Allgemeines

Über das Tacho-Archiv erfolgt der Zugriff und die Kontrolle der Fahrer- und Fahrzeugdateien, welche aus dem digitalen Tachographen ausgelesen wurden.

Download / Archiv

Sobald ein Fahrzeug mit Download-Option verfügbar ist, ist dieser Tab angezeigt.

Angezeigt werden hier alle DDD Dateien, welche im YellowFox Archiv verfügbar sind. Diese Dateien lassen sich auch einzeln oder zusammengefasst herunterladen. Dabei sind die Dateien, welche noch nicht heruntergeladen wurden, fett markiert und es wird zusätzlich im Kopf angezeigt, wie viele der Dateien noch nicht heruntergeladen wurden. Ist kein Tacho-Complete gebucht, müssen die Dateien regelmäßig auf einem eigenen System gesichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Für Tacho-Complete Kunden übernehmen wir die zusätzliche Archivierung an einem 2. Standort, so dass keine Aktion notwendig ist.

In jedem Fall ist der Download notwendig, wenn die Daten behördlich angefragt werden. Um hier je nach Anfrage korrekt zu reagieren gibt es hierbei 2 Zeitraum-Filter.

1. Wir wollen alle Daten, die innerhalb des letzten halben Jahres gespeichert wurden.
   • der korrekte Filter ist dann "Datum des Downloads"
   • wir liefern alle Dateien, welche im betreffenden Zeitpunkt vom Tacho ausgelesen wurden
2. Wir wollen die Aktivitäten vom 01.01. bis 31.03.
   • der korrekte Filter ist dann "Auswertungszeitraum"
   • die Liste enthält dann nur die jeweils notwendigen Dateien, um den Zeitraum abzudecken und kürzt Überschneidungen soweit möglich 

Zur Gruppierung stehen neben den normalen Fahrzeug- und Personalgruppen auch die Eingrenzung auf Unternehmerkarte und Standort zur Verfügung.

• Der Filter nach Unternehmerkarte bietet eine einfache Möglichkeit der Gruppierung, wenn an den jeweiligen Standorten unterschiedliche Unternehmerkarten zum Download verwendet werden bzw. die Fahrzeuge auf unterschiedliche Unternehmen gesperrt sind
• Der jeweilige Standort eines Fahrers kann in der Personalverwaltung unter dem Punkt "Beschäftigungsort" festgelegt werden.

Wird eine einzelne DDD Datei heruntergeladen, so wird diese direkt ausgeliefert, wählt man hingegen mehrere Dateien, so werden diese in einem .zip Archiv zusammengepackt.

Eine weitere Option im Kopf ist die "Suche nach unbekannten Fahrgestellnummern". Darüber lässt sich eine eindeutige Verbindung von Ortungsbox und Fahrzeug festlegen, so dass die Tacho-Daten auch in anderen Modulen zuverlässig zugeordnet und verwendet werden können.

Archivstatus

Der Archivstatus ermöglicht die schnelle Übersicht, wann die letzten DDD Dateien für einen Fahrer oder ein Fahrzeug geladen wurden. Zusätzlich wird auch jeweils angegeben, bis zu welchem Tag der nächste Download spätestens erfolgen muss. 

Analog zum Tab Download/Archiv können auch hier eine Einschränkung auf einzelne Fahrzeug- und Personalgruppen, Unternehmerkarten und Standorte oder Einzelfahrzeuge bzw. -personen erfolgen.

Im Falle von Massenspeicherdateien sind außerdem einige Zusatzinformationen verfügbar:

• Prüfung auf Lücken innerhalb des Aufzeichnungszeitraumes
• Zeitpunkt der nächsten Tacho-Prüfung
• Informationen zur aktiven Unternehmenssperre
• Weitere Informationen zu den bisherigen Kalibrierungen als Aktion "technische Daten"

Die Tabelle beinhaltet eine Statusspalte. Dabei sind folgende Statusmeldungen definiert:

Archivstatus Details

Liegt für einen Fahrer oder Fahrzeug mindestens eine Digitacho Datei vor, kann aus der Downloadstatus Tabelle heraus eine Detailansicht aufgerufen werden. Diese Detailansicht besteht aus einem Kalender der eine schnelle Übersicht ermöglicht, welche Datei(en) für welchen Tag gespeichert sind oder für welchen Tag diese Daten fehlen.

