Changes for page Service und Wartung

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Content

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41	41	== Manage tasks ==
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43		-Bestehende Aufgaben können Sie in der eingangs erwähnten Aufgabenübersicht verwalten. Hier sehen Sie auf einen Blick welche Aufgaben existieren und welchen Fahrzeugen sie zugewiesen sind. Sofern Sie das "Bearbeiten" Recht besitzen, können Sie die Aufgaben über das Aktionsmenü löschen oder bearbeiten. Wenn Sie nur einzelne Zuweisungen entfernen möchten, können Sie in der Spalte "Fahrzeuge" das X hinter dem jeweiligen Kennzeichen nutzen.
	43	+You can manage existing tasks in the task overview mentioned at the beginning. Here you can see at a glance which tasks exist and which vehicles they are assigned to. If you have the “Edit” right, you can delete or edit the tasks via the action menu. If you only want to remove individual assignments, you can use the X behind the respective license plate in the “Vehicles” column.
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45	45	= Create and manage profiles =
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47		-Die Profilverwaltung finden Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Benachrichtigungsprofile. //Hier sehen Sie alle Profile die bereits in Ihrer Firma angelegt wurden.
	47	+Profile management is located at fleet management at //service & maintenance → notification profiles. //Here you can see all existing profiles of your company.
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49	49	== Create a new profile ==
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51		-Um ein neues Profil anzulegen, benötigen Sie das Portalrecht "Bearbeiten" für Service & Wartung. In diesem Fall befindet sich über der Tabelle der Button "Benachrichtigungsprofile verwalten". Klicken Sie darauf um die Verwaltung zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Neue Benachrichtigung erstellen". Es öffnet sich eine Eingabemaske.
	51	+To create a new profile, you need the “Edit” portal right for Service & Maintenance. In this case, the “Manage notification profiles” button is located above the table. Click on it to open the management screen. Then click on “Create new notification.” An input mask will open.
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53		-Legen Sie hier zunächst fest, wie Ihr neues Profil heißen soll. Optional können Sie noch einen Beschreibungstext eintragen.
	53	+First, decide what you want to call your new profile. You can also add a description if you want.
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55		-Als nächstes müssen Sie entscheiden, über welche Aufgaben Sie das neue Profil informieren soll. Sie können pro Aufgabe ein eigenes Profil anlegen oder auch mehrere Aufgaben in einem Profil bündeln, wenn die Art und Weise wie Sie informiert werden möchten überall gleich ist. Basierend auf den gewählten Aufgaben legen Sie anschließend fest, wann Sie benachrichtigt werden wollen. Ein Benachrichtigungsprofil informiert Sie einmalig sobald die Aufgabe fällig wird. Optional können Sie sich zusätzlich eine Vorwarnung und/oder Erinnerung schicken lassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie festlegen wie viel eher bzw. später Sie informiert werden möchten.
	55	+Next, you need to decide which tasks you want the new profile to notify you about. You can create a separate profile for each task or bundle several tasks into one profile if you want to be notified in the same way for all of them. Based on the selected tasks, you then specify when you want to be notified. A notification profile informs you once when the task is due. Optionally, you can also have an pre warning and/or reminder sent to you. If you choose to do so, you must specify how much earlier or later you want to be notified.
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57		-Nachdem Sie entschieden haben, wann Sie informiert werden möchten, müssen Sie nun noch festlegen wie Sie informiert werden möchten. Die Benachrichtigung kann als Portalnachricht versendet werden. In diesem Fall bekommen alle Nutzer Ihrer Firma die Rechte auf "Service & Wartung", sowie das Fahrzeug haben, eine Benachrichtigung im YellowFox Portal sobald der Termin fällig wird. Alternativ oder zusätzlich können Sie sich eine E-Mail schicken lassen. Für die E-Mail müssen Sie zunächst entscheiden ob eine gebündelte E-Mail geschickt werden soll oder einzelne E-Mails. Müssen beispielsweise an einem Tag 20 Ihrer Fahrzeuge zum TÜV, entscheidet diese Einstellung darüber, ob Sie nur eine E-Mail bekommen, die alle 20 Fahrzeuge enthält, oder ob Sie 20 einzelne E-Mails bekommen. Geben Sie anschließend die Empfänger an. Bei den hinterlegten E-Mail-Adressen muss es sich nicht um Nutzer aus YellowFox handeln. Sie können die E-Mail beispielsweise auch an Ihren Werkstattmeister schicken, der möglicherweise selbst keinen Zugang zu YellowFox hat. Für Ihre E-Mail müssen Sie außerdem noch einen Betreff und einen Inhalt angeben. Der Inhalt wird beim Senden automatisch um die Daten der fälligen Fahrzeuge ergänzt.
