Die Personalverwaltung dient der Zuordnung von Transpondern zu einzelnen Mitarbeitern. Der weitere Funktionsumfang ist stark von den gebuchten Optionen abhängig. Dies betrifft die Festlegung einer Standard Arbeits- und Pausenzeit, die Zuordnung für eine Anbindung an Reiner SCT und die Erfassung von Fahrerdaten, z.Bsp. für die Nutzung des digitalen Tachographen.
Die Anzahl der sichtbaren Optionen ist ebenfalls abhängig von den Rechten des aktuell angemeldeten Benutzers.

Dokumentenfristen

In der Übersicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Dokumente in ihrer Personalverwaltung und beantwortet schnell die Frage: "Welche Dokumente laufen in nächster Zeit aus, bzw. sind bereits abgelaufen?". Jedes Dokument wird separat dargestellt, und über einen jeweils eigenen Vorwarnzeitraum gesteuert. Anhand des Vorwarnzeitraumes werden in der Übersicht die Werte für "abgelaufen", "bald ablaufend" bzw. alles in Ordnung berechnet.

Ist eine Warnung auf bestimmte Fahrer, bzw. Personalgruppen eingeschränkt, wird das durch ein entsprechendes Icon (Person) dargestellt. Wird eine Warnung per Email oder Portalnachricht versandt, wird das auch hier durch ein Icon (Horn/Lautsprecher) angezeigt.

Durch die Auswahl einer Warnung werden Ihnen in tabellarischer Form die zugrunde liegende Daten dargestellt. Pro Fahrer können Sie direkt auf dessen Personaldaten zugreifen und diese bearbeiten. Desweiteren bietet sich hier die Option eine Warnung zu bearbeiten, oder zu löschen.

Warnung erstellen bzw. bearbeiten

Sie können für jede Warnung einstellen, welchen Typ von Dokument sie beobachten möchten. Zur Auswahl stehen momentan die Typen: Personalausweis, Reisepass, Führerschein, ADR-Schein, Qualifikation nach Paragraph Schlüssel 95 (BKFQfG), Fahrerkarten sowie die Führerscheinkontrolle. Desweiteren lassen sich Filter auf bestimmte Fahrer bzw. Personalgruppen setzen. Für jede Warnung muss eine Vorwarnzeit ausgewählt werden.

Optional können Sie sich die aktuelle Warnungen täglich oder einmalig per Email oder Portalnachricht zusenden lassen. Diese wird nur versandt, wenn es Dokumente gibt, die in der Vorwarnzeit liegen, bzw. überfällig sind. 

Personalverwaltung

Übersicht

Oberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:

	Aktualisieren	Lädt die Liste neu
	Person hinzufügen	Wechselt zur Eingabe, um eine weitere Person anzulegen
	Arbeitszeit für ausgewählte setzen	Ändert die Arbeits- und/oder Pausenzeit der zuvor ausgewählten Personen
	ausgewählte Personen löschen	Löscht die vorher ausgewählten Personen inklusive aller Folgeschlüssel
	Transpondersuche	Findet alle neuen Transponder der letzten 7 Tage
	Gruppenzuweisung für ausgewählte Personen	Weist den ausgewählten Personen eine Personalgruppe zu

Die Tabelle mit den Personaldaten selbst besteht hierbei aus den folgenden Spalten: Name, Personalschlüssel, Aktivierungsdatum des Personalschlüssels und einer Spalte mit verfügbaren Aktionen.

Person hinzufügen

Auch hier ist der Umfang der einzugebenden Daten wieder stark abhängig von den verfügbaren Funktionalitäten. Grundlegend lässt sich der Name einer Person und ein zugehöriger Personalschlüssel eingeben. Nach Klick auf "Personaldaten speichern" wird die Übersicht inklusive der neu angelegten Person geladen.

Zur besseren Übersicht sind die Eingaben in einzelne Bereiche unterteilt.

Allgemeine Angaben

Hier ist der Name sowie der Personalschlüssel festzulegen. Da Fahrerkarten ein Ablaufdatum haben, kann dieses Ablaufdatum zusätzlich zum Fahrerschlüssel eingegeben werden. Dieses Datum dient nur zur eigenen Übersicht und wird in keinem Bericht beachtet.

