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Die Zeiterfassung ermöglicht die Kontrolle, Auswertung und Verwaltung von Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals.
ZusammenfassungWozu nutze ich die ZeiterfassungÜber das Modul Zeiterfassung erhalten Sie Zugriff auf die Arbeitszeit-Buchungen Ihres Personals und können diese anhand verschiedener Kriterien auswerten. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die Historie bestehender Buchungen einzusehen, können Zeit-Buchungen nachtragen, korrigieren und löschen. Unter dem Reiter Kostenstellen haben Sie eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen aktiven Kostenstellen Ihres Unternehmens sowie die Summen der gebuchten Zeiten, gruppiert nach Tätigkeiten, dazu. Benutzer, die die Zeiterfassung auf Ihren Displays freigeschaltet haben, können über dieses Zeit-Buchungen vornehmen. Außerdem hat der Nutzer hier auch direkt die Möglichkeit eine neue Buchung einer bestehenden Kostenstelle zuzuweisen oder eben, sofern gewünscht, eine neue Kostenstelle anzulegen. Allgemeine Grundlagen des ModulsZu jeder Zeit-Buchung gehört immer eine Tätigkeit, welche einerseits grundlegend beschreibt ob eine Zeit-Buchung zur Arbeitszeit zählt und andererseits eine Möglichkeit darstellt einzelne Zeit-Buchungen zu gruppieren. Eine Zeit-Buchung kann außerdem einer Kostenstelle zugeordnet sein. Die Dauer einer Tätigkeit ist die Zeitspanne zwischen dieser und einer anderen Tätigkeit. Das heißt, dass jede Tätigkeit die vorhergehende ausgeführte Tätigkeit beendet. Die Standard-Tätigkeit "Gehen" bzw. "Arbeitsende" beendet die aktuelle Tätigkeit und startet automatisch eine Pause bzw. Ruhezeit. VoraussetzungenDer Zugang zur Zeiterfassung kann als Option gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt kann über die Benutzerverwaltung jedem Benutzer der Zugang zur Zeiterfassung gewährt werden. Funktionen der ZeiterfassungBuchungenDie Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der Arbeitszeiten aller Personen mit Zeit-Buchungen. Nach Auswahl einer Person wird Auswertung des letzten Monats angezeigt. Mittels Button zum Umschalten der Darstellung Die Detailansicht ist wiederum in 3 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Diese Tabelle lässt sich auch in einer grafischen Auswertung darstellen. Hier werden die einzelnen Zeitbuchungen auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Farben in der grafischen Darstellung entsprechen dabei der Farbe der Tätigkeit die jeder Zeit-Buchung zugeordnet ist. Die 3. mögliche Ansicht ist der Editor, in welchem es möglich ist Buchungen zu ändern, zu löschen oder neu anzulegen. In der Editor-Ansicht wird zu jedem Buchungstag, sofern vorhanden, eine Änderungshistorie angezeigt. Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten.
KostenstellenDie Kostenstellenübersicht erlaubt eine schnell Auswertung über alle aktiven Kostenstellen des Unternehmens. Jede Kostenstelle wird in der Übersicht mit einer eigenen Kachel dargestellt. Der grundlegende Aufbau jeder Kostenstellen-Kachel ist gleich, jedoch gibt es abhängig von den gesetzten Parametern unterschiedliche Darstellungsformen dieses Aufbaus. Ist für eine Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, dann wird in der Kachel neben dem Kostenstellennamen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dasselbe Verhalten existiert auch für die einzelnen Tätigkeiten die zu einer Kostenstelle gebucht wurden. Wird für eine Tätigkeit innerhalb einer Kostenstelle eine geplante Dauer hinterlegt, wird für diese in der Übersicht in der passenden Kachel ein Fortschrittsbalken angezeigt. Diese Fortschrittsbalken füllen sich mit jeder erfolgreichen Zeit-Buchung die zu einer Kostenstelle getätigt werden. Über das Aktionsmenü
Neue Kostenstelle anlegenSie werden über einen Assistenten durch alle notwendigen Schritte geführt, um eine neue Kostenstelle anzulegen. Allgemeine Daten bearbeitenÄndern Sie hier die globalen Daten einer Kostenstelle wie: Name, Gültigkeit oder geplante Dauer Tätigkeiten bearbeitenLegen Sie hier fest welche Tätigkeiten innerhalb dieser Kostenstelle gebucht werden können. Haben Sie hier keine Einschränkung getroffen, sind automatisch alle aktiven Tätigkeiten buchbar. Personal bearbeitenWenn Sie nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen haben die in eine Kostenstelle buchen dürfen, dann haben Sie hier die Möglichkeit diese festzulegen. Kostenstelle beendenBeendet bzw. schließt eine Kostenstelle indem eine neues "gültig bis" Datum gesetzt wird. Diese entspricht immer dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit. Kostenstellenbuchungen anzeigenGibt Ihnen einen tabellarischen Überblick über alle Zeit-Buchungen einer gewählten Kostenstelle. Die Standardansicht zeigt automatisch alle Buchungen aller beteiligten Personen über den gesamten Zeitraum der Kostenstelle an.
