Die Zeiterfassung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals.

Zusammenfassung

Wozu nutze ich die Zeiterfassung

Über das Modul Zeiterfassung erhalten Sie Zugriff auf die Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals und können diese anhand verschiedener Kriterien auswerten. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die Historie bestehender Buchungen einzusehen, können Zeit-Buchungen nachtragen, korrigieren und löschen. Unter dem Reiter Kostenstellen haben Sie eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen aktiven Kostenstellen Ihres Unternehmens sowie die Summen der gebuchten Zeiten, gruppiert nach Tätigkeiten, dazu. 

Benutzer, die die Zeiterfassung auf Ihren Displays freigeschaltet haben, können über dieses Zeit-Buchungen vornehmen. Außerdem hat der Nutzer hier auch direkt die Möglichkeit eine neue Buchung einer bestehenden Kostenstelle zuzuweisen oder eben, sofern gewünscht, eine neue Kostenstelle anzulegen.

Allgemeine Grundlagen des Moduls

Zu jeder Zeit-Buchung gehört immer eine Tätigkeit, welche einerseits grundlegend beschreibt ob eine Zeit-Buchung zur Arbeitszeit zählt und andererseits eine Möglichkeit darstellt einzelne Zeit-Buchungen zu gruppieren. Eine Zeit-Buchung kann außerdem einer Kostenstelle zugeordnet sein. Die Dauer einer Tätigkeit ist die Zeitspanne zwischen dieser und einer anderen Tätigkeit. Das heißt, dass jede Tätigkeit die vorhergehende ausgeführte Tätigkeit beendet. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" bzw. "Arbeitsende" beendet die aktuelle Tätigkeit und startet automatisch eine Pause bzw. Ruhezeit.

Voraussetzungen

Der Zugang zur Zeiterfassung kann als Option gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt kann über die Benutzerverwaltung jedem Benutzer der Zugang zur Zeiterfassung gewährt werden.

Funktionen der Zeiterfassung

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt.

Mittels Button zum Umschalten der Darstellung  kann zwischen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden.
Aus den Ansichten heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann bei der kalendarischen Ansicht entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein. Bei der Auswertung nach Schichttagen sind die möglichen Zeiträume entweder eine einzelne Schicht oder der gesamte Zeitraum.

Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt die aktuelle Ansicht neu

Kostenstellen

Die Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt.

Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden.

Über das Aktionsmenü  haben Sie die Möglichkeit die Detailansicht der gebuchten Tätigkeiten zu dieser Kostenstelle einzusehen (mehr zu dieser Ansicht unter dem Punkt Kostenstellenbuchungen anzeigen). Außerdem können Sie hier bereits getroffene Einstellungen einer Kostenstellen ändern. Unter anderem können Sie einstellen nur bestimmte Tätigkeiten oder Personen für eine Kostenstelle zuzulassen.
Möchten Sie eine Kostenstelle schließen bzw. beenden damit künftig keine neuen Buchungen mehr getätigt werden können, dann finden Sie die entsprechende Funktion dafür im gleichen Aktionsmenü. 

Schaltflächen:
	Neuladen	Lädt Kostenstellenübersicht neu
	neue Kostenstelle anlegen	Öffnet den Assistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Schritte, um eine neue Kostenstelle anzulegen

Neue Kostenstelle anlegen

Sie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen.

Kostenstellendaten

Im ersten Schritt des Assistenten legen Sie allgemeine Daten zu Ihrer neuen Kostenstelle an. Wählen Sie eine Bezeichnung, eine Kennung, einen Gültigkeitszeitraum und die geplante Dauer. Gültig bis und die geplante Dauer sind optionale Felder und können leer gelassen werden. Die geplante Dauer können Sie im nachfolgenden Schritt auch automatisch befüllen lassen.

Alternativ können Sie den Assistenten bereits nach diesem Schritt beenden. Alle weiteren Daten sind optional.

Tätigkeiten

Im nächsten Schritt definieren Sie Tätigkeiten, welche auf diese Kostenstelle gebucht werden sollen. Optional können Sie eine Dauer für eine Tätigkeit angeben. Haben Sie mindestens zwei Tätigkeiten gewählt, wird Ihnen ebenfalls die Gesamtdauer dieser Tätigkeiten angezeigt.  Wählen Sie 'geplante Dauer auf Gesamtdauer setzen' um die geplante Dauer aus Schritt 1 bei Abschließen des Assistenten automatisch auf den Wert der Gesamtdauer zu setzen. Über das Feld 'andere Tätigkeiten zulassen' können Sie weiterhin definieren ob ausschließlich Ihre festgelegten Tätigkeiten oder auch weitere Tätigkeiten auf die Kostenstelle gebucht werden dürfen.

Haben Sie in Schritt 1 bereits eine geplante Dauer manuell festgelegt und nun Tätigkeiten definiert, welche in Ihrer Gesamtdauer diese geplante Dauer überschreiten, so wird Ihnen ein Hinweis diesbezüglich angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass die geplante Dauer automatisch angepasst werden soll. 

