Service and Maintenance
Introduction
Unter "Service & Wartung" können Sie Wartungstermine, wie beispielsweise den TÜV oder eine Inspektion pro Fahrzeug pflegen und verwalten. Dazu legen Sie zunächst Aufgaben an und weisen diesen anschließend Fahrzeuge zu. Mittels Benachrichtigungsprofilen, können Sie sich informieren lassen, wenn ein Termin ansteht.
At "Service & Maintenance"you can maintain and manage maintenance appointments, such as TÜV or inspections per vehicle. To do this, first create tasks and then assign them to vehicles. Using notification profiles, you can be informed when an appointment is due.
What are tasks?
Tasks are maintenance procedures such as TÜV, an inspection, an oil change, or a timing belt replacement. A task has a name and information about the basis on which it becomes due. A task can be based on a date (e.g. TÜV), mileage (e.g. timing belt replacement), operating hours, or a combination of several criteria (e.g. inspection due on a date or when a certain mileage is reached). Tasks can be one-time or recurring at fixed intervals (e.g., TÜV every 2 years after the first inspection). Once created, tasks can be assigned to any number of vehicles. The date on which the task is due is maintained behind the vehicles. The exact date may then vary between vehicles, as it is unlikely that your entire fleet will need to go to the workshop at the same time. For recurring tasks, the interval for individual vehicles may also vary. This allows manufacturer-specific differences in the recommended timing for replacing vehicle parts to be taken into account.
What are notification profiles?
When you create tasks in the portal and assign them to vehicles, the deadlines are initially only available in the YellowFox portal and you would have to check manually to see if any deadlines are coming up. If you want to be notified automatically, you need a notification profile. Profiles can send you portal messages or emails. You will receive the notification as soon as the deadline is due. Optionally, you can also have a warning (e.g., “warn me 10 days before the warning occurs”) and a reminder (e.g., “remind me 100 km after the appointment was due”) sent to you. Profiles must be assigned the tasks and vehicles they are to check. In the simplest case, you only have one profile that informs you about all upcoming appointments. However, you may also have different people who need to be informed about different tasks. Or you may want to outsource part of the fleet to an extra profile due to multiple branches of your company. In this case, it may make sense to work with multiple profiles.
Create and manage tasks
The task management is located at vehicle-specific settings at Service & Maintenance → Tasks. Here you will see an overview of all available tasks. YellowFox provides you with a small selection of common tasks to get you started. You can edit these to your liking or remove them. Of course it is also possible to create your own tasks.
Create a new task
There are two ways to create a new task.
Task assistant
If you are currently in task management and have the “Edit” portal right for Service & Maintenance, the “Create new task” button will be displayed above the table. Click on it to open the task assistant. Here you will first be asked to name your new task. You can optionally add a description and keywords. The keywords you enter will be useful later when you confirm a warning triggered by the task and thus create an entry in the vehicle file (see “Confirm warnings”). You can also add items and services to your task. These are work materials that must be used when the task is due. You can download these work materials in the form of a material requisition in the warning overview.
Created tasks, articles and services can be maintained at the settings of vehicle-specfic settings.
At the next step of assistant you choose the vehicles that should be assigned to the task. You can leave this selection empty and add the vehicles later if you want to.
The third step is to determine when your new task is due. Tasks first need a trigger. They can be due on a specific date, at a specific mileage, or at a specific operating hour. If necessary, you can also combine several triggers. A classic example of this is an inspection, which is usually due again after a certain number of days or kilometers. If you have tasks that are due on a regular basis, such as the TÜV inspection every two years after the first appointment, you can specify that the task should be repeatable. If you have previously selected vehicles, you can now store the individual appointment behind each vehicle. For repeatable tasks, you must also specify the interval after which the task is due again. If you have many vehicles that are due on the same date, it is a good idea to use the multiple function above the vehicle list.
Once you have finished your assignment, close the wizard by clicking “Save.” You will then see an overview of all the appointments you have created. If necessary, you can go back a step to correct any errors. Alternatively, you can create a suitable notification profile to be informed in case of an alert, or create another task right away.
Manage tasks via vehicle editor
You can access the vehicle editor from the vehicle-related settings by selecting “Edit vehicle” in the action menu in the vehicle list. Switch to the Service & Maintenance tab. If you have already created tasks and assigned them to this vehicle, you will see an overview here. You can also create new assignments here by clicking on “Create new entry.” First, select the task to which the vehicle should be assigned and enter the date. Alternatively, you can also create a new task directly and assign it to the vehicle. Please note that this is only a simplified version of the task assistant. For example, to add items, you must edit the task later in the assistant. Tasks that have already been created cannot be edited in the vehicle editor. This view is primarily intended to provide a quick overview of the assignments for a single vehicle and to adjust dates if necessary. To manage the tasks themselves, we recommend using the task assistant.
