Allgemeines

Die Digitacho Verwaltung ermöglicht den Zugriff und die Kontrolle der Fahrer- und Fahrzeugdateien, welche aus dem digitalen Tachographen ausgelesen wurden.

Download / Archiv

Unter diesem Punkt werden die verfügbaren DDD Dateien angezeigt. Wird nur die Downloadfunktion genutzt, sind die fett markierten Dateien noch auf dem eigenen System zu archivieren. Anderenfalls ist hier keine Aktion notwendig und die Markierung kennzeichnet, ob eine Datei bereits exportiert wurde oder nicht.

Die Anzeige lässt sich dabei auf die Merkmale Fahrer, Fahrzeug, Archivierungsstatus, Zeitraum eingrenzen.

Bei Aufruf der Seite werden zunächst alle Dateien angezeigt, welche innerhalb des letzten Monats noch nicht archiviert bzw. exportiert wurden. Diese Einschränkungen lassen sich jederzeit über die entsprechenden Eingabefelder oberhalb der Tabelle anpassen.

Ein Klick auf einen Spaltennamen sorgt dafür, dass die Tabelle nach dieser Spalte sortiert wird.

Eine Besonderheit stellt der Filterbare Zeitraum dar. Wird nach dem Datum des Downloads (aus dem Tacho) gefiltert, werden alle Dateien angezeigt, die im betreffenden Zeitraum vom digitalen Tachographen gesichert wurden. Die Datei enthält dabei in der Regel Daten bis zum Vortag des gewählten Datums.
Der Modus Auswertungszeitraum zeigt die Dateien an, deren Inhalt den gewählten Zeitraum abdeckt. Ist der Zeitraum zu lang, um von einer Datei abgedeckt zu werden, wird ein Satz aus den notwendigen Dateien zusammengestellt, um diesen abzudecken. Ist es nicht möglich den gesamten Zeitraum abzudecken, werden auch keine Dateien angezeigt!

Regulär werden nur Dateien angezeigt, welche neu vom Tacho übertragen und noch nicht archiviert / exportiert wurden. Um bereits archivierte Dateien anzuzeigen, ist ein Ändern des Archivierungsstatus notwendig.

Soll eine einzelne Datei auf den eigenen Computer heruntergeladen werden, wird diese direkt übertragen. Wurden mehrere Dateien ausgewählt, wird eine gepackte Datei im .zip Format angeboten, welche alle gewählten Digitacho Dateien enthält.

Archivstatus

Für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug, zu welchem DDD Dateien archiviert sind, wird hier das Datum der letzten Daten angezeigt und wann spätestens neue Daten abzurufen sind. Zusätzlich erfolgt eine Kennzeichnung, ob innerhalb der heruntergeladenen Daten Aufzeichnungslücken existieren.

Oberhalb der Tabelle ist auch hier die Einschränkung auf bestimmte Fahrer oder Fahrzeuge möglich und die Einschränkung auf Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge mit Daten kann aufgehoben werden. Die Einstellung unbekannte Fahrer ausblenden betrifft Fahrerdateien von Fahrern, deren Personalschlüssel ( bzw. Schlüssel der Fahrerkarte ) noch nicht in der Personaltabelle erfasst sind.

Die Tabelle beinhaltet außerdem eine Statusspalte. Dabei sind folgende Statusmeldungen definiert:

Archivstatus Details

Liegt für einen Fahrer oder Fahrzeug mindestens eine Digitach Datei vor, kann aus der Downloadstatus Tabelle heraus eine Detailansicht aufgerufen werden. Diese Detailansicht besteht aus einem Kalender der eine schnelle Übersicht ermöglicht, welche Datei(en) für welchen Tag gespeichert sind oder für welchen Tag diese Daten fehlen.
Ist ein Tag grün markiert, liegt hier mindestens eine Datei mit entsprechenden Daten vor. Durch bewegen des Mauszeigers über das jeweilige Kalenderfeld wird eine Liste der Dateien angezeigt, die Daten für diesen Tag enthalten.
Im Falle eines rot markierten Tages liegen uns keine Digitacho Dateien vor.