Um eine Tätigkeit wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Image AddedSymbol hinter der entsprechenden Tätigkeit. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Tätigkeiten zu sortieren. Klicken und halten Sie dazu das Image AddedSymbol und ziehen die Tätigkeit an die gewünschte Stelle. Dies hat Einfluss darauf, in welcher Reihenfolge die Tätigkeiten im Portal und auf dem Display Ihres Personals angezeigt werden.

Personal

Im dritten Schritt können Sie Ihrer Kostenstelle Personal zuweisen. Legen Sie keine explizite Zuordnung fest, können alle Personen auf diese Kostenstelle buchen. Um Personal zu wählen, wählen Sie optional eine Gruppe und anschließend die gewünschte Person aus und klicken auf 'auswählen'. Wählen Sie 'alle Personen' aus, wenn Sie alle Personen der aktuell gewählten Gruppe hinzufügen möchten.

Um Personal zu entfernen, klicken Sie auf das Image Added Symbol hinter diesem Personal. Haben Sie mindestens zwei Personen ausgewählt, können Sie ebenfalls die gesamte Zuweisung über 'Alle abwählen' zurücksetzen.

Fertig

Mit dem folgenden Schritt stellen Sie das Anlegen der Kostenstelle fertig. Ihnen werden noch einmal alle festgelegten Daten angezeigt.

Allgemeine Daten bearbeiten

Ändern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle wie: Name, Gültigkeit oder geplante Dauer

Tätigkeiten bearbeiten

Legen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Haben Sie hier keine Einschränkung getroffen, sind automatisch alle aktiven Tätigkeiten buchbar.
Es ist auch möglich bestimmte Tätigkeiten mit einer geplanten Dauer festzulegen und gleichzeitig dennoch alle anderen aktiven Tätigkeiten zu zulassen. Hierfür haben Sie nach dem Zuweisen der 1. Tätigkeit ein Kontrollkästchen unterhalb der Zuweisungstabelle.

Personal bearbeiten

Wenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. 

Kostenstelle beenden

Beendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Kostenstellenbuchungen anzeigen

Gibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
Die Zeit-Buchungen einer Kostenstelle werden gruppiert nach Tätigkeiten und Buchungstagen dargestellt. Dieser Aufbau der Übersichtstabelle ist bei jeder Kostenstelle gleich. 

Schaltflächen:
	zurück zur Kostenstellen-Übersicht	Öffnet die Kostenstellen-Übersicht mit allen aktiven Kostenstellen
	Neuladen	Lädt die Kostenstellenbuchungen-Ansicht neu
	neue Zeitbuchung erstellen	Öffnet einen Dialog zum schnellen Anlegen einer Buchung zu dieser Kostenstelle

Einstellungen

Arbeitszeitprofile

Jede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft.
Ein Arbeitszeitprofil ist die Vorgabe für eine Person wie z.B. Überstunden berechnet werden, wann eine Arbeitszeit als Nachtarbeit gilt oder von wann bis wann die Kernarbeitszeit gilt.
Jedes Profil, welches Sie anlegen oder angelegt wurde, hat immer eine Gültigkeit. Bei aktiven, noch gültigen, Profilen ist das Enddatum entweder frei (unendlich gültig) oder es liegt in der Zukunft. Inaktive Profile haben immer ein Enddatum, welches in der Vergangenheit liegt.
Jedes Arbeitszeitprofil kann eine eigene, selbst definierte, Pausenregelung aufnehmen. Diese Pausenregelung ist für jedes neue Arbeitszeitprofil standardmäßig an das deutsche Arbeitszeitgesetz angelehnt. Sie können hier bis zu 3 verschiedene Pausen-Abstufungen hinterlegen. Standarmäßig sind die Pausen nach ArbZG: ab 6 Stunden Arbeitszeit = 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden = 45 Minuten Pause. Berücksichtigt werden nur Pausen die mindestens 15 Minuten lang sind. Den Wert ab wann eine gebuchte Pause auch als Pause gewertet wird, können Sie über die Einstellung "Pausenschwelle" im Arbeitszeitprofil einstellen.
Änderungen an der Pausenregelung wirken sich immer auf die folgenden 2 Auswertungs-Spalten aus: Arbeitszeit nach Arbeitszeitprofil (früher Schichtarbeitszeit nach ArbZG) und Pausenzeit nach Arbeitszeitprofil (früher Pause in Schicht nach ArbZG).
In jedem Arbeitszeitprofil können Sie bis zu 3 gesonderte Zeitspannen hinterlegen. Diese werden dann als Ergänzung zu den Spalten "Schichtdauer" und "gebuchte Arbeitszeit" angeboten. Sollten Sie eine Zeitspanne erstmalig anlegen, müssen Sie im Anschluss im Bereich "Buchungen" die gewünschte Tabellenkonfiguration anpassen. Die neu angelegten Zeitspannen werden nicht standardmäßig in Berichten sichtbar.
Sie können an jeder Zeitspannen zusätzlich festlegen unter welchen Bedingungen diese aktiviert wird und damit Zeiten ausweist. Diese können sein:

• Schichtbeginn vor XX:XX Uhr = Diese Zeitspanne wird nur genutzt, wenn die entsprechende Schicht vor der gewählten Uhrzeit begonnen hat.
• Mindestarbeitszeit innerhalb größer XXX Minuten = Diese Zeitspannen wird nur genutzt, wenn eine Person mindestens solange innerhalb der Zeitspanne gearbeitet hat wie angegeben wurde.
• nur aktiv an folgenden Tagen = Diese Zeitspanne wird nur an den angegebenen Wochentage ausgewiesen. Zusätzlich ist es möglich festzulegen ob diese Zeitspanne auch oder nur an Feiertagen berücksichtigt werden soll.

