichten

Allgemeiner Tabellenaufbau

Oberhalb der Tabelle sind jeweils verschiedene Buttons verfügbar. Generell zu sehen sind die Buttons zum Aktualisieren der aktuellen Liste und zum Erstellen eines neuen Auftrages. Je nach aktuellem Auftragsstatus kann ein Auftrag zusätzlich (erneut) gesendet, widerrufen, abgeschlossen oder gelöscht werden.

...

Image Added

Aktualisieren

Lädt die aktuelle Liste neu

...

Image Added

Neuen Auftrag anlegen

Öffnet das Fenster um einen neuen Auftrag zu erstellen

...

Image Added

Ausgewählte Aufträge (erneut) senden

Sendet die gewählten Aufträge an das Display. Wurde einer Auftragsvorlage noch kein Display zugewiesen, so werden die entsprechenden Aufträge dann in einer Liste aufgeführt mit der Möglichkeit jeweils einzeln oder gebündelt ein Fahrzeug zuzuweisen.

...

Image Added

Ausgewählte Aufträge widerrufen

Sendet an die jeweiligen Fahrzeuge die Meldung, dass die ausgewählten Aufträge auf den Displays widerrufen werden sollen. Nach erfolgreicher Bestätigung vom Fahrzeug wird der Auftrag dann den abgeschlossenen Aufträgen zugeordnet.

...

Ausgewählte Aufträge abschließen

...

Ausgewählte Aufträge abschließen

...

In den Einstellungen kann hinterlegt werden, dass der Fahrer den Widerruf nicht bestätigen muss. Der Fahrer bekommt dann nur die Information, dass der Auftrag widerrufen wurde.

Image Added

Ausgewählte Aufträge abschließen

Sendet an die jeweiligen Fahrzeuge die Meldung, dass die ausgewählten Aufträge auf den Displays gelöscht werden sollen. Der Auftrag wird hier aber sofort zu den abgeschlossenen Aufträgen verschoben. Sollte ein Fahrzeug oder das zumindest Display nicht erreichbar sein, lässt sich der Auftrag auf diesem Wege trotzdem abschließen.

...

Image Added

Ausgewählte Aufträge löschen

Achtung, löscht den Auftrag komplett aus dem Portal inklusive aller bisher zugeordneten Statusmeldungen

 

Alle Tabellen zeigen je nach Einstellung eine bestimmte Anzahl an Einträgen. Die Zahl kann temporär direkt im Tabellenkopf oder dauerhaft in den Einstellungen angepasst werden.

...

Außerdem befindet sich rechts oben immer ein Suchfeld, welches zur Suche über die Felder: Auftragsnummer, Fahrzeug, Auftragsstatus und Kunde dient. Weiterhin können die Daten je nach Spalte auf- oder absteigend sortiert werden.

Folgende Tabellenspalten sind verfügbar:

Auftrag erstellt am

Datum und Uhrzeit zu dem die Auftragsvorlage erstellt wurde.

Auftragsnummer

Selbstdefinierbare Auftragsnummer

Fahrzeug

Fahrzeug, an welches dieser Auftrag gesendet wurde

Auftragsstatus

Letzte Statusmeldung, die vom Fahrzeug gesendet wurde ( Für

...

Auftragspool nicht verfügbar )

Kunde

Ein selbstdefinierter Kundenname , dem der Auftrag gilt. Dies kann ein frei vergebener Name sein oder eine Kundenbezeichnung aus dem Adressbuch

erwartete Ankunftszeit

Es ist möglich beim Auftrag direkt eine Ankunftszeit am Ziel zu planen. Ist solch eine Zeit definiert, wird diese hier angezeigt. Nur ein Auftrag mit solch einer erwarteten Ankunftszeit kann auch in der Liste der verspäteten Aufträge landen.

Aktion

Image Added Auftragsdetails Zeigt die Details mit der erfolgten Kommunikationshistorie an

...

 

Image Added Auftrag bearbeiten Nur

...

beim Auftragspool verfügbar. Ermöglicht die Bearbeitung der Auftragsdaten

...

 

Image Added Auftrag kopieren Erstellt eine Kopie des Auftrages, um einen neuen Auftrag mit den selben oder ähnlichen Daten anzulegen

Verfügbare Listen

Aktuelle Aufträge

Anchor
activeOrders
activeOrders

Als Aktuelle Aufträge werden all jene Aufträge bezeichnet, welche an ein Fahrzeug gesendet wurden, deren Bearbeitung dort aber noch nicht abgeschlossen, abgebrochen oder widerrufen wurde.
Ein solcher Auftrag kann nicht direkt gelöscht, aber widerrufen werden. Nach einem solchen Widerruf wird eine entsprechende Meldung an das Fahrzeug gesendet und der Auftrag dort entfernt. Hat das Display den Widerruf bestätigt, wird der Auftrag in abgeschlossene Aufträge eingeordnet.
Die Tabelle bietet als verfügbare Aktionen neben dem Aufruf der Detailansicht das kopieren eines Auftrags. Da ein Auftrag, welcher an ein Fahrzeug gesendet wurde im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann (z.B. durch Änderung des Navigationszieles), ist es hier möglich einen neuen Auftrag zu erstellen, wobei die Daten denen des alten Auftrages entsprechen. Diese Kopie kann dann entweder mit den voreingestellten Daten oder mit beliebigen Anpassungen an dasselbe oder ein anderes Fahrzeug gesendet werden.