Dabei gibt es verschiedene Markierungen, je nach Status des Tages.

• grau: Der Tag liegt außerhalb des überwachten Zeitraumes. Dies betrifft den Zeitraum vor den ersten Daten und nach den letzten Daten (sofern die Downloadfrist noch nicht überschritten wurde)
• grün: Für diesen Tag liegt mindestens eine valide Massenspeicherdatei vor
• hellblau: für diesen Tag liegt keine Massenspeicherdatei vor, aber es wurde ein Grund hinterlegt, warum dies so ist
• rot: für diesen Tag liegen keine Massenspeicherdaten vor, ohne Angabe von gründen
  • Wird ein Fahrzeug abgegrenzt, wird diese Abgrenzung automatisch als Grund hinterlegt, damit keine manuelle Anpassung erfolgen muss
• gelb: Die Datei(en) an diesem Tag weisen eine andere Unternehmersperre auf, die eigentlich notwendigen Fahrtätigkeiten sind also nicht verfügbar.

Zum schnellen finden solcher Zeiträume kann oberhalb des Kalenders eine Zusammenfassung eingeblendet werden, die alle unbekannten und auch alle bereits ignorierten Zeiträume zeigt.

Archivstatus unvollständige Daten

Einen Sonderfall stellt der Status unvollständige Daten dar. Trotz dass immer ein Abgleich mit allen verfügbaren Daten des digitalen Tachographen durchgeführt wird, können Zeiträume entstehen, in denen keine Daten verfügbar sind. Dies kann zum Beispiel durch längere Werkstattaufenthalte bei abgeklemmter oder leerer Batterie oder auch durch Fehlfunktionen des Tachographen passieren.

Der erste Schritt, um einen Fehler durch die Übertragung per Ortungsbox auszuschließen, ist in diesem Fall ein manueller Download am Fahrzeug und Upload der Daten. Lässt sich der Datenstand auf diesem Wege nicht vervollständigen, liegt eventuell ein Fehler beim digitalen Tachographen vor, so dass dieser dringend von einer Werkstatt geprüft werden sollte.

Archivstatus Fahrzeug abmelden

Ist ein Fahrzeug nicht mehr im Bestand, wird auch hier nach Ablauf der Downloadfrist ein Fehler angezeigt. Um dem vorzubeugen kann ein solches Fahrzeug direkt von der Überwachung ausgeschlossen werden. Diese Funktion steht als Aktion in der Übersichtsliste zur Verfügung. Wurde die Downloadfrist bereits überschritten, kann alternativ in der Detailansicht ein beliebiger Tag nach dem letzten Download angeklickt werden. Damit bleibt das Fahrzeug grundlegend in der Liste, um auch eine Recherche älterer Daten durchzuführen, es wird aber kein Fehler gemeldet beziehungsweise wandert das Fahrzeug ans Ende der Liste. Nach Ablauf der 2 jährigen Aufbewahrungsfrist wird das Fahrzeug dann auch nicht mehr gelistet.

Fahrpersonal

Die Bedienung dieser Übersicht entspricht vollständig der Bedienung der Personalverwaltung.
Als Einschränkung werden hier nur Personen angezeigt, für welche als Personalschlüssel der 16-stellige Fahrerschlüssel eingepflegt wurde. Zusätzlich kann die Aufteilung der Tabelle unabhängig von der Personalverwaltung konfiguriert werden, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Andere Tätigkeiten

Im Zuge der Fahrpersonalverordnung muss ein Fahrer bei einer Kontrolle die Aktivitäten der letzten 28 Tage vorweisen können. Während die Fahrtätigkeiten hierbei durch die Daten des Digitacho abgedeckt werden, muss der Fahrer im Falle anderer Arbeiten, Krankheit oder Urlaub einen Nachweis darüber mitführen. Bei diesem Nachweis handelt es sich um die "Bescheinigung von Tätigkeiten".
Dieses Menü erlaubt die Erstellung derartiger Dokumente, sowie die Überwachung, ob eine Bescheinigung ausgestellt werden muss.

Übersicht

Dazu findet sich unter dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten eine Auflistung aller Fahrer, bei der nacheinander der Status der letzten 28 Tage geprüft wird. Die Prüfung kann dabei 3 verschiedene Ergebnisse zurückliefern.

