Die Personalverwaltung dient der Zuordnung von Transpondern zu einzelnen Mitarbeitern. Der weitere Funktionsumfang ist stark von den gebuchten Optionen abhängig. Dies betrifft die Festlegung einer Standard Arbeits- und Pausenzeit, die Zuordnung für eine Anbindung an Reiner SCT und die Erfassung von Fahrerdaten, z.Bsp. für die Nutzung des digitalen Tachographen.
Die Anzahl der sichtbaren Optionen ist ebenfalls abhängig von den Rechten des aktuell angemeldeten Benutzers.

Dokumentenfristen

Mithilfe der Dokumentenfristen können Sie sich einen schnellen Überblick über anstehende Termine und abgelaufene Dokumente verschaffen. Grundlegend wird in zwei Arten von Fristen unterschieden: Warnungen und Erinnerungen.

Warnungen gehen der Frage "Welche Dokumente laufen in nächster Zeit aus, bzw. sind bereits abgelaufen?" nach. Sie beziehen sich auf ein festes Datum, welches als 'gültig bis' in einem Dokument hinterlegt wurde. Dafür legen Sie einen Vorwarnzeitraum fest. Anhand des Vorwarnzeitraumes werden in der Übersicht die Werte für "abgelaufen", "bald ablaufend" bzw. alles in Ordnung berechnet.

Erinnerungen betrachten wiederkehrende Termine, wie beispielsweise einen Geburtstag oder ein 10-jähriges Firmenjubiläum. Hier legen Sie fest, wie oft dieser Termin erneut vorgelegt werden soll. Für einen Geburtstag wäre dies beispielsweise jährlich, über ein Firmenjubiläum hingegen wollen Sie vielleicht nur alle 5 oder 10 Jahre informiert werden. Auch hier können Sie eine Vorwarnzeit festlegen, wie viel früher Sie über diesen anstehenden Termin informiert werden wollen. Sie können auch Erinnerungen zu Dokumenten anlegen. Dies ist jedoch nur für Dokumente möglich, welche ein 'gültig ab' Datum hinterlegt haben.

Ist eine Frist auf bestimmte Fahrer bzw. Personalgruppen eingeschränkt, wird das durch ein entsprechendes Icon dargestellt. Wird eine Warnung/Erinnerung per Email oder Portalnachricht versandt, wird dies ebenfalls durch ein Icon angezeigt. Die Farbe der Kachel zeigt an, ob aktuell Vorwarnungen, Überschreitungen oder heutige Erinnerungstermine vorliegen.

Durch die Auswahl einer Frist werden Ihnen in tabellarischer Form die zugrunde liegende Daten dargestellt. Pro Fahrer können Sie direkt auf dessen Personaldaten zugreifen und diese bearbeiten. Desweiteren bietet sich hier die Option einen Termin zu bearbeiten, oder zu löschen.

Warnung & Erinnerungen erstellen bzw. bearbeiten

Um eine neue Frist anzulegen, klicken Sie auf 'Neue Warnung/Filter hinzufügen'. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Um eine bestehende Frist zu bearbeiten, klicken Sie zunächst auf die dazugehörige Kachel. Rechts über der sich öffnenden Tabelle befindet sich ein Aktionsmenü. Über dieses können Sie den Editor zu dieser Frist öffnen oder diese löschen.

Schritt 1: Warnungstyp

Im ersten Schritt legen Sie zunächst eine Bezeichnung für Ihre Frist fest. Anschließend entscheiden Sie sich für einen Warnungstyp. Eine Warnung mit Ablaufdatum beschreibt eine Frist zu einem konkreten Datum, welche einmalig abläuft. Ein Termin mit wiederkehrendem Datum ist eine Erinnerung welche in regelmäßigen Abständen zu einem Ausgangsdatum eintritt.

Schritt 2: Dokument / Ereignis

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, für welches Datum Ihre Frist gelten soll. Sie können auf alle vorliegenden Dokumententypen prüfen. Erinnerungen zu wiederkehrenden Terminen können weiterhin auf hinterlegte Geburtstage und Einstelldaten angelegt werden.