Archivstatus unvollständige Daten

Einen Sonderfall stellt der Status unvollständige Daten dar. Trotz dass immer ein Abgleich mit allen verfügbaren Daten des digitalen Tachographen durchgeführt wird, können Zeiträume entstehen, in denen keine Daten verfügbar sind. Dies kann zum Beispiel durch längere Werkstattaufenthalte bei abgeklemmter oder leerer Batterie oder auch durch Fehlfunktionen des Tachographen passieren.

Der erste Schritt, um einen Fehler durch die Übertragung per Ortungsbox auszuschließen, ist in diesem Fall ein manueller Download am Fahrzeug und Upload der Daten. Lässt sich der Datenstand auf diesem Wege nicht vervollständigen, liegt eventuell ein Fehler beim digitalen Tachographen vor, so dass dieser dringend von einer Werkstatt geprüft werden sollte.

Fahrpersonal

Die Bedienung dieser Übersicht entspricht vollständig der Bedienung der Personalverwaltung.
Als Einschränkung werden hier nur Personen angezeigt, für welche als Personalschlüssel der 16-stellige Fahrerschlüssel eingepflegt wurde. Zusätzlich kann die Aufteilung der Tabelle unabhängig von der Personalverwaltung konfiguriert werden, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Andere Tätigkeiten

Im Zuge der Fahrpersonalverordnung muss ein Fahrer bei einer Kontrolle die Aktivitäten der letzten 28 Tage vorweisen können. Während die Fahrtätigkeiten hierbei durch die Daten des Digitacho abgedeckt werden, muss der Fahrer im Falle anderer Arbeiten, Krankheit oder Urlaub einen Nachweis darüber mitführen. Bei diesem Nachweis handelt es sich um die "Bescheinigung von Tätigkeiten".
Dieses Menü erlaubt die Erstellung derartiger Dokumente, sowie die Überwachung, ob eine Bescheinigung ausgestellt werden muss.
Dazu findet sich unter dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten eine Auflistung aller Fahrer, bei der nacheinander der Status der letzten 28 Tage geprüft wird. Die Prüfung kann dabei 3 verschiedene Ergebnisse zurückliefern.

1. Status nicht ermittelbar: Für den Fahrer liegen keine Fahrerdaten innerhalb der letzten 28 Tage vor.
2. keine Lücke innerhalb der letzten 28 Tage: Die Einträge für den Zeitraum sind vollständig angelegt.
3. Daten unvollständig: Es wurde Digitacho Daten gefunden aber es gibt Lücken, welche noch nicht erfasst sind.

Relevant ist hier vor allem der 3. Fall. Als Aktion gibt es bei jedem Fahrer die Möglichkeit eine Detailansicht aufzurufen. Diese Ansicht ist gleich dem Menüpunkt Andere Tätigkeiten Details mit vorausgewähltem Fahrer.

Nach Aufruf der Seite wird die Berechnung der Statusmeldungen gestartet. Solange die Archivverwaltung als solche nicht verlassen wird, bleibt der Datenstand nach dem Ende der Berechnung erhalten. Eine Aktualisierung der Fahrerdaten erfolgt entweder nach einem erneuten Aufruf der Archivverwaltung oder durch Klick auf das Icon zum neuladen der Seite.

Wird ein spezieller Fahrer ausgewählt, werden für diesen Fahrer die detaillierten Buchungsdaten beziehungsweise erstellte Dokumente angezeigt.

Andere Tätigkeiten je Fahrer

Im oberen Bereich sind Buttons zum Neuladen der Seite, anlegen eines neuen Eintrages einer anderen Tätigkeit und zur Umschaltung der Buchungsdaten zwischen grafischer und tabellarischer Ansicht. Eine Rückkehr zur allgemeinen Liste ist durch Änderung des Fahrers auf alle Fahrer.