1. Status nicht ermittelbar: Für den Fahrer liegen keine Fahrerdaten innerhalb der letzten 28 Tage vor.
2. keine Lücke innerhalb der letzten 28 Tage: Die Einträge für den Zeitraum sind vollständig angelegt.
3. Daten unvollständig: Es wurde Digitacho Daten gefunden aber es gibt Lücken, welche noch nicht erfasst sind.

Relevant ist hier vor allem der 3. Fall. Als Aktion gibt es bei jedem Fahrer die Möglichkeit eine Detailansicht aufzurufen. Diese Ansicht ist gleich dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten Details mit vorausgewähltem Fahrer.

Nach Aufruf der Seite wird die Berechnung der Statusmeldungen gestartet. Solange die Archivverwaltung als solche nicht verlassen wird, bleibt der Datenstand nach dem Ende der Berechnung erhalten. Eine Aktualisierung der Fahrerdaten erfolgt entweder nach einem erneuten Aufruf der Archivverwaltung oder durch Klick auf das Icon zum neuladen der Seite.

Wird ein spezieller Fahrer ausgewählt, werden für diesen Fahrer die detaillierten Buchungsdaten beziehungsweise erstellte Dokumente angezeigt.

Andere Tätigkeiten je Fahrer

Im oberen Bereich sind Buttons zum Neuladen der Seite, anlegen eines neuen Eintrages einer anderen Tätigkeit und zur Umschaltung der Buchungsdaten zwischen grafischer und tabellarischer Ansicht. Eine Rückkehr zur allgemeinen Liste ist durch Änderung des Fahrers auf alle Fahrer.

Nach der Auswahl werden zunächst die Daten des aktuellen sowie des Vormonats geladen und der Zeitraum der letzten 28 Tage angezeigt. Die Tage sind dabei wie folgt markiert:

Markierung	Bedeutung
	Für diesen Tag liegen keinerlei Daten vor.
	Für diesen Tag liegen Aktivitätsbuchungen vor und die Erstellung eines Dokumentes ist nicht notwendig.
	Für diesen Tag sollte eine Bescheinigung über andere Tätigkeiten erstellt werden.

Ein Klick auf den entsprechenden Tag aktualisiert die 3-Tages Ansicht unterhalb des Kalenders und zeigt zur besseren Übersicht neben dem angeklickten Tag auch den vorhergehenden und nachfolgenden Tag mit an.

Liegen für eine Zeitspanne keine Daten vor oder ist eine Zeitspanne als Ruhezeit erfasst, so kann durch Klick auf den jeweiligen Bereich das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrages aufgerufen werden. Wurde die Ansicht auf die tabellarische Ansicht umgeschaltet, ist für Ruhezeiten das Anlegen eines Eintrages als Aktion hinterlegt.
Auf die beschriebene Art und Weise wird in der Maske zur Erstellung der jeweilige Zeitraum bereits vorausgewählt, so dass nur die jeweilige Tätigkeit ausgewählt werden muss.
Gerade initial sind eventuell noch nicht alle Personalien der Fahrer erfasst. Da diese Personaldaten aber zwingend notwendig sind, werden in diesem Fall Eingabefelder für die jeweils fehlenden Daten eingeblendet. Werden die Fahrerdaten auf diese Weise angegeben erfolgt auch eine Speicherung in der Personaltabelle, so dass die Daten beim nächsten Aufruf nicht erneut angegeben werden müssen.
Im einzelnen handelt es sich dabei um das Geburtsdatum des Fahrers, das Einstellungsdatum des Fahrers sowie ein Ausweisdokument. Zum Abgleich mit dem Ausweisdokument ist die Nummer von Führerschein, Personalausweis oder Reisepass zu hinterlegen. Zur leichteren Bestandspflege der Daten empfiehlt es sich auch das Ablaufdatum des Ausweises zu hinterlegen.

Es ist auch möglich in einem Schritt direkt mehrere Bescheinigungen für unterschiedliche Fahrer zu erstellen. Dazu ist zunächst der 2. Punkt (mehrere Fahrer auswählen) in der Liste der Fahrer auszuwählen. Anschließend wird eine Liste der Fahrer eingeblendet und es können alle die Fahrer angewählt werden, für welche die entsprechende Bescheinigung erstellt werden soll. In diesem Modus ist es nicht möglich, fehlende Fahrerdaten direkt zu hinterlegen.
Wurden ein oder mehrere Fahrer ohne vollständige Daten gefunden, wird ein entsprechender Vermerk angezeigt, und die Liste der entsprechenden Fahrer lässt sich separat anzeigen.

