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Formularrecherche
In der Formularrecherche haben Sie die Möglichkeit bereits ausgefüllte und übermittelte Formulare anzuzeigen und innerhalb dieser zu recherchieren.
Rechercheansichten
Sie haben die Auswahl zwischen drei verschiedenen Ansichten:
- Zusammenfassung
- Vollständige Ansicht
- Scrollbare Ansicht
Die Ansichten unterscheiden sich dabei darin, in welcher Form die Formulardaten angezeigt werden sollen.
In der Zusammenfassung werden alle Formulardaten in einer gemeinsamen Spalte zusammengefasst.
Die Vollständige Ansicht legt pro Formularfeld eine eigene Spalte an. Je nach Größe Ihres Formulars, kann dadurch eine horizontale Verschiebung nötig werden um alle Einträge zu betrachten. Sie haben daher die Möglichkeit innerhalb der Tabelle horizontal zu scrollen.
Die Scrollbare Ansicht erweitert die Vollständige Ansicht um statische Tabellenspalten. Wenn Sie nun innerhalb der Tabelle horizontal scrollen, bleiben dabei alle Spalten, die keine Einträge zu Formulardaten enthalten, statisch an ihrer Bildschirmposition stehen und Sie scrollen ausschließlich durch die Formulardaten-Einträge.
Ihre präferierte Ansicht, die bei Aufruf des Moduls angezeigt werden soll, können Sie unter Einstellungen festlegen. Hier können Sie ebenfalls festlegen, wie viele Tabelleneinträge Sie pro Seite angezeigt haben möchten.
Andere Bedienelemente bleiben von der Auswahl der Ansicht unverändert.
Die Formularrecherche verfügt weiterhin über folgende Funktionalitäten der Quickbar:
| Schaltflächen der Quickbar | ||
|---|---|---|
 | Export | Hier können Sie alle Formulardaten in PDF, Excel oder CSV exportiert werden. Es werden die aktiven Filtereinschränkungen zur Dateneingrenzung verwendet. |
 | Quicklink einrichten | Seite als QuickLink einrichten. |
 | Hilfe | Die Hilfeseite in der Dokumentation aufrufen. |
Recherche nach auswählbaren Suchkriterien
Um innerhalb der angezeigten Formulare zu filtern, können Sie die oben stehende Suche nutzen. Klicken Sie auf erweiterte Suche einblenden, um weitere Suchkriterien neben der reinen Klartext-Suche auswählen zu können. Insgesamt stehen Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung.
| Rechercheformular Suchkriterien | |
|---|---|
| Freitext-Suche | Mittels der Freitext-Suche können Sie innerhalb der Spalten Fahrzeug, Fahrer, Formular und Formulardaten filtern. Der Suchbegriff wird dabei als Ganzes betrachtet. Es ist nicht möglich gleichzeitig nach Schlagworten über mehrere Spalten hinweg zu suchen. Um Ihre Eingabe abzuschließen und als Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Button Suche. |
| Recherchemethode | Mittels der Recherchemethode können Sie nach einem bestimmten Status eines Formulars suchen. Zur Auswahl stehen die Suche nach ausgefüllten und an das Portal übermittelten Formularen, Fahrzeuge die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben und Fahrern die innerhalb eines gewählten Zeitraums kein Formular übermittelt haben. |
| Zeitraum-Schnellauswahl | Hier können Sie aus einer Reihe vordefinierter Zeiträume auswählen, um Ihr Ergebnis entsprechend zeitlich einzuschränken. |
| Zeitraum manuell | Analog können Sie Ihren Recherche-Zeitraum auch manuell festlegen. Legen Sie dazu ein Beginn und Enddatum fest. |
| Formularentwurf | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Formulare". |
| Fahrzeug | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Fahrzeuge". Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrer übermittelten Formularen filtern. |
| Fahrer | Hier kann die Suche auf ein einzelnes Formular eingeschränkt werden. Wenn Sie diese Auswahl wieder aufheben wollen, wählen Sie den Eintrag "Zeige Alle Fahrer anzeigen". Dieses Suchkriterium ist nicht verfügbar, wenn Sie aktuell nach nicht vom Fahrzeug übermittelten Formularen filtern. |
Ale Suchkriterien lassen sich über ein logisches UND miteinander verknüpfen.