Manage tasks
Bestehende Aufgaben können Sie in der eingangs erwähnten Aufgabenübersicht verwalten. Hier sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben existieren und welchen Fahrzeugen sie zugewiesen sind. Sofern Sie das "Bearbeiten" Recht besitzen, können Sie die Aufgaben über das Aktionsmenü löschen oder bearbeiten. Wenn Sie nur einzelne Zuweisungen entfernen möchten, können Sie in der Spalte "Fahrzeuge" das X hinter dem jeweiligen Kennzeichen nutzen.
Create and manage profiles
Die Profilverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter Service & Wartung → Benachrichtigungsprofile. Hier sehen Sie alle Profile die bereits in Ihrer Firma angelegt wurden.
Create a new profile
Um ein neues Profil anzulegen, benötigen Sie das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung. In diesem Fall befindet sich über der Tabelle der Button "Benachrichtigungsprofile verwalten". Klicken Sie darauf um die Verwaltung zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Neue Benachrichtigung erstellen". Es öffnet sich eine Eingabemaske.
Legen Sie hier zunächst fest, wie Ihr neues Profil heißen soll. Optional können Sie noch einen Beschreibungstext eintragen.
Als nächstes müssen Sie entscheiden, über welche Aufgaben Sie das neue Profil informieren soll. Sie können pro Aufgabe ein eigenes Profil anlegen oder auch mehrere Aufgaben in einem Profil bündeln, wenn die Art und Weise wie Sie informiert werden möchten überall gleich ist. Basierend auf den gewählten Aufgaben legen Sie anschließend fest, wann Sie benachrichtigt werden wollen. Ein Benachrichtigungsprofil informiert Sie einmalig sobald die Aufgabe fällig wird. Optional können Sie sich zusätzlich eine Vorwarnung und/oder Erinnerung schicken lassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie festlegen wie viel eher bzw. später Sie informiert werden möchten.
Nachdem Sie entschieden haben, wann Sie informiert werden möchten, müssen Sie nun noch festlegen wie Sie informiert werden möchten. Die Benachrichtigung kann als Portalnachricht versendet werden. In diesem Fall bekommen alle Nutzer Ihrer Firma die Rechte auf "Service & Wartung", sowie das Fahrzeug haben, eine Benachrichtigung im YellowFox Portal sobald der Termin fällig wird. Alternativ oder zusätzlich können Sie sich eine E-Mail schicken lassen. Für die E-Mail müssen Sie zunächst entscheiden ob eine gebündelte E-Mail geschickt werden soll oder einzelne E-Mails. Müssen beispielsweise an einem Tag 20 Ihrer Fahrzeuge zum TÜV, entscheidet diese Einstellung darüber, ob Sie nur eine E-Mail bekommen, die alle 20 Fahrzeuge enthält, oder ob Sie 20 einzelne E-Mails bekommen. Geben Sie anschließend die Empfänger an. Bei den hinterlegten E-Mail-Adressen muss es sich nicht um Nutzer aus YellowFox handeln. Sie können die E-Mail beispielsweise auch an Ihren Werkstattmeister schicken, der möglicherweise selbst keinen Zugang zu YellowFox hat. Für Ihre E-Mail müssen Sie außerdem noch einen Betreff und einen Inhalt angeben. Der Inhalt wird beim Senden automatisch um die Daten der fälligen Fahrzeuge ergänzt.
Damit Ihr Profil auch greift, müssen Sie abschließend noch Fahrzeuge zuweisen. Profile greifen bewusst nicht auf die Fahrzeugzuweisungen der hinterlegten Aufgaben zu um ungewünschte Quereffekte zu vermeiden. Gerade in großen Firmen haben Sie möglicherweise Aufgaben die Sie global für die gesamte Flotte verwenden, wie einen TÜV oder Inspektion, möchten aber nicht, dass auch jeder zu jedem Fahrzeug informiert wird. In diesem Fall würde es sich anbieten verschiedene Profile für verschiedene Niederlassungen oder Abteilungen anzulegen und nur die Fahrzeuge den Profilen zuzuweisen die zu den jeweiligen Einheiten gehören.