Nach der Auswahl werden zunächst die Daten des aktuellen sowie des Vormonats geladen und der Zeitraum der letzten 28 Tage angezeigt. Die Tage sind dabei wie folgt markiert:

Markierung	Bedeutung
Image Modified	Für diesen Tag liegen keinerlei Daten vor.
Image Modified	Für diesen Tag liegen Aktivitätsbuchungen vor und die Erstellung eines Dokumentes ist nicht notwendig.
Image Modified	Für diesen Tag sollte eine Bescheinigung über andere Tätigkeiten erstellt werden.

Ein Klick auf den entsprechenden Tag aktualisiert die 3-Tages Ansicht unterhalb des Kalenders und zeigt zur besseren Übersicht neben dem angeklickten Tag auch den vorhergehenden und nachfolgenden Tag mit an.

Liegen für eine Zeitspanne keine Daten vor oder ist eine Zeitspanne als Ruhezeit erfasst, so kann durch Klick auf den jeweiligen Bereich das Menü zur Erstellung eines neuen Eintrages aufgerufen werden. Wurde die Ansicht auf die tabellarische Ansicht umgeschalten, ist für Ruhezeiten das Anlegen eines Eintrages als Aktion hinterlegt.
Auf die beschriebene Art und Weise wird in der Maske zur Erstellung der jeweilige Zeitraum bereits vorausgewählt, so dass nur die jeweilige Tätigkeit ausgewählt werden muss.
Gerade initial sind eventuell noch nicht alle Personalien der Fahrer erfasst. Da diese Personaldaten aber zwingend notwendig sind, werden in diesem Fall Eingabefelder für die jeweils fehlenden Daten eingeblendet. Werden die Fahrerdaten auf diese Weise angegeben erfolgt auch eine Speicherung in der Personaltabelle, so dass die Daten beim nächsten Aufruf nicht erneut angegeben werden müssen.
Im einzelnen handelt es sich dabei um das Geburtsdatum des Fahrers, das Einstellungsdatum des Fahrers sowie ein Ausweisdokument. Zum Abgleich mit dem Ausweisdokument ist die Nummer von Führerschein, Personalausweis oder Reisepass zu hinterlegen. Zur leichteren Bestandspflege der Daten empfiehlt es sich auch das Ablaufdatum des Ausweises zu hinterlegen.

Es ist auch möglich in einem Schritt direkt mehrere Bescheinigungen für unterschiedliche Fahrer zu erstellen. Dazu ist zunächst der 2. Punkt (mehrere Fahrer auswählen) in der Liste der Fahrer auszuwählen. Anschließend wird eine Liste der Fahrer eingeblendet und es können alle die Fahrer angewählt werden, für welche die entsprechende Bescheinigung erstellt werden soll. In diesem Modus ist es nicht möglich, fehlende Fahrerdaten direkt zu hinterlegen.
Wurden ein oder mehrere Fahrer ohne vollständige Daten gefunden, wird ein entsprechender Vermerk angezeigt, und die Liste der entsprechenden Fahrer lässt sich separat anzeigen.

Um die Erfassung der Tätigkeiten zu beschleunigen ist es weiterhin möglich, das Eingabefenster nach dem Speichern nicht zwangsweise zu verlassen. Die Änderung dieses Verhaltens ist durch Klick auf den Pfeil rechts neben dem Speichern Button möglich. Das Eingabefeld kann auch jederzeit durch Klick auf das X unten rechts geschlossen werden.

Wurde nun eine andere Tätigkeit erfasst, ist der entsprechende Zeitraum im grafischen Modus durch einen blauen Balken gekennzeichnet. Im tabellarischen Modus ist ein solcher Eintrag, wie die Pausenzeiten fett gedruckt und durch eine eigene Grafik visualisiert.

