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Grundlagen

Wozu nutze ich die Nachrichtenverwaltung

Die Nachrichtenverwaltung ermöglicht das Senden und Empfangen von Textnachrichten zu und von Fahrzeugen mit Display. Neben einfachen Textnachrichten können auch sogenannte Bestätigungsnachrichten versendet werden, deren Empfang quittiert werden muss oder bei denen eine Auswahl durch den Fahrer erfolgen soll.

Verfügbare Übersichten

Standardmäßig stehen nach Aufruf folgende Reiter der Nachrichtenverwaltung zur Verfügung:

Einzelansichten

Allgemeiner Tabellenaufbau

Oberhalb der Tabelle sind mehrere Buttons verfügbar. Hierbei stehen die Funktionalitäten zum aktualisieren der aktuellen Liste, zum erstellen einer neuen Nachricht sowie zum (erneuten) senden oder löschen der ausgewählten Nachrichten zur Verfügung.

Aktualisieren

Aktualisieren

Lädt die aktuelle Liste neu

Neue Nachricht erstellen

Neue Nachricht erstellen

Öffnet das Fenster um eine neue Nachricht zu erstellen

Ausgewählte Nachrichten (erneut) senden

Ausgewählte Nachrichten (erneut) senden

Sendet die gewählten Nachrichten an das jeweilige Display. Wurde einem Nachrichtenentwurf noch kein Display zugewiesen, so werden die entsprechenden Nachrichten dann in einer Liste aufgeführt mit der Möglichkeit jeweils einzeln oder gebündelt ein Fahrzeug zuzuweisen.

Ausgewählte Nachrichten löschen

Ausgewählte Nachrichten löschen

Achtung, löscht die Nachrichten komplett aus dem Portal inklusive aller bisher zugeordneten Statusmeldungen

 

Alle Tabellen zeigen je nach Einstellung eine bestimmte Anzahl an Einträgen. Die Zahl kann temporär direkt im Tabellenkopf order dauerhaft in den Einstellungen angepasst werden. Außerdem befindet sich rechts oben immer ein Suchfeld, welches zur Suche über die Felder: Absender, Fahrzeug, Nachrichtenstatus und Nachricht dient. Weiterhin können die Daten je nach Spalte auf- oder absteigend sortiert werden.
Folgende Tabellenspalten sind verfügbar:

Nachricht erstellt am

Datum und Uhrzeit zu dem die Nachrichtenvorlage erstellt wurde.

Absender

Name des Erstellers der Nachricht.

Fahrzeug

Fahrzeug, an welches die Nachricht gesendet wurde.

Nachrichtenstatus

Letzte Statusmeldung, die vom Fahrzeug gesendet wurde (für Nachrichtenentwürfe nicht verfügbar).

Nachricht

Eigentlicher Nachrichtentext

Aktion

 

  • Nachricht bearbeiten Nur bei Nachrichtenentwürfen verfügbar. Ermöglicht die Bearbeitung der Nachrichtendaten.

 

  • Nachricht kopieren Erstellt eine Kopie der Nachricht, um eine neue Nachricht mit den selben oder ähnlichen Daten anzulegen.

 

  • Antwort erstellen Nur bei empfangenen Nachrichten verfügbar. Öffnet das Menü zum erstellen einer neuen Nachricht und übernimmt dabei das aktuelle Fahrzeug als Vorauswahl.

Verfügbare Liste

Hier finden sich alle Nachrichten, welche vom Portal aus gesendet wurden. Handelte es sich dabei um eine Nachricht, die eine Antwort erfordert, wird auch die eventuell empfangene Antwort angezeigt.

Die hier aufgeführten Nachrichten befinden sich entweder noch im Zustellungsversuch oder die Zustellung wurde abgebrochen.

Es ist auch möglich, Nachrichten direkt auf dem Fahrzeugdisplay zu erzeugen und diese dann an das Portal zu senden. Solche Nachrichten finden sich unter diesem Reiter.

Wurde eine Nachricht nur erstellt und noch nicht direkt gesendet, landet diese zunächst in den Nachrichtenentwürfen. Solche Nachrichten müssen auch noch keinem Fahrzeug zugewiesen sein. Diese Entwürfe können natürlich noch bearbeitet und einzeln oder als Gruppe gesendet werden.

Suche

Die Suche ermöglicht die gezielte Eingrenzung der anzuzeigenden Nachrichten nach mehreren Kriterien in nahezu beliebiger Kombination. Eine genaue Erlärung der Suchmaske erfolgt unter dem extra Menüpunkt 'Die Suche'

Für die Listen außer der Suche wird zusätzlich die Anzahl der jeweils vorhandenen Nachrichten direkt in der Reiterübersicht angezeigt. Bis auf die Suche zeigen die Listen außerdem nur die Daten der letzten 2 Monate. Werden ältere Daten benötigt, so ist in der Suche eine entsprechende Zeiteingrenzung wählbar. Die Eingrenzung wie bei den Reitern lässt sich dann über den Status festlegen.

