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Wiki-Quellcode von Service und Wartung

Version 3.1 von YellowFox_RD am 2025/09/30 13:53
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3 = Einführung =
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5 Unter "Service & Wartung" können Sie Wartungstermine, wie beispielsweise den TÜV oder eine Inspektion pro Fahrzeug pflegen und verwalten. Dazu legen Sie zunächst Aufgaben an und weisen diesen anschließend Fahrzeuge zu. Mittels Benachrichtigungsprofilen, können Sie sich informieren lassen, wenn ein Termin ansteht.
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7 == Was sind Aufgaben? ==
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9 Aufgaben sind Wartungsvorgänge wie beispielsweise TÜV, eine Inspektion, ein Ölwechsel oder ein Zahnriemenwechsel. Eine Aufgabe hat einen Namen und Informationen darüber, auf Basis welcher Informationen sie fällig wird. Eine Aufgabe kann entweder auf einem Datum basieren (z.B. TÜV), auf einem Kilometerstand (z.B. Zahnriemenwechsel), auf Betriebsstunden oder auch aus einer Kombination mehrerer Kriterien (z.B. Inspektion fällig zu einem Datum __oder__ bei Erreichen eines bestimmten Kilometerstandes). Aufgaben können entweder einmalig sein oder in einem festen Intervall wiederkehren (z.B. TÜV ab der ersten Kontrolle alle 2 Jahre). Aufgaben die einmal angelegt wurden können anschließend beliebig vielen Fahrzeugen zugewiesen werden. Hinter den Fahrzeugen wird dabei der Termin gepflegt zu dem die Aufgabe fällig wird. Der genaue Termin kann dann zwischen den Fahrzeugen abweichen, da vermutlich nicht Ihre gesamte Flotte gleichzeitig in die Werkstatt muss. Bei wiederkehrenden Aufgaben kann auch der Intervall der einzelnen Fahrzeuge abweichen. So lassen sich auch herstellerspezifische Unterschiede für den empfohlenen Zeitpunkt zum Austausch von Fahrzeugteilen abbilden.
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11 == Was sind Benachrichtigungsprofile? ==
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13 Wenn Sie Aufgaben im Portal anlegen und diese Fahrzeugen zuweisen, haben Sie die Termine zunächst ausschließlich im YellowFox Portal und müssten manuell prüfen, ob demnächst Termine anstehen. Wenn Sie automatisch benachrichtigt werden wollen, benötigen Sie dazu ein Benachrichtigungsprofil. Profile können Portalnachrichten oder auch eine E-Mail an Sie schicken. Sie erhalten die Benachrichtigung sobald der Termin fällig ist. Optional können Sie sich auch eine Vorwarnung (z.B. "warne mich 10 Tage vor Eintreten der Warnung") und eine Erinnerung (z.B. "erinnere mich 100 km nachdem der Termin fällig war") schicken lassen. Profilen müssen dabei die Aufgaben und auch Fahrzeuge zugewiesen werden die sie prüfen sollen. Im einfachsten Fall haben Sie einfach nur ein Profil, dass Sie über alle anstehenden Termine informiert. Möglicherweise haben Sie aber auch unterschiedliche Personen die bei unterschiedlichen Aufgaben informiert werden sollen. Oder Sie wollen aufgrund mehrerer Niederlassungen einen Teil der Flotte in ein extra Profil auslagern. Dann kann es Sinn machen, mit mehrere Profilen zu arbeiten.
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15 = Aufgaben anlegen und verwalten =
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17 Die Aufgabenverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Aufgaben//. Hier wird Ihnen zunächst eine Übersicht aller verfügbaren Aufgaben angezeigt. YellowFox gibt Ihnen zum Start eine kleine Auswahl von häufigen Aufgaben vor. Sie können diese an Ihre Bedürfnisse anpassen oder auch löschen. Selbstverständlich können Sie auch eigene Aufgaben anlegen.
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19 == Neue Aufgabe anlegen ==
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21 Um eine neue Aufgabe anzulegen, gibt es zwei verschiedene Wege.