Verspätete Aufträge
Anchor
delayedOrders
delayedOrders

Ein verspäteter Auftrag ist dadurch gekennzeichnet, dass für diesen Auftrag eine geplante Ankunftszeit gesetzt wurde, diese aber verstrichen ist, ohne dass der Auftrag bisher beendet wurde.

Nicht zugestellte Aufträge
Anchor
notDeliveredOrders
notDeliveredOrders

Ein Auftrag gilt erst dann als zugestellt, wenn nach dem Sendeversuch eine Empfangsbestätigung vom Fahrzeug erhalten wurde. Gesendete Aufträge, für die diese Empfangsbestätigung noch nicht vorliegt, werden in dieser Tabelle angezeigt. Eine Verzögerung bis zu einigen Minuten kann hier vollkommen normal sein. Längere Wartezeiten deuten aber hier auf ein Kommunikationsproblem hin und ein Neusenden des Auftrages oder eine Nachfrage beim Fahrer wird empfohlen.

Aufträge je Fahrzeug
Anchor
carbasedOrders
carbasedOrders

Bei dieser Übersicht werden alle Aufträge angezeigt, welche innerhalb der letzten 24 Stunden erstellt und an ein Fahrzeug gesendet wurden. Zu jedem dieser Aufträge ist dazu sichtbar, wann welche Aktion zuletzt ausgeführt wurde.

Auftragspool
Anchor
orderDrafts
orderDrafts

Ein Auftrag, welcher noch nicht gesendet wurde, wird zunächst unter Auftragsvorlagen gespeichert. Eine solche Vorlage kann noch bearbeitet oder gesendet werden. Außerdem ist es hier noch nicht notwendig, dass ein Fahrzeug vorgegeben wurde. Damit ist es möglich bevorstehende Aufträge gebündelt zu erfassen und diese dann bei Bedarf einem entsprechenden Fahrzeug zuzuweisen.
Da eine Auftragsvorlage noch nicht gesendet wurde, kann diese auch direkt gelöscht werden. Eine solche Löschung ist nicht mehr rückgängig zu machen.

Abgeschlossene Aufträge
Anchor
completedOrders
completedOrders

Hier werden alle abgeschlossenen Aufträge unabhängig davon gelistet, wie diese Aufträge beendet wurden. Neben erfolgreich abgeschlossenen Aufträgen sind hier also auch Widerrufene oder abgelehnte Aufträge gelistet. Ein portalseitig abgeschlossener Auftrag ist zudem durch den Vermerk: Auftrag manuell abgeschlossen gekennzeichnet. Auch ein abgeschlossener Auftrag kann gelöscht werden, da die Auftragsdaten nur noch portalseitig existieren.

Panel

Achtung: Mit Löschung des Auftrages werden auch alle zuvor angelegten Auftragsstatus Meldungen unwiederbringlich entfernt.

...

Dispositionsübersicht
Anchor
dispoOverview
dispoOverview

Die Dispositionsübersicht bietet eine grafische Aufbereitung der aktuellen Auftragslage.

Suche
Anchor
searchOrders
searchOrders

Hierüber ist eine selbstdefinierte Filterung aus allen verfügbaren Auftragsdaten möglich. Die Suche ermöglicht dabei eine sehr genau definierte Eingrenzung der Daten. (Siehe der Extrapunkt 'Die Suche')

Für die aktiven, verspäteten, nicht zugestellten Aufträge und

...

den Auftragspool wird zusätzlich die Anzahl der jeweils vorhandenen Aufträge direkt in der Reiterübersicht angezeigt.

 

Die Suche

Wird die Suche aufgerufen ist als Vorgabe nur die Eingrenzung auf die Aufträge der letzten 30 Tage aktiv.
Um eine Suche mit den entsprechenden Parametern durchzuführen ist zwischen den Eingabefeldern und der eigentlichen Tabelle der Button Suche zu finden.
Dabei stehen folgende Suchparameter zur Auswahl:
Erstellungszeitraum, Statuseinträge, Geplante Ankunftszeit, Auftragsnummer, Auftragstext, Fahrzeug(e), Kunde

...

(n), Auftragsstatus und Nutzer

Bei den ersten 3 Parametern handelt es sich hier um Zeiträume. Es ist jeweils möglich aus einer Liste vordefinierter Zeiträume zu wählen. Genauso kann für die Zeitspannen nur jeweils ein Datumsfeld gesetzt sein. Hinter einem gesetzten Datum erscheint jeweils ein x (

...