Die Suche

Wird die Suche aufgerufen ist als Vorgabe nur die Eingrenzung auf die Aufträge der letzten 30 Tage aktiv.
Um eine Suche mit den entsprechenden Parametern durchzuführen ist zwischen den Eingabefeldern und der eigentlichen Tabelle der Button Suche zu finden.
Dabei stehen folgende Suchparameter zur Auswahl:
Erstellungszeitraum, Statuseinträge, Nachrichtentext, Fahrzeug(e), Nachrichtenstatus und Nutzer

Bei den ersten beiden Parametern handelt es sich hier um Zeiträume. Es ist jeweils möglich aus einer Liste vordefinierter Zeiträume zu wählen. Genauso kann für die Zeitspannen nur jeweils ein Datumsfeld gesetzt sein. Hinter einem gesetzten Datum erscheint jeweils ein x ( Entfernen ), um die Eingrenzung wieder aufzuheben.

Für alle anderen Eingabefelder können mehrere Suchbegriffe zur Eingrenzung genutzt werden. Ein oder mehrere Fahrzeuge lassen sich vergleichbar der Erstellung/Bearbeitung einer Nachricht festlegen. Für die anderen Eingabefelder wird jeder Suchbegriff als sogenanntes Token angezeigt und ist einzeln wieder löschbar. Eine Nachricht wird dabei dann gefunden, wenn für jeden gesetzten Parameter mindestens eines dieser Token zutrifft.

Einstellungen

Je nach Berechtigung und Hardware sind im Einstellungsbereich mehrere Unterpunkte verfügbar.

Persönliche Einstellungen

Immer verfügbar sind die Anzeigeeinstellungen. Hier stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

 

  • Anpassen der Anzahl der Tabellenzeilen, welche in den Übersichten dargestellt werden

Menüleiste einstellen

Welche Reiter (Tabs) angezeigt werden und in welcher Reihenfolge diese Anzeige erfolgen soll lässt sich hier anpassen. Der Administrator einer Firma kann diese Anordnung nicht nur für sich selbst sondern auch für alle anderen Mitarbeiter einer Firma festlegen beziehungsweise die Änderung durch die Nutzer unterbinden.

Displayeinstellungen

Hierüber lassen sich bis zu 8 Nachrichtentexte als Vorlage auf dem Fahrzeugdisplay vordefinieren. Sollten in den Fahrzeugen Garmin Displays verwendet werden, kann für diese Fahrzeug auch eine Auswahl vordefinierter Antworttexte übertragen werden. Die Auswahl der Antworten lässt sich dann beim erstellen einer neuen Nachricht für diese Fahrzeuge festlegen. Nach jeder Änderung der Vorlagen sollten die Änderungen auch an die Fahrzeuge übertragen werden. Ein Nutzer kann die Einstellungen immer nur für die Fahrzeuge setzen, für die er auch das Bearbeitungsrecht hat

 

Nachricht erstellen/bearbeiten

Nach Klick auf neue Nachricht erstellen (neue Nachricht erstellen) wird die entsprechende Eingabemaske zur Abfrage der Daten angezeigt. Die Eingabemasken zur Bearbeitung, Beantwortung oder Kopie einer Nachricht sehen quasi identisch aus, so dass die hier folgenden Ausführungen allgemeingültig sind.

Fahrzeuge

Eine Nachricht kann an eines oder mehrere Fahrzeuge gesendet werden. Nach Auswahl von „mehrere Fahrzeuge auswählen“ wird die Fahrzeugliste nach Gruppen sortiert angezeigt, die eine Auswahl mehrerer Fahrzeuge ermöglicht. Damit eine Nachricht gesendet werden kann, muss mindestens ein Fahrzeug ausgewählt sein.

Antwortmöglichkeiten

Im Falle eines Garmin Displays können direkt Antwortmöglichkeiten für den Fahrer vorgegeben werden. Im Einzelnen sind dabei folgende Einstellungen möglich:

 

  • Bestätigungsnachricht: Die Nachricht muss vom Fahrer nach dem Lesen bestätigt werden, so dass der Erhalt wichtiger Nachrichten nachprüfbar ist.

 

  • Ja/Nein Nachricht: Der Fahrer muss die Nachricht mit 'Ja' oder 'Nein' bestätigen und damit eine Entscheidung treffen.

 

  • Nachricht mit vorgegebenen Antworten: Abhängig von Ihrer Konfiguration der Antwortvorlagen in den Displayeinstellungen können Sie hier eine eigene Auswahl an Antwortmöglichkeiten zur Bestätigung einer Nachricht festlegen

Nachrichtentext

Der eigentliche Nachrichtentext. Die Länge des Auftragstextes ist abhängig vom Displaytyp. Direkt unterhalb des Eingabefeldes ist daher die Anzahl der verbleibenden Zeichen vermerkt.

Abbrechen

Bricht die Eingabe ab und kehrt zur Liste zurück, von der aus die Erstellen Maske aufgerufen wurde.