	57	+Once you have decided when you would like to be notified, you now need to specify how you would like to be notified. The notification can be sent as a portal message. In this case, all users in your company who have rights to “Service & Maintenance” and who have the vehicle right will receive a notification in the YellowFox portal as soon as the appointment is due. Alternatively, or in addition, you can have an email sent to you. For the email, you must first decide whether a bundled email or individual emails should be sent. For example, if 20 of your vehicles need to go to the TÜV on one day, this setting determines whether you receive only one email containing all 20 vehicles or whether you receive 20 individual emails. Then specify the recipients. The email addresses you enter do not have to be YellowFox users. For example, you can also send the email to your workshop manager, who may not have access to YellowFox themselves. You must also specify a subject and content for your email. The content is automatically extended by the data of the vehicles due for inspection when the email is sent.
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59		-Damit Ihr Profil auch greift, müssen Sie abschließend noch Fahrzeuge zuweisen. Profile greifen bewusst nicht auf die Fahrzeugzuweisungen der hinterlegten Aufgaben zu um ungewünschte Quereffekte zu vermeiden. Gerade in großen Firmen haben Sie möglicherweise Aufgaben die Sie global für die gesamte Flotte verwenden, wie einen TÜV oder Inspektion, möchten aber nicht, dass auch jeder zu jedem Fahrzeug informiert wird. In diesem Fall würde es sich anbieten verschiedene Profile für verschiedene Niederlassungen oder Abteilungen anzulegen und nur die Fahrzeuge den Profilen zuzuweisen die zu den jeweiligen Einheiten gehören.
	59	+To ensure that your profile is effective, you must assign vehicles at the end. Profiles deliberately do not access the vehicle assignments of the stored tasks in order to avoid unwanted cross-effects. In large companies in particular, you may have tasks that you use globally for the entire fleet, such as TÜV or inspection, but you do not want everyone to be informed about every vehicle. In this case, it would be advisable to create different profiles for different branches or departments and only assign the vehicles that belong to the respective units to the profiles.
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61		-Klicken Sie abschließend auf Speichern um das neue Profil anzulegen.
	61	+Finally click on save to create the new profile.
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63	63	== Edit profile ==
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65		-Über die Profilverwaltung haben Sie außerdem auch die Möglichkeit bestehende Profile zu bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Profile in der Liste links. Über das Aktionsmenü an den Profilen können Sie die Profile bei Bedarf auch löschen. Diese Aktion können Sie auch in der Profilübersicht ausführen. Hier sehen Sie außerdem ob ein Profil aktuell aktiv ist. Profile werden initial immer aktiv angelegt. Sie können es auf inaktiv setzen, wenn Sie temporär keine Benachrichtigungen erhalten möchten.
	65	+You can also edit existing profiles via profile management. To do this, simply click on the profiles in the list on the left. You can also delete profiles if necessary via the action menu on the profiles. You can also perform this action in the profile overview. Here you can also see whether a profile is currently active. Profiles are always created as active by default. You can set them to inactive if you do not want to receive notifications temporarily.
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67	67	= Up-coming warnings =
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69	69	== Check warnings ==
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71		-Die anstehenden Warnungen können Sie auf zwei verschiedene Art und Weisen prüfen.
	71	+There are two ways to check up-coming warnings.
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73	73	=== Vehicle list ===
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75		-In der Fahrzeugliste in den fahrzeugbezogenen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit optional Spalten einzublenden, die Ihnen den Warnstatus der Fahrzeuge anzeigen. Für jede Aufgabe die Sie angelegt haben, können Sie Spalten einblenden um den hinterlegten Termin anzeigen zu lassen. Ist dieser Termin fällig, wird Ihnen zusätzlich ein rotes Dreieck mit Ausrufezeichen dahinter angezeigt. Diese Variante bietet sich für Nutzer an, die prüfen wollen, ob bei allen Fahrzeugen ein (passender) Termin hinterlegt ist. Wollen Sie generell prüfen, ob bei dem Fahrzeug irgendetwas ansteht ohne alle Aufgaben einblenden zu müssen, bietet sich stattdessen die "Status" Spalte an. Hier wird Ihnen das rote Dreieck angezeigt, wenn irgendeine Aufgabe des Fahrzeuges gerade fällig ist. Ist keine Aufgabe fällig, aber es befindet sich eine Aufgabe im Vorwarnzeitraum, sehen Sie eine orange Uhr. Wenn alles okay ist, wird Ihnen ein grünes Häkchen angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Sie automatisch in die Warnungsübersicht weitergeleitet.