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23 === Aufgabenassistent ===
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25 Wenn Sie sich aktuell in der Aufgabenverwaltung befinden und das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung besitzen, wird Ihnen oberhalb der Tabelle der Button "Neue Aufgabe anlegen" angezeigt. Klicken Sie darauf um den Aufgabenassistenten zu öffnen. Hier werden Sie zunächst gefragt, wie Ihre neue Aufgabe heißen soll. Optional können Sie einen Beschreibungstext und Schlagworte hinzufügen. Die hinterlegten Schlagworte spielen später eine Rolle, wenn Sie eine durch die Aufgabe ausgelöste Warnung bestätigen und damit einen Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugen (siehe "Warnungen bestätigen"). Weiterhin können Sie Artikel und Leistungen zu Ihrer Aufgabe hinzufügen. Dabei handelt es sich um Arbeitsmaterialen die genutzt werden müssen, sobald die Aufgabe fällig wird. Diese Arbeitsmittel können Sie sich in der Warnungsübersicht in Form eines Materialscheins herunterladen.
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27 Im nächsten Schritt des Assistenten legen Sie nun die Fahrzeuge fest, die der neuen Aufgabe zugewiesen werden sollen. Sie können bei Bedarf die Auswahl auch leer lassen und die Fahrzeuge zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.
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29 Im dritten Schritt geht es nun darum festzulegen, wann Ihre neue Aufgabe fällig wird. Aufgaben brauchen zunächst einen Auslöser. Sie können zu einem Datum, zu einem bestimmten Kilometerstand oder zu einem bestimmten Betriebsstundenstand fällig werden. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Auslöser miteinander kombinieren. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Inspektion, die in der Regel nach einer bestimmten Anzahl von Tagen oder Kilometern erneut fällig wird. Haben Sie Aufgaben die regelmäßig wiederkehrend fällig werden, wie beispielsweise der TÜV nach dem ersten Termin alle 2 Jahre, können Sie festlegen, dass die Aufgabe wiederholbar sein soll. Haben Sie zuvor Fahrzeuge ausgewählt, kann nun hinter jedem Fahrzeug der individuelle Termin hinterlegt werden. Bei wiederholbaren Aufgaben muss außerdem der Intervall nach welchem die Aufgabe erneut fällig wird festgelegt werden. Haben Sie viele Fahrzeuge die zum selben Termin fällig werden, bietet es sich an die Mehrfachfunktion oberhalb der Fahrzeugliste zu nutzen.
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31 Nachdem Sie mit Ihrer Zuweisung fertig sind, schließen Sie den Assistenten mit "Speichern" ab. Es wird Ihnen abschließend eine Übersicht aller angelegten Termine angezeigt. Bei Bedarf können Sie nochmal einen Schritt zurück gehen, um Fehler zu beheben. Sie können alternativ auch gleich ein passendes Benachrichtigungsprofil anlegen um im Warnfall informiert zu werden oder legen Sie gleich eine weitere Aufgabe an.
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33 === Aufgaben im Fahrzeugeditor verwalten ===
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35 Den Fahrzeugeditor erreichen Sie aus den fahrzeugbezogenen Einstellungen indem Sie in der Fahrzeugliste im Aktionsmenü den Punkt "Fahrzeug bearbeiten" auswählen. Wechseln Sie hier in den Reiter //Service & Wartung//. Sollten Sie bereits Aufgaben angelegt und diesem Fahrzeug zugewiesen haben, so sehen Sie hier eine Übersicht dazu. Außerdem können Sie hier auch neue Zuweisungen anlegen indem Sie auf "Neuen Eintrag anlegen" klicken. Hier wählen Sie zunächst aus, welcher Aufgabe das Fahrzeug zugewiesen werden soll und tragen den Termin ein. Alternativ können Sie auch direkt eine neue Aufgabe anlegen und dem Fahrzeug zuweisen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um eine abgespeckte Variante des Aufgabenassistenten handelt. Um beispielsweise Artikel hinzufügen zu können, müssen Sie die Aufgabe später im Assistenten bearbeiten. Aufgaben die bereits angelegt wurden, können im Fahrzeugeditor nicht bearbeitet werden. Diese Ansicht ist vor Allem dazu da, die Zuweisungen eines einzelnen Fahrzeuges schnell zu überblicken und gegebenenfalls Termine anzupassen. Um die Aufgaben selbst zu verwalten, empfehlen wir den Aufgabenassistenten.