Nachricht erstellen / Änderungen speichern

Speichert die Nachricht, so dass dieser in den Nachrichtenentwürfen sichtbar ist.

Nachricht senden

Eine Nachricht, zu der mindestens ein Fahrzeug festgelegt wurde, kann auch direkt an dieses gesendet werden. Dabei wird die Nachricht selbst gespeichert und dann gesendet.

Sv translation
languageen

basics

Which functions does the message management provide?

The message management provides sending and receiving text messages from and to cars equipped with a display. Besides simple text messages it is also possible to send response messages, where the driver has to confirm the receipt or answer an forced choice question.

available lists

After starting the messages management there will be visible the sent messages by default. Other states and functions will be available by switching the tabs. The upper tab bar offers the following options:

the tabs

common list structure

Above each list will be placed some buttons. They provide functionality to refresh the current list, create a new message and (re)send or delete the previously selected messages.

Reload

refresh

Reloads the current list.

create new message

create new message

Opens the window to create a new message.

(re)send selected messages

(re)send selected messages

Sends the selected messages to the according car display. If no car assigned to a message draft, there will be shown a list, to assign the cars.

delete selected messages

delete selected messages

Attention, this deletes the messages with the according state entries from the website permanently

 

Depending on your setup the list contains a number of entries per page. The count of entries can be changed temporary directly at the table head or permanently by changing personal settings. Additionally there will be a search field on the upper right to filter the messages by the columns: sender, car, message state and message text. An ascending or descending ordering per column is also available.

The following columns are available:

message created on

date and time when a message was created

sender

name of the person, who created the message

car

the car, received the message

message state

last state message send by car (not available for message drafts list)

message text

the text of the message

action

 

  • edit message Only available for message drafts. Allows edit of current message.

 

  • copy message Creates a copy of the current message to send with same or similar data.

 

  • answer message Only for received messages available. Opens the menu to create a new message with current car preselected.

available lists

Here are listed all messages, sent from protal to a car. If the message is a canned response message, the answer will be visible too.

The messages in this list, shall be send to a car but the reception is not confirmed or was rejected. Some minutes of delay until the confirmation is received by the portal are totally normal.

It is possible to create a new message directly at the car display. This messages are located here.

If a message just was created without sending, it will be shown here. Such messages don't need a car assignment, can be edited and send in groups.

search

The search allows to define filters upon all available messages. Compared to the regular search field it is possible to define what you want very precisely. (look at extra paragraph: the search )

For all lists except search list, the the count of messages at the list is always visible in the tab list. The tabs except the search tab only considering the data of the latest 2 months. To work with older data you can use the search tab and limit the results by date and state.

the search

On switch to search tab there will be the limitation to the last 30 days of creation active. To search for the filtered data there will be a search button between input area and result list.
The following search filters are available:
create date, state date, message text, car(s), message state and user

The first two parameters are time spans. You can select a predefined timespan from the list or you can define the date range yourself. If a date was set, the filter can be removed with the x (Entfernen) behind each field.

All other input fields can handle multiple search terms for filtering. For cars the selection is similar to the create/edit dialog. In all other input fields the filter parameters will be shown as tokens. A token can be set by pressing enter. Each of this tokens can be deleted seperately. A message will be found, if one of the tokens for a filter will fit and all of the filters will fit.

settings

Depending on used hardware and user rights there are different submenus available.

personal settings

always available with the following options:

 

  • set the default count of table rows at lists

tab settings

Here you can set which tabs are available on top and influence the sequence. The administrator can set a profile to be active for the whole company and additionally lock the change of this setting for regular users.

display settings

Here you can set up to 8 message texts as draft available at car display. If you are using garmin displays, you can also set a selection of predefined message response texts. The response texts for each message can be defined on create. After changing texts it is neccessary to send the new configuration to your cars. You can set this texts only for cars, where you have the corresponding edit right.

create/copy/edit message

After clicking create new message (create new message) the input mask will be opened. The input masks to edit, answer or copy a message similar but with prepoulated data, so the following points apply to all cases.

cars

A message can be send to one or multiple cars. If you only want to select one car, just select it from the list. To specify multiple cars or groups use the first option select multiple cars. This opens a dialog where you can click the desired cars. To directly send a new message you have to select at least one car.

response selection

Selecting a car with a Garmin display you can predefine responses for the driver. The following response types are available:

 

  • confirmation message: The driver must confirm the message after reading it, so it is documented, that he read an important message.

 

  • yes/no message: The driver has to decide whether he confirms a message with yes or no.

 

  • message with predefined responses: Depending on display configuration with available response messages you can define which of these responses are appended to the message.

message text

The regular plain message text. The available length differs by display type so you can see the count of available chars directly below the text box.

Cancel

Cancels the input and return to the last overview list.

create message / save changes

saves the message draft and return to message draft list

send message

If at least one car is defined, it is possible to send the message directly. You should see this message then in sent messages list.