Klicken Sie abschließend auf Speichern um das neue Profil anzulegen.
Edit profile
Über die Profilverwaltung haben Sie außerdem auch die Möglichkeit bestehende Profile zu bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Profile in der Liste links. Über das Aktionsmenü an den Profilen können Sie die Profile bei Bedarf auch löschen. Diese Aktion können Sie auch in der Profilübersicht ausführen. Hier sehen Sie außerdem ob ein Profil aktuell aktiv ist. Profile werden initial immer aktiv angelegt. Sie können es auf inaktiv setzen, wenn Sie temporär keine Benachrichtigungen erhalten möchten.
Up-coming warnings
Check warnings
Die anstehenden Warnungen können Sie auf zwei verschiedene Art und Weisen prüfen.
Vehicle list
In der Fahrzeugliste in den fahrzeugbezogenen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit optional Spalten einzublenden, die Ihnen den Warnstatus der Fahrzeuge anzeigen. Für jede Aufgabe die Sie angelegt haben, können Sie Spalten einblenden um den hinterlegten Termin anzeigen zu lassen. Ist dieser Termin fällig, wird Ihnen zusätzlich ein rotes Dreieck mit Ausrufezeichen dahinter angezeigt. Diese Variante bietet sich für Nutzer an, die prüfen wollen, ob bei allen Fahrzeugen ein (passender) Termin hinterlegt ist. Wollen Sie generell prüfen, ob bei dem Fahrzeug irgendetwas ansteht ohne alle Aufgaben einblenden zu müssen, bietet sich stattdessen die "Status" Spalte an. Hier wird Ihnen das rote Dreieck angezeigt, wenn irgendeine Aufgabe des Fahrzeuges gerade fällig ist. Ist keine Aufgabe fällig, aber es befindet sich eine Aufgabe im Vorwarnzeitraum, sehen Sie eine orange Uhr. Wenn alles okay ist, wird Ihnen ein grünes Häkchen angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Sie automatisch in die Warnungsübersicht weitergeleitet.
Warning overview
Die Warnungsübersicht erreichen Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter Service & Wartung → Übersicht. Hier sehen Sie alle Termine die entweder gerade fällig sind oder laut Vorwarnzeit demnächst fällig werden. Mittels des Filtersymbols im Tabellenkopf, können Sie auf bestimmte Fahrzeuge, Gruppen und/oder Aufgaben einschränken. Sie können Ihre gesetzten Filter auch als Vorlage speichern um später wieder darauf zuzugreifen.
Über das Aktionsmenü der anstehenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit den Materialschein herunterzuladen. Dabei handelt es sich um eine PDF die eine Liste der Artikel und Leistungen enthält, die bei der Aufgabe hinterlegt wurden. Weiterhin ist es hier nun möglich, die Warnung zu bestätigen.
Confirm warnings
Klicken Sie auf "Bestätigen" im Aktionsmenü der anstehenden Warnungen, um eine Warnung zu prüfen und zu beenden. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Hier müssen Sie nun angeben, wann das Fahrzeug die anstehende Aufgabe wirklich erledigt hat. Unter Umständen war das Fahrzeug nicht an genau dem vorgegebenen Termin in der Werkstatt, sondern einige Tage eher oder später. Nachdem Sie auf Speichern drücken, passieren automatisch 2 Dinge: Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, so wird automatisch der nächste Termin für das Fahrzeug gesetzt. Haben Sie beispielsweise die Aufgabe "TÜV", die alle 2 Jahre fällig ist, dann bekommt das Fahrzeug als nächsten Termin Ihr gerade gesetztes Datum plus die 2 Jahre. Handelt es sich um eine Aufgabe die einmalig ist, so wird die Zuweisung der Aufgabe automatisch gelöscht. Weiterhin wird automatisch ein Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugt, dass das Fahrzeug zum gesetzten Termin diese Aufgabe erledigt hat. So können Sie später danach recherchieren, wann Ihre Fahrzeuge in der Werkstatt waren. Sofern Sie das kostenpflichtige Modul "Fahrzeugakte" gebucht haben, können Sie dieses Ereignis auch verschlagworten um später besser nach diesem Ereignis suchen zu können. Wurden hinter der Aufgabe bereits Schlagworte hinterlegt, so werden diese als Vorauswahl angezeigt. Das spart Ihnen kostbare Zeit. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Schlagworte manuell zu bearbeiten. Außerdem können Sie wichtige Dokumente wie Fotos oder Rechnungen anhängen.