A log book documenting the periods with a vehicle routes and the reason for the trip. There are (distance traveled) and the purpose of travel registered place of departure, place of birth, driver, mileage at the beginning and end of the ride. It can be used for submission to the police, the tax office or in company.

Understanding

A logbook is always retroactively created for a specific period of time. Select the vehicle you want and you get to the main menu of the logbook. At the beginning is created, no vehicle a logbook. Therefore, you must follow the vehicle selection to create a new log book first. Click on the button "New logbook for vehicle XY". If you have only one vehicle in your vehicle pool, this is automatically selected. A logbook can be carried out only up to the time of the last mileage synchronization.

Create a new logbook

In the first step you will see the last known milage value from the portal and the last date of odometer synchronization. You can now continue with a new synchronization ("adjust mileage") or continoue without any milage setting ("continue without odometer synchronization"). If you want to continue without synchronization, you only able to go on, if the end date of the created logbook is before the last date of synchronization. If you continue with a synchronization, please enter the current odometer value of the vehicle, to synchronize the vehicle and the portal. Click on "adjust mileage". Please wait a moment, you will see a info, that the connection to vehicle will be evaluated and the synchronization is in progress. Immediately the box acknowleged the milage setting you are able to continue with step 2. This procedure can take a few minutes.

In the second step you have to select the timeframe for the logbook. To create a logbook for the month march for example you have to enter from 1.3.200X to 31.3.200X. The ending date has to be at least one day in the past. Logbooks can only be created up to "yesterday". It's also posible to hide short stops which undecut a selected maximum stop duration. On the other hand you have the opportunity to hide trips with a driven distance of 0 km.

If all information are correct, the logbook will now be created and displayed.

Driver name

If there was a driver in the car authentificated at the moment of "ignition off", the name of the driver will be preallocated.

Trip type

Depending on the switch/ state that was sended, the trip type will be preallocated correspondingly.

Existing trip type states:

• private trip
• home trip
• officially
• (2 custom logbook trip types)

Priority is: private trip, home trip, 2custom logbook trip types and the rest is preallocated as officially trip!

For the purpose custom types in the PDF edition no sums are formed!

Edit a logbook

Please choice a vehicle in main view, to display all logbook parts of this vehicle. If you never create a logbook before, you have to do this first. Click on "edit logbook" to open an existing logbook.

The portal will check every logbook of errors as soon as you open it. Errors will be displayed by an message and the corrsesponding entries will appear in red colour.

A possible error is for example a difference between the end milage of a tript and the start milage of the next trip. In this case you have to adapt the milage manually. Another error occurs when the portal regocnizes that the average velocity for a trip is below 5 kilmeter per hour. In this case it is in all probability that the vehicle submited insufficient data and the logbook could not create a valid entry.

Which information can be edited?

• type of the trip
• driver
• purpose of the trip
• driving destination
• milage/odometer
• time/date

On the one hand you can edit a logbook directly by a click on the explicit value. On the other hand you press the edit button to switch the trip into the edit-mode. On edit-mode you could change all available input fields. Every change will be logged by the system. By any change you find a submenu "further actions" with the following points:

History of changes

Any change that is made in the logbook may be automatically logged. For more information please call with confidence to our office staff.

Export

To finish a logbook, click in the main view on the "export logbook" button. Please select a year of issue and take a choice of the different options. Generate the PDF on pressing the "create PDF" button. Furthermore, it is possible to export the logbook for internal use as Excel.

Logbook monitoring

The logbook monitoring gives a greaphically overview about the time period until last logbook entry. The length of a bar, means how much time the last logbook entry was ago.

Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. Es werden Abfahrtsort, -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt eingetragen. Es kann zur Vorlage bei der Polizei, beim Finanzamt oder in Unternehmen dienen.

Grundlegendes

Ein Fahrtenbuch wird immer rückwirkend für einen bestimmten Zeitraum erstellt. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und Sie gelangen in das Hauptmenü des Fahrtenbuchs. Zu Beginn ist für kein Fahrzeug ein Fahrtenbuch angelegt. Daher müssen Sie nach der Fahrzeugauswahl zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neues Fahrtenbuch für Fahrzeug XY". Sollten Sie nur 1 Fahrzeug in Ihrem Fahrzeugpool haben, wird dieses automatisch ausgewählt. Ein Fahrtenbuch kann nur bis zu dem Zeitpunkt des letzten Kilometerstandsabgleiches durchgeführt werden.

Funktionen

Wählen Sie das Fahrzeug aus, für das Sie die Fahrtenbuchfunktion nutzen möchten.