Beachten Sie, dass Sie nur Dokumente angezeigt bekommen, welche auch das benötigte Feld besitzen. So können Warnungen mit Ablaufdatum nur auf Dokumente angelegt werden, die mindestens ein 'gültig bis' besitzen und Termine mit wiederkehrendem Datum nur auf Dokumente , die mindestens ein 'gültig ab' besitzen.

Schritt 3: Personen

Anschließend entscheiden Sie, für welche Personen und Personengruppen Ihr Profil gelten soll. Initial sind immer 'alle Personen' ausgewählt. Wenn Sie dieses Häkchen abwählen, öffnet sich die Maske für eine konkrete Personenauswahl. Sie bekommen nur Personen angezeigt, für welche Sie auch das nötige Recht besitzen. Sie können entweder einzelne Personen und/oder Personalgruppen auswählen. Befinden sich in den ausgewählten Personalgruppen Personen auf die Sie selbst kein Recht haben, so werden Sie selbst nicht darüber benachrichtigt, wenn Vorwarnungen für diese Personen vorliegen. Sie können jedoch im nachfolgenden Schritt auch Portalnachrichten für andere Portalnutzer anlegen. Für diese Nutzer gelten dabei deren persönlichen Personalrechte.

Hat eine Person das zuvor ausgewählte Datum nicht hinterlegt, so wird diese Person mit * markiert. Ohne ein hinterlegtes Datum kann selbstverständlich keine Vorwarnung ausgegeben werden. Sollte dieses Datum jedoch später nachgepflegt werden, so ist die Frist ab diesem Zeitpunkt auch für diese Person aktiv.

Schritt 4: Benachrichtigung

Zum Schluss entscheiden Sie, wer und wann im Falle einer Vorwarnung informiert werden soll. Für Termine mit wiederkehrendem Datum legen Sie zunächst in Form des Wiedervorlageintervalls fest, aller welchem Zeitraum Ihr Termin wiederholt werden soll. Anschließend legen Sie Ihren Vorwarnzeitraum fest. Dies ist für beide Warnungstypen nötig.  Dieser sagt aus, zu welchem Zeitpunkt das erste Mal bezüglich Ihres Termins gewarnt werden soll.

Abschließend entscheiden Sie, wer im Falle einer Vorwarnung informiert werden soll. Ihnen stehen 3 Arten von Benachrichtigungen zur Verfügung: Portal, E-Mail und Persönlich. Per Portal können Sie einen beliebigen Portalnutzer als Empfänger auswählen. Dieser bekommt die Vorwarnung als Portalnachricht übermittelt. Er wird nur über jene Personen informiert, zu welchen er selbst die nötigen Rechte besitzt. Per E-Mail können Sie eine beliebige E-Mail Adresse hinterlegen. Als Datenbasis hier gelten die Personen, auf welche Sie als Ersteller die nötigen Rechte besitzen. Der Typ Persönlich übermittelt die Vorwarnung an die Person selbst, welche die Warnung betrifft. Dazu muss für dieses Personal eine E-Mail-Adresse in der Personalverwaltung hinterlegt sein. Sie sehen gegebenenfalls einen Hinweis dazu, wenn dies für eine der ausgewählten Personen nicht zutrifft.  

Für alle Typen können Sie auswählen, ob die Warnung nur einmalig oder in einem bestimmten Intervall versendet werden soll. Ist täglich, wöchentlich oder monatlich ausgewählt, so werden Sie so lange regelmäßig informiert, bis der Auslöser beseitigt wurde. Für eine Erinnerung tritt dies ein sobald der Termin überschritten wurde. Für eine Warnung erst dann, wenn das Dokument aktualisiert wurde und damit wieder ein Datum außerhalb der Vorwarnzeit vorliegt.

Sie können auch mehrere Portalnutzer und/oder E-Mails hinterlegen.