Um die Erfassung der Tätigkeiten zu beschleunigen ist es weiterhin möglich, das Eingabefenster nach dem Speichern nicht zwangsweise zu verlassen. Die Änderung dieses Verhaltens ist durch Klick auf den Pfeil rechts neben dem Speichern Button möglich. Das Eingabefeld kann auch jederzeit durch Klick auf das X unten rechts geschlossen werden.

Wurde nun eine andere Tätigkeit erfasst, ist der entsprechende Zeitraum im grafischen Modus durch einen blauen Balken gekennzeichnet. Im tabellarischen Modus ist ein solcher Eintrag, wie die Pausenzeiten fett gedruckt und durch eine eigene Grafik visualisiert.

Durch Klick auf solche einen Eintrag lassen sich die zugehörigen Daten jederzeit ändern oder löschen.

Einstellungen

Zu den anderen Tätigkeiten gibt es noch weitere Einstellungen, welche über den Reiter Einstellungen angepasst werden können:

Filialen

Sollte die Firma auf mehrere Standorte aufgeteilt sein, so kann der jeweilige Disponent unter Einstellungen / Nutzerdaten die jeweilige Filialadresse hinterlegen, damit diese dann korrekt auf dem Dokument hinterlegt wird.

Verstöße

Ein weiteres Hauptmerkmal der Dateiauswertung ist die Anzeige gefundener Vertöße. Die Berechnung der einzelnen Zeiten erfolgt hierbei ausschließlich auf Basis der DDD Dateien. Daten auf Basis der Digitacho Info Schnittstelle werden nicht berücksichtigt. Daraus ergibt sich, dass die Daten maximal bis zum Vortag vorhanden sind.

Übersicht

Die Verstoßübersicht bietet einen Überblick über alle Fahrer, ob und wie viele Verstöße vorliegen und wie diese grob einzuordnen sind.

Bei Aufruf des Moduls werden alle Verstöße für den laufenden Monat sowie den Vormonat berechnet. Dabei umfasst die Tabelle die Anzahl, die Kosten laut Bußgeldkatalog und den Schweregrad laut EU Verordnung 2016/403. Je nach Anzahl und Schwere der Verstöße gibt es seitens des BAG einen gewissen Ermessensspielraum. Auch kann bei einer Kontrolle separat auf Eingabefehler hingewiesen werden. Daher kann die endgültige Bewertung vom angezeigten Wert abweichen.

Zur besseren Übersicht wird unterschieden, für welche Verstöße bereits ein Belehrungsprotokoll gedruckt wurde und welche neu hinzugekommen sind.

Schweregrade

Verstöße je Fahrer

Die Detailansicht mit Daten eines Fahrers dient der genauen Aufschlüsselung der ermittelten Verstöße.
Für den ausgewählten Fahrer wird dabei jeweils eine Monatsübersicht angezeigt. In dieser Übersicht soll wiederum eine farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kalendertage eine schnelle Übersicht, über die gefundenen Verstöße ermöglichen. Die Farben haben dabei folgende Bedeutung:

Markierung	Bedeutung
	An diesem Tag wurden keine Aktivitäten oder nur Ruhezeit gebucht
	An diesem Tag wurden Lenk und/oder Arbeitszeiten gebucht, ohne dass ein Fehler gefunden wurde.
	An diesem Tag wurde mindestens ein Verstoß festgestellt. Erstreckt sich das beanstandete Ereignis über 2 Tage (zum Beispiel in Form einer zu kurzen Tagesruhezeit) werden beide Tage entsprechend markiert.

Wird ein rot markierter Kalendertag mit der Maus überfahren, wird der entsprechende Verstoß in der darunter angezeigten Tabelle rot markiert.

Diese Tabelle zeigt dann die wichtigsten Daten jedes einzelnen Verstoßes. Pro Verstoß wird hier zum einen das Bußgeld laut Bußgeldkatalog und auch der Schweregrad nach VO 2016/403 ausgewiesen. Optional erfolgt hier auch eine Kennzeichnung, wenn ein real angefallenes Bußgeld erfasst wurde.