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37 == Aufgaben verwalten ==
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39 Bestehende Aufgaben können Sie in der eingangs erwähnten Aufgabenübersicht verwalten. Hier sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben existieren und welchen Fahrzeugen sie zugewiesen sind. Sofern Sie das "Bearbeiten" Recht besitzen, können Sie die Aufgaben über das Aktionsmenü löschen oder bearbeiten. Wenn Sie nur einzelne Zuweisungen entfernen möchten, können Sie in der Spalte "Fahrzeuge" das X hinter dem jeweiligen Kennzeichen nutzen.
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41 = Profile anlegen und verwalten =
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43 Die Profilverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Benachrichtigungsprofile. //Hier sehen Sie alle Profile die bereits in Ihrer Firma angelegt wurden.
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45 == Neues Profil anlegen ==
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47 Um ein neues Profil anzulegen, benötigen Sie das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung. In diesem Fall befindet sich über der Tabelle ein Button "Benachrichtigungsprofile verwalten". Klicken Sie darauf um die Verwaltung zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Neue Benachrichtigung erstellen". Es öffnet sich eine Eingabemaske.
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49 Legen Sie hier zunächst fest, wie Ihr neues Profil heißen soll. Optional können Sie noch einen Beschreibungstext eintragen.
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51 Als nächstes müssen Sie entscheiden, über welche Aufgaben Sie das neue Profil informieren soll. Sie können pro Aufgabe ein eigenes Profil anlegen oder auch mehrere Aufgaben in einem Profil bündeln, wenn die Art und Weise wie sie informiert werden möchten überall gleich ist. Basierend auf den gewählten Aufgaben legen Sie anschließend fest, wann Sie benachrichtigt werden wollen. Ein Benachrichtigungsprofil informiert Sie einmalig sobald die Aufgabe fällig wird. Optional können Sie sich zusätzlich eine Vorwarnung und/oder Erinnerung schicken lassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie festlegen wie viel eher bzw. später Sie informiert werden möchten.
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53 Nachdem Sie entschieden haben, wann Sie informiert werden möchten, müssen Sie nun noch festlegen wie Sie informiert werden möchten. Die Benachrichtigung kann als Portalnachricht versendet werden. In diesem Fall bekommen alle Nutzer ihrer Firma die Rechte auf "Service & Wartung" sowie das Fahrzeug haben eine Benachrichtigung im YellowFox Portal sobald der Termin fällig wird. Alternativ oder zusätzlich können Sie sich eine E-Mail schicken lassen. Für die E-Mail müssen Sie zunächst entscheiden ob eine gebündelte E-Mail geschickt werden soll oder einzelne E-Mails. Müssen beispielsweise an einem Tag 20 Ihrer Fahrzeuge zum TÜV, entscheidet diese Einstellung darüber, ob Sie nur eine E-Mail bekommen, die alle 20 Fahrzeuge enthält, oder ob Sie 20 einzelne E-Mails bekommen. Geben Sie anschließend die Empfänger an. Bei den hinterlegten E-Mail-Adressen muss es sich nicht um Nutzer aus YellowFox handeln. Sie können die E-Mail beispielsweise auch an Ihren Werkstattmeister schicken der möglicherweise selbst keinen Zugang zu YellowFox hat. Für Ihre E-Mail müssen Sie außerdem noch einen Betreff und einen Inhalt angeben. Der Inhalt wird beim Senden automatisch um die Daten der fälligen Fahrzeuge ergänzt.
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55 Damit Ihr Profil auch greift, müssen Sie abschließend noch Fahrzeuge zuweisen. Profile greifen bewusst nicht auf die Fahrzeugzuweisungen der hinterlegten Aufgaben zu um ungewünschte Quereffekte zu vermeiden. Gerade in großen Firmen haben Sie möglicherweise Aufgaben die Sie global für die gesamte Flotte verwenden, wie einen TÜV oder Inspektion, möchten aber nicht, dass auch jeder zu jedem Fahrzeug informiert wird. In diesem Fall würde es sich anbieten verschiedene Profile für verschiedene Niederlassungen oder Abteilungen anzulegen und nur die Fahrzeuge den Profilen zuzuweisen die zu den jeweiligen Einheiten gehören.