Durch Klick auf solche einen Eintrag lassen sich die zugehörigen Daten jederzeit ändern oder löschen.

Verstöße

Ein weiteres Hauptmerkmal der Dateiauswertung ist die Anzeige gefundener Vertöße. Die Berechnung der einzelnen Zeiten erfolgt hierbei ausschließlich auf Basis der DDD Dateien. Daten auf Basis der Digitacho Info Schnittstelle werden nicht berücksichtigt. Daraus ergibt sich, dass die Daten maximal bis zum Vortag vorhanden sind.
In der Tabelle werden alle Verstöße eines Fahrers angezeigt, welche seit Beginn des Vormonats neu hinzugekommen sind. Bereits gedruckte Verstöße werden hierbei nicht beachtet. Für die so ermittelten Verstöße wird ausßerdem ein zu erwartendes Bußgeld laut Bußgeldkatalog angegeben. Da im Katalog eine unterschiedliche Bußgeldhöhe für Fahrer und Unternehmer festgelegt ist, werden die Gelder auch getrennt ausgewiesen. Bei einer Kontrolle hat die BAG in der Praxis jedoch auch einen gewissen Spielraum, so dass statt des Regelsatzes eine Verwarnung ausgesprochen werden kann. Umgekehrt liegt es im Ermessen bei systematischen Übertretungen ein erhöhtes Bußgeld zu verhängen.
Folglich ist das Ergebnis eher als Anhaltspunkt zu verstehen, welche Bußgelder wahrscheinlich im Falle einer Kontrolle in Deutschland verhängt werden.

Analog zur Übersicht der anderen Tätigkeiten ist es auch hier möglich, direkt aus der Übersicht heraus, die Detailansicht für einen konkreten Fahrer aufzurufen.

Verstöße je Fahrer

Die Detailansicht mit Daten eines Fahrers dient der genauen Aufschlüsselung der ermittelten Verstöße.
Für den ausgewählten Fahrer wird dabei jeweils eine Monatsübersicht angezeigt. In dieser Übersicht soll wiederum eine farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kalendertage eine schnelle Übersicht, über die gefundenen Verstöße ermöglichen. Die Farben haben dabei folgende Bedeutung:

Markierung	Bedeutung
Image Modified	An diesem Tag wurden keine Aktivitäten oder nur Ruhezeit gebucht
Image Modified	An diesem Tag wurden Lenk und/oder Arbeitszeiten gebucht, ohne dass ein Fehler gefunden wurde.
Image Modified	An diesem Tag wurde mindestens ein Verstoß festgestellt. Erstreckt sich das beanstandete Ereignis über 2 Tage (zum Beispiel in Form einer zu kurzen Tagesruhezeit) werden beide Tage entsprechend markiert.

Wird ein rot markierter Kalendertag mit der Maus überfahren, wird der entsprechende Verstoß in der darunter angezeigten Tabelle rot markiert.

Diese Tabelle enthält dann die Daten über jeden einzelnen Verstoß. Auch ist hier noch einmal separat ausgewiesen, welcher Verstoß mit welchem Bußgeld im Katalog hinterlegt ist. Wurde ein abweichendes real angefallenes Bußgeld erfasst, so wird dieses stattdessen angegeben.

Wer es noch genauer wissen will, kann auch die Detailansicht für einen einzelnen Verstoß einblenden. Für Verstöße, die einen Zeitraum im Tagesbereich abdecken wird dann eine Grafik mit den einzelnen Buchungen eingeblendet, auf welcher zusätzlich der jeweils beanstandete Bereich markiert wird.
Handelt es sich um wochenbezogene Verstöße, erfolgt eine kompaktere tabellarische Darstellung.

Außerdem ist es möglich auch aus dieser Ansicht heraus entsprechende Belehrungsprotokollen zu den gefundenen Verstößen erzeugen.