 Image Added ), um die Eingrenzung wieder aufzuheben.

Für alle anderen Eingabefelder können mehrere Suchbegriffe zur Eingrenzung genutzt werden. Ein oder mehrere Fahrzeuge lassen sich vergleichbar der Erstellung/Bearbeitung eines Auftrages festlegen. Für die anderen Eingabefelder wird jeder Suchbegriff als sogenanntes Token angezeigt und ist einzeln wieder löschbar. Ein Auftrag wird dabei dann gefunden, wenn für jeden gesetzten Parameter mindestens eines dieser Token zutrifft.

Einstellungen

Je nach Berechtigungen und Hardware ist der Einstellungsbereich in 2 bis 5 Untermenüs gegliedert.

Persönliche Einstellungen

Immer verfügbar sind die Anzeigeeinstellungen. Hier stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

 

  • Anpassen der Anzahl der Tabellenzeilen, welche in den Übersichten dargestellt werden

 

  • Eingrenzung der Eingabemaske für neue Aufträge zur übersichtlicheren Darstellung

 

  • Verhalten, wenn bei Erstellung eines Auftrages ein neuer Kundenname eingegeben wurde. Bei Nutzung der Option auf Nachfrage erweitern kann hier direkt im Anschluss an die Sendung des Auftrages ein vollständiger Kundendatensatz im Adressbuch hinterlegt werden.

 

  • Festlegung eines Alarmtones, wenn neue Aufträge oder Nachrichten empfangen wurden. Aktuell sind nur Firexox, Chrome, Safari, Opera sowie der Internet Explorer 9 (ab Windows Vista verfügbar) in der Lage einen Ton abzuspielen. Außerdem muss eine allgemeine Wiedergabemöglichkeit (Soundkarte und Lautsprecher) verfügbar sein. Sollten Sie unsicher sein, so ist hinter der Auswahlbox ein Abspielbutton ( Abspielbutton ). Wird nach dem Klick ein Ton wiedergegeben, ist Ihr System fähig einen Hinweiston abzuspielen

Auftragsstatus

Bei Einsatz von CAMOS Displays ist es möglich im Portal eigene Auftragsstatus Meldungen zu definieren. Maximal sind so bis zu 6 verschiedene Meldungen möglich. Feste Aktionen sind hierbei die (erstmalige) Aktivierung eines Auftrages genauso wie die Löschung des Auftrages vom Display. Daneben ist es möglich weitere Meldungen einzufügen. Zum Beispiel die Bestätigung des Auftrages oder ein pausieren. Nach jeder Änderung der Statusmeldungen sollte die geänderte Einstellung auch an die Fahrzeuge übertragen werden. Ein Nutzer kann die Einstellungen immer nur für die Fahrzeuge setzen, für die er auch das Bearbeitungsrecht hat

 

SMS Einstellungen

Es ist möglich gleichzeitig zur Sendung des Auftrages an das Fahrzeug eine SMS an den Fahrer zu senden. In den SMS-Einstellungen kann vorgegeben werden, ob eine solche SMS allgemein an den Fahrer gesendet werden soll und wie der Standard SMS Text lauten soll. Dieser SMS Text kann bis zu 120 Zeichen lang sein.

Menüleiste einstellen

Welche Reiter (Tabs) angezeigt werden und in welcher Reihenfolge diese Anzeige erfolgen soll lässt sich hier anpassen. Der Administrator einer Firma kann diese Anordnung nicht nur für sich selbst sondern auch für alle anderen Mitarbeiter einer Firma festlegen beziehungsweise die Änderung durch die Nutzer unterbinden.

Aufträge/Formulare

Auch dieses Menü ist nur bei Einsatz von CAMOS Displays verfügbar. Für solche Displays lässt sich zum einen festlegen, ob ein neuer Auftrag auch direkt am Display erstellt werden kann und ob ein benutzerdefiniertes Formular standardmäßig mit solch einem Auftrag verknüpft werden soll.

Auftragstext Layout

Werden in der Flotte nur Garmin Displays eingesetzt, ist es möglich die Reihenfolge der einzelnen Bestandteile des Auftragstextes selbst zu bestimmen. Die Festlegung der Reihenfolge und Auswahl der aktiven Elemente erfolgt hier analog zur Einstellung der Menüleiste per Drag & Drop. Auf der Seite wird außerdem eine Vorschau angezeigt, wie die Daten dann auf dem Display dargestellt werden.

Auftrag erstellen/bearbeiten

Nach Klick auf neuen Auftrag erstellen (neuen Auftrag erstellen) wird die entsprechende Eingabemaske zur Abfrage der Daten angezeigt. Die Eingabemasken zur Bearbeitung oder Kopie eines Auftrages sehen quasi identisch aus, so dass die hier folgenden Ausführungen allgemeingültig sind.