Wurden vorher Personalgruppen definiert, kann die Person außerdem mehreren Personalgruppen zugewiesen werden.

Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung aktiviert, kann hier für jede Person eine Ziel Arbeitszeit und eine Pausenzeit pro Arbeitstag festgelegt werden. Die Verrechnung dieser Zeiten ist dann unter [Verwaltung] -> [Zeiterfassung] festgelegt.

Reiner SCT

Bei Nutzung des Timecard Connectors lassen sich hier die jeweiligen Daten für die Zuordnung zu Reiner SCT hinterlegen

Fahrerdaten

Für die Digitacho Fahrerverwaltung werden einige weitere Daten benötigt. Diese Fahrerspezifischen Daten lassen sich hier festlegen. Auch hier gilt, dass Gültigkeitsdaten für Ausweisdokumente vornehmlich zur eigenen Übersicht erfasst werden können. Für ein korrektes Funktionieren müssen jedoch das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum sowie eine Ausweisnummer hinterlegt sein.

Fahrerbewertung

Für die Fahrerbewertung im Berichtscenter muss eine mindest Ruhezeit festgelegt werden, durch die 2 Arbeitszeiten in 2 separate Schichten getrennt wird. Die Festlegung hier betrifft nur die Auswertung im Berichtscenter, da hier auch Fahrer ausgewertet werden können, die nicht an die Regelungen des AETR oder der VO (EG) Nr. 561/2006 gebunden sind.

Bearbeiten von Personaldaten

Die Maske entspricht der Maske zum anlegen einer neuen Person. Im Falle der Bearbeitung gelten dabei folgende Regeln.

Wird der Name geändert, wird die bisherige Person als gelöscht markiert und eine neue Person mit den bisherigen Einstellungen angelegt. Eine Ausnahme bildet die erstmalige Namenszuweisung, wenn der Transponder zuvor automatisch der Person Neuer Transponder zugewiesen wurde.

Ein Transponderschlüssel kann genausowenig geändert werden. Wird ein neuer Transponderschlüssel eingegeben, so wird dieser als Folgeschlüssel für die Person registriert. Die alte Zuweisung bleibt dabei bestehen.

Diese Einschränkungen stellen sicher, dass für die Recherche oder Berichtserstellung immer die jeweils gültigen Daten und Zuordnungen angezeigt werden.

ausgewählte Personen löschen

Wurden zuvor eine oder mehrere Personen in der Tabelle ausgewählt, können diese hier gelöscht werden. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage mit Anzeige der Namen aller gewählten Personen. Nach dem löschen einer Person kann der zugehörige Transponderschlüssel wieder einer neuen Person zugewiesen werden. Der Transponder wird bei der Transpondersuche jedoch weiterhin ignoriert und nicht als neuer Transponder angezeigt. Sollte die betreffende Person einen oder mehrere Folgeschlüssel gehabt haben, so werden auch diese gelöscht. Ein einzelner Folgeschlüssel lässt sich als Aktion Folgeschlüssel bearbeiten löschen.

Transpondersuche

Die Transpondersuche prüft alle Identifizierungen auf allen Fahrzeugen darauf, ob innerhalb der letzten 7 Tage eine Authentifizierung mit einem bisher unbekannten Transponder stattfand. Nach dem Start der eigentlichen Suche wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, um zu zeigen, welches Fahrzeug gerade bearbeitet wird.

Wurden keine neuen Transponder gefunden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, anderenfalls wird eine Tabelle mit der Liste der gefundenen Transponder angezeigt. Diese Tabelle zeigt die Transpondernummer, und dazu das Fahrzeug und das Datum, wo und wann der Transponder gefunden wurde. Die letzte Spalte der Tabelle enthält jeweils ein Eingabefeld, um den Transponder direkt einer Person zuzuweisen. Wird die Person aus der Liste der Vorschläge ausgewählt, erfolgt eine direkte Zuordnung als sogenannte Folgekarte.