Wer es noch genauer wissen will, kann auch die Detailansicht für einen einzelnen Verstoß einblenden. Für Verstöße, die einen Zeitraum im Tagesbereich abdecken wird dann eine Grafik mit den einzelnen Buchungen eingeblendet, auf welcher zusätzlich der jeweils beanstandete Bereich markiert wird.
Handelt es sich um wochenbezogene Verstöße, erfolgt eine kompaktere tabellarische Darstellung.

Außerdem ist es möglich auch aus dieser Ansicht heraus entsprechende Belehrungsprotokollen zu den gefundenen Verstößen erzeugen.

Verstöße Druck

Die Belehrungsprotokolle lassen sich aus der Verstoßübersicht und auch aus den Verstoßdetails heraus drucken.
Aus der Übersicht heraus werden nur die Verstöße gedruckt, welche noch nicht vorher ausgedruckt wurden und für die kein Bußgeld von 0€ hinterlegt wurde.
Im Gegensatz dazu ist aus den Verstoßdetails heraus auch ein Nachdruck möglich. Im Falle eines Nachdruckes wird hier die Druckseite wieder mit genau den Verstößen erstellt, wie ursprünglich generiert.
Sollte also ursprünglich ein Dokument mit mehreren Verstößen erstellt worden sein und einer dieser Verstöße soll noch einmal gedruckt werden, wird das eine Seite mit genau den Verstößen generiert, wie beim ersten Druck. Andere Verstöße, die beim ursprünglichen Dokument nicht erfasst, aber eventuell jetzt ausgewählt wurden, werden dann auf eine separate Seite gedruckt.
Somit ist es jederzeit möglich eine Kopie der Dokumente zu erstellen und außerdem muss die Information über geleistete Unterschriften nur einmalig hinterlegt werden und wird dann für alle zugehörigen Verstöße vermerkt.

Inhaltlich ist auf der Druckseite zu jedem Verstoß der Zeitraum, die Vorgabe und der tatsächliche Wert (in Form der Ruhezeit, Fahrzeit, ...) angegeben. Außerdem ist die Art des Verstoßes nebst Verweis zum entsprechenden Gesetzestext vermerkt.

Buchungen

Übersicht

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der geleisteten Lenk- und Arbeitszeiten aller Fahrer mit Digitacho Daten. Nach Auswahl eines Fahrers werden die Lenk-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten des letzten Monats angezeigt.

Nachdem die Tabelle erstmalig angezeigt wurde, kann direkt oberhalb des Kopfes zwischen einer Aufteilung nach Kalender- oder Schichttagen gewechselt werden.

Die schichtbasierte Ansicht soll vor allem helfen eventuelle Verstöße besser nachzuvollziehen. Daher werden hier auch die Schichtwochen samt Wochenruhezeit im Ganzen dargestellt, auch wenn die Schichtwoche außerhalb des Auswertungszeitraumes beginnt oder endet.

Ein Kalendertag bezeichnet dabei generell einen Zeitraum von 00:00 Uhr UTC bis 24:00 Uhr UTC, eine Kalenderwoche beginnt am Montag 00:00 Uhr UTC und endet am Sonntag 24:00 Uhr UTC.

Eine Auswertung komplett nach Lokalzeit bzw. mit genereller Kappung an den Berichtsgrenzen ist über den Bericht "Tacho-Arbeitszeiten" möglich.

Zur besseren Lesbarkeit können die angezeigten Zeitpunkte jeweils in Lokalzeit ausgegeben werden. Die Einstellung dazu findet sich unter den allgemeinen Einstellungen.

Die anzuzeigenden Tabellenspalten sind benutzerabhängig einstellbar und werden für die Auswertungen nach Kalendertagen und Schichttagen getrennt festgelegt.

Die Lupe erlaubt den Wechsel in die detaillierte Darstellung der Einzelbuchungen für den jeweils gewählten Zeitraum.

Detailansicht

Für die Detailansicht ist zunächst immer die tabellarische Darstellung der einzelnen Buchungen aktiv. Optional ist ein Wechsel zur grafischen Darstellung möglich. Diese Darstellung der Buchungen erfolgt hier analog zur Darstellung der anderen Tätigkeiten.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten. 