Personalverwaltung

Übersicht

Oberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:

	Aktualisieren	Lädt die Liste neu
	Person hinzufügen	Wechselt zur Eingabe, um eine weitere Person anzulegen
	Arbeitszeit für ausgewählte setzen	Ändert die Arbeits- und/oder Pausenzeit der zuvor ausgewählten Personen
	ausgewählte Personen löschen	Löscht die vorher ausgewählten Personen inklusive aller Folgeschlüssel
	Transpondersuche	Findet alle neuen Transponder der letzten 7 Tage
	Gruppenzuweisung für ausgewählte Personen	Weist den ausgewählten Personen eine Personalgruppe zu

Die Tabelle mit den Personaldaten selbst besteht hierbei aus den folgenden Spalten: Name, Personalschlüssel, Aktivierungsdatum des Personalschlüssels und einer Spalte mit verfügbaren Aktionen.

Person hinzufügen

Auch hier ist der Umfang der einzugebenden Daten wieder stark abhängig von den verfügbaren Funktionalitäten. Grundlegend lässt sich der Name einer Person und ein zugehöriger Personalschlüssel eingeben. Nach Klick auf "Personaldaten speichern" wird die Übersicht inklusive der neu angelegten Person geladen.

Zur besseren Übersicht sind die Eingaben in einzelne Bereiche unterteilt.

Allgemeine Angaben

Hier ist der Name sowie der Personalschlüssel festzulegen. Da Fahrerkarten ein Ablaufdatum haben, kann dieses Ablaufdatum zusätzlich zum Fahrerschlüssel eingegeben werden. Dieses Datum dient nur zur eigenen Übersicht und wird in keinem Bericht beachtet.

Wurden vorher Personalgruppen definiert, kann die Person außerdem mehreren Personalgruppen zugewiesen werden.

Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung aktiviert, kann hier für jede Person eine Ziel Arbeitszeit und eine Pausenzeit pro Arbeitstag festgelegt werden. Die Verrechnung dieser Zeiten ist dann unter [Verwaltung] -> [Zeiterfassung] festgelegt.

Reiner SCT

Bei Nutzung des Timecard Connectors lassen sich hier die jeweiligen Daten für die Zuordnung zu Reiner SCT hinterlegen

Fahrerdaten

Für die Digitacho Fahrerverwaltung werden einige weitere Daten benötigt. Diese Fahrerspezifischen Daten lassen sich hier festlegen. Auch hier gilt, dass Gültigkeitsdaten für Ausweisdokumente vornehmlich zur eigenen Übersicht erfasst werden können. Für ein korrektes Funktionieren müssen jedoch das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum sowie eine Ausweisnummer hinterlegt sein.

Fahrerbewertung

Für die Fahrerbewertung im Berichtscenter muss eine mindest Ruhezeit festgelegt werden, durch die 2 Arbeitszeiten in 2 separate Schichten getrennt wird. Die Festlegung hier betrifft nur die Auswertung im Berichtscenter, da hier auch Fahrer ausgewertet werden können, die nicht an die Regelungen des AETR oder der VO (EG) Nr. 561/2006 gebunden sind.

Arbeitszeitregelung

Die Arbeitszeitregelung hat Einfluss auf die Berechnung der Zeiten in den Modulen Digitacho und Zeiterfassung. Die Anpassung betrifft dabei vor allem die Bewertung der Pausen und der Bereitschaftszeiten.

Regelung	nach ArbZG (Arbeitszeitgesetz)	nach ArbZG inkl. §21a	nach ArbZG inkl. §21a + 2002/15/EG	nach ArbZG, aber Bereitschaftszeiten keine Arbeitszeit
Pausen kürzer 15 Minuten sind Arbeitszeit
Bereitschaftszeiten zählen als Arbeitszeit
Bereitschaftszeiten zählen als Pausen
Bereitschaftszeiten ab 15 Minuten sind Ruhepausen			*

* Bereitschaftszeiten welche vom Digitacho stammen, werden nur als Ruhepausen gezählt, wenn diese als Beifahrer(Slot 2) gebucht wurden.
Hinweis: Der Schwellenwert, ab wann eine Pause als Ruhepause gilt, ist in der Zeiterfassung von der Einstellung im Arbeitszeitprofil abhängig. Der Standard-Wert beträgt 15 Minuten.

