Im Menüpunkt Formulare haben Sie die Möglichkeit benutzerdefinierte Formulare anzulegen, diese Ihren Fahrzeugen zuzuweisen und übertragene Daten zu verwalten.

Formularrecherche

In der Formularrecherche können Sie bereits ausgefüllte und übermittelte Formulare anzeigen und innerhalb dieser recherchieren.

Rechercheansichten

Sie haben die Auswahl zwischen drei verschiedenen Ansichten:

• Zusammenfassung
• Vollständige Ansicht
• Scrollbare Ansicht

Die Ansichten unterscheiden sich dabei darin, in welcher Form die Formulardaten angezeigt werden. In der Zusammenfassung werden alle Formulardaten in einer gemeinsamen Spalte zusammengefasst. Die Vollständige Ansicht legt pro Formularfeld eine eigene Spalte an. Je nach Größe Ihres Formulars, kann dadurch eine horizontale Verschiebung nötig werden um alle Einträge zu betrachten. Sie haben daher die Möglichkeit innerhalb der Tabelle horizontal zu scrollen. Die Scrollbare Ansicht erweitert die Vollständige Ansicht um statische Tabellenspalten. Wenn Sie nun innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, bleiben dabei alle Spalten, die keine Einträge zu Formulardaten enthalten, statisch an ihrer Bildschirmposition stehen und Sie scrollen ausschließlich durch die Formulardaten-Einträge.

Die Ansicht können Sie jederzeit wechseln.

Ihre präferierte Ansicht, die bei Aufruf des Moduls angezeigt werden soll, können Sie unter Einstellungen festlegen. Hier können Sie ebenfalls festlegen, wie viele Tabelleneinträge Sie pro Seite angezeigt haben möchten.

Andere Bedienelemente bleiben von der Auswahl der Ansicht unverändert. 

Die Formularrecherche verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:

Schaltflächen der Quickbar
	Export	Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet.
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Recherche nach auswählbaren Suchkriterien

Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen Freitext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.

Alle Suchkriterien sind über ein logisches UND miteinander verknüpft.

Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte.  Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. In der vollständigen und der scrollbaren Ansicht werden Sie dazu aufgefordert einen Formulartyp auszuwählen und bekommen dabei nur die Formularentwürfe vorgeschlagen, die im gewählten Zeitraum ausgefüllt wurden. In der Zusammenfassungs-Ansicht werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.

Negativrecherche

Als Negativrecherche werden die Recherchemethoden vom Fahrzeug nicht übermittelte Formulare und vom Fahrer nicht übermittelte Formulare bezeichnet.

Diese erzeugen eine andere Tabellenansicht, als die Methode nach ausgefüllten Formularen suchen. Als Spalten werden dabei ausschließlich das Fahrzeug bzw. der Fahrer und der entsprechende Status angezeigt. Der Status wird unterschieden in  nicht übermittelt und wurde übermittelt. Werden keine weiteren Filtereinstellungen festgelegt, so wird für jedes Fahrzeug bzw. jeden Fahrer geschaut, ob Formulare im gewählten Zeitraum übermittelt wurden oder nicht. Dabei ist irrelevant, ob dem Fahrzeug überhaupt Formulare zugewiesen wurden. Wird ein bestimmter Formulartyp ausgewählt, so werden hingegen nur Fahrzeuge betrachtet, die dieses Formular zugewiesen haben. Ebenso ist es möglich, nur auf bestimmte Fahrzeuge einzugrenzen.

Da Fahrern kein Formular persönlich zugewiesen werden kann, werden in dieser Recherchemethode stets alle Fahrer betrachtet, es sei denn es wird über die Filter auf einen bestimmten Fahrer eingegrenzt.

Für die Negativrecherche liegen keine unterschiedlichen Rechercheansichten vor.

Exporte

Sie haben die Möglichkeit, das Rechercheergebnis der Formular- und der Negativrecherche zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:

• PDF
• Excel
• CSV

Um alle Formulare zu exportieren, nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche der Quickbar. Dabei werden alle Filterkriterien angewandt, die Sie derzeit aktiviert haben.

Um ein einzelnes Formular zu exportieren, wählen Sie die entsprechende Aktion in der Aktionsspalte oder in der Formulardetailansicht aus. Für einzelne Formulare ist kein CSV Export möglich.