Uploads

Sollten nicht alle Fahrer- und Fahrzeugdaten per Remote Download abrufbar sein oder auch Daten zur Vervollständigung des Archivs fehlen, so können die entsprechenden Dateien über das Upload Modul in das YellowFox Archiv eingepflegt werden.

Die hinzuzufügenden Dateien müssen die Endung .ddd aufweisen. Der Dateiname hat dabei folgenden Aufbau:

Um eine Datei zum Archiv hinzuzufügen, kann entweder der Upload Button () gedrückt werden um dann im Dialog die betreffenden Dateien zu markieren oder die Dateien können einfach mit der Maus auf die Tabelle gezogen werden. In beiden Fällen beginnt direkt danach der Upload. Hierbei dürfen in einem Durchgang bis zu 200 Dateien hinzugefügt werden. Jede einzelne Datei wird direkt beim Upload geprüft, ob die enthaltenen Daten gültig sind. Nach dem Start wird an der Linken Seite oberhalb der Quicklinks der akuelle Fortschritt angezeigt. Ein Klick auf diese Fortschrittsanzeige öffnet eine Detailansicht, in der sich der aktuelle Status jeder einzelnen Datei prüfen lässt.

Eine erfolgreich hochgeladene Datei verbleibt nach Fertigstellung noch 10 Minuten in dieser Liste. Fehlgeschlagene Uploads werden noch 30 Minuten lang angezeigt.

Sobald ein Upload einmal gestartet wurde ist es möglich im Portal normal weiter zu arbeiten. Der Upload läuft dann im Hintergrund einfach weiter. Wird die Seite allerdings mit <F5> neu geladen, werden auch alle offenen Uploads abgebrochen! 

Je nach Resultat der Dateiprüfung wird die Datei unterschiedlich gekennzeichnet.

Fahrzeugereignisse

In dieser Ansicht werden zunächst alle Ereignisse aus den Massenspeicherdaten für den aktuellen und die letzten 3 vorhergehenden Monate angezeigt. Dieser darstellbare Zeitraum umfasst maximal die letzten 2 Jahre. Zur einfacheren Handhabung großer Fuhrparks zeigt die Fahrzeugauswahl die Fahrzeuge mit Fahrzeuggruppen an, so dass auch gezielt nur eine einzelne Gruppe an Fahrzeugen analysiert werden kann.

Die Ereignisse sind dabei in 5 Kategorien 8 Kategorien unterteilt:

Ein Klick auf die jeweilige Rubrik öffnet eine Liste mit den jeweiligen Einzelereignissen. Zu jedem dieser Einzelereignisse lässt sich dann als Aktion eine Detailansicht einblenden, um das Ereignis selbst und alle weiteren Ereignisse innerhalb eines 12-Stunden Fensters anzuzeigen.

Ein Ereignis kann weiterhin zur Kenntnis genommen werden und taucht dann normalerweise nicht mehr in der Ereignisliste auf. Es können ein oder mehrere Ereignisse markiert werden. Für die jeweilige Auswahl werden Zeitpunkt und Portalnutzer immer gespeichert. Optional lässt sich ein Bemerkungstext hinterlegen.

Fahrzeugaktivitäten

Diese Übersicht ist analog zur Buchungsliste, allerdings werden hier statt den Fahrer- die Massenspeicherdateien ausgewertet.

Daraus ergibt sich zunächst die Besonderheit, dass die Buchungen jeweils für beide Tacho-Slots angegeben werden. Außerdem wird die Tagestrennung bei Nutzung der Lokalzeit auch jeweils 00:00 Uhr Lokalzeit vorgenommen.

Optional kann die Spalte "Tageskilometer UTC" eingeblendet werden. Diese Spalte bezieht sich aufgrund der vorhandenen Daten immer nur auf den Tag von 00:00 - 24:00 Uhr UTC, dadurch können sich Abweichungen bei Nachtfahrten ergeben! Für den Tag werden jeweils der 1. und letzte Kilometerstand angegeben. Für die Zusammenfassungen dann jeweils die Kilometerleistung im Zeitraum.

Es ist analog zur Buchungsliste wieder möglich die anzuzeigenden Spalten der Übersicht anzupassen. Die sichtbaren Spalten der erzeugen Exportdateien sind auch hier wieder abhängig von der aktuellen Einstellung. Außerdem umfassen die exportierten Dateien der Detailansicht immer jeweils beide Slots entweder als Tabelle oder als Grafiken.