Kundenname

Zur besseren Identifizierung kann ein Kundenname gesetzt werden, dem dieser Auftrag zugewiesen ist. Dabei wird die Kundendatenbank durchsucht um direkt Vorschläge anzuzeigen. Alternativ kann auch mit Klick auf das Adressbuch Symbol (Adressbuch) direkt die Kundendatenbank angezeigt werden, aus der dann der gesuchte Kunde ausgesucht werden kann. Wird ein erfasster Kunde übernommen, wird die eingetragene Adresse auch automatisch als Navigationsziel gesetzt. Sollte dies nicht gewünscht sein, ist das Navigationsziel im Nachhinein noch änderbar.

Auftragsnummer

Eine frei definierbare Auftragsnummer, welche neben Zahlen auch aus Buchstaben bestehen kann

Navigationsziel

Für Fahrzeuge mit Garmin Display ist ein Navigationsziel für einen Auftrag zwingend, in allen anderen Fällen optional. Sie können direkt in der Eingabemaske die Zieladresse eingeben. Nach Klick auf das Kartensymbol (Navigationsziel festlegen) öffnet sich eine erweiterte Eingabemaske, welche auch die direkte Eingabe der Geokoordinaten und eine genau Festlegung des Zielpunktes auf der Karte erlaubt. Das Navigationsziel kann für den Fahrer auch im Auftragstext mit hinterlegt werden.

Fahrzeuge

Ein Auftrag kann an eines oder mehrere Fahrzeuge gesendet werden. Nach Auswahl von „mehrere Fahrzeuge auswählen“ wird die Fahrzeugliste nach Gruppen sortiert angezeigt, die eine Auswahl mehrerer Fahrzeuge ermöglicht. Damit ein Auftrag gesendet werden kann, muss mindestens ein Fahrzeug ausgewählt sein. Wurde vorher ein Navigationsziel ausgewählt lassen sich per Klick auf das Icon zur Entfernungsabfrage (Entfernung zum Navigationsziel) die Entfernungen aller Fahrzeuge zum aktuellen Ziel anzeigen und auch auf diesem Wege die entsprechenden Fahrzeuge zuweisen.

Erweiterte Optionen

Sofern in den Einstellungen nicht komplett ausgeblendet lassen sich hier weitere Auftragsoptionen einstellen

Sortierungsnummer

Zur leichteren Einordnung lässt sich einem Auftrag eine Sortierungsnummer für den Fahrer voranstellen. Durch Auswahl einer Nummer wird diese automatisch dem Auftragstext hinzugefügt.

geplante Ankunftszeit

Es ist weiterhin möglich eine geplante Ankunftszeit festzulegen, bis zu der das Navigationsziel erreicht sein soll bzw. bis zu welcher der Auftrag abgeschlossen sein sollte. Die Ankunftszeit kann zusätzlich für den Fahrer mit im Auftragstext vermerkt werden. Mittels rotem X (Entfernen) kann die Ankunftszeit wieder zurückgesetzt werden. Damit die Ankunftszeit gesetzt werden kann, müssen Datum UND Uhrzeit gesetzt sein

 

Formular anhängen

Sind die Fahrzeuge mit CAMOS Displays ausgestattet und auf diesen Displays benutzerdefinierte Formulare verfügbar, so kann hier direkt ein solches Formular mit einem Auftrag verknüpft werden.

SMS Benachrichtigung

Wenn der SMS Versand möglich ist, kann der Fahrer zusätzlich mit einer solchen Informiert werden, dass ein neuer Auftrag gesendet wurde.

Auftragstext

Der eigentliche Auftragstext. Die Länge des Auftragstextes ist abhängig vom Displaytyp und kann durch Hinzufügen von Sortierungsnummer, Navigationsziel, Ankunftszeit, Kontaktinformationen und Auftragsnummer zusätzlich eingeschränkt werden. Direkt unterhalb des Eingabefeldes ist daher die Anzahl der verbleibenden Zeichen vermerkt. Hier lässt sich auch festlegen, ob ein Navigationsziel, die Auftragsnummer, ein Kundenkontakt_(1)_ oder eine Ankunftszeit mit im Nachrichtentext übertragen werden sollen und wie viele Zeichen dadurch weniger zur Verfügung stehen.

Abbrechen

Bricht die Eingabe ab und kehrt zur Übersicht der Auftragsvorlagen zurück

Auftrag erstellen/Änderungen speichern

Speichert den Auftrag, so dass dieser in den Auftragsvorlagen sichtbar ist

Auftrag senden

Ein Auftrag, zu dem mindestens ein Fahrzeug festgelegt wurde, kann auch direkt an dieses gesendet werden. Dabei wird der Auftrag selbst gespeichert und dann gesendet.

...

 

Auftrag erstellen/bearbeiten

Nach Klick auf neuen Auftrag erstellen (Image Added) wird die entsprechende Eingabemaske zur Abfrage der Daten angezeigt. Die Eingabemasken zur Bearbeitung oder Kopie eines Auftrages sehen quasi identisch aus, so dass die hier folgenden Ausführungen allgemeingültig sind.

