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Die Ansichten unterscheiden sich dabei darin, in welcher Form die Formulardaten angezeigt werden sollen. In der Zusammenfassung werden alle Formulardaten in einer gemeinsamen Spalte zusammengefasst. Die Vollständige Ansicht legt pro Formularfeld eine eigene Spalte an. Je nach Größe Ihres Formulars, kann dadurch eine horizontale Verschiebung nötig werden um alle Einträge zu betrachten. Sie haben daher die Möglichkeit innerhalb der Tabelle horizontal zu scrollen. Die Scrollbare Ansicht erweitert die Vollständige Ansicht um statische Tabellenspalten. Wenn Sie nun innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, bleiben dabei alle Spalten, die keine Einträge zu Formulardaten enthalten, statisch an ihrer Bildschirmposition stehen und Sie scrollen ausschließlich durch die Formulardaten-Einträge.
Um die Ansicht zu wechseln, wählen Sie die gewünschte Ansicht im Bedienelement in der rechten oberen Ecke ausDie Ansicht können Sie jederzeit wechseln.
Ihre präferierte Ansicht, die bei Aufruf des Moduls angezeigt werden soll, können Sie unter Einstellungen festlegen. Hier können Sie ebenfalls festlegen, wie viele Tabelleneinträge Sie pro Seite angezeigt haben möchten.
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Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen KlartextFreitext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.
| Rechercheformular Suchkriterien | |
|---|---|
| Freitext-Suche | Mittels der Freitext-Suche können Sie innerhalb der Spalten Fahrzeug, Fahrer, Formular und Formulardaten filtern. Der Suchbegriff wird dabei als Ganzes betrachtet. Es ist nicht möglich gleichzeitig nach Schlagworten über mehrere Spalten hinweg zu suchen. Um Ihre Eingabe abzuschließen und als Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Button Suche. |
| Recherchemethode | Mittels der Recherchemethode können Sie nach einem bestimmten Status eines Formulars suchen. Zur Auswahl stehen die Suche nach ausgefüllten und an das Portal übermittelten Formularen, Fahrzeuge die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben und Fahrern die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben. (siehe Negativrecherche) |
| Zeitraum-Schnellauswahl | Hier können Sie aus einer Reihe vordefinierter Zeiträume auswählen, um Ihr Ergebnis entsprechend zeitlich einzuschränken. |
| Zeitraum manuell | Analog können Sie Ihren Recherche-Zeitraum auch manuell festlegen. Legen Sie dazu ein Beginn- und Enddatum fest. |
| Formularentwurf | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige alle Formulare". |
| Fahrzeug | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular Fahrzeug oder eine Fahrzeuggruppe eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige alle Fahrzeuge". Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrer übermittelten Formularen filtern. |
| Fahrer | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular einen einzelnen Fahrer oder eine Fahrergruppe eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige alle Fahrer". Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrzeug übermittelten Formularen filtern. |
Alle Suchkriterien lassen sich sind über ein logisches UND miteinander verknüpfenverknüpft.
Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte. Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. An dieser Stelle . In der vollständigen und der scrollbaren Ansicht werden Sie dazu aufgefordert einen Formulartyp auszuwählen und bekommen dabei nur die Formularentwürfe vorgeschlagen, die im gewählten Zeitraum ausgefüllt wurden. In der Zusammenfassungs-Ansicht werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.
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Sie haben die Möglichkeit, Formulare das Rechercheergebnis der Formular- und der Negativrecherche zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:
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Um ein einzelnes Formular zu Exportierenexportieren, wählen Sie die entsprechende Aktion in der Aktionsspalte oder in der Formulardetailansicht aus. Für einzelne Formulare ist kein CSV Export möglich.
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| Aktionen | ||
|---|---|---|
| Formulardetails anzeigen | Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulares. |
| Auf Karte anzeigen | Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt oder bestand beim Ausfüllen keine GPS-Verbindung, so ist keine Position verfügbar. |
| Formular bearbeiten | Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunkt, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen. |
| Statistik anzeigen | Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor. |
 | Formular als PDF exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als PDF. |
| Formular als Excel exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei. |
| Formular löschen | Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung. |
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Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden.
Wenn der Fahrer oder ein Feld dabei als Pflichteingabe im Formularentwurf definiert wurde, so ist das entsprechende Feld mit einem Sternchen * gekennzeichnet.
Formulare, die über das Portal angelegt wurden, werden in der Tabellenansicht mit einem 
und dem Namen des erstellenden Portalnutzers hinter dem Formularnamen markiert.
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