Verstöße Druck

Die Belehrungsprotokolle lassen sich aus der Verstoßübersicht und auch aus den Verstoßdetails heraus drucken.
Aus der Übersicht heraus werden nur die Verstöße gedruckt, welche noch nicht vorher ausgedruckt wurden und für die kein Bußgeld von 0€ hinterlegt wurde.
Im Gegensatz dazu ist aus den Verstoßdetails heraus auch ein Nachdruck möglich. Im Falle eines Nachdruckes wird hier die Druckseite wieder mit genau den Verstößen erstellt, wie ursprünglich generiert.
Sollte also ursprünglich ein Dokument mit mehreren Verstößen erstellt worden sein und einer dieser Verstöße soll noch einmal gedruckt werden, wird das eine Seite mit genau den Verstößen generiert, wie beim ersten Druck. Andere Verstöße, die beim ursprünglichen Dokument nicht erfasst, aber eventuell jetzt ausgewählt wurden, werden dann auf eine separate Seite gedruckt.
Somit ist es jederzeit möglich eine Kopie der Dokumente zu erstellen und außerdem muss die Information über geleistete Unterschriften nur einmalig hinterlegt werden und wird dann für alle zugehörigen Verstöße vermerkt.

Inhaltlich ist auf der Druckseite zu jedem Verstoß der Zeitraum, die Vorgabe und der tatsächliche Wert (in Form der Ruhezeit, Fahrzeit, ...) angegeben. Außerdem ist die Art des Verstoßes nebst Verweis zum entsprechenden Gesetzestext vermerkt.

Buchungen

Die Buchungsübersicht erlaubt eine Prüfung bzw. Auswertung der geleisteten Lenk- und Arbeitszeiten aller Fahrer mit Digitacho Daten. Nach Auswahl eines Fahrers werden die Lenk-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten des letzten Monats angezeigt. Mittels Button zum Umschalten der Darstellung Image Modified kann ziwschen der kalendarischen Ansicht und einer Aufbereitung der Daten nach Schichten gewechselt werden. Die Darstellung entspricht in diesem Fall der Doppelwochenberechnung. Aus der kalendarischen Ansicht heraus ist es auch möglich, die detaillierten Buchungen eines Zeitraumes anzeigen zu lassen. So ein Zeitraum kann entweder ein einzelner Tag, eine Woche oder auch der gesamte gewählte Zeitraum sein.

Auch die Detailansicht ist wiederum in 2 Darstellungsweisen unterteilt. Zunächst erfolgt eine rein tabellarische Ausgabe mit den genau gebuchten Zeiten. Von dieser Tabelle lässt sich dann auch in die grafische Darstellung wechseln. Hier werden die einzelnen Zeiten auf einem Balken je Tag eingetragen. Die Darstellung der Buchungen erfolgt hier analog zur Darstellung der anderen Tätigkeiten.

Aus jeder Ansicht heraus ist ein Export als PDF, Excel oder CSV Datei möglich. Der Inhalt der Dateien richtet sich dabei nach den gerade dargestellten Daten. 

Uploads

Sollten nicht alle Fahrer- und Fahrzeugdaten per Remote Download abrufbar sein oder auch Daten zur Vervollständigung des Archivs fehlen, so können die entsprechenden Dateien über das Upload Modul in das YellowFox Archiv eingepflegt werden.

Die hinzuzufügenden Dateien müssen die Endung .ddd aufweisen. Der Dateiname hat dabei folgenden Aufbau:

Um eine Datei zum Archiv hinzuzufügen, kann entweder der Upload Button (Image Modified) gedrückt werden um dann im Dialog die betreffenden Dateien zu markieren oder die Dateien können einfach mit der Maus auf die Tabelle gezogen werden. In beiden Fällen beginnt direkt danach der Upload. Hierbei dürfen in einem Durchgang bis zu 200 Dateien hinzugefügt werden. Jede einzelne Datei wird direkt beim Upload geprüft, ob die enthaltenen Daten gültig sind. Fehlerhafte Dateien werden dabei nicht archiviert und entsprechend gekennzeichnet. Nach dem Start wird an der Linken Seite oberhalb der Quicklinks der akuelle Fortschritt angezeigt. Ein Klick auf diese Fortschrittsanzeige öffnet eine Detailansicht, in der sich der aktuelle Status jeder einzelnen Datei prüfen lässt.