Kundenname

Zur besseren Identifizierung kann ein Kundenname gesetzt werden, dem dieser Auftrag zugewiesen ist. Dabei wird die Kundendatenbank durchsucht um direkt Vorschläge anzuzeigen. Alternativ kann auch mit Klick auf das Adressbuch Symbol (Image Added) direkt die Kundendatenbank angezeigt werden, aus der dann der gesuchte Kunde ausgesucht werden kann. Wird ein erfasster Kunde übernommen, wird die eingetragene Adresse auch automatisch als Navigationsziel gesetzt. Sollte dies nicht gewünscht sein, ist das Navigationsziel im Nachhinein noch änderbar.

Auftragsnummer

Eine frei definierbare Auftragsnummer, welche neben Zahlen auch aus Buchstaben bestehen kann

Navigationsziel

Für Fahrzeuge mit Garmin Display ist ein Navigationsziel für einen Auftrag zwingend, in allen anderen Fällen optional. Sie können direkt in der Eingabemaske die Zieladresse eingeben. Nach Klick auf das Kartensymbol (Image Added) öffnet sich eine erweiterte Eingabemaske, welche auch die direkte Eingabe der Geokoordinaten und eine genau Festlegung des Zielpunktes auf der Karte erlaubt. Das Navigationsziel kann für den Fahrer auch im Auftragstext mit hinterlegt werden.

Fahrzeuge

Ein Auftrag kann an eines oder mehrere Fahrzeuge gesendet werden. Nach Auswahl von „mehrere Fahrzeuge auswählen“ wird die Fahrzeugliste nach Gruppen sortiert angezeigt, die eine Auswahl mehrerer Fahrzeuge ermöglicht. Damit ein Auftrag gesendet werden kann, muss mindestens ein Fahrzeug ausgewählt sein. Wurde vorher ein Navigationsziel ausgewählt lassen sich per Klick auf das Icon zur Entfernungsabfrage (Image Added) die Entfernungen aller Fahrzeuge zum aktuellen Ziel anzeigen und auch auf diesem Wege die entsprechenden Fahrzeuge zuweisen.

Erweiterte Optionen

Sofern in den Einstellungen nicht komplett ausgeblendet lassen sich hier weitere Auftragsoptionen einstellen

Sortierungsnummer

Zur leichteren Einordnung lässt sich einem Auftrag eine Sortierungsnummer für den Fahrer voranstellen. Durch Auswahl einer Nummer wird diese automatisch dem Auftragstext hinzugefügt.

geplante Ankunftszeit

Es ist weiterhin möglich eine geplante Ankunftszeit festzulegen, bis zu der das Navigationsziel erreicht sein soll bzw. bis zu welcher der Auftrag abgeschlossen sein sollte. Die Ankunftszeit kann zusätzlich für den Fahrer mit im Auftragstext vermerkt werden. Mittels rotem X (Image Added) kann die Ankunftszeit wieder zurückgesetzt werden. Damit die Ankunftszeit gesetzt werden kann, müssen Datum UND Uhrzeit gesetzt sein

Formular anhängen

Verfügt ein Fahrzeug über ein CAMOS Display oder eine Android basierte Lösung, besteht die Möglichkeit benutzerdefinierte Formulare auf diesen Displays zu hinterlegen. Ein solches Formular kann dann direkt mit dem Auftrag verknüpft werden.

Benachrichtigung

Zusätzlich zum eigentlichen Auftrag lässt sich eine SMS oder Email mit einem eigenen frei definierbaren Text versenden. Der SMS Versand ist nur möglich, wenn dieser allgemein freigeschalten wurde!

Auftragstext

Der eigentliche Auftragstext. Die Länge des Auftragstextes ist abhängig vom Displaytyp und kann durch Hinzufügen von Sortierungsnummer, Navigationsziel, Ankunftszeit, Kontaktinformationen und Auftragsnummer zusätzlich eingeschränkt werden. Direkt unterhalb des Eingabefeldes ist daher die Anzahl der verbleibenden Zeichen vermerkt. Hier lässt sich auch festlegen, ob ein Navigationsziel, die Auftragsnummer, ein Kundenkontakt (1) oder eine Ankunftszeit mit im Nachrichtentext übertragen werden sollen und wie viele Zeichen dadurch weniger zur Verfügung stehen.

Abbrechen

Bricht die Eingabe ab und kehrt zur Übersicht der Auftragsvorlagen zurück.

Auftrag senden / erstellen / Änderungen speichern

Erstellen oder speichern sichert nur die Auftragsvorlage und lässt diese im Auftragspool. Beim senden wird der Auftrag gespeichert und direkt an das oder die Fahrzeuge gesendet. Die Option "+ weitere anlegen" öffnet direkt nach dem speichern erneut das Eingabefenster anstatt zur Auftragsliste zu springen.