Schaltflächen:
Image Removed	Neues Fahrtenbuch	Ein neues Fahrtenbuch anlegen
Image Removed	Hilfe	Diese Hilfe aufrufen
Image Removed	Quicklink	Seite als QuickLink einrichten
Image Removed	Bearbeiten	Bearbeiten eines Fahrtenbuchs oder einer Fahrt
Image Removed	Löschen	Löschen eines Fahrtenbuchs
Image Removed	Speichern	Speichern einer Fahrt
Image Removed	Karte	Position von Fahrtende auf einer Karte anzeigen
Image Removed	verbinden	Fahrt mit der vorherigen Fahrt verbinden
Image Removed	zurück	Fahrtenbuch verlassen und zur Gesamtübersicht zurückkehren
Image Removed	Drucken/Exportieren	Ausgabe des Fahrtenbuch als PDF

Ein neues Fahrtenbuch erstellen

Im ersten Schritt wird Ihnen der aktuell im Portal bekannte Kilometerstand und das Datum des letzten Kilometerstandsetzens angezeigt. Sie haben die Möglichkeit mit einem neuen Abgleich fortzufahren ("Weiter") oder ohne einen neuen Abgleich ("Weiter ohne Abgleich").
Falls Sie ohne einen neuen Abgleich fortfahren möchten, geht dies nur, wenn das Ende des zu erstellenden Fahrtenbuchs vor dem Datum des letzten Abgleichs ist.
Wenn Sie mit einem Abgleich fortfahren möchten, geben Sie bitte den momentanen Kilometerstand Ihres Fahrzeuges ein, um Portal und Box in Ihrem Fahrzeug aufeinander abzustimmen. Klicken Sie auf "Weiter".
Warten Sie einen Moment, es erscheint die Meldung das die Kilometerstände angepasst werden, sobald die Box den neuen Wert bestätigt hat. Dies kann ein paar Minuten dauern.

Im zweiten Schritt wählen Sie bitte den Zeitraum aus den das Fahrtenbuch umfassen soll, um den Monat März als Fahrtenbuch zu erstellen z.B. vom 1.3.200X bis 31.3.200X. Das Enddatum muss mindestens einen Tag in der Vergangenheit liegen, Fahrtenbücher können nur bis "gestern" erstellt werden.

Der dritte Schritt ermöglicht die Ausblendung kurzer Stopps in dem sie eine Maximalstanddauer angeben können.

Wenn Sie alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben haben wird nun das Fahrtenbuch für den gewählten Zeitraum erstellt und im Anschluss angezeigt.

Fahrername

War zum Zeitpunkt des "Zündung aus" Signales ein Fahrer am Fahrzeug angemeldet, wird der Fahrername vorbelegt.

Fahrtzweck

Je nachdem welcher Schalter/ welcher Status gesendet wurde wird dieser bei Erstellung des Fahrtenbuches vorbelegt.
Es gibt folgende Status:

• Privatfahrt
• Heimfahrt
• Dienstfahrt
• (2 benutzerdefinierte Fahrtzweckarten)

Vorrang hat die Privatfahrt vor der Heimfahrt, danach die Dienstfahrt, anschließend die beiden benutzerdefinierten Arten!

Bei den benutzerdefinierten Zweckarten werden in der PDF Ausgabe keine Summen gebildet!

Fahrtenbuch anzeigen

Klicken Sie auf "Fahrtenbücher anzeigen für Fahrzeug XY" um eine Liste aller Fahrtenbücher dieses Fahrzeuges zu erhalten. Falls hier keine Fahrtenbücher angezeigt werden müssen zuerst ein neues Fahrtenbuch erstellen. Klicken Sie auf "öffnen" um ein Fahrtenbuch zu laden.

Das YellowFox Portal prüft bei öffnen eines Fahrtenbuches automatisch auf inhaltliche Fehler und signalisiert diese zum einen durch eine Meldung, zum anderen durch rotes markieren der betreffenden Einträge. Ein möglicher Fehler ist z.B. eine Abweichung zwischem dem End-Kilometerstand einer Fahrt und dem Anfangskilometerstand der nächsten. Hier müssen sie manuell die Kilometerstände angleichen.
Ein weiterer Fehler tritt auf wenn das Portal feststellt, das die Durchschnittsgeschwindigkeit für eine Fahrt bei weniger als 5 km/h lag. In diesem Fall ist davon auszugehen das hier mehrere Fahrten oder auch eine Standzeit vorlag und das Portal durch unzureichende Daten keinen sinnvollen Fahrtenbucheintrag erzeugen konnte.

Welche Daten können bearbeitet werden?

Fahrten die keine Inhaltlichen Fehler aufweisen:

• Fahrttyp
• Fahrer
• Fahrtzweck

Fahrten mit inhaltlichen Fehlern:

• Km-Stand
• Uhrzeit

Welche Funktionen haben die einzelnen Links?

• ändern = stellt diesen Fahrtenbucheintrag einzeln zur Bearbeitung dar
• speichern = speichert die am Fahrtenbuch vorgenommenen Änderungen
• verbinden = führt den vorhergehenden Fahrtenbucheintrag mit diesem zusammen
• PDF erzeugen und anzeigen = Fahrten als PDF ausgeben

Denken Sie daran, Änderungen am Fahrtenbuch immer mit "speichern" zu bestätigen.