Innerhalb Ihres Suchergebnisses können Sie weiterhin nach bestimmten Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf den Kopf der jeweiligen Tabellenspalte. Eine Sortierung anhand der Aktionsspalte ist nicht möglich. Anhand der Formulardaten kann nur sortiert werden, wenn Sie ausschließlich nach einem Formulartyp suchen. An dieser Stelle werden Sie dazu aufgefordert den Eintrag auszuwählen, anhand dessen sortiert werden soll.
Negativrecherche
Rechercheansichten
Exporte
Funktionen für einzelnes Formular
Exporte
Sie haben die Möglichkeit, Formulare zu exportieren. Es stehen Ihnen dafür folgende Formate zur Verfügung:
- Excel
- CSV
Um alle Formulare zu exportieren, nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche der Quickbar. Dabei werden alle Filterkriterien angewandt, die Sie derzeit aktiviert haben.
Um ein einzelnes Formular zu Exportieren, wählen Sie die entsprechende Aktion in der Aktionsspalte aus. Für einzelne Formulare ist kein CSV Export möglich.
Funktionen für einzelne Formulare
Sie haben verschiedene Möglichkeiten mit einzelnen Formularen zu interagieren. Öffnen Sie dazu das Aktionsmenü in der Aktionsspalte des Formulares, auf welches sie zugreifen wollen. Es stehen Ihnen dabei folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktionen: | ||
|---|---|---|
| Formulardetails anzeigen | Anzeigen aller Details und verfügbaren Informationen des Formulares |
| Auf Karte anzeigen | Zeigt Ihnen die Position an, an welcher das Formular übermittelt wurde. Wurde das Formular im Portal angelegt, so ist keine Position verfügbar. |
| Formular bearbeiten | Erlaubt Ihnen die Formulardaten zu bearbeiten. Sie können keine Änderungen an Informationen zur Übermittelung (Zeitpunk, Fahrzeug, Fahrer) oder dem Aufbau des Formulars vornehmen. |
| Statistik anzeigen | Zeigt Ihnen eine Statistik zu allen übermittelten Formularen dieses Formulartyps an. Pro Datenfeld können Sie sich eine kurze Zusammenfassung anzeigen lassen. Je nach Typ des Datenfeldes liegen unterschiedliche Informationen vor. |
 | Formular als PDF exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als PDF. |
| Formular als Excel exportieren | Exportiert das ausgewählte Formular als Excel Datei. |
| Formular löschen | Löscht das ausgefüllte Formular aus der Verwaltung. |
Formular über Portal erfassen
Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche Formular hinzufügen. 
Mithilfe dieser Schaltfläche kann aus dem Portal heraus ein ausgefülltes Formular erfasst werden.
Zuerst muss der Formularentwurf, der als Vorlage dienen soll, ausgewählt werden. Anschließend werden über den Formulareditor die Daten des Formulars eingegeben. Es kann ein gewünschtes Datum, ein Fahrzeug und ein Fahrer gewählt werden.
Formulare, die über das Portal angelegt wurden, werden in der Tabellenansicht mit einem 
und dem Namen des erstellenden Portalnutzers hinter dem Formularnamen markiert.
Formularverwaltung
Übersichts Ansichten
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Fahrzeugansicht
Einstellungen
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Allgemeine Einstellungen
Funktionen
Recherche nach auswählbaren Suchkriterien
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Die Anzeige für ein Unterschriftsfeld beinhaltet wie viele Formulare zu diesem Typ für dieses Feld Daten enthalten und wie viele nicht ausgefüllt wurden an dieser Stelle sowie die Gesamtzahl der Formulare dieses Typs.
Formular über Portal erfassen
Über der Recherchetabelle auf der rechten Seite befindet sich eine Erstellungs-Schaltfläche.
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Unter dem „Einstellungen“-Reiter kann die Formularrecherche auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Allgemeine Einstellungen
Unter den „Allgemeinen Einstellungen“ kann die Standardlänge der Tabelle ausgewählt werden. Damit wird die Anzahl der Formulareinträge festgelegt, die nach einer Suche auf einer Seite initial angezeigt werden.
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