Ist es nicht möglich oder gewollt direkt einen Namen zuzuweisen, kann das Eingabefeld auch frei gelassen werden. In dem Fall wird der Transponder zunächst einem Benutzer Neuer Transponder zugeordnet. Der Name kann dann auch im Nachhinein problemlos geändert werden.

Zuweisung zu einer Personalgruppe

Wurde zuvor mindestens eine Person ausgewählt, öffnet sich das Menü zum zuweisen einer oder mehrerer Personalgruppen. Es können hierbei nur bereits angelegte Gruppen genutzt werden. Die Erstellung neuer Personalgruppen erfolgt ausschließlich über den Reiter Personalgruppen. Der Speichermodus erlaubt die Auswahl, ob die ausgewählten Gruppen zusätzlich zu eventuell bestehenden Zuweisungen gespeichert werden sollen, oder ob die Personen danach ausschließlich den gewählten Gruppen zugeordnet sein sollen.

Aktionen

Zu jedem Personaleintrag gibt es verschiedene Aktionen, welche über das Aktions-Dropdown am Ende des Eintrages gestartet bzw. durchgeführt werden können.

	Personaldetails anzeigen	Öffnet die Personaldaten zum Lesen
	Personaldaten bearbeiten	Öffnet die Personaldaten zum Bearbeiten
	Folgeschlüssel verwalten	Öffnet den Dialog um Folgeschlüssel hinzuzufügen oder zu löschen
	Schlüssel übertragen	Öffnet den Dialog um einen Personalschlüssel an eine andere Person zu übertragen
	Löschen	Löscht den aktuellen Personaleintrag

Folgeschlüssel verwalten

Jeder weitere Personalschlüssel, der neben einem bestehenden Schlüssel einer Person zugeordnet wird, ist automatisch ein Folgeschlüssel.
Möchten Sie einen weitere Schlüssel hinzufügen oder einen schon bestehenden Folgeschlüssel der Person löschen, so können Sie dies über die Aktion "Folgeschlüssel verwalten" aus dem Aktions-Menü durchführen.

Schlüssel übertragen

Möchten Sie einen beliebigen, bestehenden Personalschlüssel einer Person auf eine andere oder neue Person übertragen, so können Sie dies über die Aktion "Schlüssel übertragen" durchführen.
Während dieses Dialoges haben Sie auch die Möglichkeit den Gültigkeitszeitraum des Personalschlüssels neu anzupassen. Auch ein Gültigkeitsbeginn in der Vergangenheit ist hier möglich, um eine rückwirkende Zuweisung durchzuführen.
Wenn Sie den letzten Personalschlüssel einer Person übertragen, so wird diese Person gelöscht.

Arbeitszeit für ausgewählte setzen

Wurde das Zeiterfassungsmodul gebucht, so ist oberhalb der Tabelle die Zuweisung von Arbeits- und Pausenzeiten zu mehreren ausgewählten Personen möglich. Weiterhin umfasst die Tabelle selbst zusätzlich die Spalten Soll Arbeitszeit und Vorgabe Pausendauer. Im Menü zum kann dann die Arbeits- und Pausenzeit einzeln oder gleichzeitig angepasst werden. Wird jeweils ein Standardfeld --:-- angezeigt, so wird keine Zeit gesetzt. Die bisherige Einstellung wird aber auch nicht gelöscht. Für eine erfolgreiche Zuweisung muss mindestens eine der Zeiten festgelegt werden.

Die Zuweisung dieser Daten ist auch direkt beim erstellen oder bearbeiten einer einzelnen Person verfügbar.

Reiner SCT

Um eine Zuordnung an die Zeiterfassung von Reiner SCT zu gewährleisten enthält die Tabelle zusätzlich die Spalten MA-Nummer und Ausweisnummer. Die Bezeichnungen entsprechen hierbei den Bezeichnungen, welche auch direkt von Reiner SCT verwendet werden. Die entsprechenden Nummern können bei Erstellung einer neuen Person oder beim Bearbeiten einer bestehenden Person zugewiesen werden.