EinstellungenArbeitszeitprofileJede Person in Ihrem Unternehmen ist, sobald die Zeiterfassung aktiviert wurde, automatisch mit einem Standardprofil verknüpft. In der Übersichtstabelle für die aktuell vorhanden Profile haben Sie folgende mögliche Aktionen:
Unterhalb der Tabelle mit den aktuell vorhanden Profilen befindet sich eine Auflistung mit allen Personen die aktuell kein gültiges Profil besitzen. TätigkeitenAlle nutzbaren Tätigkeiten eines Unternehmens werden in einer Übersichtstabelle dargestellt. PersonalFür die Übersicht des Personals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. BezeichnerBestimmte Bezeichnungen im Bereich der Zeiterfassung lassen sich global für ein Unternehmen an die eigenen Anforderungen anpassen. DisplayLegen Sie hier fest welche Tätigkeiten auf einem geeigneten Display angezeigt werden sollen. Die ersten 2 Tätigkeiten sind fest vergeben und können nicht in der Reihenfolge geändert werden. Um die Bezeichnung für diese zu ändern, ändern Sie hierzu die betreffende Tätigkeit bzw. den Bezeichner.
AbwesenheitsverwaltungDie Abwesenheitsverwaltung ermöglicht es Ihnen, selbst Abwesenheitsgründe zu definieren und diese zu verwalten. Um einen neuen Abwesenheitsgrund hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf weiteren Abwesenheitsgrund hinzufügen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihren neuen Abwesenheitsgrund durch eine Bezeichnung, eine Abkürzung und eine Farbe zu definieren. Um diese Einstellungen für einen existierenden Abwesenheitsgrund zu verändern, öffnen Sie das Aktionsmenü in der Aktionsspalte und wählen Sie Bearbeiten aus. Beachten Sie, dass sich eine solche Änderung auch rückwirkend auf bereits getätigte Abwesenheitsbuchungen auswirkt. Um einen Abwesenheitsgrund zu löschen, wählen Sie Löschen im Aktionsmenü aus. LohnexportDas Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zeiterfassungsbuchungen in verschiedenen Formaten zu exportieren, um sie später in einem geeigneten Lohnbuchhaltungsprogramm zu importieren. YellowFox unterstützt folgende Formate:
Um einen Export durchzuführen, müssen Sie zunächst eine Konfiguration für das entsprechende Format anlegen. Dies können Sie in diesem Einstellungsbereich tun. Wählen Sie zunächst unter Format das gewünschte Format aus. Anschließend tragen Sie in der Maske die erforderlichen Nummern ein. Je nach ausgewähltem Format existieren unterschiedliche Pflichtfelder. Für die Lexware Konfiguration müssen Sie keine Berater- und Mandatennummer angeben. Sage erfordert die Angabe einer Mandatennummer. DATEV LuG und DATEV LODAS fordern jeweils beide Nummern. Für alle Formate gilt, dass mindestens eine Lohnartnummer für die Arbeitszeit angegeben werden muss, um die Konfiguration anzulegen. Die Angabe einer Lohnartnummer für alle verfügbaren Abwesenheiten ist optional. Beachten Sie jedoch, dass bei einem späteren Export nur Einträge exportiert werden, für welche auch eine gültige Lohnartnummer hinterlegt wurde. Ebenso können auch nur Personen exportiert werden, für welche eine Personalnummer in der Personalverwaltung hinterlegt wurde. Lohnartnummern zu gelöschten Abwesenheiten werden auch weiterhin gespeichert. Sie können diese jedoch nach Löschung der zugehörigen Abwesenheit nicht mehr verändern. Um eine Konfiguration zu löschen, klicken Sie auf Konfiguration zurücksetzen. Alternativ können Sie auch alle Felder händisch leeren und anschließend auf Speichern drücken. Um Änderungen der aktuellen Sitzung zu verwerfen, drücken Sie auf Abbrechen. Sie kehren damit zum Stand der zuletzt gespeicherten Daten zurück. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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The time recording allows the control, evaluation and management of working time bookings of your personnel.
