Allgemein

Der Zeiterfassungsbericht dient zur personenbezogenen Auswertung der erfassten Arbeitszeiten.

Erstellung einer Vorlage

Der Zeiterfassungsbericht erstellt eine Übersicht der Zeiterfassungsbuchungen. Anders als bei den anderen Berichten werden hier statt der Fahrzeuge die einzelnen Personen ausgewählt, deren Daten ausgewertet werden sollen. Die Personen sind dabei in Personengruppen, sowie ihren aktuellen Aktivitätsstatus unterteilt. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit auch Daten zu bereits gelöschten Personen auszuwerten.

Um einen Zeiterfassungsbericht anzulegen, legen Sie zunächst einen Namen für Ihren Bericht fest. Wählen Sie anschließend Zeiterfassungsbericht als Format aus und tätigen Sie Ihre Einstellungen bezüglich des Ausführungsberichtes und Zeitraums. Wählen Sie anschließend die Personen aus, deren Daten Sie exportieren möchten. 

Ausgabe

Der Bericht kann in folgenden Formaten erstellt werden:

• HTML
• PDF
• Excel
• CSV
• DATEV LuG
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware

Die HTML und PDF Exporte erzeugen eine tabellarische Ansicht. DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage und Lexware erzeugen importierbare Dateien, welche Sie in Ihr Lohnbuchhaltungsprogramm einpflegen können.

Sollten Buchungsfehler festgestellt werden, so werden bei detaillierter Darstellung die entsprechenden Buchungen beziehungsweise alternativ die entsprechenden Tage rot markiert. In diesem Fall kann der Buchungsfehler unter Berichte → Zeiterfassung → Buchungen beseitigt werden.
Wird mehr als eine Person zur Auswertung ausgewählt werden für HTML- und PDF Darstellung extra Zusammenfassungsseiten generiert.
Aus der HTML Ausgabe kann man über den "wechseln"-Button im oberen rechten Bereich der Ausgabe für die aktuellen Einstellungen der Berichtvorlage das Ausgabeformat wechseln.

Lohnexporte

DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage und Lexware stellen einen Sonderfall in den Exportformaten dar. Entsprechend variiert die Berichtsmaske im Vergleich zu den anderen Exportformaten.

Einstellungen

Die Lohnexport-Formate benötigen zur Ausführung eine Konfiguration. Diese können Sie unter Berichte → Zeiterfassung → Einstellungen → Lohnexport definieren.  (siehe auch Zeiterfassung V3)

Formate für die keine Konfiguration vorliegt, werden auch nicht in der Auswahl angezeigt.

Auswertungszeitraum

Für alle Lohnexport-Formate gilt, dass sie ausschließlich als vollständiger Monat exportiert werden können. Entsprechend können Sie anstelle eines manuellen Beginn- und Enddatums ausschließlich einen Monat auswählen. Für Serienberichte gilt, dass sie den Auswertungszeitraum auf den letzten oder vorletzten Monat setzen können.

Plausibilitätsprüfung

Sie haben die Möglichkeit vor Ausführung des Exports zu überprüfen, ob es Unstimmigkeiten in den Zeitbuchungen der ausgewählten Nutzer gibt. Haben Sie aktuell ein Lohnexport-Format ausgewählt, befindet sich neben der Formatauswahl ein Symbol Image Modified für die Plausibilitätsprüfung. Klicken Sie auf das Symbol um die Überprüfung auszulösen. Anschließend wird für jeden Nutzer nacheinander im Hintergrund überprüft, ob Unstimmigkeiten vorliegen. Das System unterscheidet zwischen den folgenden Status:

Bitte beachten Sie, dass die Plausibilitätsprüfung bei vielen ausgewählten Nutzern längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Den Fortschritt können Sie der angezeigten Liste entnehmen. Um die Überprüfung abzubrechen, schließen sie das Pop-Up.

Overview

Timerecording report is used to evaluate personal time recordings.

Creating a template

Timerecording record creates an overview of timerecording bookings. In contrast to other records you have to select single persons instead of vehicles who should be evaluated. Persons are grouped by person groups and their activity status. This makes it possible to evaluate data of already deleted drivers.

To create a timerecording report you need to state the name of your report first. Pick timerecording as format next and set your settings concerning the type and time ranges. Afterwards you can select the persons of whom you want to export data.

Output

The record can be created in the following formats:

• HTML
• PDF
• Excel
• CSV
• DATEV LuG
• DATEV LODAS
• Sage
• Lexware

HTML and PDF exports create a tabellaric view. DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage and Lexware generate importable files, which you can import into your payroll accounting program.

If there are booking errors, the respective bookings or days will be marked red. To correct these errors go to Reports → Timerecording → Bookings.

If you chose more than one person for evaluation, additional summary pages will be created in HTML and PDF output.

In HTML output you can switch to another output format using the same data by clicking the button switch at the top right area.

Wage exports

DATEV LuG, DATEV LODAS, Sage and Lexware are a special case of export formats.  Accordingly the input mask differs from other export formats.

Settings

Wage export formats need a configuration for execution. You can define these at Reports → Timerecording → Settings → Wage export. (see also Timerecording V3 )

Formats that do not have a configuration, will not be shown in format selection.

Evaluation time range

It applies to all wage export formats that you can only export a single, complete month. Respectively you can not choose a start and end date but a month as time range. For serial exports you can set the evaluation time range to last or penultimate month.

Credibility check

You have the possibility to check before export, if there are any discrepancies in the time bookings of the selected persons. If you have selected a wage export format, there is an icon Image Added for credibility check next to the format selection. Click on it to start checking.  Subsequently a check for discrepancies will be run in background. The system differentiates between the following status:

Please notice that the credibility check might take some time if you have chosen a lot of persons. You can see your progress in the displayed list. To abort the check, close the pop up.