Die Auswertung per Massenspeicher ist vor allem von Vorteil bei Fahrten ohne Fahrerkarte und bei Problemen mit der Fahrerkarte, wenn hier nicht alle Buchungen korrekt geschrieben werden konnten. So lassen sich hier die korrekten Zeiten für eine Anpassung der Zeitbuchungen (bei aktiviertem Zeiterfassungsexport) ablesen.

Der maximal auswertbare Zeitraum umfasst auch hier 3 Monate.

Digitacho Laufleistung

Allgemein

Dieses Modul zeigt die jeweiligen Kilometerstände des Fahrzeugs auf Basis der Massenspeicherdaten an.

Es wird dabei jeweils vom Start des Tages bis Mitternacht gerechnet, so dass auch Tageskilometer angezeigt werden können.

Zur Eingrenzung der Ergebnisliste stehen auch hier die Filter nach Fahrzeuggruppe, Unternehmerkarte und Einzelfahrzeug zur Verfügung.

Export

Für den Export stehen die Formate PDF und Excel zur Verfügung.

Einstellungen

Unter diesem Reiter sind die verschiedene, spezifische Einstellungen zusammenfassend verfügbar.

allgemeine Einstellungen

Die erste Einstellung dient der Anzahl an Tabellenzeilen pro Seite für alle Übersichtslisten im Archiv. Wird die Anzahl innerhalb einer Tabelle geändert, bleibt die dortige Änderung nur für die Dauer des Logins aktiv. Bei einem erneuten Login gilt zunächst wieder der Wert dieses Einstellungsmenüs. Für die weitergehenden Archivfunktionen lässt sich hier außerdem die Zeitangabe anpassen. Gemäß EU Verordnung bildet die UTC Zeit die Grundlage für die Ermittlung der Zeiten. Zur einfacheren Kontrolle der Buchungen lässt sich die angezeigte Zeit hier auch auf ME(S)Z umstellen. Die Grundlage vor allem für Ausdrucke bildet aber weiterhin die UTC Zeit.

Menüleiste einstellen

Um den unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht zu werden, lässt sich die Reihenfolge der einzelnen Reiter frei definieren. Außerdem ist es möglich nicht benötigte Reiter aus- und später wieder einzublenden.

Fahrpersonal Tabelle

Für die Übersicht des Fahrpersonals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

andere Tätigkeiten

Im Normalfall werden die Nachweise über andere Tätigkeiten in der aktuellen Portalsprache ausgedruckt. Eine Anpassung der Drucksprache ist entweder einzeln vor jedem Druck möglich. Die jeweils vorausgewählte Sprache kann aber hier auch festgelegt werden. Beispielsweise wenn die Fahrzeuge hauptsächlich im Ausland unterwegs sind.

Weiterhin kann eingestellt werden, ab welcher Dauer bei einer solchen Lücke gewarnt werden soll. Im Gesetzestext ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gefordert, häufig werden aber kürzere Unterbrechungen ohne Probleme Akzeptiert, wenn die Kontrolle dadurch nachvollziehbar bleibt.

Nach §20 Absatz 4 der Fahrpersonalverordnung muss ein Dokument über andere Tätigkeiten spätestens bei Fahrtantritt maschinell erstellt und vorausgefüllt vorliegen. Um die Erfüllung dieser Vorgabe zu erzwingen, kann die rückwirkende Erstellung von Dokumenten verhindert werden.  Vorteil der rückwirkenden Erstellung ist die interne Dokumentation, um bei Rückfragen während einer Kontrolle antworten zu können.

Verstoßeinstellungen

Für die Ermittlung der Verstöße und das zu erstellende Belehrungsprotokoll sind hier diverse Einstellungen möglich. Die Bedeutung der Einstellungen ist hier noch einmal jeweils hinter der Einstellung erklärt.

Warnungen

Unter dieser Rubrik lassen sich diverse Tacho-spezifische Fristen automatisiert prüfen und darauf basierend eine Warnung als Portalnachricht oder E-Mail erstellen. Dabei gibt es folgende Prüfoptionen:

Zu jedem Warnprofil lassen sich dann mehrere Empfänger-Einträge erzeugen. So kann z.B. eine einmalige Warnung einen Monat vor Erreichen der Tachoprüfung erstellt werden und zusätzlich eine tägliche Warnung, sobald der Termin erreicht oder gar überschritten ist.