SummaryWhat do i use the time recording for?The time recording module gives you access to your personnel's working time bookings and evaluates them based on various criteria. Furthermore, you have the opportunity to view the history of existing bookings, can add, correct and delete time bookings. Under the tab cost centers you have an overview of all current active cost centers of your company as well as the totals of the booked times, grouped by activities. Users who have enabled the time recording on their displays can make time bookings. In addition, the user also has the option to assign a new booking to an existing cost center or, if desired, to create a new cost center. General basics of the moduleTo any time booking belongs always an activity that on the one hand fundamentally describes whether a time booking is part of working hours and on the other hand, a way to group time bookings. A time booking can also be assigned to a cost center. The duration of an activity is the time between this and another activity. In other words, each activity ends the previous activity. The standard activity "Go" or "End of work" ends the current activity and automatically starts a break or rest period. RequirementsAccess to the time recording module can be booked as an option. From this point of time on you can grant access to time recording to each of your users. Functions of time recordingBookingsThe booking overview allows a check or evaluation of the working hours of all persons with time bookings. After selecting a person, evaluation of the last month is displayed. Using the button for switching the type of data presentation From the views, it is also possible to display the detailed bookings of a period. Such a period can be either a single day, a week or even the entire selected period in the calendar view. In the evaluation by shift days, the possible periods are either a single shift or the entire period. The detail view is again subdivided into 3 ways of representation. First, a purely tabular edition with the exactly booked times. This table can also be displayed in a graphic evaluation. Here, the individual time bookings are entered on a bar per day. The colors in the graphical representation correspond to the color of the activity assigned to each time booking. The third possible view is the editor, in which it is possible to change, delete or create new bookings. In the Editor view, a change history is displayed for each booking day, if any. From every view a export to PDF, Excel or CSV file is possible. The content of the files depends on the data currently displayed.
Cost centersThe cost center overview allows a quick evaluation of all active cost centers of the company. Each cost center is displayed in the overview with its own tile. The basic structure of each cost center tile is the same, however, depending on the set parameters, there are different representations of this structure. If a planned duration has been defined for a cost center, a progress bar is displayed next to the account name in the tile. The same behavior exists for the individual activities that were booked to a cost center. If a planned duration defined for an activity within a cost center, a progress bar is displayed for this in the overview in the appropriate tile. These progress bars fill up with each successful time booking made to a cost center. Via the action menu
Create new cost centerYou will be guided through all necessary steps through a wizard to create a new cost center. Edit basic dataChange here the global data of a cost center such as: name, validity or planned duration Edit activitiesDefine here which activities can be booked within this cost center. If you have not made any restrictions here, all active activities can be booked automatically. Edit personnelIf you only have certain people in your company who are allowed to book into a cost center, then here you have the option to define them. Close cost centerClose a cost center by setting a new "valid to" date. This always corresponds to the current date and time. Display cost center bookingsGives you a tabular overview of all time bookings of a selected cost center. The default view automatically displays all postings of all persons involved over the entire period of the cost center.
SettingsWork time profilesEvery person in your organization is automatically linked to a default profile once time recording has been activated. Changes to the break regulation always have an effect on the following 2 evaluation columns: Working time according to working time profile (formerly shift working time according to ArbZG) and break time according to working time profile (earlier break in shift according to ArbZG). n the overview table for the currently existing profiles, you have the following possible actions:
Below the table with the currently available profiles is a listing with all persons who currently have no valid profile. ActivitiesAll usable activities of a company are presented in an overview table. PersonnelFor the overview of the personnel, you can specify which table columns should be displayed in which order. LabelsCertain labels of time recording can be adapted globally for a company to its own requirements. DisplayDefine here which activities should be displayed on a suitable display. The first 2 activities are fixed and can not be changed in order. To change the name for this change the activity or the label.
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