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Die Formularrecherche verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:
| Schaltflächen der Quickbar | ||
|---|---|---|
 | Export | Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet. |
 | Quicklink einrichten | Seite als QuickLink einrichten. |
 | Hilfe | Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen. |
Recherche nach auswählbaren Suchkriterien
Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen Klartext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.
| Rechercheformular Suchkriterien | |
|---|---|
| Freitext-Suche | Mittels der Freitext-Suche können Sie innerhalb der Spalten Fahrzeug, Fahrer, Formular und Formulardaten filtern. Der Suchbegriff wird dabei als Ganzes betrachtet. Es ist nicht möglich gleichzeitig nach Schlagworten über mehrere Spalten hinweg zu suchen. Um Ihre Eingabe abzuschließen und als Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Button Suche. |
| Recherchemethode | Mittels der Recherchemethode können Sie nach einem bestimmten Status eines Formulars suchen. Zur Auswahl stehen die Suche nach ausgefüllten und an das Portal übermittelten Formularen, Fahrzeuge die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben und Fahrern die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben. (siehe Negativrecherche) |
| Zeitraum-Schnellauswahl | Hier können Sie aus einer Reihe vordefinierter Zeiträume auswählen, um Ihr Ergebnis entsprechend zeitlich einzuschränken. |
| Zeitraum manuell | Analog können Sie Ihren Recherche-Zeitraum auch manuell festlegen. Legen Sie dazu ein Beginn und Enddatum fest. |
| Formularentwurf | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Formulare". |
| Fahrzeug | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Fahrzeuge". Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrer übermittelten Formularen filtern. |
| Fahrer | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Fahrer anzeigen". |
Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrzeug übermittelten Formularen filtern. |
Ale Suchkriterien lassen sich über ein logisches UND miteinander verknüpfen.
Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte. Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. An dieser Stelle werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.
Negativrecherche
Als Negativrecherche werden die Recherchemethoden vom Fahrzeug nicht übermittelte Formulare und vom Fahrer nicht übermittelte Formulare bezeichnet.
Diese erzeugen eine andere Tabellenansicht, als die Methode nach ausgefüllten Formularen suchen. Als Spalten werden dabei ausschließlich das Fahrzeug bzw. der Fahrer und der entsprechende Status angezeigt. Der Status wird unterschieden in 
nicht übermittelt und 
wurde übermittelt. Werden keine weiteren Filtereinstellungen festgelegt, so wird für jedes Fahrzeug bzw. jeden Fahrer geschaut, ob Formulare im gewählten Zeitraum übermittelt wurden oder nicht. Dabei ist irrelevant, ob dem Fahrzeug überhaupt Formulare zugewiesen wurden. Wird ein bestimmter Formulartyp ausgewählt, so werden hingegen nur Fahrzeuge betrachtet, die dieses Formular zugewiesen haben. Ebenso ist es möglich, nur auf bestimmte Fahrzeuge einzugrenzen.
Da Fahrern kein Formular persönlich zugewiesen werden kann, werden in dieser Recherchemethode stets alle Fahrer betrachtet, es sei denn es wird über die Filter auf einen bestimmten Fahrer eingegrenzt.
Für die Negativrecherche liegen keine unterschiedlichen Rechercheansichten vor.
Exporte
Sie haben die Möglichkeit, Formulare zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:
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Sie haben verschiedene Möglichkeiten mit einzelnen Formularen zu interagieren. Öffnen Sie dazu das Aktionsmenü in der Aktionsspalte des Formulares, auf welches sie zugreifen wollen. Es stehen Ihnen dabei folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktionen: | ||
|---|---|---|
| Formulardetails anzeigen | Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulares |
| Auf Karte anzeigen | Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt, so ist keine Position verfügbar. |
| Formular bearbeiten | Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunk, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen. |
| Statistik anzeigen | Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor. |
 | Formular als PDF exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als PDF. |
| Formular als Excel exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei. |
| Formular löschen | Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung. |
Formular über Portal erfassen
Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Formular hinzufügen. 
Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein ausgefülltes Formular erfasst werden.
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Alle nachfolgend genannten Suchkriterien sind logisch mit UND verknüpft, sobald diese genutzt werden.
Rechercheformular
| Rechercheformular Eingabefelder | |
|---|---|
| Zeitraum-Schnellauswahl | Hiermit kann einfach aus vordefinierten Zeiträumen ausgewählt werden. Dabei kann auf vordefinierte Zeiträume aus der Auswahlbox zurückgegriffen werden oder die Werte der Felder "Von" und "Bis" werden entsprechend selbstständig angepasst. |
| Zeitraum Von | Das Datum an dem die Eingrenzung der Rechercheergebnisse beginnen soll. |
| Zeitraum Bis | Das Datum an dem die Eingrenzung der Rechercheergebnisse enden soll. |
| Formularentwurf | Hier kann man die Suche auf ein einzelnes Formular einschränken. Wenn diese Auswahl wieder aufgehoben werden soll, wählen Sie einfach den Eintrag "Zeige Alle Formulare". |
| Fahrzeug | Hier kann man die Suche auf ein einzelnes Fahrzeug einschränken. Wenn diese Auswahl wieder aufgehoben werden soll, wählen Sie einfach den Eintrag "Zeige Alle Fahrzeuge". |
| Fahrer | Hier kann man die Suche auf einen einzelnen Fahrer einschränken. Wenn diese Auswahl wieder aufgehoben werden soll, wählen Sie einfach den Eintrag "Zeige Alle Fahrer anzeigen". |
| freie Suche nach beliebigen Suchbegriff | Die Freitextsuche ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie sehr einfach nach einer Zeichenkette in den Daten der benutzerdefinierten Formulare suchen können um die mögliche Auswahl der Formulare einzuschränken. Dabei können mehrere Suchbegriffe nacheinander eingegeben werden. Jeder Begriff bzw. Zeichenkette muss mit einem Druck auf die „Enter“-Taste abgeschlossen werden. Die einzelnen Suchbegriffe sind logisch Oder-verknüpft. |
| Schaltflächen der Quickbar: | ||
|---|---|---|
| Export | Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet. |
| Quicklink einrichten | Seite als QuickLink einrichten. |
| Hilfe | Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen. |
Recherchergebnisse
Die recherchierten, gefundenen Daten werden tabellarisch angezeigt. Die Formularrecherche wird initial mit den Suchergebnissen des aktuellen Monats für alle Fahrer und alle Fahrzeuge geöffnet. Die Suche kann jederzeit über die „Suchen“-Schaltfläche ausgelöst werden. Wenn kein spezieller Formulartyp ausgewählt ist, werden alle Formulare mit den gewählten Suchparametern angezeigt. Jeder Block eines Formulartyps wird mit einer Informationszeile mit Formularnamen und Eintrags-/ Feldbezeichnern begonnen. Folgende Spalten werden bei den Ergebnissen immer angezeigt:
| Zeitpunkt | Datum und Urhzeit des gefundenen Formulareintrages. |
| Fahrzeug | Der Name des Fahrzeuges des gefundenen Formulareintrages. |
| Fahrer | Der Name des Fahrers des gefundenen Formulareintrages. |
| Formular | Der Name des Formulartyps bei Informationszeilen oder der Auftragsbezeichner bei Formularzeilen, wenn das Formular einem Auftrag zugeordnet ist. Mit einem Klick auf den Auftragsbezeichner wird eine Anzeigebox mit allen Auftragsdetails geöffnet. |
| Aktion | In der Aktionsspalte können über ein Auswahlmenü verschiedene Aktionen zu einem bestimmten Formular ausgeführt werden. |
Alle weiteren Tabellenspalten richten sich nach den Formularfeldern, die im jeweilig assozierten Formularentwurf festgelegt sind.
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