Bearbeiten von Personaldaten

Die Maske entspricht der Maske zum anlegen einer neuen Person. Im Falle der Bearbeitung gelten dabei folgende Regeln.

Wird der Name geändert, wird die bisherige Person als gelöscht markiert und eine neue Person mit den bisherigen Einstellungen angelegt. Eine Ausnahme bildet die erstmalige Namenszuweisung, wenn der Transponder zuvor automatisch der Person Neuer Transponder zugewiesen wurde.

Ein Transponderschlüssel kann genausowenig geändert werden. Wird ein neuer Transponderschlüssel eingegeben, so wird dieser als Folgeschlüssel für die Person registriert. Die alte Zuweisung bleibt dabei bestehen.

Diese Einschränkungen stellen sicher, dass für die Recherche oder Berichtserstellung immer die jeweils gültigen Daten und Zuordnungen angezeigt werden.

ausgewählte Personen löschen

Wurden zuvor eine oder mehrere Personen in der Tabelle ausgewählt, können diese hier gelöscht werden. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage mit Anzeige der Namen aller gewählten Personen. Nach dem löschen einer Person kann der zugehörige Transponderschlüssel wieder einer neuen Person zugewiesen werden. Der Transponder wird bei der Transpondersuche jedoch weiterhin ignoriert und nicht als neuer Transponder angezeigt. Sollte die betreffende Person einen oder mehrere Folgeschlüssel gehabt haben, so werden auch diese gelöscht. Ein einzelner Folgeschlüssel lässt sich als Aktion Folgeschlüssel bearbeiten löschen.

Transpondersuche

Die Transpondersuche prüft alle Identifizierungen auf allen Fahrzeugen darauf, ob innerhalb der letzten 7 Tage eine Authentifizierung mit einem bisher unbekannten Transponder stattfand. Nach dem Start der eigentlichen Suche wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, um zu zeigen, welches Fahrzeug gerade bearbeitet wird.

Wurden keine neuen Transponder gefunden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, anderenfalls wird eine Tabelle mit der Liste der gefundenen Transponder angezeigt. Diese Tabelle zeigt die Transpondernummer, und dazu das Fahrzeug und das Datum, wo und wann der Transponder gefunden wurde. Die letzte Spalte der Tabelle enthält jeweils ein Eingabefeld, um den Transponder direkt einer Person zuzuweisen. Wird die Person aus der Liste der Vorschläge ausgewählt, erfolgt eine direkte Zuordnung als sogenannte Folgekarte.

Ist es nicht möglich oder gewollt direkt einen Namen zuzuweisen, kann das Eingabefeld auch frei gelassen werden. In dem Fall wird der Transponder zunächst einem Benutzer Neuer Transponder zugeordnet. Der Name kann dann auch im Nachhinein problemlos geändert werden.

Zuweisung zu einer Personalgruppe

Wurde zuvor mindestens eine Person ausgewählt, öffnet sich das Menü zum zuweisen einer oder mehrerer Personalgruppen. Es können hierbei nur bereits angelegte Gruppen genutzt werden. Die Erstellung neuer Personalgruppen erfolgt ausschließlich über den Reiter Personalgruppen. Der Speichermodus erlaubt die Auswahl, ob die ausgewählten Gruppen zusätzlich zu eventuell bestehenden Zuweisungen gespeichert werden sollen, oder ob die Personen danach ausschließlich den gewählten Gruppen zugeordnet sein sollen.

Aktionen

Zu jedem Personaleintrag gibt es verschiedene Aktionen, welche über das Aktions-Dropdown am Ende des Eintrages gestartet bzw. durchgeführt werden können.