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57 Klicken Sie abschließend auf Speichern um das neue Profil anzulegen.
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59 = Anstehende Warnungen =
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61 == Warnungen prüfen ==
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63 Die anstehenden Warnungen können Sie auf zwei verschiedene Art und Weisen prüfen.
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65 === Fahrzeugliste ===
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67 In der Fahrzeugliste in den fahrzeugbezogenen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit optional Spalten einzublenden, die Ihnen den Warnstatus der Fahrzeuge anzeigen. Für jede Aufgabe die Sie angelegt haben, können Sie Spalten einblenden um den hinterlegten Termin anzeigen zu lassen. Ist dieser Termin fällig, wird Ihnen zusätzlich ein rotes Dreieck mit Ausrufezeichen dahinter angezeigt. Diese Variante bietet sich für Nutzer an, die prüfen wollen, ob bei allen Fahrzeugen ein (passender) Termin hinterlegt ist. Wollen Sie generell prüfen, ob bei dem Fahrzeug irgendetwas ansteht ohne alle Aufgaben einblenden zu müssen, bietet sich stattdessen die "Status" Spalte an. Hier wird Ihnen das rote Dreieck angezeigt wenn irgendeine Aufgabe des Fahrzeuges gerade fällig ist. Ist keine Aufgabe fällig, aber es befindet sich eine Aufgabe im Vorwarnzeitraum, sehen Sie eine orange Uhr. Wenn alles okay ist, wird Ihnen ein grünes Häkchen angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Sie automatisch in die Warnungsübersicht weitergeleitet.
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69 === Warnungsübersicht ===
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71 Die Warnungsübersicht erreichen Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Übersicht//. Hier sehen Sie alle Termine die entweder gerade fällig sind oder laut Vorwarnzeit demnächst fällig werden. Mittels des Filtersymbols im Tabellenkopf, können Sie auf bestimmte Fahrzeuge, Gruppen und/oder Aufgaben einschränken. Sie können Ihre gesetzten Filter auch als Vorlage speichern um später wieder darauf zuzugreifen.
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73 Über das Aktionsmenü der anstehenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit den Materialschein herunterzuladen. Dabei handelt es sich um eine PDF die eine Liste der Artikel und Leistungen enthält, die bei der Aufgabe hinterlegt wurden. Weiterhin ist es hier nun möglich, die Warnung zu bestätigen.
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75 == Warnungen bestätigen ==
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77 Klicken Sie auf "Bestätigen" im Aktionsmenü der anstehenden Warnungen, um eine Warnung zu prüfen und zu beenden. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Hier müssen Sie nun angeben, wann das Fahrzeug die anstehende Aufgabe wirklich erledigt hat. Unter Umständen war das Fahrzeug nicht an genau dem  vorgegebenen Termin in der Werkstatt, sondern einige Tage eher oder später. Nachdem Sie auf Speichern drücken, passieren automatisch 2 Dinge: Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, so wird automatisch der nächste Termin für das Fahrzeug gesetzt. Haben Sie beispielsweise die Aufgabe "TÜV", die alle 2 Jahre fällig ist, dann bekommt das Fahrzeug als nächsten Termin Ihr gerade gesetztes Datum plus die 2 Jahre. Handelt es sich um eine Aufgabe die einmalig ist, so wird die Zuweisung der Aufgabe automatisch gelöscht. Weiterhin wird automatisch ein Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugt, dass das Fahrzeug zum gesetzten Termin diese Aufgabe erledigt hat. So können Sie später danach recherchieren, wann Ihre Fahrzeuge in der Werkstatt waren. Sofern Sie das kostenpflichtige Modul "Fahrzeugakte" gebucht haben, können Sie dieses Ereignis auch verschlagworten um später besser nach diesem Ereignis suchen zu können. Wurden hinter der Aufgabe bereits Schlagworte hinterlegt, so werden diese als Vorauswahl angezeigt. Das spart Ihnen kostbare Zeit. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Schlagworte manuell zu bearbeiten. Außerdem können Sie wichtige Dokumente wie Fotos oder Rechnungen anhängen.