(1) Als Kundenkontakt wird der erste Kontakteintrag eines ausgewählten Kunden genutzt. Dazu muss unter Kundenname ein bereits angelegter Kunde ausgewählt werden und für diesen Kunden muss mindestens ein Kontakt hinterlegt sein.

Einstellungen

Je nach Berechtigungen und Hardware ist der Einstellungsbereich in 2 bis 5 Untermenüs gegliedert.

Persönliche Einstellungen

Immer verfügbar sind die Anzeigeeinstellungen. Hier stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

  • Anpassen der Anzahl der Tabellenzeilen, welche in den Übersichten dargestellt werden
  • Eingrenzung der Eingabemaske für neue Aufträge zur übersichtlicheren Darstellung
  • Verhalten, wenn bei Erstellung eines Auftrages ein neuer Kundenname eingegeben wurde. Bei Nutzung der Option auf Nachfrage erweitern kann hier direkt im Anschluss an die Sendung des Auftrages ein vollständiger Kundendatensatz im Adressbuch hinterlegt werden.
  • Festlegung eines Alarmtones, wenn neue Aufträge oder Nachrichten empfangen wurden. Aktuell sind nur Firexox, Chrome, Safari, Opera sowie der Internet Explorer 9 (ab Windows Vista verfügbar) in der Lage einen Ton abzuspielen. Außerdem muss eine allgemeine Wiedergabemöglichkeit (Soundkarte und Lautsprecher) verfügbar sein. Sollten Sie unsicher sein, so ist hinter der Auswahlbox ein Abspielbutton ( Image Added ). Wird nach dem Klick ein Ton wiedergegeben, ist Ihr System fähig einen Hinweiston abzuspielen

Auftragsstatus

Bei Einsatz von CAMOS oder Android basierten Displays ist es möglich im Portal eigene Auftragsstatus Meldungen zu definieren. Maximal sind so bis zu 6 verschiedene Meldungen möglich. Feste Aktionen sind hierbei die (erstmalige) Aktivierung eines Auftrages genauso wie die Löschung des Auftrages vom Display. Daneben ist es möglich weitere Meldungen einzufügen. Zum Beispiel die Bestätigung des Auftrages oder ein pausieren. Nach jeder Änderung der Statusmeldungen sollte die geänderte Einstellung auch an die Fahrzeuge übertragen werden. Ein Nutzer kann die Einstellungen immer nur für die Fahrzeuge setzen, für die er auch das Bearbeitungsrecht hat

Benachrichtigungseinstellungen

Es ist möglich gleichzeitig zur Sendung des Auftrages an das Fahrzeug eine SMS oder Email an den Fahrer zu senden. In den Benachrichtigungseinstellungen kann vorgegeben werden, ob eine solche Nachricht allgemein an den Fahrer gesendet werden soll und wie der Standard Text lauten soll. Da der Text auch als SMS versendet werden kann, ist die Länge auf 120 Zeichen begrenzt.

Menüleiste einstellen

Welche Reiter (Tabs) angezeigt werden und in welcher Reihenfolge diese Anzeige erfolgen soll lässt sich hier anpassen. Der Administrator einer Firma kann diese Anordnung nicht nur für sich selbst sondern auch für alle anderen Mitarbeiter einer Firma festlegen beziehungsweise die Änderung durch die Nutzer unterbinden.

Aufträge/Formulare

Auch dieses Menü ist nur bei Einsatz von CAMOS und Android basierten Displays verfügbar. Für solche Displays lässt sich zum einen festlegen, ob ein neuer Auftrag auch direkt am Display erstellt werden kann und ob ein benutzerdefiniertes Formular standardmäßig mit solch einem Auftrag verknüpft werden soll.

Auftragstext Layout

Werden in der Flotte nur Garmin FMI Displays eingesetzt, ist es möglich die Reihenfolge der einzelnen Bestandteile des Auftragstextes selbst zu bestimmen. Die Festlegung der Reihenfolge und Auswahl der aktiven Elemente erfolgt hier analog zur Einstellung der Menüleiste per Drag & Drop. Auf der Seite wird außerdem eine Vorschau angezeigt, wie die Daten dann auf dem Display dargestellt werden.

DisplaykonfigurationEs kann die Auftragsverwaltung der Displays firmenweit konfiguriert werden. So ist es möglich einzustellen, ob der Fahrer einen Auftragswiderruf bestätigen muss oder nur die Information bekommt, dass der Auftrag widerrufen wurde.
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Basics

Which functions does the order management provide?

The order management is to assign and administrate orders, sent to the dirfferent vehicles. Therefore you need the correct hardware in your cars, supporting the order management functions. Additionally the ordermanagement has to be activated on the website. An order created at the website will be send to the car display. The driver then can accept or reject the order. This and the following actions will be stored and visible at the order management site. Depending on the used hardware the available functionality may differ.