Digitacho Fahrer

Der umfassendste Datenzuwachs ergibt sich im Falle der Anbindung der digitalen Tachographen. Der jeweilige Transponder ist in diesem Fall der Schlüssel der Fahrerkarte. Ein Fahrer authentifiziert sich also damit automatisch durch Einlegen ebend diesr Fahrerkarte. Zusätzlich kann der Fahrerkarte auch ein Ablaufdatum mitgegeben werden, um schon in der Personalübersicht zu sehen, welcher Fahrer demnächst ein neues Dokument benötigt. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Führerschein-, Reisepass- und Personalausweisnummer nebst jeweiligem Ablaufdatum zu hinterlegen und in der Personaltabelle anzeigen zu lassen. Wird die Übersicht über die [Verwaltun] -> [Personalverwaltung] geöffnet sind diese Daten in der Standardeinstellung nicht engeblendet. Dies lässt sich jedoch in den Einstellungen jederzeit anpassen. Eine reine Fahrerliste mit eigener Konfiguration der Spalten findet sich aber auch als Bestandteil der DDD Archivverwaltung. Wird die Fahrpersonal Liste ausgewählt so sind hier Daten zur Arbeitszeit und Reiner SCT Zuordnung ausgeblendet und dafür die Daten zu den Fahrerdokumenten sichtbar.

Personalgruppen

Übersicht

Oberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:

	Aktualisieren	Lädt die Liste neu
	Personalgruppe erstellen	Wechselt zur Eingabe, um eine weitere Personalgruppe anzulegen
	ausgewählte Personalgruppen löschen	Löscht die vorher ausgewählten Personalgruppen
	Personen den ausgewählten Personalgruppen zuweisen	Weist den ausgewählten Personalgruppen einzelne Personen zu

Die Tabelle selbst zeigt neben dem Namen der Personalgruppen eine Liste der zugehörigen Personen an. Als Aktion ist außerdem ein Bearbeiten der Gruppendaten möglich. Die Einstellung für die Anzahl der anzuzeigenden Tabellenzeilen entspricht dem Wert für die Personalliste.

Personalgruppe hinzufügen

Beim hinzufügen einer neuen Personalgruppe muss für diese zunächst ein Name festgelegt werden. Weiterhin können er Gruppe direkt einzelne Personen zugewiesen werden. Diese Zuweisung lässt sich allerdings jederzeit anpassen.

Bearbeiten von Personalgruppen

Über die Aktionsspalte lässt sich jede Personalgruppe im Nachhinein bearbeiten. Das Menü ist dann analog zum Eingabemenü und erlaubt neben einer Anpassung der zugeordneten Personen auch eine Namensänderung.

Export

Beim Export stehen die Formate PDF, XLS und CSV zur Verfügung. Die Formate XLS und CSV exportieren alle Angaben, welche für die Firma sichtbar sind. Das Format PDF exportiert die im Portal eingestellten Angaben, welche auch auf dem Bildschirm sichtbar sind.

Einstellungen

Das Einstellungsmenü umfasst die allgemein die Zuweisung der sichtbaren Zeilen der Personaltabelle und die Möglichkeit festzulegen, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Für die Änderung der Tabelle können die einzelnen Spalten in der rechten Liste einfach in der gewünschten Reihenfolge angeordnet werden. Spalten, die nicht anzuzeigen sind, können einfach in die linke Liste verschoben werden. Als Besonderheit für die Fahrerdaten ist es auch möglich nur die jeweiligen Ablaufdaten für die Dokumente einzublenden. Zur Identifizierung werden die Spaltenbezeichnungen entsprechend erweitert. Die jeweilige Dokumentennummer wird dann nach Überfahren des Eintrags mit der Maus angezeigt. So kann auch bei kleineren Displays eine möglichst vollständige Übersicht eingerichtet werden, ohne die Arbeitsfluss durch seitliches Scrollen zu stören. Eine Rückkehr zur jeweiligen Standardkonfiguration ist durch Klick auf Auf Standardeinstellungen zurücksetzen jederzeit möglich. Die dauerhafte Speicherung erfolgt generell erst nach Klick auf Konfiguration speichern