Funktionen für einzelne Formulare

Sie haben verschiedene Möglichkeiten mit einzelnen Formularen zu interagieren. Öffnen Sie dazu das Aktionsmenü in der Aktionsspalte des Formulars, auf welches sie zugreifen wollen. Es stehen Ihnen dabei folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktionen
	Formulardetails anzeigen	Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulars.
	Auf Karte anzeigen	Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt oder bestand beim Ausfüllen keine GPS-Verbindung, so ist keine Position verfügbar.
	Formular bearbeiten	Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunkt, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen.
	Statistik anzeigen	Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor.
	Formular als PDF exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als PDF.
	Formular als Excel exportieren	Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei.
	Formular löschen	Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung.

Formular über Portal erfassen

Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Formular hinzufügen.  Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein ausgefülltes Formular erfasst werden.

Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden. 

Wenn der Fahrer oder ein Feld dabei als Pflichteingabe im Formularentwurf definiert wurde, so ist  das entsprechende Feld mit einem Sternchen * gekennzeichnet.

Formulare, die über das Portal angelegt wurden, werden in der Tabellenansicht mit einem  und dem Namen des erstellenden Portalnutzers hinter dem Formularnamen markiert.

Formularverwaltung

In der Formularverwaltung ist es möglich Formularvorlagen zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Diese Vorlagen können Fahrzeugen zugewiesen und mit diesen synchronisiert werden.

Übersichtsansichten

Für die Verwaltung der Formularvorlagen gibt es 2 verschiedene Ansichten. Es gibt die Formularansicht und die Fahrzeugansicht. Dabei werden die jeweiligen Zuweisungen anhand der Ansicht aufgeschlüsselt und die möglichen Aktionen unterschieden. Um die Ansicht zu wechseln benutzen Sie die Schalter Formulare und Fahrzeuge direkt über dem Tabellenkopf.

Beide Ansichten besitzen gleiche Grundfunktionalitäten. Dazu zählen die Bedienelemente am oberen Rand. Neben einer einfachen Klartextsuche, stehen Ihnen folgende Bedienflächen zur Verfügung:

Existieren derzeit Zuweisungen, welche noch nicht an das entsprechende Fahrzeug übertragen werden konnten, so wird Ihnen zusätzlich ein Hinweis über der Ansicht angezeigt. Dieser ermöglicht Ihnen durch Anklicken die Übertragung aller ausstehenden Zuweisungen anzustoßen. 

Die Formularverwaltung verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:

Schaltflächen der Quickbar
	Quicklink einrichten	Seite als QuickLink einrichten.
	Hilfe	Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen.

Formularansicht

In der Formularansicht werden alle Formulare in Tabellenform aufgelistet. In der Spalte Fahrzeuge werden alle Fahrzeuge dargestellt, denen das jeweilige Formular zugewiesen ist. Anhand der Darstellung des Fahrzeuges ist der Zustand der Synchronisation ersichtlich.

Es werden dabei drei Status unterschieden:

Durch klicken auf das 'X'-Symbol des jeweiligen Fahrzeuges können Sie die Zuweisung zu diesem Formular löschen.

Weiterhin stehen Ihnen verschiedene Aktionen für einzelne Formulare zur Verfügung. Öffnen Sie dafür das Bedienelement in der Aktionsspalte der Tabelle. Folgende Aktionen werden hierbei unterschieden:

Fahrzeugansicht

In der Fahrzeugansicht wird anhand aller verfügbaren Fahrzeuge sortiert. In der Formularspalte werden analog zur Formularansicht alle diesem Fahrzeug zugewiesenen Formulare angezeigt.

Der Status der Formulare wird analog zu den Fahrzeug-Status unterschieden:

Durch klicken auf das 'X'-Symbol des jeweiligen Formulars können Sie die Zuweisung zu diesem Fahrzeug löschen.

Weiterhin stehen Ihnen verschiedene Aktionen für einzelne Fahrzeuge zur Verfügung. Öffnen Sie dafür das Bedienelement in der Aktionsspalte der Tabelle. Folgende Aktionen werden hierbei unterschieden:

Aktionen
	Formularzuweisungen bearbeiten	Öffnet einen Dialog zur Anzeige aller Formularzuweisungen dieses Fahrzeuges. Hier können Sie Formulare hinzufügen, löschen und die Reihenfolge ändern, in der diese auf dem Display angezeigt werden sollen.
	alle Formulare senden	Sendet allez ugewiesenen Formulare erneut an das gewählte Fahrzeug.
	Formularzuweisungen kopieren	Kopieren Sie alle Zuweisungen dieses Fahrzeuges und weisen Sie diese einem anderen Fahrzeug ebenfalls zu. Die alten Zuweisungen des ausgewählten Fahrzeuges werden dabei überschrieben.
	Formular löschen	Löscht alle Formularzuweisungen von diesem Fahrzeug.