Eine erfolgreich hochgeladene Datei verbleibt nach Fertigstellung noch 10 Minuten in dieser Liste. Fehlgeschlagene Uploads werden noch 30 Minuten lang angezeigt.

Sobald ein Upload einmal gestartet wurde ist es möglich im Portal normal weiter zu arbeiten. Der Upload läuft dann im Hintergrund einfach weiter. Wird die Seite allerdings mit <F5> neu geladen, werden auch alle offenen Uploads abgebrochen! 

Einstellungen

Unter diesem Reiter sind die verschiedene, spezifische Einstellungen zusammenfassend verfügbar.

allgemeine Einstellungen

Als Allgemeine Einstellung kann hier die Anzahl der Tabellenzeilen für die Anzeige der Downloads und der Downloadstatus angepasst werden. Diese Anpassung betrifft die Zeilenzahl beim 1. Aufruf des Moduls. Wird die Anzahl der anzuzeigenden Zeilen zur Laufzeit geändert, bleibt diese Änderung bis zum Logout aktiv.

Menüleiste einstellen

Um den unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht zu werden, lässt sich die Reihenfolge der einzelnen Reiter frei definieren. Außerdem ist es möglich nicht benötigte Reiter aus- und später wieder einzublenden.

Fahrpersonal Tabelle

Für die Übersicht des Fahrpersonals kann hier festgelegt werden, welche Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

andere Tätigkeiten

Im Normalfall werden die Nachweise über andere Tätigkeiten in der aktuellen Portalsprache ausgedruckt. Eine Anpassung der Drucksprache ist entweder einzeln vor jedem Druck möglich. Die jeweils vorausgewählte Sprache kann aber hier auch festgelegt werden. Beispielsweise wenn die Fahrzeuge hauptsächlich im Ausland unterwegs sind.

Verstoßeinstellungen

Für die Ermittlung der Verstöße und das zu erstellende Belehrungsprotokoll sind hier diverse Einstellungen möglich. Die Bedeutung der Einstellungen ist hier noch einmal jeweils hinter der Einstellung erklärt.

Archivierungszeitraum

Je nach Verwendungszweck des Archivs variiert die Speicherdauer der Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Der Verwendungszweck lässt sich hier festlegen.

Legende

Image Modified	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrzeugbezogenen Daten
Image Modified	Kennzeichnet eine DDD Datei mit Fahrerbezogenen Daten
Image Modified	Öffnet die Detailansicht zum entsprechenden Eintrag
Image Modified	Lädt die Datei oder die Dateien des aktuellen Eintrages auf den eigenen Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Modified	Lädt alle ausgewählten Dateien auf den Computer herunter (bei mehreren Dateien als ZIP Archiv)
Image Modified	Ein neues Dokument zur Bescheinigung anderer Tätigkeiten erstellen.
Image Modified	Wechsel zwischen tabellarischer und grafischer Darstellung der Buchungen.
Image Modified	Wechsel aus der Detailansicht eines Fahrers im Modul andere Tätigkeiten oder Verstöße zurück zur Liste aller Fahrer.
Image Modified	PDF Dokument mit Belehrungen zu erkannten Verstößen drucken.
Image Modified	Dialog zum hochladen einer oder mehrerer Dateien öffnen

Common

The digitacho administration grants access and control for driver and vehicle filese, created by digital tachograph.

Download/Archive

All available DDD files will be visible here and may be archived by the portal user. The visible files can be limited by setting a driver, a vehicle, an archive state or a timerange.