Es ist möglich auch alle 3 Bedingungen gleichzeitig zu aktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass immer alle Bedingungen erfüllt werden müssen, damit eine Zeitspanne berücksichtigt wird (UND-Verknüpfung).

In der Übersichtstabelle für die aktuell vorhanden Profile haben Sie folgende mögliche Aktionen:

• Bearbeiten = Öffnet einen Dialog zum Ändern eines bestimmten Arbeitszeitprofiles
• Personalzuordnung = Biete eine direkte Möglichkeit ein Profil mehreren Personen gleichzeitig zu zuordnen
• Löschen = Deaktiviert ein Profil durch das Setzen eines neuen Enddatums für die Gültigkeit
• Neues Profil anlegen = Öffnet eine Maske zum Erstellen eines neuen Arbeitszeitprofiles

Unterhalb der Tabelle mit den aktuell vorhanden Profilen befindet sich eine Auflistung mit allen Personen die aktuell kein gültiges Profil besitzen.

Tätigkeiten

Alle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt.
Hier haben Sie die Möglichkeit bestehende Tätigkeiten zu ändern, zu löschen oder neue Tätigkeiten anzulegen. Jede Tätigkeit besteht immer aus einem Namen und der Einstellung ob diese zur Arbeitszeit zählt oder nicht. Zusätzlich ist es optional möglich eine Farbe für eine Tätigkeit festzulegen. Diese wird in diversen Berichten und grafischen Übersichten genutzt.

Personal

Für die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Bezeichner

Bestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen.
Jeder Bezeichner wird nach einer Änderung ab sofort an allen Stellen ersetzt. Bereits erstellte Berichte werden nicht geändert.

Abwesenheitsverwaltung

Die Abwesenheitsverwaltung ermöglicht es Ihnen, selbst Abwesenheitsgründe zu definieren und diese zu verwalten.

Um einen neuen Abwesenheitsgrund hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf weiteren Abwesenheitsgrund hinzufügen.  Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihren neuen Abwesenheitsgrund durch eine Bezeichnung, eine Abkürzung und eine Farbe zu definieren. Um diese Einstellungen für einen existierenden Abwesenheitsgrund zu verändern, öffnen Sie das Aktionsmenü in der Aktionsspalte und wählen Sie Bearbeiten aus. Beachten Sie, dass sich eine solche Änderung auch rückwirkend auf bereits getätigte Abwesenheitsbuchungen auswirkt. Um einen Abwesenheitsgrund zu löschen, wählen Sie Löschen im Aktionsmenü aus.

Lohnexport

Das Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeiterfassungsbuchungen in verschiedenen Formaten zu exportieren, um sie später in einem geeigneten Lohnbuchhaltungsprogramm zu importieren. YellowFox unterstützt folgende Formate:

• DATEV LuG (Lohn und Gehalt)
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware

Um einen Export durchzuführen, müssen Sie zunächst eine Konfiguration für das entsprechende Format anlegen. Dies können Sie in diesem Einstellungsbereich tun.

Wählen Sie zunächst unter Format das gewünschte Format aus. Anschließend tragen Sie in der Maske die erforderlichen Nummern ein. Je nach ausgewähltem Format existieren unterschiedliche Pflichtfelder. Für die Lexware Konfiguration müssen Sie keine Berater- und Mandatennummer angeben. Sage erfordert die Angabe einer Mandatennummer. DATEV LuG und DATEV LODAS fordern jeweils beide Nummern.

Für alle Formate gilt, dass mindestens eine Lohnartnummer für die Arbeitszeit angegeben werden muss, um die Konfiguration anzulegen. Die Angabe einer Lohnartnummer für alle verfügbaren Abwesenheiten ist optional. Beachten Sie jedoch, dass bei einem späteren Export nur Einträge exportiert werden, für welche auch eine gültige Lohnartnummer hinterlegt wurde. Ebenso können auch nur Personen exportiert werden, für welche eine Personalnummer in der Personalverwaltung hinterlegt wurde.

Lohnartnummern zu gelöschten Abwesenheiten werden auch weiterhin gespeichert. Sie können diese jedoch nach Löschung der zugehörigen Abwesenheit nicht mehr verändern.

Um eine Konfiguration zu löschen, klicken Sie auf Konfiguration zurücksetzen. Alternativ können Sie auch alle Felder händisch leeren und anschließend auf Speichern drücken. Um Änderungen der aktuellen Sitzung zu verwerfen, drücken Sie auf Abbrechen. Sie kehren damit zum Stand der zuletzt gespeicherten Daten zurück.