	Personaldetails anzeigen	Öffnet die Personaldaten zum Lesen
	Personaldaten bearbeiten	Öffnet die Personaldaten zum Bearbeiten
	Folgeschlüssel verwalten	Öffnet den Dialog um Folgeschlüssel hinzuzufügen oder zu löschen
	Schlüssel übertragen	Öffnet den Dialog um einen Personalschlüssel an eine andere Person zu übertragen
	Löschen	Löscht den aktuellen Personaleintrag

Folgeschlüssel verwalten

Jeder weitere Personalschlüssel, der neben einem bestehenden Schlüssel einer Person zugeordnet wird, ist automatisch ein Folgeschlüssel.
Möchten Sie einen weitere Schlüssel hinzufügen oder einen schon bestehenden Folgeschlüssel der Person löschen, so können Sie dies über die Aktion "Folgeschlüssel verwalten" aus dem Aktions-Menü durchführen.

Schlüssel übertragen

Möchten Sie einen beliebigen, bestehenden Personalschlüssel einer Person auf eine andere oder neue Person übertragen, so können Sie dies über die Aktion "Schlüssel übertragen" durchführen.
Während dieses Dialoges haben Sie auch die Möglichkeit den Gültigkeitszeitraum des Personalschlüssels neu anzupassen. Auch ein Gültigkeitsbeginn in der Vergangenheit ist hier möglich, um eine rückwirkende Zuweisung durchzuführen.
Wenn Sie den letzten Personalschlüssel einer Person übertragen, so wird diese Person gelöscht.

Arbeitszeit für ausgewählte setzen

Wurde das Zeiterfassungsmodul gebucht, so ist oberhalb der Tabelle die Zuweisung von Arbeits- und Pausenzeiten zu mehreren ausgewählten Personen möglich. Weiterhin umfasst die Tabelle selbst zusätzlich die Spalten Soll Arbeitszeit und Vorgabe Pausendauer. Im Menü zum kann dann die Arbeits- und Pausenzeit einzeln oder gleichzeitig angepasst werden. Wird jeweils ein Standardfeld --:-- angezeigt, so wird keine Zeit gesetzt. Die bisherige Einstellung wird aber auch nicht gelöscht. Für eine erfolgreiche Zuweisung muss mindestens eine der Zeiten festgelegt werden.

Die Zuweisung dieser Daten ist auch direkt beim erstellen oder bearbeiten einer einzelnen Person verfügbar.

Reiner SCT

Um eine Zuordnung an die Zeiterfassung von Reiner SCT zu gewährleisten enthält die Tabelle zusätzlich die Spalten MA-Nummer und Ausweisnummer. Die Bezeichnungen entsprechen hierbei den Bezeichnungen, welche auch direkt von Reiner SCT verwendet werden. Die entsprechenden Nummern können bei Erstellung einer neuen Person oder beim Bearbeiten einer bestehenden Person zugewiesen werden.

Digitacho Fahrer

Der umfassendste Datenzuwachs ergibt sich im Falle der Anbindung der digitalen Tachographen. Der jeweilige Transponder ist in diesem Fall der Schlüssel der Fahrerkarte. Ein Fahrer authentifiziert sich also damit automatisch durch Einlegen ebend diesr Fahrerkarte. Zusätzlich kann der Fahrerkarte auch ein Ablaufdatum mitgegeben werden, um schon in der Personalübersicht zu sehen, welcher Fahrer demnächst ein neues Dokument benötigt. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Führerschein-, Reisepass- und Personalausweisnummer nebst jeweiligem Ablaufdatum zu hinterlegen und in der Personaltabelle anzeigen zu lassen. Wird die Übersicht über die [Verwaltun] -> [Personalverwaltung] geöffnet sind diese Daten in der Standardeinstellung nicht engeblendet. Dies lässt sich jedoch in den Einstellungen jederzeit anpassen. Eine reine Fahrerliste mit eigener Konfiguration der Spalten findet sich aber auch als Bestandteil der DDD Archivverwaltung. Wird die Fahrpersonal Liste ausgewählt so sind hier Daten zur Arbeitszeit und Reiner SCT Zuordnung ausgeblendet und dafür die Daten zu den Fahrerdokumenten sichtbar.