On open this page there will be visible all new files, not archived by the user and downloaded from the tachograph durng the 30 days. Changing the according input values will result in access to any files stored in the system.

Clicking a column headline will result in sorting the data by this column.

Changing the filter by option from download date to content timerange will result in a different file arrangement. In content mode for each vehicle or driver will be visible only one entry row. This row may consist of one or multiple files, to cover the desired timerange in an optimal arrangement with minimal overhead for start end end time. If it is impossible to get a set of files, covering the desired timerange, no entry will be made for this driver or vehicle!

Selecting a single file for download will result in directly downloading this file. If multiple files selected for download a compressed .zip file will be created, containing all selected files.

Download states

For each driver and each vehicle, with DDD files available, the dates for latest download and deadline for next download is visible. For each entry also a check is done, if all data for the whole timerange is available at storage.

A limitation for drivers and vehicles cane be done on top of this tab.
Using the default setup, drivers or vehicles, without any DDD files will not be visible in table. To change this behaviour, select the show drivers/vehicles without downloads option.
For some special cases additionally the digitacho delivers data for drivers, not registered at personal administration. This unknown drivers are hidden by default to. To show this personal, uncheck the hide unknown personal option.

The state column at data table consist of different available states:

download state details

If at least one digitacho file ist stored for a driver or vehicle, a details page can be called. This details page shows a month calendar for a quick overview, which file is available for which calendaric day and at which days no data available.
A day, marked green indicates, that at least one file with data is available. Moving the cursor over this day, will result in a list of available files for this day.
A red marked day, indicates missing files for this day. This means, no file is available at storage, containing data for this day.

download state incomplete data

The incomplete data state is a special state, that should not occur on normal operation. Although for each download a check will be done, which data are available and download a mostly complete data set, sometimes there are timeranges without any data at the storage. This may happen, if a vehicle will be repaired and the digital tachograph will get no power for longer timeranges, or there is any kind of malfunction.

The first step to handle this kind of error is downloading the data directly at the vehicle and adding this data to the storage. If the gaps will not be closed after this procedure, probably the digital tachograph has a malfunction and should be checked immediately.

drivers

The handling of this module is similar to the personal administration.
As limitation here only persons are shown, having a 16-char long driver key as personal key. Additionally the table columns can be configured independently to personal administration.

omitted reasons

To match the regularities of european drivers edict a driver has to verify his activities vor the last 28 days. While driving activities registered by digital tachograph, in case of other activities, illness or spare time the driver has to show documents for this activities. This document is called "attestation of activities".

This menu allows to create those documents and check, if this documents where generated completely.
Therefore the overview tab shows the list of all drivers and checks all states for the last 28 days. This check can result in 3 different state messages:

1. could not determine the state: no digitacho data for the last 28 days found
2. no gaps found in timerange: all documents where created for the timerange
3. data incomplete: digitacho data found but missing activities documents for at least one day

To get detailed information, especially why an incomplete state was set, for each driver exist the action to open a detailed view. This view is equal to omitted reason details with current driver preselected.

After this page is called, the calculation of state message will be startet. Sthe current calculation state and the according results stay in memory, as long as the archive management module is active. To refresh the driver data, just use the reload funtion on top of this tab or restart the archive management module.

omitted reason details

On top of this tab are the buttons to reload, enter an other activity and to switch between tabellaric ond graphic bookings view. If the tab was direcly selected, first chose the driver, if called from omitted reason overview list, a driver is preselected.

After a driver is selected, the data for current and previous month will be loaded to show the timerange of last 28 days without any scrolling or paging. If no data available for a day, this day will be shown without any background color. If there are bookings, the background may be grey (everything seems ok) or red (a document has to be created).

Klicking on any day of the calendar will also refresh the 3-days-view below this calendar. To improve the readability, the previous and next day also will be visible.