Panel
titleIndex

Table of Contents

Available lists

After starting order management there will be visible the actual orders by default. Other order states and functions will be available by switching the tabs. The upper tab bar offers the following options:

The tabs

Common list structure

Above each list will be placed some buttons. The buttons to reload the current list and to create a new order will be available everywhere. Depending on the current order state an order can be additionally (re)send, cancelled, closed or deleted.

Image Added

refresh

Reloads the current list.

Image Added

create new order

Opens the window to create a new order

Image Added

(re)send selected orders

Sends the selected orders to car displays. If no car assigned to an order draft, there will be shown a list, to assign the cars.

Image Added

revoke selected orders

Sends a message to the car display to cancel the selected order. After display confirmed the cancellation the order will be marked as closed. If it is enabled in the settings that the driver must not confirm a order cancel, there will be only a information on the display of the order cancellation and the order is canceled immediately.

Image Added

close selected orders

Sends a message to the car display to cancel the selected order. Immediately sets the order as closed on the website. This may be helpful if the car display is unreachable, to set the order as closed nevertheless.

Image Added

delete selected orders

Attention, this deletes the order with the according state entries from the website permanently

Depending on your setup the list contains a number of entries per page. The count of entries can be changed temporary directly at the table head or permanently by changing personal settings. Additionally there will be a search field on the upper right to filter the orders by the columns: order number, car, order state and customer. An ascending or descending ordering per column is also available.

The following columns are available:

order created on

date and time when an order was created

order number

selfdefined order number

car

the car, received the order

order state

last state message send by car (this column is not available for order pool)

customer

A self defined customer name, for the order. This name can be a customer from address book or a new identity.

planned arrival time

It's possible to set an estimated arrival time directly on order creation. If defined such a time, it will be shown in this column. Only orders with a planned arrival time can ever be sorted into delayed orders list.

Action

  • Image Added Shows the order details with according state history.
  • Image Added Only for order pool available. Allows edit of current order.
  • Image Added Creates a copy of the selected order with all settings of the current order as predefined values. This makes it easy to create multiple similar orders.

Available lists

active orders 
Anchor
activeOrders
activeOrders

Actual orders are orders, sent to a car and progress is not completed, canceled or revoked. Such an order can't be deleted directly but can be canceled or closed. After an order was cancelled a message will be send to the car display to remove the order. After the car display confirmed the deletion, the order will be moved to closed orders. Besides the details you can create a copy of an order, too. The copy function will be available instead of edit, because an order, sent to a car can't be changed at display. Especially informing the driver would be a problem. So copy opens the order create window with preselected values from the source order. This new order can be send as is or with any changes.

delayed orders
Anchor
delayedOrders
delayedOrders

A delayed order is an order, where an estimated arrival time is set and this time elapsed without order completion.

 not received orders
Anchor
notDeliveredOrders
notDeliveredOrders

An order is delivered, if the car display returns an acknowledgement message. Sent orders without such an acknowledgement message will be shown in this list. Some minutes of delay are completely normal. Older orders in this list may be the result of a communication problem to the car. In this case you should try to resend the order and/or inform the driver.

 orders per car
Anchor
carbasedOrders
carbasedOrders

This list shows all orders send to a car within the last 24h. For each of this orders the last state with according timestamp will be visible.

 order pool
Anchor
orderDrafts
orderDrafts

An order, not send to a car will be stored in the order pool. Such a draft can be edited or send. Besides such an order doen't need a car assigned. So future orders can be entered in a block and assigned to a car, when they shall be send. Because such a draft was not send to a car, it can be deleted directly. Attention, a deletion is not reversible.

 closed orders
Anchor
completedOrders
completedOrders

Here are listed all closed orders, no matter how they were closed. This means here are not only successfully completed orders but also cancelled and declined orders. An order closed via the website will be marked with a hook (Image Added). An closed order can be deleted too, because the order data are only available at the website.

Panel
 Attention: Deleting an closed order will not only remove the order itself but also the according history entries permanently
 dispo overview
Anchor
dispoOverview
dispoOverview

The dispo overview is another type of graphical presentation, showing the order execution.

 search
Anchor
searchOrders
searchOrders

The search allows to define filters upon all available order data. Compared to the regular search field it is possible to define what you want very precisely. (look at extra paragraph: the search )

 

For actual, delayed, not delivered orders and order pool there will be shown the count of enclosed orders in the tab list. 

 

The search

On switch to search tab there will be only a limitation, of orders created in the last 30 days, active. To search for the filtered data there will be a search button between input area and result list. The following filters are available: order create date, order state date, planned arrival time, order number, order text, car(s), customer(s), order state and user

the first 3 parameters are time spans. You can select a predefined timespan from the list or you can define the date range yourself. If a date was set, the filter can be removed with the x ( Image Added ) behind each field.