Archivierungszeitraum

Je nach Land des Unternehmens und Verwendungszweck des Archivs variiert die Speicherdauer der Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Der Verwendungszweck lässt sich hier festlegen.

Allgemein vorgeschrieben ist eine minimale Archivierungsdauer von einem Jahr und Löschung zum nächsten März.

Davon abweichend sind z.B. im deutschen und österreichischen Arbeitszeitgesetz längere Archivierungsfristen vorgeschrieben.

Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung aktiviert lassen sich die Buchungsdaten aus den DDD Dateien der Fahrer automatisiert in die reguläre Zeiterfassung übernehmen. Welche Daten wie übernommen werden, hängt dabei von den Einstellungen dieses Dialogs und der Zeiterfassung selbst ab.

Bei Nutzung der alten Zeiterfassung ist eine eindeutige Zuweisung der einzelnen Zeitspannnen nicht möglich, daher werden die Zeitspannen Arbeit, Bereitschaft und Lenken generell als Arbeitszeit gebucht. Lenk- und Bereitschaftszeit können aber zusätzlich als Projekte gekennzeichnet werden, so dass eine Abrechnung der jeweiligen Zeitspannen möglich ist. Die Option zur Differenzierung steht nur zur Auswahl, wenn auch die Projektzeiterfassung gebucht wurde. Zusätzlich zur Arbeitszeit lassen sich auch die Pausenzeiten erfassen. Vorraussetzung ist eine gesetzte Pausenzeitspanne in den Einstellungen der Zeiterfassung. Zur Kontrolle werden die aktuell ermittelten Informationen im Dialog mit angezeigt. Ist eine solche Pausenzeitspanne gesetzt, werden alle Ruhezeiten unter 7 Stunden als Pausenzeit gewertet und so ausgewiesen.

Für die aktuelle Zeiterfassung werden die jeweiligen Tätigkeiten direkt übertragen und ermöglichen so eine genaue Auswertung der einzelnen Zeiten.

Unternehmerkarten

Zusätzlich zu den Fahrzeuggruppen lassen sich die Massenspeicherdaten auch auf Downloads durch einzelne Unternehmerkarten eingrenzen. So ist auch ohne Gruppen eine einfache Eingrenzung auf einen bestimmten Standort möglich.

Damit hier nicht nur die Kartennummer angezeigt wird, lässt sich über die Verwaltung ein Name samt Standort hinterlegen.

Jede Karte hat dabei eine 16-stellige Nummer, wobei die ersten 13 Stellen zur eindeutigen Identifizierung des Unternehmens dienen und die letzten 3 Stellen für die jeweiligen Folgekarten genutzt werden. Dementsprechend gibt es in der Verwaltung auch die Trennung in die Basisnummer (die ersten 13 Stellen) und die Folgekartennummer (die letzten 3 Stellen).

Über das Menü lassen sich neue Karten aber auch neue Folgekarten hinzufügen. Die Einordnung der Massenspeicherdateien erfolgt aber immer über die Basisnummer. Die Hinterlegung weiterer Folgekarten dient hier der eigenen Verwaltung. Dazu kann optional für jede Folgekarte eine Gültigkeit hinterlegt werden. Direkt in der Übersicht wird dann auch angezeigt, bis wann die neueste Folgekarte gültig ist. Dadurch lässt sich zentral überblicken, wenn für einen Standort eine neue Karte beantragt werden muss.

Ähnlich der Suche nach neuen Personalschlüsseln in der Personalverwaltung gibt es auch hier eine Suche nach neuen Unternehmerkarten. Dabei werden die analysierten Massenspeicherdaten genutzt und aus diesen wird bereits der registrierte Name des Unternehmens vorausgefüllt. Es muss also nur noch eine Adressangabe hinterlegt werden. Da die Suche hierbei auf vorberechnete Daten zurückgreift, kann es bis zu 24h nach Upload der Datei dauern, bis diese Daten zur Verfügung stehen.

Legende

	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrzeugbezogenen Daten
	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrerbezogenen Daten
	Öffnet die Detailansicht zum entsprechenden Eintrag
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	Wechsel zwischen tabellarischer und grafischer Darstellung der Buchungen.
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