	75	+In the vehicle list in the fleet management, you have the option of displaying columns that show you the warning status of the vehicles. For each task you have created, you can display columns to show the stored date. If this date is due, a red triangle with an exclamation mark will also be displayed. This option is useful for users who want to check whether a (suitable) date has been stored for all vehicles. If you want to check whether there is anything pending for the vehicle without having to display all tasks, you can use the “Status” column instead. Here, the red triangle is displayed if any task for the vehicle is currently due. If no task is due, but there is a task in the pre-warning period, you will see an orange clock. If everything is okay, a green check mark is displayed. If you click on the icon, you will be automatically redirected to the warning overview.
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77	77	=== Warning overview ===
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79		-Die Warnungsübersicht erreichen Sie in den fahrzeugbezogenen Einstellungen unter //Service & Wartung → Übersicht//. Hier sehen Sie alle Termine die entweder gerade fällig sind oder laut Vorwarnzeit demnächst fällig werden. Mittels des Filtersymbols im Tabellenkopf, können Sie auf bestimmte Fahrzeuge, Gruppen und/oder Aufgaben einschränken. Sie können Ihre gesetzten Filter auch als Vorlage speichern um später wieder darauf zuzugreifen.
	79	+You can access the warning overview in fleet management at //Service & Maintenance → Overview//. Here you can see all appointments that are either currently due or will be due soon according to the pre warning time. Using the filter icon in the table header, you can narrow down your search to specific vehicles, groups, and/or tasks. You can also save your filters as a template to access them again later.
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81		-Über das Aktionsmenü der anstehenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit den Materialschein herunterzuladen. Dabei handelt es sich um eine PDF die eine Liste der Artikel und Leistungen enthält, die bei der Aufgabe hinterlegt wurden. Weiterhin ist es hier nun möglich, die Warnung zu bestätigen.
	81	+You can download the material list via the action menu for upcoming tasks. This is a PDF file containing a list of the items and services that have been stored for the task. It is also possible to confirm the warning here.
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83	83	== Confirm warnings ==
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85		-Klicken Sie auf "Bestätigen" im Aktionsmenü der anstehenden Warnungen, um eine Warnung zu prüfen und zu beenden. Es öffnet sich ein neuer Dialog. Hier müssen Sie nun angeben, wann das Fahrzeug die anstehende Aufgabe wirklich erledigt hat. Unter Umständen war das Fahrzeug nicht an genau dem  vorgegebenen Termin in der Werkstatt, sondern einige Tage eher oder später. Nachdem Sie auf Speichern drücken, passieren automatisch 2 Dinge: Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, so wird automatisch der nächste Termin für das Fahrzeug gesetzt. Haben Sie beispielsweise die Aufgabe "TÜV", die alle 2 Jahre fällig ist, dann bekommt das Fahrzeug als nächsten Termin Ihr gerade gesetztes Datum plus die 2 Jahre. Handelt es sich um eine Aufgabe die einmalig ist, so wird die Zuweisung der Aufgabe automatisch gelöscht. Weiterhin wird automatisch ein Eintrag in der Fahrzeugakte erzeugt, dass das Fahrzeug zum gesetzten Termin diese Aufgabe erledigt hat. So können Sie später danach recherchieren, wann Ihre Fahrzeuge in der Werkstatt waren. Sofern Sie das kostenpflichtige Modul "Fahrzeugakte" gebucht haben, können Sie dieses Ereignis auch verschlagworten um später besser nach diesem Ereignis suchen zu können. Wurden hinter der Aufgabe bereits Schlagworte hinterlegt, so werden diese als Vorauswahl angezeigt. Das spart Ihnen kostbare Zeit. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Schlagworte manuell zu bearbeiten. Außerdem können Sie wichtige Dokumente wie Fotos oder Rechnungen anhängen.
	85	+Click on “Confirm” in the action menu of the upcoming warnings to check and close a warning. A new dialog box will open. Here you must now specify when the vehicle actually completed the upcoming task. Under certain circumstances, the vehicle may not have been at the workshop on the specified date, but a few days earlier or later. After you click Save, two things happen automatically: If it is a recurring task, the next appointment for the vehicle is set automatically. For example, if you have a task called “TÜV” that is due every 2 years, the vehicle will be given the date you just set plus 2 years as its next appointment. If it is a one-time task, the assignment of the task is automatically deleted. Furthermore, an entry is automatically generated in the vehicle file stating that the vehicle completed this task on the set date. This allows you to later search for when your vehicles were in the workshop. If you have purchased the “Fleet management” module for your vehicles, you can also tag this event so that you can search for it more easily later. If keywords have already been stored behind the task, these will be displayed as preselected. This saves you valuable time. However, you also have the option of editing the keywords manually. You can also attach important documents such as photos or invoices.