If no data available for a timespan or if a timespan is marked as idle timespan, a new other activity document can be created, just by clicking on this timerange at graphic or by click on the according action in tabellaric mode.
In this case only the reason has to be set and all other values are prefilled.

Especially in the very first usage, probably not all informations are stored for each driver. Because this data are required to create the document, it is possible to fill the missing data directly in this input mask. The data entered here will also be stored to database, so they did not have to be entered multiple times.
This personal informations are the drivers birthdate, the driver is employee since date and an identification document. This identification document may be the driver licence, identy card or passport. Becaue this documents have a limited validity, it's recommended to add the valid to date.

The document also contains data about the creator. This is the name, position in the company and the address. Creator is the currently logged in user. If no specific address is set, the global company address will be used. The position and a differing working address can be set in administration -> Portal Settings -> Settings / User data.

To handle weekends easier, it is also possible to create activity documents for multiple drivers in one step. To do so, use second option in driver selection (select multiple drivers). This will result in a list of all drivers with a checkbox for each driver to select the ones, that need a document. In this mode it is not possible to append missing personal data to any of the drivers, so if data missing for any driver, a remark text will be shown and this driver is not visible in the main list.
To check, for which drivers data missing, there can be expanded a second list, just with the name of all drivers with incomplete data.

To not reopen the input mask for different timeranges, just change the option for save button to only save and print. Closing the input mask is possible via aborting further inptu or just clicking X on the bottom ricght.

If such an other activity was entered, in graphic mode this timerange is marked by a blue line. In tabellaric mode the entry is marked bold and has its own icon for faster identification.

Clicking on such an entry will allow to reprint the document, change the data or delete it.

violations

Another main feature of file analysation is the calculation of violations against drivers regulation. The calculation is only based on DDD files data. Data from digitacho live view interface will be ingored here.
For the table all new violations from start of previous month will be calculated. Already printed violations will be ignored. In the table is just the penalty fee visible, caused by the calculated violations.
Because the schedule of fines just contains the standard values, only this will be used for calculation. The controlling officers may raise or decrease the single penalty fees in some cases. So the calculated penalty fee is just an indicator, which costs have to be expected.

Similar to omitted reasons overview it is possible to open a more detailed view for a single driver.

violation details

Using the details tab allows to anlyse each single violation.
For the selected driver a month overview is visible. This month overview is colored to indicate the state per calendaric day. Therefore the following colors are used:

Moving the mouse over a red marked day, will also mark the according violation entries in the violations table below the calendar red.

This table shows more detailed data for each single violations at active month. Additionally vor each violation the calculated penalty fee is shown. If a driver was controlled a real payed penalty can be entered. If such a real payment was entered, this payment will be shown instead of assumed calculation.

To get even more details for a violation, use the details button. For timeranges up to 2 days, a graph will be shown with each single activity bookings and the range with the violation is marked blue. For longer violations the relevant data will be visible in a table.

Similar to violations overview it is possible to select violations to print an instruction.

violation prints

Printing the instruction protocol is available from violations overview and violation details tab. 
Printing from overview always only creates an instruction for new violations, not printed before and not marked with a penalty fee of 0,- €.
From violation details tab it is possible to make an own combination or just to reprint an instruction. If an instruction selected, which was printed before, the according instruction protocol will be printed same as ist was printed initially. This means with all other according violations, also printed on the page. In combination with never printed violations, the not printed violations will be printed to an extra page. So it is possible to create copies of the original instructions at any time. Aditionally the signing information has to be entered just for one violation of the page.

The document itself contains informations about timerange, allowance and effective value (idle time, driving time, ...). Additionally the type of violation and the according link to legal text is shown.

Settings

This tab joins all setting options according to the digitacho module.

common settings

Here it is possible to set the default rows count for the tables in the tabs: downloads, download states, omitted reasons and violations. A row count change, using the menu on top of each table, will only save the change for the current work session. On next login the default rows count, set in this menu will be used again.

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