Personalgruppen

Übersicht

Oberhalb der Tabelle sind in der Grundkonfiguration folgende Funktionen nutzbar:

	Aktualisieren	Lädt die Liste neu
	Personalgruppe erstellen	Wechselt zur Eingabe, um eine weitere Personalgruppe anzulegen
	ausgewählte Personalgruppen löschen	Löscht die vorher ausgewählten Personalgruppen
	Personen den ausgewählten Personalgruppen zuweisen	Weist den ausgewählten Personalgruppen einzelne Personen zu

Die Tabelle selbst zeigt neben dem Namen der Personalgruppen eine Liste der zugehörigen Personen an. Als Aktion ist außerdem ein Bearbeiten der Gruppendaten möglich. Die Einstellung für die Anzahl der anzuzeigenden Tabellenzeilen entspricht dem Wert für die Personalliste.

Personalgruppe hinzufügen

Beim hinzufügen einer neuen Personalgruppe muss für diese zunächst ein Name festgelegt werden. Weiterhin können er Gruppe direkt einzelne Personen zugewiesen werden. Diese Zuweisung lässt sich allerdings jederzeit anpassen.

Bearbeiten von Personalgruppen

Über die Aktionsspalte lässt sich jede Personalgruppe im Nachhinein bearbeiten. Das Menü ist dann analog zum Eingabemenü und erlaubt neben einer Anpassung der zugeordneten Personen auch eine Namensänderung.

Export

Beim Export stehen die Formate PDF, XLS und CSV zur Verfügung. Die Formate XLS und CSV exportieren alle Angaben, welche für die Firma sichtbar sind. Das Format PDF exportiert die im Portal eingestellten Angaben, welche auch auf dem Bildschirm sichtbar sind.

Einstellungen

Das Einstellugnsmenü umfasst folgende Punkte:

• allgemeine Einstellungen
• Einstellungen der Personaltabelle
• Benutzerdefinierte Dokumente (optional)

Allgemeine Einstellungen

Hier lässt sich festlegen, wie viele Tabellenzeilen in der Personalverwaltung auf einmal angezeigt werden sollen und wie der Fahrername aufgebaut werden soll, wenn bei der Suche nach unbekannten Personalschlüsseln auch vorhandene Digitacho Dateien ausgelesen werden.

Einstellungen der Personaltabelle

Erlaubt die Festlegung, welche Spalten in der Personaltabelle sichtbar sind und in welcher Reihenfolge diese angezeigt werden sollen.

Nach jeder Anpassung der Spalten muss die geänderte Konfiguration gespeichert werden.

Benutzerdefinierte Dokumente

Zusätzlich zu den vordefinierten Personaldokumenten ist es möglich eigene Dokumente hinzuzufügen. Zur besseren Übersicht können außerdem mittels Überschriften Gruppierungen vorgenommen werden.

Hierbei gibt es zunächst einige vordefinierte Einträge, welche nicht verändert werden können. 

Jedes weitere Dokument benötigt dabei neben der Bezeichnung mindestens eine der folgenden 3 Eigenschaften:

• Textfeld
• gültig ab
• gültig bis

Sobald ein Gültigkeitsende hinzugefügt wurde, taucht dieses Dokument auch in den Dokumentenfristen auf und es kann eine Überwachung für das jeweilige Datum erstellt werden. Zur einfachen Erkennung wird hinter jedem Dokumententyp ein Icon angezeigt:

Allgemein können Dokumente und Eigenschaften nur gelöscht werden, wenn es keine Einträge mehr gibt. Sollte es noch Einträge bei einer oder mehreren Personen geben, so wird eine entsprechende Liste mit den Namen der Personen angezeigt. Dies dient der Sicherheit um nicht versehentlich ein Dokument zu entfernen, welches noch genutzt wird.