All other input fields can handle multiple search terms for filtering. For cars the selection is similar to the create/edit dialog. In all other input fields the filter parameters will be shown as tokens. A token can be set by pressing enter. Each of this tokens can be deleted seperately. An order will be found, if one of the tokens for a filter will fit and all of the filters will fit.

 

Create/Copy/Edit order

After clicking create new order (Image Added) the input mask will be opened. The input masks to edit or copy an order are the similar but with prepopulated data, so the following points apply to all cases.

customer name

For easier coordination and navigation a customer name can be assigned to an order. The suggestions refering to the data from the address book. So you can enter a name or just klick on the address book symbol (Image Added) to open it and select the correct customer. If such a known customer is selected and an address is available, this address will be used automatically as navigation target. You can change the target manually later.

order number

A self defined order number consisting of chars and numbers.

navigation target

Using a garmin display in your cars, a navigation target is required for an order. For other displays the navigation target can be optionally set. You can just enter the target address and select from autosuggestion list or just confirm your input with enter key. The map symbol (Image Added) will open an extra input mask, to enter the target as latitude/longitude too or use the map to specify it. This navigation target can be added to the order text, to be visible for the driver.

car(s)

An order can be send to one or multiple cars. If you just want to select one car, just select it from the list. To specify multiple cars or groups use the first option select multiple cars. This opens a dialog, where you can click, the desired cars. If a navigation target is set, you see the distance (Image Added) each car has to the navigation target. Using the routing module will show you not only airline distance but also the routed distance and the estimated driving time.

extended options

If not completely disabled you can (un)hide here the extended order options

sort number

To ease the drivers work, you can set a sort number, the driver will see on the display. This number will be added at the beginning of the order text.

planned arrival time

Furthermore it is possible to define a planned arrival time when a navigation target has to be reached and the order has to be closed. This order time can be added to the order text, so the driver can see it. To remove the date and time there is a red x on the right (Image Added). To use the planned arival time you must specify date AND time field

append form

Using a CAMOS display or an android based device allows the usage of self defined forms. If such a form is stored at the current display already, this form can be directly appended to the order.

notification

Besides the order text itself a notification can be sent as sms or email. The according notification text has no dependency to the order text itself.

order text

The order text. The available length of order text may differ and depends on display type and availability of sort number, navigation target and planned arrival time. Thats why below the text field a line with the available chars is shown. Moreover there are checkboxes, if the navigation target, arrival time, a customer contact (1) or the arrival time shall be added to the order text and by how many chars the order text will be reduced then.

cancel

Cancels the input and return to the last overview list.

send / create order / save changes

Create or save an order just adds or modifies an order in order pool. Using the sending function sends an order to the selected objects, too and so moves the order to the sent orders. To allow faster creation of multiple orders each option exists with the extension "+ create more" to not open the overview list at the end but opens a new input mask.

 

(1) As customer contact will be used the first contact entry for the selected customer. To use this function, an existing customer has to be selected by customer name and for this customer at least one contact has to be available.

Settings

Depending on used hardware and user rights the settings menu contains 2 to 5 sub tabs.

personal settings

always available with the following options:

  • set default table rows for order lists
  • on create or edit orders, reduce the count of available options for better overview (if options not or only rarely used)
  • Behaviour, if new customer name entered on create new order. Using the option ask for changing address book results in an extra input mask to completely fill the customer data, if a new customer name entered.
  • Set an alert tone, if new messages or orders received. Currently Firefox, Chrome, Safari, Opera and Internet Explorer 9+ are able play the sound. Besides the browser the computer also needs the hardware (sound card and speakers) to play a sound. If you are unsure, there is a play button ( Image Added ) behind the select field. If you can hear the sound after klicking, your computer is able to play the notes

order state settings

With a CAMOS or android based display it is possible to define own order state messages. You can use up to 6 self defined state messages with 2 optional actions. It is possible to set an order as active or to delete it from the display. Other messages like an acknowledgement by driver or a pause state need no action. After order states changed, it is neccessary to send the new configuration to your cars. We recommend to send it always to all cars to have the same data base.

notification settings

Besides the order itself a separate notification message can be sent via email or sms. Set the default behaviour here to always send such a message and what the default text shall be. Due to sms limitations the text always is limited to 120 chars.

tab settings

Here you can set which tabs are available on top and influence the sequence. The administrator can set a profile to be active for the whole company and additionally lock the change of this setting for regular users.

orders/forms

To get this menu at least one CAMOS display or android based device is required, too. This menu is to grant or refuse right to create an order directly at the display. Additionally a default form can be set to extend each of this self created orders.

order text layout

If you are using only Garmin FMI Displays you are able to define the which elements shall be part of order text and in which sequence this elements will be listed. Changing the configuration is equal to tab settings using drag & drop functionality. Additionally there is a preview to show an example text as it is visible at the car display.

display configurationIt is possible to configure the order administration of all displays of a company. So you can decide what happens if a order is canceled. Has the driver to confirm the cancellation of an order on the display or get's he only an information about it.