Formularentwurf anlegen

Um ein neues Formular anzulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche oben links. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie Ihr Formular entwerfen können. Dieser Formulareditor wird ebenso zum Bearbeiten von bereits erstellten Formularen verwendet.

Legen Sie zunächst einen Formularnamen fest. Dieser ist Pflicht und muss unter all Ihren Formularen einzigartig sein. Wählen Sie anschließend aus, ob der Fahrer angemeldet sein muss, um dieses Formular auszufüllen. Danach können Sie über den Interaktionsbereich Ihr Formular frei gestalten. Ziehen Sie dazu einen Formularfeldtyp von rechts in den Interaktionsbereich oder klicken Sie einfach darauf, um Ihn automatisch zum Interaktionsbereich hinzuzufügen.  Es werden folgende Feldtypen unterschieden:

Um ein Formularfeld anzupassen, fahren Sie mit der Maus über das entsprechende Feld und klicken Sie anschließend auf   Bearbeiten. Hier können Sie die Beschriftung des Feldes ändern und angeben, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt. Je nach Feldtyp stehen Ihnen außerdem weitere Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um ein Feld zu entfernen, drücken Sie auf Element entfernen.  Um ein weiteres Feld mit gleicher Konfiguration anzulegen, können Sie auf  Kopieren klicken. Möchten Sie die Reihenfolge der Felder ändern, so klicken Sie auf das entsprechende Feld und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Position. Je nachdem welche Displaytypen Sie im Einsatz in Ihrem Unternehmen haben, kann es Einschränkungen bei der Auswahl von Feldtypen geben und auch bei der maximalen Feldanzahl.

Um eine Kopie des Formulars per E-Mail übermittelt zu bekommen, wenn es von einem Benutzer an einem Display ausgefüllt wurde, können Sie anschließend entsprechende Adressen angeben. Sie haben die Möglichkeit bestehende Kontaktdaten aus Ihrem Adressbuch auszuwählen oder einen neuen Empfänger einzutragen. Drücken Sie anschließend auf Speichern und weiter, wenn Sie mit Ihrem Entwurf zufrieden sind.

Im nächsten Schritt können Sie das neue Formular Fahrzeugen zuweisen. Wählen Sie die entsprechenden Fahrzeuge in der Übersicht aus. Nicht jeder Formularentwurf kann an jedes Display übertragen werden. Die Zahl der Felder und die gewählten Feldtypen schränken die Fahrzeugauswahl auf kompatible Fahrzeuge ein. Wenn Sie das Formular vorerst keinem Fahrzeug zuweisen wollen, so klicken Sie einfach auf Zuweisungen anlegen. Dies ist nötig damit Ihr neues Formular gespeichert werden kann. Ein Schließen oder Abbrechen des Dialogs an dieser Stelle führt zum Verlust Ihres neuen Formulars!  

Nach Bestätigung wird Ihr neues Formular gespeichert und ggf. an die ausgewählten Fahrzeuge gesendet. Sie können den Assistenten nun schließen.

Zuweisung eines Formulars

Formulare können nur einem Fahrzeug zugewiesen werden, für welches Sie die Rechte besitzen und an welche ein kompatibles Display angeschlossen ist. Die Anzahl der Felder in einem Formular beschränkt die Auswahl an Fahrzeugen ebenso, wie die verwendeten Feldtypen und ob ein Fahrer beim Ausfüllen des Formulars angemeldet sein muss. Wenn Sie für bestimmte Feldtypen kein kompatibles Fahrzeug mit Display besitzen, dann werden Ihnen diese Feldtypen auch nicht zur Auswahl im Formulareditor angeboten.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie Ihre präferierten Ansichtseinstellungen festlegen. Setzen Sie hier die Anzahl an Einträgen, welche standardmäßig in allen Tabellen pro Seite angezeigt werden sollen und legen Sie fest, welche Ansicht standardmäßig bei Aufruf der Formularrecherche vorausgewählt sein soll.